Должностная инструкция документоведа по профстандарту

Правила оформления инструкции

При оформлении ДИ важно учитывать несколько нюансов:

  1. На первом листе сверху и посередине пишется полное название учреждения, так же можно указать реквизиты организации.
  2. В правом углу располагается штамп с отметкой, в которой указывается утверждение документа руководителем. В этой отметке он расписывается и ставит дату утверждения.
  3. Затем по середине пишется заголовок документа, после него размещается полный текст самой инструкции.
  4. В конце документа располагаются подписи директора, самого документоведа и сотрудников, с которыми согласовывалась инструкция.

Обычно создаются 2 экземпляра ДИ. Один экземпляр забирает себе работник — документовед, а второй хранится в отделе кадров.

Общие положения

Относится к категории специалистов. На эту должность назначается служащий с профессиональным высшим образованием, не имеющий стаж работы:

  • На 2-ю категорию — служащий с профессиональным высшим образованием и стажем работы в данной должности более 3 лет.
  • На 1-ю категорию — служащий с профессиональным высшим образованием и стажем работы в должности 2-ой категории более 3 лет.

Назначение или снятие с должности производится после Приказа руководителя организации и на основании действующего трудового законодательства.

Документовед должен знать:

  • Организационные моменты работы.
  • Трудовое законодательство.
  • Архивное дело и документообразование.
  • Трудовой распорядок, основы организации труда и нормы охраны организации.
  • Разноуровневые нормативные документы и акты.
  • Различные методы исследования, анализа, проектирования для развития документационных систем.
  • Классификацию, оформление, хранение и оценку ценности документации.
  • Основы таких наук как, экономика, управление, социальная психология, социология, программирование.

В период отсутствия специалиста по документам его обязанности исполняет сотрудник, которого назначает директор. Этот работник берёт на себя права и обязанности документоведа, так же несет ответственность за их исполнение.

Обязанности

  1. Разработка, внедрение мер по улучшению эффективности работы с документацией.
  2. Установка контроля над состоянием делопроизводства на предприятии.
  3. Внедрение технологических процессов работы с документами.
  4. Разработка мер по улучшению деятельности работников отдела.
  5. Разработка классификации, организацию новых способов ведения и хранения документов.
  6. Принятие мер по упорядочению и оптимизации документов.
  7. Ведение стандартных форм документации и различных табелей.
  8. Участие в отборе документов и подготовка их на отправку в архивы.
  9. Разработка нормативной и методической документации по вопросам документообеспечения.

Права

Документовед имеет право на:

  1. Внесение предложений по улучшению работы, которые связаны с его прямыми обязанностями.
  2. Знакомство с намерениями руководства, которые касаются его деятельности.
  3. Требование от руководства предприятия и сотрудников, выполняющих подготовку документов, оказания помощи в выполнении обязанностей и соблюдения стандартов и требований данной организации.
  4. Сообщение руководителю обо всех недочетах в деятельности организации, которые были выявлены в ходе работы и исполнении должностных прав, обязанностей и внести предложения по их устранению, в пределах своей профессиональной компетенции.

Ответственность

Документовед несет ответственность:

  • На уровне действующего ТК РФ — неисполнение, ненадлежащее выполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных ДИ.
  • На уровнях действующих ТК РФ и ГК РФ — причинение материального ущерба организации.
  • На уровнях ГК, УК и АК РФ — правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности.

Скачать бланк должностной инструкции документоведаСкачать образец должностной инструкции специалиста по документооборотуМы не рекомендуем самостоятельно оформлять документы. Экономьте время – обращайтесь к нашим юристам по телефонам:
8 (800) 350-14-90

Профессиональный стандарт устанавливает трудовые функции и обязанности документоведа в соответствии с его навыками, образованием и уровнем квалификации.

