Договор аренды транспортного средства с экипажем (фрахтование на время)

Содержание договора

Аренда автомашины наиболее часто встречается среди физлиц, где арендодателем является владелец автомашины, выступающий одновременно автоводителем. Если в качестве арендодателя выступает транспортная компания или ИП, то в этом варианте арендодателю надо подобрать автомашину и автоводителя, соответствующих выполнению поставленных задач, согласно заключенному договору.  Следовательно, на арендодателя ложиться ответственность за техническое состояние автомашины, за водителя, наличия у него необходимых навыков и соответствующего состояния здоровья (ст. 632 ГК).

Все условия и расчеты, которые будут осуществляться в процессе эксплуатации автомашины, должны быть отображены в договоре, согласно параграфу 3 гл. 34 ГК РФ, с обозначением обязанностей и ответственности сторон. Для облегчения составления договора аренды ТС, лучше скачать бланк такого договора (внизу данной статьи) и заполнить пустые строки соответствующим образом. В таком договоре должны содержаться следующие пункты:

  1. Начало заполнения осуществляется с отображением его названия ДОГОВОР АРЕНДЫ АВТОМОБИЛЯ № …» и присвоения ему номера.
  2. Затем необходимо заполнить место составления документа и дата.
  3. После этого заполняется преамбула договора, где отображаются реквизиты сторон, с указанием Ф.И.О., паспортных данных (для физлиц) или полномочий (для юр. лиц), адресов прописки/регистрации.
  4. Следующим шагом для оформления договора является заполнение раздела «ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА» Здесь прописываются параметры ТС, с указанием марки, года выпуска, номера двигателя и шасси, цвета и гос. номера, зарегистрированного в ГАИ, стоимости автомашины, установленная оценочным актом, приложенным к договору.
  5. Далее заполняется следующий раздел, «УСЛОВИЯ ДОГОВОРА». В данном части бланка отображаются условия передачи автомашины в аренду, на кого ложиться ТО и текущий ремонт автомобиля и условия возврата его по завершению аренды. Здесь, важным моментом будет уточнение, кто будет содержать автомашину, а также выполнять ремонт. Обычно, текущий ремонт ложиться на «плечи» арендатора, а капитальный – на собственника автомашины. По завершению договора арендатор должен возвратить автомашину в исправном состоянии, с учетом изношенности.
  6. Дальнейшее оформление договора заключается в заполнении размера арендной платы и порядка расчетов, а также срока действия аренды. При этом, срок договора может заключатся на один год, что будет считаться краткосрочным договором. Долгосрочным договором считается соглашение, заключенное на срок от одного года до 5-ти лет.
  7. В разделе «ОТВЕТСТВЕНОСТЬ СТОРОН» отображается – за что отвечает арендодатель и арендатор и какие меры должны предпринять участники сделки при возникновении нештатных ситуаций.
  8. В дальнейшем разделе «ДРУГИЕ УСЛОВИЯ» прописывается возможность изменений условий и порядка их осуществления. Также можно отобразить условия расторжения соглашения. Возможно отображение стоимости автомашины, а также число составленных договоров, обладающих одинаковой юридической силой. Можно дописать, что при изменении условий договора, составляется доп. Соглашение.
  9. И наконец, завершающим этапом оформления договора является отображение реквизитов сторон и подписей участников соглашения с расшифровкой фамилий.

Договор требуется оформлять согласно законодательству РФ, чтобы он был юридически действительным. Поэтому, необходимо соблюдать требования по его содержанию.

В договоре не должно быть грамматических ошибок или исправления. Если договор пишется вручную, то в этом варианте необходимо использовать синюю или черную пасту и писать, при этом, разборчивым почерком. Но предпочтительней, все-таки, набирать текст договора на ПК, и после проверки и исправления ошибок, распечатать его на принтере.

При завершении срока действия договора аренды автомашины понадобиться возвратить автомобиль в исправном состоянии путем оформления приемопередаточного акта.

