Как правильно депонировать заработную плату

Причины возникновения

Перечень причин для возникновения достаточно четко изложен и ограничен законодательно.

  1. Командировка. Данное явление подразумевает, что сотрудник находится за пределами юридического лица, в котором он выполняет свою трудовую функцию. Соответственно в день выплаты данный сотрудник лишен возможности получить начисленную ему сумму. Вопрос о выплате будет актуален после возвращения данного сотрудника в пределы юридического лица, являющегося работодателем. Потому, если на момент командировки выпадает дата выплаты зарплаты, без депонирования данной суммы обойтись не получится.
  2. Отпуск. Период основного или дополнительного отпуска подразумевает, что лицо в нем находящиеся, временно отсутствует на рабочем месте. В принципе, никто не может запретить данному лицу, находящемуся в отпуске прийти в день выплаты заработной платы и получить начисленную сумму. Однако, многие работники в период своего отпуска уезжают из города, данный факт, естественно, помешает сотруднику вовремя получить зарплату. Данная сумма также будет депонирована и выплачена ему после выхода из отпуска.
  3. Больничный. Сотрудник, находящийся на больничном в день её выдачи, скорее всего, получить ее не сможет, если она не перечисляется на расчетный счет.
  4. Гибель работника и прочее. В случае гибели возникает отдельная ситуация по выплате. Поскольку в случае смерти её выплата невозможна ни в наличной, ни в безналичной форме. Однако, сумма в любом случае будет начислена, данные денежные средства будут являться депонированной заработной платой. Право на ее получении перейдет к родственникам умершего.

Таким образом, вне зависимости от того присутствует ли сотрудник на рабочем месте на дату выдачи заработной платы, она обязательно должна быть начислена, соответственно со счета в банке она попадет в кассу организации.

Налоговое законодательство в отношении депонирования

Зарплата должна выплачиваться не реже чем за каждые полмесяца. Например, до конца текущего месяца за первую его половину и до середины следующего месяца за вторую половину (письмо Минтрудсоцзащиты России от 21.09.2016 № 14-1/В-911). Таким образом, общераспространен подход, по которому составляющими зарплаты являются:

  1. Аванс, выплачиваемый до окончания расчетного месяца.

Предлагаем ознакомиться Закон о стимулирующих выплатах в рамках новой системы оплаты труда педагогических работников

В бухгалтерском учете отражается лишь факт выплаты аванса (далее в статье мы рассмотрим проводки, применяемые в таких целях).

  1. Основная часть зарплаты, выплачиваемая по окончании расчетного месяца.

Если начислена заработная плата, проводка применяется следующая: Дт 20 Кт 70 — на сумму зарплаты за весь месяц (вне зависимости от суммы перечисленного аванса).

При этом проводка может быть также сформирована и по дебету счетов:

  • 23 — если зарплата предназначена работникам вспомогательных производств;
  • 25 — если зарплата перечисляется сотрудникам промышленных цехов;
  • 26 — если зарплата начислена руководству;
  • 29 — при начислении зарплаты работникам обслуживающих производств;
  • 44 — если зарплата выплачивается сотрудникам торговых подразделений;
  • 91 — если работник занят видом деятельности, который не относится к основному;
  • 96 — если зарплата исчислена за счет резервов предстоящих издержек;
  • 99 — если сотрудник решает задачи по ликвидации последствий ЧС.
  1. Страховые взносы.

Факт выплаты зарплаты отражается в бухгалтерском учете проводкой: Дт 70 Кт 51 (или 50).

Аналогичная проводка применяется при выплате аванса.

К распространенным видам удержаний из зарплаты можно отнести:

  1. Удержание алиментов (по исполнительным листам, на основании соглашения с получателем, по заявлению работника).

В регистрах бухгалтерского учета оно отражается проводкой: Дт 70 Кт 76. Последующая выплата алиментов получателю — проводкой: Дт 76 Кт 51 (50).

  1. Удержание сумм в счет компенсации ущерба работодателю.
  1. Удержание неподтвержденных расходов, выданных в подотчет.