ДИ после разработки кадровыми и юридическими службами предприятия, на основе профстандарта, согласовывается с руководителем структурного подразделения и утверждается директором предприятия

Важно ознакомить сотрудника с ней до подписи основного трудового договора

Для решения вашего вопроса – обратитесь за помощью к юристу. Мы подберем для вас специалиста. Звоните 8 (800) 350-14-90

Плохо

Полезно!

Должностные обязанности документоведа

К общим обязанностям документоведа относят следующие:

  • ведение учета, контроль за исполнением, обеспечение хранения документации;
  • контроль за состоянием делопроизводства;
  • разработка унифицированных систем, а также классификаторов для документации;
  • ведение работы по упорядочению документов и информации;
  • оптимизация документопотока;
  • организация хранения документов;
  • проведение экспертизы ценности;
  • разработка нормативно-методических документов в своей сфере.

Должностные обязанности в учреждениях могут различаться в зависимости от сферы занятости. Если документ работает в судебных органах, то и обязанности его будут связаны с ведением специфичной документации. Если документовед работает в банке, то его обязанностью при работе с документами будет сохранение банковской тайны. В случае работы с документами в медорганизациях – обеспечение врачебной тайны.

Профессия архивиста — Архивы Санкт-Петербурга

Возможно, кому-то это покажется странным и неправдоподобным, но профессия архивиста остается современной профессией, стабильно востребованной на рынке труда, несмотря на использование информационных технологий и переход на ведение электронного делопроизводства.

Архивист XXI века знает не только историю и смежные дисциплины: геральдику, эпиграфику, историю государственных учреждений, палеографию, но и хорошо знаком с электронно-вычислительной техникой и исторической информатикой. Любое предприятие, учреждение имеет свой архив, сам факт существования которого говорит о престиже, устойчивости и стабильности предприятия.

В профессиональные обязанности специалиста архивного дела входят: организация хранения и обеспечение сохранности документов, поступивших в фонд архива; отбор, упорядочение, комплектование архивных документов; систематизация и формирование дел; подготовка сводной описи единиц постоянного и временного сроков хранения; участие в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов. Архивисты занимаются публикаторской работой, а также поиском материалов по тем или иным историческим событиям, организацией выставок архивных документов и исполнением запросов граждан, организаций, поступающим в архивы по различным вопросам, связанным с хранящимися в архивах документами.

Склонность к кропотливой работе, скрупулезность, хорошая словесно-логическая память, внимание, терпение, хорошее зрение, коммуникабельность — вот те качества, которые необходимы в работе архивиста

Получить высшее историко-архивное образование можно:

в Санкт-Петербурге:

  1. Санкт-Петербургский государственный университет Кафедра археографии и архивоведения
  2. Санкт-Петербургский филиал Российского государственного гуманитарного университета

в Москве:

Историко-архивный институт Российского государственного гуманитарного университета

в Санкт-Петербурге:

  1. Государственное образовательное учреждение среднего профессионального образования (ГОУ СПО) Санкт-Петербургский техникум библиотечных и информационных технологий
  2. Государственное бюджетное образовательное учреждение среднего профессионального образования Санкт-Петербургский колледж управления и экономики «Александровский лицей»

Пройти повышение квалификации по специальности «Документоведение-архивоведение» можно:

в Москве:

  1. Факультет подготовки, переподготовки и повышения квалификации архивных работников»Архивная школа» Историко-архивного института РГГУ
  2. Отраслевой центр повышения квалификации по архивному делу и документационному обеспечению управления (ОЦПК) ВНИИДАД

Карьерный рост

Документовед при желании может реализоваться в различных сферах: в аудите, промышленности, образовании. Возможность и скорость карьерного роста в основном зависит от конкретного места работы.

Трудоустроившись в министерство и продемонстрировав профессиональный уровень, документовед может стать впоследствии ведущим специалистом или персональным консультантом руководителя. Также у него есть шансы дорасти до начальника отдела, заместителя управляющего делами и даже до управляющего делами. В маленькой фирме такой специалист вполне способен занять пост заместителя директора. Карьерным пиком документоведа считается подготовка документации для руководящего звена правительства России и президента.