Существенные условия

Итак, наиболее существенными аспектами договора временного пользования автомобильного транспорта вместе с обслуживающим экипажем, являются:

  1. Дата и место составления документа.
  2. ФИО и иные реквизиты сторон соглашения.
  3. Предмет договора. В обязательном порядке требуется указать, что транспорт передается с экипажем, а так же:
  • марку и модель автотранспорта, передаваемого в эксплуатацию арендатору
  • регистрационный номер
  • индивидуальный номер (номер VIN)
  • год выпуска
  • цвет
  • мощность двигателя
  • оценочная стоимость
  • реквизиты ПТС
  1. Срок действия арендного соглашения. Договор может быть заключен:
  • на определенный или на неопределенный срок. В последнем случае соглашение расторгается после письменного предупреждения одной из сторон, направленного другой стороне не менее чем за 1 месяц до указанной даты
  • на определенные дни и часы по заявке, подаваемой предварительно. В данной ситуации соглашение оформляется с условием почасовой оплаты
  1. Размер и порядок передачи арендодателю арендной платы. Оплата может производиться ежемесячно, ежеквартально или по иному графику, установленному сторонами соглашения;
  2. Правила передачи и возврата транспортного средства арендодателю. Как правило, данное действие подтверждается дополнительным документом – передаточным актом, который прилагается к основному соглашению.
  3. Порядок содержания и обслуживания автомобиля во время аренды.
  4. Возможность передачи автотранспорта в субаренду.
  5. Порядок заключения страховых договоров.
  6. Возможность выкупа автомашины по истечении срока договора или продления соглашения;
  7. Права и обязанности сторон.
  8. Ответственность сторон в случае нарушения правил, установленных договором. Ответственность может быть выражена в форме наложения штрафных санкций, например, за просрочку внесения арендной платы или досрочного расторжения договора.
  9. Причины и порядок расторжения договора ранее установленного срока. Основной причиной досрочного расторжения договора по инициативе арендатора является неисправность транспортного средства или некорректная работа экипажа. Арендатор может расторгнуть соглашение до истечения срока по одной из следующих причин:
  • использование транспорта не по назначению, установленному договором
  • задержка перевода арендной платы более чем на 1 месяц
  • причинение умышленного ущерба движимому имуществу
  1. Порядок решения споров.

Необходимость

Управление таким ТС требует высокой и узкой квалификации, поэтому оно фрахтуется вместе с экипажем, который фактически оказывается в двойном подчинении — у арендатора (в оговоренных пределах, на время фрахта) и у арендодателя, у которого оформлен постоянно.

Также подобным договором часто оформляются услуги развозки сотрудников для предприятия, не имеющего своего автопарка. На основе подобного договора может быть реализовано заключение соглашения с личным водителем для директора, оказывающим услуги на своем автомобиле.

Кроме того, аренда ТС с экипажем может быть выходом для службы такси, которым, согласно вводимым в действие законам, необходимо работать только с водителями, имеющими лицензию таксиста. При этом лицензию таксисту можно получить только будучи официально трудоустроенным в таксопарк, либо быть зарегистрированным как индивидуальный предприниматель.

Порядок расчётов

В разделе о порядке расчётов должен быть зафиксирован порядок выплаты и её особенности. Традиционно, для оплаты аренды не выделяют конкретный день – чаще всего период оплаты определяется рамками 30 дней после месяца аренды. Другими словами, оплата в течение всего последующего месяца не считается задолженностью. Вместе с оплатой арендатор также должен предоставить документацию о работе техники в виде акта.

Сумма оплаты и тарификация за время аренды могут меняться. Частота этих изменений не должна превышать одного раза в год. Сторона, желающая внести изменения, обязана заблаговременно уведомить вторую сторону. Период, в который должно произойти уведомление, устанавливается индивидуально и фиксируется в договоре.