В таких случаях применяется проводка: Дт 70 Кт 71.

Удержания производятся только после того, как с зарплаты работника удержан НДФЛ (п. 1 ст. 210 НК РФ, п. 1 ст. 99 закона «Об исполнительном производстве» от 02.10.2007 № 229-ФЗ).

Пример 1.

Пример 2.

Пример 3.

Учреждение обязано выплачивать работникам заработную плату не реже двух раз в месяц. Причем в конкретный день, определенный правилами внутреннего трудового распорядка, трудовым, коллективным договором. Основание – часть 6 статьи 136 Трудового кодекса РФ. В кодексе трудовой и коллективный договор перечислены через запятую, что подчеркивает их равнозначность.

Если документом будут установлены не конкретные дни, а периоды, в течение которых может быть выплачена заработная плата, то учреждение как работодатель не сможет гарантировать соблюдение нормы трудового законодательства. Такого же мнения придерживается и Минтруд России в письме от 28 ноября 2013 г. № 14-2-242.

Оптимальный срок выплаты зарплаты – конкретное число из диапазона дат: с 20 по 25 и с 5 по 10 число месяца. Например, 20 числа выплачивается зарплата за первую половину текущего месяца, а 5 числа – за вторую половину предшествующего. При совпадении дня выплаты заработной платы с выходным или нерабочим праздничным днем выдавать зарплату нужно накануне такого дня (ч. 8 ст.

136 Трудового кодекса РФ). Отметим, что установить срок выплаты один раз в месяц нельзя даже по просьбе самого работника ( письмо Роструда от 1 марта 2007 г. № 472-6-0). Что касается отпускных, то их нужно выплатить сотруднику не позднее, чем за три рабочих дня до начала отпуска. Об этом сказано в части 9 статьи 136 Трудового кодекса РФ.

Для удобства расчетов с сотрудниками наличными денежными средствами заработную плату им могут выдавать специально уполномоченные на это лица – раздатчики. Их список утверждает руководитель учреждения. Для этого издается соответствующий приказ. Как правило, такой способ выдачи зарплаты практикуется в учреждениях, имеющих обособленные структурные подразделения, отдаленные от головного.

Раздатчики выдают деньги сотрудникам по расчетно-платежным (платежным) ведомостям. Ведомости, по которым произведены выплаты, сдаются в кассу учреждения не позднее чем через три рабочих дня по истечении срока, на который выданы наличные деньги. Но порой из-за отдаленности структурного подразделения ответственный за выдачу наличных не может вернуть ведомость в кассу в срок. В таком случае денежные средства выдаются раздатчику под отчет. При этом раздатчика нужно поименовать в приказе учреждения как подотчетное лицо.

Как депонирование заработной платы отражается в бухгалтерском учете: составляем проводки

Отражаем депонирование в первичных документах и учете

Бухгалтерские проводки

Учет депонированной заработной платы

  • по дебету счета 302 11 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате» и кредиту счета 304 02 730 «Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами» – если депонирована заработная плата;
  • по дебету счета 302 12 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по прочим выплатам» и кредиту счета 304 02 730 «Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами» – если депонированы пособия и компенсации (кроме сумм, выплачиваемых за счет средств государственных внебюджетных фондов);
  • дебет счета 302 13 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по начислениям на выплаты по оплате труда» кредит счета 304 02 730 «Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами» – если депонированы пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам и иные аналогичные выплаты;
  • дебет счета 302 62 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по пособиям по социальной помощи населению» и кредит счета 304 02 730 «Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами» – на сумму не полученных в срок пособий по социальной помощи населению;
  • дебет счета 302 63 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по пенсиям, пособиям, выплачиваемых организациями сектора государственного управления» и кредит счета 304 02 730 «Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами» – на сумму депонированных пенсий, пособий, выплачиваемых организациями сектора госуправления;
  • дебет счета 302 91 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по прочим расходам» и кредит счета 304 02 730 «Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами» – на сумму депонированных стипендий.