Какая информация должна быть в тексте бумаги

В трудовом законодательстве не существует утвержденного бланка данной бумаги. Ее составляют в так называемой свободной форме. Однако за годы практики выработалась структура для должностной инструкции. Она содержит базовые разделы и дополнительные.

Основные разделы, которые должен включать документ, — это «Общие положения», «Должностные обязанности», «Права» и «Ответственность». В зависимости от масштабов организации и намерений руководства добавляют дополнительные разделы, например, «Условия работы», «Взаимосвязи» и др.

Раздел «Общие положения»

В нем указывают, к какой категории будет относиться работник, какие требования предъявляются к образованию, трудовому стажу, знаниям и навыкам

Важное значение имеют знания законов, касающихся сферы деятельности работника. Документовед должен уметь работать с сервисами по учету и хранению документации

В этом разделе также отмечают, у кого в подчинении будет находиться сотрудник, кто и как будет замещать его при отсутствии.

Таким образом, в этом пункте прописывают основные рабочие моменты, не касаясь конкретных трудовых функций. Им отводится следующий раздел.

Раздел «Должностные обязанности»

Здесь предельно точно расписывают по пунктам, какие задачи должен решать документовед. Перечень будет зависеть от величины компании, от того, есть ли в штате другие специалисты с аналогичной должностью. Документовед должен следить за надлежащим оформлением бумаг, их хранением, помогать работникам с упорядочением документации, работать над улучшением организации документооборота компании.

Важно! Чем конкретнее работодатель пропишет трудовые обязанности сотрудника, тем больше будет шансов, что не возникнут ситуации недопонимания сторон. Также важно, чтобы должностные обязанности соответствовали тем навыкам и знаниям, которые будут перечислены в первом пункте инструкции

Раздел «Права работника»

В этом пункте обозначают список прав работника. Обычно это самостоятельное принятие решений, право на требование и изучение определенной документации, на привлечение других работников к решению своей задачи (в некоторые случаях), на участие в решении каких-либо вопросов в компании, относящихся к своей сфере деятельности.

Раздел «Ответственность работника»

Здесь располагают информацию о видах ответственности, к которой может быть привлечен документовед за недобросовестное выполнение или невыполнение своих функций на рабочем месте. Подробно каждый пункт не расписывают, потому что наказание будет определено уже в ходе правовых разбирательств.

Должностные обязанности документоведа образовательных учреждений

Специалист, работающий в образовательных учреждениях должен ознакомиться с законом «Об образовании». Штат сотрудников школ или детских садов является довольно ограниченным, поэтому документовед должен совмещать обязанности иных должностей, таких как секретарь, делопроизводитель и кадровый работник.

Специалист детского сада помимо общих обязанностей также отвечает за составление трудовых договоров, оформление личных дел, а также ведение книги учета воспитанников детского сада. Документовед, работающий в школе, занимается подготовкой проектов распоряжений руководителя, оформлением личных дел, ведением книги учета учеников, учетом часов работы учителей, обработкой личных дел учеников и сдачей их в архив.

Обучение на Архивиста (Архивариуса)

Курсы

Российский институт профессионального образования «ИПО»

Российский институт профессионального образования «ИПО» — проводит набор учащихся на получение специальности «Архивист (он же Архивариус)» по дистанционной программе профессиональной переподготовки и повышения квалификации. Обучение в ИПО — это удобное и быстрое получение дистанционного образования. 200+ курсов обучения. 8000+ выпускников из 200 городов. Сжатые сроки оформления документов и обучение экстерном, беспроцентная рассрочка от института и индивидуальные скидки. Обращайтесь!

