Образцы делового письма. как написать деловое письмо

Содержание

Принято выделять следующие виды деловых писем.

По тематическому признаку:

Коммерческие – используются при подготовке к заключению коммерческой сделки, а также при выполнении условий договоров:

  • оферта (письмо-предложение) – заявление лица о желании заключить сделку с указанием конкретных условий сделки;
  • письмо-запрос — обращение одной стороны к другой о желании заключить сделку, как правило, без указания условий сделки либо уточнить какой-то вопрос при осуществлении сделки;
  • рекламация (письмо-претензия) — претензии к стороне сделки, которая нарушила принятые на себя по договору обязательства, и требование возмещение убытков.

Некоммерческие (собственно деловые письма) – используются при решении различных организационных, правовых вопросов, экономических взаимоотношений:

  • благодарственное письмо – содержит выражение благодарности по какому-то поводу;
  • гарантийное письмо – содержит в себе подтверждение определенных обязательств;
  • информационное письмо (письмо-извещение, письмо-сообщение, письмо-уведомление) — предполагает информирование о каких-то событиях либо фактах, которые составляют интерес либо могут заинтересовать адресата;
  • письмо-напоминание — содержит напоминание о выполнении договоренностей, обязательств и меры, которые будут приняты в случае их невыполнения;
  • письмо-подтверждение – содержит подтверждение получения какого-товара, согласия с чем-либо, какого-то факта и т.п.;
  • письмо-поздравление – содержит поздравление по какому-то поводу;
  • письмо-приглашение – содержит приглашение на какое-то мероприятие;
  • письмо-просьба – содержит просьбу совершить либо прекратить какое-то действие, побудить к действию и т.п.;
  • письмо-соболезнование – содержит сочувствие по какому-то поводу;
  • сопроводительное письмо – составляется для сообщения адресату о направлении каких-то сопроводительных документов, материальных ценностей и т.п.

По функциональному признаку:

  • письма-ответы – ответы на инициативные письма;
  • инициативные письма – составляются по инициативе адресанта с определенной целью;
  • письма, требующие ответа (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение);
  • письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, сопроводительное письмо, письмо-подтверждение).

По признаку получателя:

  • циркулярные письма – письма, адресованные нескольким получателям одновременно;
  • обычные письма — адресованные одному конкретному получателю.

По структуре:

  • регламентированные – составляются по определенному установленному образцу;
  • нерегламентированные – содержат авторский текст и составляются в свободной форме, не имеют установленного образца.

По форме отправления:

  • конвертные – отправленные с помощью почты в конверте;
  • электронные – отправленные в электронном виде на e-mail;
  • факсовые – отправленные по факсу

Общие правила написания

Классическая структура текста делового письма включает в себя три элемента:

  • вступительную часть (краткое обозначение причин, по которым пишется письмо, его цель);
  • содержательную часть (описание ситуации, предложение решений, изложение выводов и рекомендаций);
  • резюмирующую часть (краткое подведение итогов с чётким обозначением того, чего вы ожидаете от адресата).

Вы всегда должны понимать, с какой целью пишете письмо. Хотите предложить сотрудничество? Изложить претензии? Пригласить на презентацию или другое мероприятие? Пишите только об этом и не отвлекайтесь на пространные рассуждения и предположения, не относящиеся к делу.

Каждое деловое письмо должно преследовать одну конкретную цель. Если вы затрагиваете в нём несколько вопросов, они должны быть тесно взаимосвязаны. Если в одну и ту же организацию вам необходимо обратиться по нескольким разным тематикам, лучше написать под каждую из них отдельное письмо.

Язык письма

Стиль деловой переписки – «облегчённый» официально-деловой. Можно и нужно стандартизировать фразы, использовать некоторые клише и штампы, но не рекомендуется доводить всё это до сухой канцелярщины. «Живой» язык всегда воспринимается легко и благожелательно. Разумеется, деловая письменная речь должна соответствовать нормам этикета (о чём пойдёт речь ниже), излагать же суть вопроса следует ясно и лаконично.