Что входит в обязанности арендодателя

По отношению к нанимателю, арендодатель обязуется выполнить ряд процедур и требований.

Обязанности арендодателя:

  • совершить предварительный осмотр и зафиксировать состояние техники (совместно с арендатором);
  • совершать ремонтные работы всё время эксплуатации средства;
  • в случае полного выхода из строя техники и невозможности совершить ремонт, предложить замену;
  • оплачивать работу членов экипажа;
  • обеспечивать топливом в достаточном количестве (этот пункт может быть необязателен, если арендатор пожелает взять на себя эти расходы);
  • оплачивать парковку;
  • устранять последствия нанесения травм или иных повреждений третьим лицам техникой, которая была сдана в аренду;
  • обеспечивать страховкой машину и сотрудников.

Если транспортное средство, сданное аренду, принесло ущерб или повреждения третьим лицам, арендодатель, после устранения последствий, имеет право потребовать компенсацию затрат, но только в том случае, если причиной стали действия арендатора и арендодатель сможет это доказать.

Аренда

Рассмотрим следующий вариант, с помощью которого можно оформить машину – заключить с сотрудником договор аренды.

Есть два вида договора аренды транспорта: с экипажем и без него. Договор аренды с экипажем предполагает, что сотрудник передает не только автомобиль, но и оказывает своими силами услуги по управлению и техническому обслуживанию. По договору аренды без экипажа работник только предоставляет машину без каких-либо услуг.

Но заключить с сотрудником компании можно только договор аренды без экипажа. Объясню почему. Арендодатель заключает договор аренды с экипажем, только если у него есть работники-водители (абз. 2 п. 2 ст. 635 ГК РФ). А когда арендодателем выступает сотрудник-физлицо, это условие не выполняется.

О размере арендной платы сотрудник должен договориться с работодателем. Как правило, сумма зависит от технических характеристик машины, степени износа и т. д. Ориентироваться можно на средний уровень стоимости аренды в регионе.

Арендную плату могут полностью учесть в налоговых расходах как компании на общей системе, так и упрощенщики (подп. 10 п. 1 ст. 264, подп. 4 НК РФ).

По договору аренды без экипажа компания несет все расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля: бензин, ТО, ремонт, страховка, мойка, парковка (ст. и ГК РФ). Если, конечно, в договоре стороны не предусмотрели иное.

ГСМ, ремонт и другие расходы на содержание арендованного ТС Минфин разрешает учесть при расчете прибыли : письмо от 13 февраля 2007 г. № 03-03-06/1/81. Правда, ведомство в письме напоминает, что затраты должны быть обоснованны и подтверждены документами. Чтобы доказать, что топливо, которым заправили арендованное авто, потратили на служебные цели, используйте путевые листы с прописанным маршрутом. А покупку бензина подтвердите чеками.

Ровно то же касается и компаний на УСН. Упрощенщики вправе учесть расходы, связанные с использованием машины, на основании подпункта 5 НК РФ.

И все же у договора аренды есть один минус. С арендной платы придется удержать НДФЛ. О том, что компания, которая арендует имущество у физлица, становится налоговым агентом, Минфин напоминает регулярно. Вот одно из таких писем – от 16 августа 2013 г. № 03-04-06/33598.

Если вы заключили договор аренды без экипажа, то страховые взносы платить не нужно. В письме от 12 марта 2010 г. № 550-19 специалисты Минздравсоцразвития объяснили, что суть договора аренды – передача имущества. А выплаты по таким договорам освобождает от взносов часть 3 статьи 7 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ. Взносами на травматизм арендная плата также не облагается. Освобождение предусмотрено частью 1 статьи 5 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.

Рекомендую установить в договоре арендную плату не в виде фиксированного платежа, а привязать ее ко времени работы, пробегу или количеству выездов. Ведь сотрудник может уйти в отпуск или заболеть. Если автомобиль использует только он, то машина будет простаивать.