МАЭО (Международная Академия Экспертизы и Оценки) (Дистанционно)

На этом курсе вы можете получить профессию архивиста дистанционно за 1-3 месяца. Диплом о профессиональной переподготовке установленного государством образца. Обучение в полностью дистанционном формате. Крупнейшее образовательное учреждение дополнительного проф. образования в России.

Обязанности документоведа

Copyright: фотобанк Лори Активное развитие предпринимательской деятельности и увеличение количества документов во всех сферах способствовало популяризации ряда профессий.

Одной из них является документовед.

Что входит в обязанности документоведа?

Чем регламентируется его профессиональная деятельность? Ответы на эти и другие вопросы – в нашем материале. Вакансия «документовед» присутствует обычно в крупных компаниях, где для работы с документацией нужен отдельный специалист.

Документовед ведет реестр документов, сортирует их, а также выполняет ряд других задач.

Он знает все о документах и о работе с ними.

Близкой профессией является секретарь и архивист.

Необходимость введения данной вакансии обусловлена тем, что вся документация должна быть правильно рассортирована и перемещена в архив. Именно в этом заключаются главные должностные обязанности документоведа в организации. Без налаженной системы документооборота возникнет хаос и беспорядок в бумагах.

Переход организации на значительно упрощает работу специалиста. Профессиональную деятельность документоведа не стоит считать скучной и заурядной, так как в некоторых случаях он является единственным человеком, посвященным во все деловые тайны компании. Где может работать документовед:

  1. в коммерческих структурах,
  2. в ведомственных архивах,
  3. в административных службах,
  4. в государственных и местных органах власти,
  5. в организациях, занимающихся разработкой информационных систем и др.
  6. в министерствах и ведомствах,
  7. в органах ведомственного управлении,

Работа документоведа связана с большой ответственностью.

Карьерный рост будет зависеть от места работы.

В крупных компаниях документовед может дослужиться до должности управляющего делами, в небольших фирмах – до помощника руководителя

Документовед, должностные обязанности которого включают работу с важной документацией, должен обладать следующими качествами:. МИНИСТЕРСТВО ВНУТРЕННИХ ДЕЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПРИКАЗ от 20 июня 2012 г

N 615 Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации (в ред

МИНИСТЕРСТВО ВНУТРЕННИХ ДЕЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПРИКАЗ от 20 июня 2012 г. N 615 Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации (в ред.

приказов МВД России от 28.05.2013 , от 28.12.2016 , от 25.05.2017 ) В целях совершенствования делопроизводства в органах внутренних дел Российской Федерации — ПРИКАЗЫВАЮ: 1.

Утвердить согласованную с Федеральным архивным агентством прилагаемую по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации. ——————————— Далее — «Инструкция». 2. Руководителям подразделений центрального аппарата МВД России, территориальных органов МВД России, образовательных, научных, медико-санитарных и санаторно-курортных организаций системы МВД России, окружных управлений материально-технического снабжения системы МВД России, а также иных организаций и подразделений, созданных для выполнения задач и осуществления полномочий, возложенных на органы внутренних дел: Абзац первый пункта 2 в ред.

приказа МВД России от 28.12.2016 . 2.1. Организовать в системе служебно-боевой подготовки изучение личным составом положений Инструкции.

2.2. Привести в срок до 1 сентября 2012 года в соответствие с Инструкцией ранее изданные приказы и распоряжения, методические рекомендации.

2.3. Обеспечить ведение делопроизводства в соответствии с требованиями Инструкции. 3. Утратил силу приказом МВД России от 28.12.2016 .

4. Департаменту делопроизводства и работы с обращениями граждан и организаций МВД России (В.А. Майданову) совместно с заинтересованными подразделениями МВД России оказать практическую помощь органам внутренних дел по вопросам организации делопроизводственных процессов.

5. Департаменту по материально-техническому и медицинскому обеспечению МВД России (С.А. Сергееву) обеспечить по заявкам подразделений МВД России изготовление учетных форм и печатно-бланочной продукции, предусмотренных Инструкцией, утвержденной настоящим приказом.