Несколько практических советов:

  • используйте простые слова: «умные» термины воспринимаются плохо и часто вызывают раздражение у человека, который вынужден их читать и расшифровывать;
  • чаще пользуйтесь глаголами и реже – прилагательными;
  • не растекайтесь мыслью по древу – только конкретика и только в рамках заданной темы, без множества подробностей и несущественных деталей;
  • избегайте длинных высказываний, по возможности не используйте причастных и деепричастных оборотов;
  • пишите конкретно: различные «об этом», «они/он/она» недопустимы;
  • избегайте логических нестыковок и резких переходов от одного смыслового блока к другому;
  • проверяйте всё написанное на слух: речевые ошибки встречаются почти в каждом неотредактированном тексте.

Одно из главных правил написания деловых писем гласит: послание должно быть грамотным и стилистически выверенным.

Особенности обращения к адресату

Как правило, к адресату обращаются единожды, в начале письма. Это можно сделать тремя способами.

  1. Если вы обращаетесь к человеку впервые (или если между вами и адресатом установлены сугубо официальные отношения), следует использовать обращение, указывающее на определённую дистанцию. Пример: «уважаемый господин Иванов!».
  2. Если вы обращаетесь к человеку, с которым у вас давно налажены доверительные деловые отношения, лучше назвать его по имени-отчеству. Пример: «уважаемая Екатерина Леонидовна!».
  3. При коллективном обращении используйте стандартную фразу «уважаемые господа!».

В заключительной части нужно употребить так называемую закрывающую фразу. Здесь вариантов уже больше:

Словом, выбор последней фразы – дело вкуса.

Этика делового письма

Даже завуалированное пренебрежение в деловом письме не остаётся незамеченным. Разумеется, рассчитывать на положительное или хотя бы ровное к себе отношение вы в таком случае уже не сможете. Вывод очевиден: не поддавайтесь эмоциям и держите себя в рамках даже если адресат вас очень бесит

Всегда обращайте внимание на тон послания

Особенно внимательно следует составлять письмо, в котором содержится отказ. Крайне неразумно начинать такое послание с категоричного «нет» в той или иной форме – это создаст у человека ощущение, что его просто послали. Попробуйте сперва предоставить убедительные (не надуманные) объяснения. Кратко изложив причины отказа, следует плавно перейти к его констатации. При этом можно использовать такие формулировки:

  • «К сожалению, мы не видим возможности удовлетворить вашу просьбу»;
  • «Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам…»;
  • «Глубоко сожалеем, но мы вынуждены отклонить ваше предложение».

В идеале ещё перед обоснованием отказа – в самом начале письма – следует вкратце повторить просьбу адресата. Он поймёт, что вы внимательно ознакомились с его просьбой или предложением, и наверняка это оценит. Возможно, в будущем вы ещё поработаете вместе – зачем сразу транслировать негатив и отпугивать человека излишней резкостью?

Никогда не впадайте в другую крайность. Лесть и многочисленные уверения в искреннем расположении – это очевидные признаки неискренности. Неискренность же всегда вызывает отторжение.

Этикет официально-делового стиля переписки

При подготовке делового письма стоит помнить, что соблюдение баланса стиля изложения текста – залог успешного общения с партнерами.

Основные особенности делового общения:

Строгий стиль изложения

Использование уменьшительно-ласкательных слов, сленговых выражений не допускается.

Применение смайликов

Использовать смайлики в деловой переписке стоит с большой осторожностью. При первом контакте лучше совсем обойтись без них, так как это подразумевает неофициальный стиль общения в принципе

При последующем взаимодействии разрешается использовать только смайлики положительного эмоционального окраса, но в очень умеренном количестве. Юмор в деловом общении не допустим, особенно если собеседник является вашим руководителем.