Приостанавливать договор на время отпуска или болезни сотрудника, чтобы скорректировать арендную плату, рискованно. Гражданским кодексом РФ такой порядок не предусмотрен.

Для подтверждения расходов на арендные платежи оформите акт приема-передачи автомобиля. Бланк можно составить самостоятельно или взять унифицированную форму № ОС-1. В акте подробно опишите характеристики машины: марку, цвет, государственный номер, год выпуска, номера двигателя и кузова. Укажите в акте примерную стоимость автомобиля. Она нужна для того, чтобы отразить машину на забалансовом счете 001 как арендованное ОС. К акту приложите копии ПТС, ОСАГО и свидетельства о государственной регистрации.

Составлять каждый месяц акты на аренду не обязательно. Для подтверждения расходов будет достаточно договора и акта приема-передачи (письмо Минфина России от 13 октября 2011 г. № 03-03-06/4/118).

Когда сотрудник управляет машиной по доверенности, то заключить договор аренды можно. Но есть важные детали. Сотрудник вправе подписать договор аренды только при условии, что собственник дал ему разрешение. Поэтому проверьте доверенность. Там должно быть указано, что владелец передал представителю право заключать договор аренды. Когда будете составлять договор, то оформляйте его на собственника (права и обязательства возникают у него), а подпишет соглашение сотрудник.

Арендная плата будет доходом собственника, а не сотрудника. А значит, плательщиком НДФЛ будет владелец ТС. Поэтому при расчете налога вам нужно ориентироваться на налоговый статус собственника и справку 2-НДФЛ оформлять на него.

Особенности

В юридических аспектах аренды транспортного средства вместе с экипажем есть ряд особенностей. Во-первых, в нем фактически объединяются два вида обязательств: обязательства по неодушевленному объекту, который является предметом договора (транспортом), и обязательства по оплате услуг экипажа.

Общая плата за аренду ТС называется фрахтом, само явление — фрахтованием. Плата складывается из стоимости самой аренды и оплаты услуг экипажа, с учетом налогообложения. При этом транспортное средство может находиться в собственности у одного или нескольких членов экипажа, чаще всего это относится к автомобилям.

Практика аренды автомобиля с экипажем у физического лица позволяет многим компаниям вывести водителя за рамки штата, если его услуги требуются нерегулярно либо краткосрочно — например, развозка сотрудников по домам после работы. В этом случае часто выгоднее заключить контракт, по которому лицо — владелец ТС — передает арендатору на условиях возмездного владения, на оговоренный срок, свое транспортное средство и оказывает услуги по управлению им.

На срок аренды (должен быть прописан в договоре) владельцем ТС становится арендатор, но некоторые связанные с этим обязанности несет арендодатель. Например, по возмещению ущерба в случае происшествия, которое произошло по вине экипажа.

Кроме того, составляя контракт на аренду ТС с экипажем, необходимо тщательно детализировать все текущие расходы, в том числе на ГСМ.

Неотделимые улучшения сданного в аренду транспорта

При эксплуатации транспортного средства может возникнуть
потребность в установке сигнализации либо проведении иных неотделимых
улучшений. Порядок учета улучшений арендованного имущества зависит от того, кто
их произвел, и имелось ли согласие арендодателя на улучшение объекта аренды.

1) Улучшения произведены арендодателем с его согласия и за
его счет

НДС

Если арендодатель произвел неотделимые улучшения, то
предъявленный сторонними организациями НДС принимается к вычету.

Если расходы понес арендатор, но улучшения были произведены
с согласия арендодателя, то арендатор имеет право на возмещение расходов. В
этом случае при передаче неотделимых улучшений он обязан начислить НДС и
предъявить его арендодателю к оплате. Предъявленный арендатором НДС
арендодатель вправе принять к вычету.