6. Считать утратившими силу приказ МВД России от 4 декабря 2006 г.

Для чего требуется должностная инструкция в компании

Наличие документа позволяет нанимателю решить несколько задач:

  • предельно точно описать требования к сотруднику, его образованию, квалификации;
  • обосновать отказ в приеме на должность, если соискатель не удовлетворяет каким-то требованиям;
  • обосновать правомерность дисциплинарного взыскания, если лицо «провинилось» или недостаточно хорошо выполнило свои обязанности;
  • разделить трудовые функции между несколькими работниками с одинаковыми должностями;
  • закрепить границы ответственности для персонала.

Изучив должностную инструкцию, работник-документовед должен точно понимать, что от него требует работодатель.

Важно! Инструкция может быть как самодостаточным документом, так и приложением к трудовому контракту

Плюсы и минусы

Основное преимущество профессии – ее универсальность. Полученные знания по этой специальности открывают перед выпускником возможность работы в любой компании. Без документооборота не существует ни одна организация, ни одна фирма.

Третье преимущество – приобщение к конфиденциальной информации. Документовед постоянно в эпицентре документопотока организации. Соответственно, ему доступны практически все ее секреты.

Также плюсом считается работа в комфортных условиях офиса. Некоторые добавляют сюда нормированный график работы.

Минусов у профессии документоведа всего два. Первый – монотонность деятельности. А второй – уровень ответственности.

Должностные обязанности

Документовед исполняет следующие обязанности:

3.1. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).

3.2. Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства.

3.3. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления.

3.4. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.

3.5. Организует внедрение систем ведения документации.

3.6. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.

3.7. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.

3.8. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных.

3.9. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения.

3.10. Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.

3.11. ________________________________________________________________.

(иные обязанности)

Преимущества и недостатки профессии документоведа

Профессия документоведа универсальна. Диплом и знания по специальности позволяют выпускнику работать в любой организации, ведь документооборот есть везде. Это главное достоинство профессии.

Вторым преимуществом можно считать возможность работать администратором, архивистом, делопроизводителем, секретарем-референтом, офис-менеджером, помощником руководителя, а не только документоведом.

Третий плюс состоит в том, что, несмотря на кажущуюся рутинность работы, документовед находится в центре информационных потоков в организации и владеет практически всеми ее секретами. Иногда он, кроме высшего руководства, единственный обладатель этих секретов.

Опыт работы и предпринимательская жилка позволяют документоведу при желании организовать собственное дело по предоставлению информационных услуг.

К плюсам профессии можно отнести также работу в офисе в хороших условиях вне зависимости от профиля деятельности предприятия и строгий график работы.

Недостатки профессии документоведа – это однотипность и, самое главное, большая ответственность.

Перечень обязанностей

На документоведа возложено довольно много обязанностей. Должностная инструкция представителя этой профессии гласит о том, что ему надо:

  • составлять, учитывать, хранить, обеспечивать перемещение и контролировать исполнение документов;
  • систематизировать документооборот;
  • организовывать оптимальный документопоток в рамках компании;
  • заниматься организацией разработки специальных классификаторов для документации;
  • сортировать деловые бумаги и определять их ценность;
  • передавать в архив те документы, у которых уже истек срок действия;
  • наводить порядок во входящих документах;
  • создавать базы хранения электронной документации, а также электронные адреса, индексы и номера регистрации;
  • готовить необходимые материалы для встреч, деловых переговоров и совещаний.

Ведущий документовед занимается выполнением тех же функций. От рядового сотрудника его отличает лишь более высокая ответственность и необходимость обеспечивать заданиями подчиненных работников.

Теоретические знания

В обязанности документоведа входит не только работа с уже существующими документами, но и составление новых. Разумеется, они должны быть грамотно оформленными. Излагать информацию необходимо кратко, четко и, самое главное, понятно.