Обращение к собеседнику по имени и отчеству

По всем правилам деловой переписки приветствие собеседника должно быть в уважительной форме. Заранее стоит уточнить имя и отчество лица, к которому вы обращаетесь, чтобы не допустить ошибок. Также следует выяснить его предпочтения. Сейчас существует тенденция к обращениям исключительно по имени, даже в крупных компаниях топ-менеджеров называют только по имени, исключая отчество. Но в данном случае лучше уточнить у самого собеседника, как ему удобнее общаться.

Предоставление ответа в рамках деловой переписки в течение двух суток

Самым оптимальным и наиболее предпочтительным является предоставление ответа на письмо в течение нескольких дней (рабочих), в противном случае собеседник может посчитать, что вы проявляете к нему неуважение. Меняет ситуацию тот факт, если письмо не срочное и было получено вами непосредственно перед днем ухода в отпуск или выходными днями, тогда срок ответа может увеличиться. Конечно, стоит предупредить инициатора деловой переписки о том, что вы будете отсутствовать до определенной даты, а по возвращении незамедлительно предоставите ответ.

Отсутствие излишней назойливости

Не стоит постоянно надоедать собеседнику. Если изначально вы не получили ответ в срок, то, конечно, стоит напомнить о себе. Если вопрос требует срочного решения, то об этом необходимо указать в письме.

Правило зеркала

Отзеркаливая (копируя) стиль общения собеседника, употребляя те же термины и фразы, вы тем самым повышаете вероятность взаимопонимания и выстраивания прочных деловых отношений с ним. Этикет деловой переписки это допускает.

Поздравление с праздниками и памятными датами

По правилам деловой переписки стоит поздравить собеседника с праздником, если ваше общение с ним происходит накануне или сразу после этой даты. Также стоит знать даты дней рождения постоянных партнеров. Получать поздравления крайне приятно каждому человеку.

Благодарность

Вы покажете себя как человек вежливый и воспитанный, если поблагодарите партнера за поздравление с праздником, приглашение на мероприятие или просто предоставленные объяснения.

Теперь вы видите, что наладить прочный контакт с собеседником и оставить от общения с вами приятные впечатления абсолютно не сложно, если соблюдать элементарные правила этикета деловой переписки.

На что обратить внимание при составлении?

Письма не должны содержать грамматических, стилистических, пунктуационных ошибок. Подобные недочеты заставляют задуматься о компетентности автора послания, что негативно сказывается на репутации. Деловые сообщения отличаются от стандартных правилами написания:

  • особой стилистикой изложения;
  • лаконичностью, отсутствием эмоциональности;
  • краткостью;
  • наличием официального обращения, соблюдением служебной субординации.

Деловое письмо составляется на официальном бланке или листе бумаги формата А4, содержащем название и реквизиты компании, адрес ее фактического расположения, номер телефона и факс, а также печать. Оно может быть как написано от руки, так и напечатано на ПК. При наборе электронного письма используется шрифт средней величины. В тексте отсутствуют выделения жирным и курсив, восклицания, смайлики. Некоторые письма не требуют ответа, а другие призывают к нему.

Рекламные послания нередко бывают обезличенными. Они рассказывают об акциях, проводимых какой-либо компанией, или выгодном предложении.

Начало письма

В начале письма не нужно делать долгого вступления. Рекомендуется начать с вежливого приветствия и сразу приступать к сути проблемы. Обращаться к собеседнику необходимо уважительно по имени и отчеству или только по фамилии. В конце личного обращения ставится восклицательный знак.

После прочтения преамбулы адресату должны быть понятны причины создания такого послания. Первый абзац должен донести до читателя основную мысль, содержащуюся в тексте.

Основная часть

Основной текст можно разместить в “теле” электронного письма или прикрепить его в виде вложения. Здесь необходимо передать:

  • цель послания, его основной смысл;
  • главную мысль.

Изложение должно быть строго официальным или нейтральным. Писать письма такого типа следует, рассказывая о существующей проблеме и описывая возможные способы ее решения. Если предъявляется жалоба, нужно настоять на принятии некоторых мер, способствующих разрешению ситуации. Предлагая свое сотрудничество, необходимо рассказать обо всех вариантах совместной работы.