Выдача депонированной заработной платы

Депонированная зарплата выдается сотрудникам по расходному кассовому ордеру. При этом в соответствующие графы такого документа нужно вписать данные, удостоверяющие личность работника, который получает причитающиеся ему деньги. Если же получателей несколько, то удобнее будет оформить отдельную платежную ведомость.

Операции по получению и выдаче депонированной зарплаты отражаются следующими проводками:

  • дебет счета 304 02 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами»;
  • кредит счета 201 34 610 «Выбытия средств из кассы учреждения», 201 11 610 «Выбытие денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства».

Расчеты с подотчетными лицами

Порядок учета бюджетным учреждением подотчетных сумм, выданных для выплаты заработной платы, рассмотрим на примере.

Списание депонированной заработной платы

Невостребованные суммы депонентской задолженности подлежат списанию на увеличение чрезвычайных доходов от операций с активами. Отражаются они следующим образом:

  • дебет счета 304 02 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами»;
  • кредит счета 401 10 173 «Чрезвычайные доходы от операций с активами» с одновременным отражением списанной суммы на забалансовом счете 20 «Списанная задолженность, не востребованная кредиторами».

При наличии документов, подтверждающих ликвидацию (смерть) кредитора, а также при отсутствии требований со стороны правопреемников (наследников) списываемую с баланса задолженность отражать на забалансовом счете не нужно.

Алгоритм действий бухгалтера при депонированной заработной плате

Действие 1. Проверяем расписки в получении денег в расчетно-платежной ведомости.

По истечении 5 дней, отведенных на выплату зарплаты, бухгалтер напротив каждой неполученной суммы в графах «Деньги получил» (при выдаче денег по форме № Т-49) или «Подпись в получении денег» (при выдаче денег по форме N Т-53) должен поставить штамп или отметку от руки «депонировано» в графе, пред­на­зна­чен­ной для под­пи­си.

Если сотрудник не успел получить зарплату, то он может обратиться с устным или письменным заявлением в бухгалтерию с просьбой выдать ему деньги. Бухгалтер по заработной плате делает заявку в банк на получение депонированных денежных средств. Работник может получить эти деньги в день аванса, в день выдачи следующей зарплаты или выдача средств будет отложена на день депонированных выплат (если на предприятии определён таковой). Рекомендации по выплатам депонированных денежных средств обязательно должны быть прописаны в локальных документах организации.  

Действие 2. Подводим итог по платежным ведомостям.

В итоговой строке ведомостей формы № Т-49 или формы № Т-53 необходимо посчитать и записать суммы:

  • фактически выданных наличных денег;
  • подлежащие депонированию и сдаче в банк.

Если деньги на зарплату выдавал не кассир, а другое лицо, на ведомости дополнительно делается запись «Деньги по ведомости выдавал (подпись)».

Действие 3. Составляем реестр депонированных сумм.

В Указании о порядке ведения кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У нет требования вести реестр депонированных сумм. Поэтому с 1 июня 2014 г. этот документ считается необязательным. Но он очень удобен для отслеживания задолженности перед работниками, поэтому отказываться от него совсем не стоит. Нумеровать реестры депонированных сумм следует в хронологической последовательности с начала календарного года.

Реестр депонированных сумм составляют в произвольной форме. Рекомендуем включить в него следующие реквизиты:

  • наименование (фирменное наименование) организации;
  • дата оформления реестра депонированных сумм;
  • период возникновения депонированных сумм наличных денег;
  • номер расчетно-платежной или платежной ведомости;
  • фамилия, имя, отчество (при наличии) работника, не получившего наличные деньги;
  • табельный номер работника (при наличии);
  • сумма невыплаченных наличных денег;
  • итоговая сумма по реестру депонированных сумм;
  • подпись кассира;
  • расшифровка подписи кассира.

Реестр депонированных сумм может содержать дополнительные реквизиты, например, о выплате депонированных сумм.

Действие 4. Вносим в книгу учета депонированные суммы.