Сейчас для хранения многих документов используются электронные носители. Информационный обмен происходит посредством компьютерной сети. Следовательно, специалисту надо уметь разбираться в компьютерных программах.

Одно из основных умений современного документоведа – грамотное формирование электронных баз данных. Кроме того, ему нужно уметь быстро объясняться с системными администраторами и работниками технической поддержки установленного программного обеспечения.

Содержать документы в архиве – не так уж и просто, как может показаться. Документоведу потребуются знания правил хранения деловых бумаг и техусловий. Сначала все надо систематизировать по назначению, степени секретности, срокам и условиям их хранения. Затем – оптимизировать поиск.

Без определенного багажа теоретических знаний работать документоведом практически невозможно. Поэтому качественное образование – обязательный шаг к получению этой должности.

Личные качества

Кроме знаний, умений и навыков, работодателя интересуют личные качества соискателя. В первую очередь – способность запоминать информацию. Ведь документоведу приходится иметь дело с огромными объемами данных.

Представитель этой профессии должен обладать внимательностью, скрупулезностью, аккуратностью и быть ответственным человеком. Все это необходимо для работы с документацией

Мельчайшая ошибка, нарушение законодательных норм, утрата важной бумаги – все это может влететь предприятию в копеечку

Документовед должен быть усидчивым и грамотным. Помимо этого, ему желательно обладать хорошими коммуникативными навыками, креативностью и организаторскими способностями. Это пригодится для оптимизации документооборота, а также для работы со структурой организации.

Если фирма маленькая, документовед вынужден работать в одиночку. В таком случае для повышения эффективности не обойтись без дисциплины и самоконтроля.

Кто такой документовед?

Документовед – высококвалифицированный специалист в области делопроизводства и документоведения, обеспечивающий порядок в бумагах предприятия или организации. Родственные профессии: архивист, секретарь, организатор делопроизводства.

Название профессии произошло от латинского documentum (доказательство) и старославянского вѣдѣти (знать). Другими словами, изначально документоведы, функции которых, кстати, раньше выполняли писцы, скорее фиксировали доказательства о юридической подоплеке того или иного события, чем систематизировали документы. Привычное нам понятие документоведение приобрело только в первой половине 20 века, когда Поль Отле расширил значение слова «документ» до того, что документом стали называть любую информацию, зафиксированную на материальном носителе. Одновременно с этим возникла и профессия документоведа, обязанности которого кардинально отличались от обязанностей писца.

Профессиональные обязанности документоведов сегодня включают в себя не только составление документов, но и:

  • разработку форм и табелей документов;
  • систематизацию состава документооборота;
  • экспертизу и организацию хранения документов;
  • обеспечение «движения» документов от руководства к подчиненным;
  • создание документальных баз;
  • визирование входящих документов и присвоение им регистрационного индекса и электронного адреса хранения;
  • осуществление сортировки документации и передачи в архив устаревшей информации;
  • оптимизация документопотока организации или предприятия.

Описание профессии

Кто же такой документовед? Он регистрирует и учитывает документы компании, организации или учреждения. Такая работа сходна с деятельностью секретаря, архивиста и делопроизводителя. Вместе с тем перечисленные должности не дублируют друг друга.

Что должен делать документовед? Работать с документами. Но как именно? Например, руководство организации издало некое распоряжение. Специалист должен, руководствуясь нормативами, правильно его оформить и довести до сведения тех сотрудников, которым оно адресовано. Любая деловая бумага рано или поздно устаревает и в конечном итоге выходит из текущего оборота. Когда это случается, ее надо определить в соответствующую папку (по какому принципу это делается, обозначено в законодательных актах по делопроизводству) и убрать в архив. Всем этим занимается документовед.

В масштабных компаниях на документоведа возлагаются огромные объемы работы. Поэтому в штат там берут нескольких специалистов и делят обязанности между ними. Таким образом, за оформление, регистрацию документов, ввод их в базу данных, контроль за исполнением и сохранение отвечают разные работники. Документоведением в данном случае занимается целое структурное подразделение.