Составление письма с гарантиями направлено на то, чтобы настроить человека на плодотворное сотрудничество. Здесь автор рассказывает своему собеседнику, что будет сделано для него лично, гарантирует, что обещания будут выполнены.

Завершение письма

Грамотное письмо содержит логическую концовку. Следует сделать краткие выводы по рассматриваемой теме. Здесь можно обратиться к адресату с просьбой или извиниться перед ним за какие-либо причиненные неудобства. Попрощаться с собеседником необходимо в максимально вежливой, официальной форме. В конце следует написать собственные фамилию, инициалы, поставить подпись. По своему усмотрению можно указать дополнительные способы связи – номер мобильного телефона, адрес электронной почты, сайт и логотип компании.

• Письмо-приглашение

Subject: Приглашение на семинар 
Data: 25.06.2016
From: Анна Симонова
To: ххх-ххх-ххх
 
Уважаемые Партнеры,
 
17 марта 2016 года приглашаем Вас присоединиться к семинару по построению международных программ страхования, который специально для партнеров AIG проведет Марк Гольденберг — региональный советник по международным программам страхования AIG. 
 
Марк приезжает в Россию специально для проведения серии обучающих мероприятий, так как он обладает самым обширным опытом по страхованию транснациональных компаний.
 
Учитывая текущий опыт в области предложения международных программ для российских клиентов с международным присутствием, уверена, что данный семинар будет очень интересен и ответит на множество вопросов в данной сфере.
 
В приложении направляю приглашение и программу семинара.
 
Прошу Вас перенаправить данное приглашение коллегам, которым будет интересна данная тема.
 
Регистрация проводится путем ответа на данное письмо. Участие бесплатное, количество мест ограничено.
 
Адрес проведения семинара: Россия,125315, Москва, Ленинградский проспект, д. 72, корпус 2, этаж 3
 
Будем рады Вас видеть!
 

 
Анна Симонова
 
Руководитель тренинговых программ
AIG
Тел.: 495-777-11-11
8-916-777-45-56annasimonova@aigi.com

Виды деловых писем

Деловая переписка включает десятки разновидностей документов, каждый из которых обладает характерными особенностями. По каждому можно привести несколько полезных рекомендаций, из которых можно было бы составить отдельную книгу. Однако, чтобы разобраться в азах темы и уже сегодня начать писать лучше и грамотнее, достаточно ознакомиться с информацией в этом материале.

Есть несколько подходов к классификации деловых писем, отличающихся положенным в основу критерием. Рассмотрим наиболее популярные из них.

По теме:

  1. Предложение или оферта. Предложение товаров, услуг, сотрудничества.
  2. Запрос. Цель — уточнить условия сотрудничества, отдельные положения контракта, особенности товаров или услуг.
  3. Претензия. Жалоба на плохое обслуживание, нарушение условий контракта.
  4. Информационное. Адресату направляют важные сведения об изменении обстоятельств сотрудничества, чрезвычайных обстоятельствах, новых товарах.
  5. Подтверждение. Цель — подтвердить получение посылки, согласие с условиями сотрудничества.
  6. Напоминание. Цель — напомнить о необходимости исполнять обязанности по договору, истечении сроков.
  7. Приглашение.
  8. Поздравление или благодарственное письмо.

Деловые письма помогают решать многие бизнес-задачи, поэтому важно уметь писать их грамотно

По функции:

  1. Инициативные письма. Составитель по собственной инициативе готовит документ, когда ему необходимо получить информацию (или поблагодарить, пожаловаться и т. д.).
  2. Ответы. Пишутся в ответ на инициативные письма. Цель — донести информацию по запросу.
  3. Письма без ответа. Некоторые документы имеют целью только информирование и не предполагают начало переписки.

По получателю:

  1. Личные. Адресуются конкретному человеку — руководителю, бухгалтеру, специалисту, клиенту.
  2. Групповые или обезличенные. Направляются в адрес организации или учреждения, предполагают широкий круг читателей.