Обязательство вести книгу учета депонированных сумм также не прописано в Указании о порядке ведения кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У. То есть она не является обязательной. Форму данной книги каждая организация разрабатывает самостоятельно. Книга открывается на год. В ней каждому депоненту отводится отдельная строка, в которой указывают его табельный номер, фамилию, имя и отчество, депонированную сумму.

В группе граф «Отнесено на счет депонентов» должны быть указаны месяц и год, в которых образовалась депонентская задолженность, номера платежных (расчетно-платежных) ведомостей и суммы депонированных выплат, а в группе граф «Выплачено» против фамилии депонента записываются номер расходного кассового ордера и выплаченная сумма за соответствующий месяц.

Действие 5. Заверяем подписью.

После этого кассир подписывает платежные ведомости, реестр и книгу учета депонированных сумм (при их наличии) и передает их на подпись бухгалтеру.

Действие 6. Передаем на проверку.

Заверенные подписью бухгалтера формы № Т-49 или № Т-53, реестр и книгу учета депонированных сумм необходимо передать на проверку главному бухгалтеру.

Действие 7. Оформляем расходный кассовый ордер.

Депонированные суммы сдаем в банк, и на сданные суммы составляем один общий расходный кассовый ордер.

Депонированную заработную плату так же выдают сотрудникам по расходному кассовому ордеру. РКО подписывает главный бухгалтер организации (либо иное лицо, уполномоченное на подписание кассовых документов приказом или доверенностью (пп. 4.2, 4.3 п. 4 Указания № 3210-У)).

Дату и номер расходного кассового ордера указывают в книге депонентов или реестре депонированной заработной платы.

Действия бухгалтера (кассира) при депонировании

Назначение депонированной зарплаты: нюансы

Рассмотрим пример нетиповой схемы выплаты зарплаты — когда речь идет о депонировании средств. Что она представляет собой?

На некоторых предприятиях зарплата выдается через кассу. Это значит, что для ее получения сотрудник должен лично явиться на предприятие. Но в силу тех или иных причин, например из-за нахождения на больничном, он может не успеть прибыть на выдачу зарплаты в установленный срок.

Чтобы сотрудник имел возможность получить зарплату позже, бухгалтерия осуществляет ее депонирование — временное резервирование на будущую выплату посредством возврата на расчетный счет в банке либо размещения в кассе (в последнем случае нужно следить за лимитом кассы).

ВАЖНО! С 30.11.2020 из указания ЦБ 3210-У исключено правило об отражении в платежной ведомости депонирования не выданной в срок зарплаты. Какие еще нововведения в порядке учета кассовых операций вступили в действие с 30.11.2020, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорный  материал

Какие еще нововведения в порядке учета кассовых операций вступили в действие с 30.11.2020, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорный  материал.

Если формируется депонированная заработная плата, то проводка, отражающая данный факт, будет выглядеть так: Дт 70 Кт 76.4. Факт возврата суммы, соответствующей депонированной зарплате, на расчетный счет (если принято такое решение) отражается проводкой: Дт 51 Кт 50. Факт ее выплаты при обращении сотрудника показывается корреспонденцией: Дт 76.4 Кт 50.

Получить депонированную зарплату сотрудник может в течение 3 лет с момента начисления зарплаты (письмо ФНС России от 6.10.2009 № 3-2-06/109). Если он этого не сделает, то выплата списывается во внереализационные доходы. Данный факт отражается проводкой: Дт 76.4 Кт 91.

Узнать больше о специфике учета депонированной зарплаты вы можете в статье «Как правильно отразить депонированную зарплату в 6-НДФЛ».

Где отражается депонирование зарплаты

По условиям абз.7 п.18 Порядка ведения кассовых операций сумму депонирования необходимо внести в реестр. Его оформляет кассир (по подпункту «б» п. 18 данного Порядка).

Общепринятой формы не существует. Часто используют форму под кодом 0504047. Она содержится в приказе Министерства финансов РФ от 23 сентября 2005 года №123н. В реестр включают табельный номер сотрудника, ФИО, депонированные средства.

Реестр оформляется после каждой выплаты, когда отдельные сотрудники не получили деньги.