Налог на прибыль

Если арендодатель производит неотделимые улучшения сам или
возмещает их стоимость арендатору, то стоимость неотделимых улучшений, имеющих
капитальный характер, в налоговом учете арендодателя признается амортизируемым
имуществом. Поэтому указанные капитальные вложения списываются в расходы путем
начисления амортизации (п. 1 ст. 256 НК РФ, п. 1 ст. 258 НК РФ). Амортизация
начисляется в общеустановленном порядке с 1-го числа месяца, следующего за
месяцем, в котором это имущество введено в эксплуатацию.

Кроме того, арендодатель вправе применить амортизационную
премию к неотделимым улучшениям, имеющим капитальный характер (п. 9 ст. 258 НК
РФ). Расходы в виде амортизационной премии отражаются в том отчетном периоде,
на который приходится дата начала амортизации улучшений (п. 3 ст. 272 НК РФ).

В бухгалтерском учете расходы по установке сигнализации
увеличивают стоимость автотранспорта. Поэтому амортизация по таким неотделимым
улучшениям начисляется по общим правилам — с первого числа месяца, следующего
за месяцем установки сигнализации на ТС (п. 21 ПБУ 6/01 «Учет основных
средств», утв. приказом Минфина России от 30.03.2001 № 26н).

Если сигнализация установлена арендодателем с привлечением
специализированной организации, то в качестве первичного документа
рассматривается акт о выполненных работах. Если сигнализацию установил
арендатор, то первичный документ — акт о выполненных работах, составленный
между арендодателем и арендатором.

2) Неотделимые улучшения произведены без согласия
арендодателя

НДС

По мнению контролирующих органов, безвозмездно полученные
арендодателем неотделимые улучшения, произведенные без его согласия,
расцениваются безвозмездно полученными работами (письмо Минфина России от
03.05.2011 № 03-03-06/1/2). В этом случае арендатор, выполнив такие работы на
безвозмездной основе, начислит НДС и предъявит его арендодателю (п. 1 ст. 39,
п. 1 ст. 146 НК РФ).

Счета-фактуры, полученные при безвозмездной передаче
имущества, в книге покупок не регистрируются (п. 19 Правил ведения книги
покупок, применяемой при расчетах по НДС, утв. Постановлением Правительства РФ
от 26.12.2011 № 1137).

Соответственно, вычет НДС, выделенного в таких
счетах-фактурах, не производится (письмо Минфина России от 25.04.2011 №
03-07-14/39).

НДС по безвозмездно полученному имуществу не рекомендуется
включать в стоимость такого имущества. Дело в том, что безвозмездное получение
имущества не поименовано в пункте 2 статьи 170 НК РФ, который устанавливает
закрытый перечень случаев, когда «входной» НДС включается в стоимость товаров
(работ, услуг) (письма УФНС России по г. Москве от 20.05.2011 № 16-15/049561@,
от 30.03.2005 № 19-11/20943@, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от
15.12.2010 № А32-5103/2010-25/7, ФАС Московского округа от 28.09.2010 №
КА-А41/11160-10-П).

Налог на прибыль

Специальных положений, когда неотделимые улучшения, имеющие
капитальный характер, произведены без согласия арендодателя, НК РФ не
предусматривает.

Если арендатор безвозмездно передает арендодателю такие
неотделимые улучшения, то налоговые последствия для арендодателя следующие.

По мнению контролирующих органов, полученные безвозмездно по
окончании срока аренды неотделимые улучшения, имеющие капитальный характер и
произведенные без согласия арендодателя, после окончания срока аренды
учитываются в составе внереализационных доходов арендодателя в качестве
безвозмездно полученных работ (письмо Минфина России от 03.05.2011 № 03-03-06/1/280).

Кроме того, арендодатель не вправе амортизировать
безвозмездно полученные неотделимые улучшения, имеющие капитальный характер.
Поскольку право на амортизацию возникает только в том случае, если арендодатель
возмещает арендатору стоимость таких вложений (абз. 5 п. 1 ст. 258 НК РФ).

Кто должен содержать транспортное средство?