По композиции:

  1. Одноаспектные. Посвящаются одному вопросу.
  2. Многоаспектные. Посвящаются нескольким темам.

По форме отправления:

  1. Традиционные или бумажные.
  2. Электронные.
  3. Факсовые.

Составление делового письма

Структура

Реквизиты отправителя. Это информация об авторе. Как правило, эти сведения можно найти на бланках предприятия-отправителя.

Реквизиты получателя. Информация об адресате (например, должность, Ф. И. О. и др.).

Дата написания. Зачастую, этот реквизит уже находится на бланке.

Заголовок. Кратко, но ёмко описывает содержимое делового письма

Позволяет получателю быстро ознакомиться с тематикой письма и степенью важности. Правильно подобранный заголовок, написанный в строгом и лаконичном стиле, – залог того, что письмо не затеряется среди десятков других.

Обращение

Расположенное по центру письма, оно содержит должность, фамилию, имя или имя и отчество получателя. Допустимо использование классического «Уважаемый».

Преамбула. Здесь должны быть указаны мотивы написания данного конкретного письма данному конкретному получателю. В преамбуле нередко встречаются ссылки на разного рода информацию (даты, мероприятия, события и т. д.), которая известна получателю, но могла быть забыта.

Основная часть. Часть делового письма, содержащая развёрнутую информацию. Например, непосредственное предложение, просьба, обращение и т. д.

Заключение. Вежливое завершение письма.

Подпись. Деловое письмо должно быть окончено подписью отправителя и стандартной формулой вежливости (например, «Искренне Ваш», «С уважением» и т. д.).
Дополнительно письмо может также содержать постскриптум и приложения.

Стиль и форма

  • нейтральную и надличностную форму изложения письма;
  • термины и речевые средства, применяемые в таком письме, должны быть единообразными и стандартизированными;
  • конкретные части делового письма должны содержать шаблонные для них языковые формы.

Требования

  1. Лаконичность. Суть делового письма – изложить максимум информации в минимуме слов.
  2. Чёткая структура. Деловое письмо обязательно должно быть жёстко структурировано по шаблону, приведённому выше.
  3. Отсутствие эмоций. Следует избегать эмоциональной составляющей при написании. Главное в письме – информация, которую необходимо донести или запросить, стараясь при этом не демонстрировать субъективное отношение.
  4. Простота изложения. Несмотря на максимальную концентрацию информации и минимальную – эмоций, это вовсе не означает, что текст делового письма должен содержать исключительно терминологию. Напротив, текст должен быть легко читаем и понятен.

Порядок составления

Слишком большие письма крайне редко дочитываются до конца

Как показывает практика, адресат сразу смотрит в начало и в конец, чтобы оценить важность корреспонденции. Во избежание таких случаев письма должны быть краткими с изложением только существенной информации

Структура

В целом, законом не предусмотрена единая форма документа, но есть универсальные правила, которые используются отправителями во всех видах деловых писем. Эти требования утверждены правилами ГОСТ 6.30 от 2003 года. 

Так, структура письма должна состоять из следующих элементов:

  1. «Шапка» пишется в правом верхнем углу. Этот раздел должен содержать наименование компании отправителя, почтовый и электронный адрес, банковские реквизиты, ИНН отправителя.
  2. Реквизиты канцелярии, которые вписываются в официальный штамп (как правило, прямоугольный) отображаемый в левой стороне страницы. Информация состоит из регистрационного номера и даты отправки документа.
  3. Наименование письма, которое состоит из указания категории письма, а также детализированной информации. Например, завещание на дом от гражданина Самсонова. При этом слово «завещание» отображается на одной строчке, а оставшаяся информация – на следующей строчке документа.
  4. Вступительная часть – содержит краткое описание причин направления документа, целей. Адресат должен с первых строчек понимать, зачем ему направлен этот документ.
  5. Основная часть, в которой расписано подробно предложение. Вместе с тем, указываются возможные пути реализации предложенных правоотношений.
  6. Итоговые предложения, содержащие дальнейшие рекомендации касательно обратной связи или сотрудничества.
  7. Указание вежливых фраз, а также реквизитов отправителя.