Впрочем, Указание №3210-У не требует оформления реестра депонированных средств (в противоположность Порядку ведения кассовых операций, который действовал до этого). И все же по инициативе кассира он используется в организации и дает возможность каждый раз отследить, кто из сотрудников не забрал деньги.

В реестре по форме из приказа №123н отсутствует графа для фиксации номера расходного ордера. Он составляется, когда выплачиваются деньги, депонированные до этого. Данная графа существует в книге аналитического учета депонированной зарплаты, денежного довольствия и стипендий. Ее форма под кодом 0504048 также оговорена тем же приказом.

Там отражают сведения о депонированной зарплате в течение года. Для записей о выплате депонированных денег предназначено 12 граф (по числу месяцев). Берется место, соответствующее месяцу выдачи депонированной зарплаты. Если после завершения года все еще остаются невыплаченные средства, такая информация переносится в новую книгу.

Эта книга заводится на год. Там каждому сотруднику полагается своя строка. В ней прописывают табельный номер, ФИО, депонированные средства.

В графах «Отнесено на счет депонентов» фиксируются год, а также месяц образования депонентской задолженности, данные ведомостей и депонированные деньги. В графах «Выплачено» напротив информации о человеке ставятся данные расходного ордера и выданные деньги за конкретный месяц.

Порядок получения и выдачи

Взимается ли НДФЛ при депонировании зарплаты

НДФЛ с депонированной зарплаты зависит от исходника выплаты.

В случае с банком НДФЛ отчисляется в день получения денег на заработок (ч. 1 п. 6 ст. 226 НК). То есть до того момента, когда средства будут реально выплачены. Депонирование на сроках платежа никак не сказывается.

С 01 января 2016 введен новый срок удержания и выплаты НДФЛ при выдаче зарплаты наличными. НДФЛ перечисляется максимум на следующий рабочий день после даты расчета с сотрудниками (п. 6 ст. 226, п. 6 ст. 6.1 НК РФ). Удерживать данный НДФЛ нужно из дохода при его реальной выплате (п. 4 ст. 226 Налогового кодекса).

Допустим, зарплата начислена 31 октября. А 7 ноября ее депонировали и выдали 28 ноября. Когда производится удержание НДФЛ из депонированной зарплаты и внесение удержанного НДФЛ?

При выдаче депонированной зарплаты 28 ноября налог удерживается 28 ноября и выплачивается не позднее 29 ноября.

В налоговом учете списание депонированной ранее зарплаты определяется применяемым методом расчета налога на прибыль.

При методе начисления депонированную зарплату включают в расходы месяца начисления (согласно подпунктам 1 и 4 ст. 272 НК РФ). В данной ситуации нет разногласий между налоговым и бухгалтерским учетами.

Если деньги выдаются через кассу, депонированная зарплата включается в расходы в момент ее выдачи (согласно п. 2 ст. 273 НК). В месяце начисления будет видна вычитаемая временная разница. Это предусмотрено п. 11 ПБУ 18/02. Появится отложенный налоговый актив. Его не станет, когда зарплату выплатят.

Читайте материал по теме: Как сэкономить на налогах на зарплату

Бухгалтерский учет

Инструкцией N 25н для обобщения информации о расчетах с работниками организации по оплате труда по всем видам оплаты труда предусмотрен счет 1(2) 302 01 000 «Расчеты по заработной плате».

Начисленные суммы оплаты труда, причитающиеся работникам, отражаются по кредиту счетов 1(2) 302 01 730 «Увеличение кредиторской задолженности по заработной плате» в корреспонденции со счетами 1 401 01 211 «Расходы по заработной плате», 2 106 04 340 «Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)».

По дебету счета 1(2) 302 01 730 отражаются выплаченные суммы оплаты труда, а также суммы удержанного НДФЛ, платежей по исполнительным документам и других удержаний, уменьшающие задолженность организации по выплате заработной платы.

Начисленные, но не выплаченные в установленный срок, в частности из-за неявки получателей, суммы необходимо списать с дебета счета 1(2) 302 01 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате» в кредит счета 1(2) 304 02 730 «Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами».