Под содержанием транспортного средства принято понимать его поддержание
в рабочем состоянии, включая осуществление текущего и капитального ремонта, а
также предоставление необходимых для этого запчастей и других принадлежностей.
Согласно статье 634 ГК РФ обязанность содержать транспортное средство возложена
на арендодателя и не может быть передана арендатору условиями договора. Кроме
того, арендодатель обязан осуществлять регулярное техническое обслуживание
транспортного средства. Эту обязанность также нельзя переложить на арендатора
условиями договора.

Под техническим обслуживанием следует понимать комплекс мер,
которые осуществляются для поддержания рабочего состояния транспортного
средства и его деталей, надлежащего внешнего вида, безопасности, профилактики и
т. д. (например, регулярная смена масла в агрегатах, профилактический осмотр).
В отличие от текущего и капитального ремонта транспортного средства,
техническое обслуживание не привязано к каким-либо поломкам и осуществляется
либо в определенные сроки (например, раз в 10 000 км пробега) или по мере
необходимости.

Прописывая в договоре условие о содержании транспортного
средства, не следует возлагать обязанность по его содержанию и техническому
обслуживанию на арендатора. В случае возникновения спора такой договор может
быть признан судом ничтожным.

Пример формулировки условия договора

Арендодатель обязан:

— поддерживать надлежащее состояние сданного в аренду
транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта,
а также предоставление необходимых принадлежностей и запасных частей;

— осуществлять регулярное техническое обслуживание
транспортного средства.

Текущий и капитальный ремонт транспортного средства
осуществляется Арендодателем в течение пяти рабочих дней со дня обнаружения
Арендатором неисправности, а техническое обслуживание осуществляется с
периодичностью один раз в 6 месяцев или через каждые 10 000 км пробега (в
зависимости от того, что наступит раньше).

Техническое обслуживание включает:

— замер давления масла в ДВС и компрессии в цилиндрах ДВС;

— замену масла в ДВС;

— проверку состояния тормозной системы;

— проверку электроприборов транспортного средства.

Отличия договора перевозки от арендного договора на машину с экипажем

Из-за некоторого сходства можно спутать понятия перевозки и аренды автомобиля с экипажем, хотя правила заключения данных соглашений имеют значительные различия.

Основные – цель заключения сделки и предмет оформляемого договора. По договору о перевозке перевозчик должен перевозить пассажиров из одной точки в другую, оговоренную в соглашении. В случае же аренды машины с экипажем арендатор может в установленный период не только использовать ТС, но и полноценно владеть им. При этом не запрещено перевозить других пассажиров.

Специфика обязанностей арендодателя и арендатора 

Арендованный автомобиль должен быть застрахован

Арендодатель и арендатор должны исполнять обязательства, которые характерны только для договора аренды автомобиля. Они определены положениями статей 634-637 Гражданского Кодекса. В соответствии с этими нормами, на арендодателя возлагаются следующие обязанности:

  1. Содержать ТС на протяжении всего оговоренного срока действия договора, а именно, поддерживать состояние транспорта на требуемом для его эксплуатации уровне и своевременно проводить ремонт.
  2. Предоставить услуги по безопасному управлению автотранспортом, а также обеспечить цель аренды. В договоре при этом можно указать и дополнительные услуги.
  3. Предоставить работника, который будет выполнять обязанности водителя в арендованном авто, при этом все расходы на экипаж возлагаются на арендодателя, однако при заключении договора можно прописать и другие правила.
  4. Застраховать транспортное средство и оплачивать услуги страховщика. Ответственность за ущерб, причиненный арендатором в процессе эксплуатации ТС, ложиться на арендодателя.

В тоже время арендатор должен оплачивать расходы, возникшие в связи с эксплуатацией автотранспорта (покупка топлива для заправки авто). Также он обязан оплатить сопутствующие сборы (пользование платными дорогами).

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Андрей Измаилов
Наш эксперт
Написано статей
116
Добавить комментарий