В зависимости от категории письма, может потребоваться печать предприятия, которая ставится поверх подписи руководителя предприятия.

Стиль письма

Деловой стиль подразумевает использование только одного языка, а именно официального языка той страны, на территории которой ведется переписка. Если корреспонденция направляется в другую страну  или в филиал иностранной компании, то целесообразно использование языка той страны, представителю которой направляется письмо.

Правила стиля:

  • точность;
  • содержательность;
  • последовательность;
  • использование коротких предложений;
  • исключение сложной терминологии;
  • больше фактов и конкретики.

Обращение к адресату

Недопустимо использование обращения в стиле «Добрый день». Лучше применить универсальное «здравствуйте». Независимо от того, к кому обращается компания, лучше указать имя и отчество адресата. Если же это массовая рассылка, то не лишним будет указать обращение «Дорогой, клиент, читатель, получатель, покупатель». Второе слово избирается в соответствии с получателем корреспонденции.

Образцы деловых писем

Интернет-переписка позволяет оперативно решать различные коммерческие вопросы. Условно вся корреспонденция делится на несколько категорий в зависимости от содержания и цели взаимодействия с адресатом.

Информационные

Такой вид корреспонденции представляет собой некоммерческую переписку с целью информирования адресата, например, о сроке действия или окончании договора, об особенностях деятельности фирмы, ассортименте выпускаемой продукции или предоставляемых услугах, кадровых изменениях и запланированных мероприятиях.

Информационное письмо содержит сообщение, просьбу, предложение или напоминание.

Информационные извещения используются как эффективный маркетинговый инструмент с целью:

  • сетевого продвижения товаров или бренда;
  • привлечения покупателей или партнеров;
  • увеличения объемов сбыта.

Ответы

Таким почтовым извещением адресат уведомляет отправителя о получении информации, документов, коммерческих материалов и прочих данных. Этика корпоративного общения подразумевает включение в ответное письмо слов благодарности, пожеланий, а при необходимости просьбы.

Претензии

В претензионных обращениях (рекламациях), унифицированная форма которых законодательством не установлена, выражается недовольство одной из сторон (например, качеством предоставленных услуг или нарушением сроков контракта). Бизнес не приемлет неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств, и участники договора вправе требовать возмещения убытков или устранения возникшей проблемы.

Претензия — письменное требование, адресованное должнику.

Благодарственные

В эту категорию входят деловые письма со словами благодарности за предоставление качественных услуг, за профессионально выполненную работу, за строгое соблюдение сроков сделки, бонусы или скидки. Обращение адресуется одному лицу или компании, составляется по инициативе самого отправителя либо в качестве ответа на поздравительное письмо или приглашение.

Сопроводительные

Главной целью такого письма является предоставление уточняющих, дополнительных данных или сведений, которые могут быть интересны адресату. Оно составляется в качестве приложения к коммерческому предложению, оферте, резюме и другим документам.

Сопроводительное письмо является поясняющим.

Гарантийное

Вид некоммерческих электронных обращений с содержащимся подтверждением, например, соблюдения сроков и способов оплаты за услуги и товары, гарантии качества. Подобная корреспонденция выступает в роли обеспечения исполнения обязательств одним из участников сделки или договора, а в некоторых случаях составляется как ответ на претензионные письма.

С предложением о сотрудничестве

Письма с договором оферты являются прямым предложением адресату. Они содержат условия возможного сотрудничества, важные детали заключения контракта, цены на поставку товара, способы оплаты и другие сведения о дальнейшей работе.

Письма с предложением о сотрудничестве содержат все условия.

Получение такого письма является предварительным этапом подписания основного договора. Правила ведения деловой электронной переписки предполагают ответ — акцепт.

Поздравительные

Письма с торжественными текстами отправляются по электронной почте персонально человеку либо на адрес компании. Это зависит от того, к какому событию приурочены поздравления: личному празднику, достижениям фирмы, корпоративным или государственным мероприятиям. Обязательного ответа такой тип корреспонденции не предполагает.