При внесении депонированной зарплаты на расчетный счет составляется корреспонденция:

Дебет счетов 1 304 05 211 «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по заработной плате», 2 201 01 510 «Поступления денежных средств учреждения на банковские счета»

Кредит счета 1 (2) 201 04 610 «Выбытия из кассы».

Пример 1. В августе 2008 г. расходы по оплате труда за июль, произведенные за счет средств, полученных от бюджетной деятельности, составили 180 000 руб., НДФЛ с начисленной за июль заработной платы — 21 580 руб., аванс, выданный в июле, — 74 500 руб. Выплата заработной платы за вторую половину месяца (окончательный расчет) производится 5-го числа следующего месяца. Наличные на выплату денежных средств получены кассиром организации 5 августа. Таким образом, оплата труда производилась с 5 по 7 августа. До 8 августа фактически было выплачено 74 420 руб. Сумма невыданной зарплаты 8 августа должна быть сдана в банк для зачисления на лицевой счет учреждения.

Бухгалтер организации отразит в учете следующие операции:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма,

руб.

Перечислен в бюджет НДФЛ

1 303 01 830

1 304 05 211

21 580

Получены в кассу наличные на выплату

заработной платы

(180 000 — 21 580 — 74 500) руб.

1 201 04 510

1 304 05 211

83 920

Выдана зарплата

1 302 01 830

1 201 04 610

74 420

Депонированы денежные суммы

(83 920 — 74 420) руб.

1 302 01 830

1 304 02 730

9 500

Сданы депонированные суммы на

лицевой счет в ОФК

1 304 05 211

1 201 04 610

9 500

Примечание. При проверке кассовых операций контролирующими органами для выявления случаев присвоения сумм, законно начисленных разным лицам и организациям, в частности депонированной заработной платы, могут быть проведены следующие процедуры:

  • проверка соответствия депонированных сумм платежным реестрам;
  • проверка полноты и своевременности сдачи в банк депонированных сумм;
  • проверка полноты оприходования депонированных сумм на расчетный счет в банке;
  • проверка соответствия выписанных расходных кассовых ордеров журналу регистрации депонентов;
  • проверка соответствия данных синтетического и аналитического учета денежных сумм.

Оформление, оборудование кассы и документация

ОБЩИЕ ПРАВИЛА ВЫПЛАТЫ ЗАРОБОТНОЙ ПЛАТЫ

Согласно норме части 3 статьи 136 Трудового кодекса работодатель может выплачивать заработную плату в денежной форме двумя способами:

— безналично, перечисляя деньги на счета работников в банке (при условии, что работники согласны получать зарплату на карточку);

— наличными из кассы организации. В этом случае зарплата выдается сотрудникам в месте выполнения работы (предполагается, что сотрудники не должны тратить свободное время на поездки для получения заработной платы).

Особенности выплаты зарплаты наличными

На выдачу зарплаты из кассы работодатель может использовать:

— денежные средства, снятые с расчетного счета компании в банке. Средства на выплату зарплаты (пособий по социальному страхованию и стипендий) могут находиться в кассе в течение трех рабочих дней, включая день их получения в банке. Такое правило установлено в пункте 9 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета директоров Банка России от 22.09.93 № 40 (далее — Порядок ведения кассовых операций).

Исключение сделано для организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. Им разрешено хранить наличные денежные средства в кассе на выплату зарплаты до пяти дней;

— наличную выручку (п. 2 Указания Банка России от 20.06.2007 № 1843-У). Правда, такой порядок расчетов следует согласовать с обслуживающим банком (ч. 1 п. 7 Порядка ведения кассовых операций). Условие об использовании наличной выручки от реализации товаров, работ, услуг для выдачи заработной платы и пособий можно прописать в договоре на расчетно-кассовое обслуживание или в документе на установление лимита денежных средств в кассе (п. 12 письма Банка России от 16.03.95 № 14-4/95).