Запросы

В электронных письмах-запросах формулируется просьба о предоставлении информации, интересующей собеседника:

  • об организации мероприятия, встречи;
  • о формировании перечня товаров или услуг;
  • о получении документации;
  • о рекомендациях по выполнению условий договора.

В электронных запросах формулируется просьба.

При составлении текста сообщения может указываться не одна, а несколько просьб. Корреспонденция направляется как физическим лицам, так и юридическим.

Рекламные

Имейл-рассылка — это эффективный инструмент маркетинга, позволяющий охватить большую аудиторию адресатов. Правильно выбранная стратегия позволяет привлечь новых клиентов, заинтересовать получателя в покупке товара, приобрести преимущества перед конкурентами.

Этикетом деловой переписки не предусмотрены строгие сроки рассылки. Но если рекламные сообщения приходят слишком часто и навязчиво, а тексты однотипные, неинформативные и неграмотные, получатель может отправить их в папку «Спам» или совсем отписаться.

Образцы правильного написания делового письма

Деловая переписка, примеры писем которых представлены ниже, поможет правильно составить обращение к бизнес-партнерам.


Коммерческое предложение — письмо с рекламой услуг
Извещение — уведомление адресата о предстоящем действии, отправке товара, событии

Деловая переписка — основа любой предпринимательской деятельности. Бизнесмен, умеющий грамотно составить обращение к партнерам, всегда будет пользоваться репутацией, которая сыграет решающую роль в развитии его бизнеса.

1-й шаг к успеху!
Прекращаем творить себе бедность. Бизнес. Интернет. Финансы
ПЕРЕЙТИ канал Твой 1-й>миллион в телеграмм

Верстка адаптивных писем

Правила составления письма-напоминания

Письмо не имеет стандартной, унифицированной формы, поэтому составляться оно может в свободном виде. Тем не менее, при его оформлении стоит придерживаться некоторых норм и стандартов деловой корреспонденции.

Письмо-напоминание обязательно должно содержать

  • сведения об отправителе и адресате (полные наименования компаний, а если дело идет об адресате, то еще и должность и ФИО конкретного сотрудника),
  • причину напоминания,
  • а также ссылки на законы и нормы, которые имеют отношения к напоминаемой проблеме или ситуации (при необходимости).
  • Если дело касается невыполнения обязательств или нарушения закона, следует перечислить ссылки на них, а также возможные санкции и меры, которые готов предпринять отправитель для решения вопроса (с указанием сроков или периода).
  • Не лишним будет напомнить и о возможности решения проблемы мирным путем, устраивающем обе стороны.
  • В тех случаях, когда к письму прикладываются какие-либо дополнительные документы, в его содержании это тоже нужно отметить с указанием количества приложений и страниц каждого из них в отдельности.

Тон письма должен быть предельно вежливым и корректным, если присутствует обращение к конкретному должностному лицу, обязательно использовать эпитет «Уважаемый». В напоминании совершенно недопустимы искажение фактов, предоставление неверных сведений, а там более угрозы

При составлении письма-напоминания важно помнить о том, что в любой момент оно может стать юридически значимым документом

Данное письмо может быть как очень коротким, состоящим всего из одной фразы, так и развернутым, включающим несколько пунктов. Кроме того, напоминание может отправляться не один раз, в несколько (в таких случаях, в него нужно вписывать фразы, вроде «вторично напоминаем», «повторно напоминаем»).

Письмо допускается писать как от руки, так и в печатном виде, но независимо от того, какой вариант будет выбран, его следует заверить «живой» подписью. Кроме того, его необходимо обязательно зарегистрировать в журнале исходящей документации. Удостоверять послание оттиском печати не обязательно, поскольку с 2016 года требование использования в деятельности печатей и штампов для юридических лиц, как ранее и для ИП отменено.

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Андрей Измаилов
Наш эксперт
Написано статей
116
Добавить комментарий