Обратите внимание: на выплату заработной платы нельзя направить наличные средства, принятые от граждан в качестве платежей в пользу третьих лиц (например, при получении в кассу предприятия оплаты по договору за услуги мобильной связи, которая впоследствии перечисляется на счет оператора мобильной связи). Такие средства в полной сумме нужно сдать в банк (ч

2 п. 2 Указания Банка России от 20.06.2007 № 1843-У).

Лимит кассового остатка

Компания может хранить деньги в кассе только в пределах лимита, который установил ей банк. Лимит согласовывается с банком в начале каждого календарного года, но в течение года его величину можно пересмотреть (абз. 12 п. 2.5 Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 05.01.98 № 14-П, утвержденного Банком России, далее — Положение № 14-П).

Оставлять в кассе наличные денежные средства сверх лимита в счет будущих расходов, в том числе и на оплату труда, организации права не имеют. Это касается как денег, снятых с расчетного счета, так и денежной выручки, поступившей в кассу (абз. 2 п. 2.7 Положения № 14-П и абз. 2 п. 7 Порядка ведения кассовых операций).

Как мы уже говорили, исключение составляют средства на выдачу зарплаты, пособий по социальному страхованию и стипендий, полученные в банке. Данные средства являются целевыми. Их сумма известна заранее, и она может превышать установленный лимит кассового остатка в течение трех (пяти) рабочих дней (абз. 2 п. 2.6 Положения № 14-П). По истечении этого срока сверхлимитные наличные денежные средства нужно сдать в банк (абз. 1 п. 2.6 Положения № 14-П).

Напомним, что за нарушение кассовой дисциплины предусмотрена административная ответственность. Размер штрафа для руководителя составляет от 4000 до 5000 руб., для организации — от 40 000 до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ). Но оштрафовать компанию можно только по результатам проверки банка, который зафиксирует факт нарушения в справке по форме № 0408026 и передаст ее в налоговую инспекцию для принятия решения (ст. 23.5 КоАП РФ).

Итоги

Заработная плата может выплачиваться:

  • из кассы предприятия;
  • безналичным путём на карточку предприятия.

Если зарплата выдаётся наличными средствами, то по определённым причинам некоторые сотрудники не могут подойти в бухгалтерию в указанный день. Например, по причине отъезда в служебную командировку.

Это не означает, что их деньги «сгорят». Если в течение 5 календарных дней с момента выдачи зарплаты другим сотрудникам «опоздавший» не сможет забрать свои деньги, они будут депонированы, то есть возвращены на расчётный счёт предприятия. Забрать свои деньги можно в любое время, но предварительно предупредив бухгалтера. Сделать это нужно путём написания заявления с просьбой о выдаче депонированной ранее заработной платы. Если в кассе есть указанная сумма, то бухгалтер выдаст деньги. Если нет — придётся ждать сотрудника из банка. При выдаче депонированной зарплаты составляется расходный кассовый ордер, в котором указывается сумма к выдаче. Сотрудник его подписывает и получает свои деньги.

Депонирование не означает, что работодатель будет вечно «хранить» у себя чужую зарплату. Если в течение 3 лет после депонирования никто не явится за деньгами, они будут списаны в счёт внереализационных доходов. Получить зарплату может сам сотрудник, его доверенное лицо при наличии нотариальной доверенности или наследник, при предъявлении соответствующих документов.

Бухгалтер со своей стороны также должен провести правильное оформление. При формировании ведомости на выдачу в ней указывается сумма, которая должна быть выдана на руки всем работникам. Но если кто-то не смог подойти за деньгами, то прописанная сумма будет отличаться от той, которая выдана на руки.

Необходимо сделать соответствующую запись и оформить РКО на ту сумму, которая была фактически выдана всем присутствующим работникам. Напротив ФИО «опоздавшего» нужно сделать запись «депонировано». При этом удержать НДФЛ и перечислить его в бюджет работодатель обязан вне зависимости от того, все ли деньги выданы работникам или нет!

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Андрей Измаилов
Наш эксперт
Написано статей
116
Добавить комментарий