Должностные обязанности документоведа образовательных учреждений

Специалист, работающий в образовательных учреждениях должен ознакомиться с законом «Об образовании». Штат сотрудников школ или детских садов является довольно ограниченным, поэтому документовед должен совмещать обязанности иных должностей, таких как секретарь, делопроизводитель и кадровый работник.

Специалист детского сада помимо общих обязанностей также отвечает за составление трудовых договоров, оформление личных дел, а также ведение книги учета воспитанников детского сада. Документовед, работающий в школе, занимается подготовкой проектов распоряжений руководителя, оформлением личных дел, ведением книги учета учеников, учетом часов работы учителей, обработкой личных дел учеников и сдачей их в архив.

Должностные обязанности документоведа в высших учебных заведениях складываются исходя из того, что помимо образовательной деятельности ВУЗы также ведут и научную деятельность. Поэтому помимо общих обязанностей, документоведу также нужно будет заниматься подготовкой документов для заседаний, совещаний, вести протоколы, а также по поручению декана вести телефонные переговоры.

Перспективность профессии

Информация – важный, нужный и актуальный товар. Но для ее поиска, обработки и хранения требуются финансовые, временные и трудовые затраты. Свести их к минимуму помогает документовед. Ведь он знает, как наладить грамотный документооборот и оптимизировать работу с потоками информации.

Сегодня профессия «документовед» не утратила востребованности. Более того – она переживает второе рождение. Толчком к этому послужило развитие экономики и переведение документооборота в электронный формат.

Таким образом, профессиональный документовед без работы не останется. Навыки, которые он получает вместе с опытом, пользуются неизменно высоким спросом во многих сферах и отраслях. Даже если со временем бумажных документов не останется вовсе, он сможет вести документооборот в электронном виде и работать в сети.

Источники

  • https://bos-time.ru/deloproizvodstvo/dolzhnost-dokumentoved.html
  • http://proforientir42.ru/dt_profession/dokumentoved/
  • https://edunews.ru/professii/obzor/ofisnye-professii/dokumentoved.html
  • https://buhguru.com/kadrovaya-rabota/chem-zanimaetsya-dokumentoved-dolzhnostnye-obyazannosti.html
  • https://spmag.ru/articles/obyazannosti-dokumentoveda
  • https://online-buhuchet.ru/dolzhnostnye-obyazannosti-dokumentoveda/
  • https://FB.ru/article/218290/professiya-dokumentoved-doljnostnyie-obyazannosti
  • https://fulledu.ru/articles/664_dokumentoved.html

Описание профессии

Документовед – специалист по разработке и внедрению технологических процессов работы с документами и документной информацией. Современное человеческое общество, его благополучие и развитие немыслимо без общения людей, без деятельности по сбору, обработке и распространению информации как социальной, так и научно-технической. Любое учреждение, организация и предприятие отражает свою деятельность в многочисленных служебных документах: решениях, распоряжениях, приказах, планах, графиках, отчетах, справках, докладных записках и т.д. Деятельность по организации работы с документами называют документоведение. Осуществляют эту работу документоведы.

Труд документоведа является необходимым элементом в большом и сложном механизме управления. Он должен знать документоведение и патентоведение, историю и организацию работы государственных учреждений, теорию и практику научно-технической информации, а также логико-математические методы ее обработки, средства и системы механизации и автоматизации документоведения.

Историческая сводка

Название профессии «документовед» представляет собой сочетание латинского слова documentum (в переводе обозначает «доказательство») и старославянского слова вѣдѣти (переводится как «знать»). Первоначально документоведы занимались фиксацией юридических причин тех или иных событий. Систематизировать документы они стали гораздо позднее.

Документоведение примерно в том виде, в котором мы его знаем сегодня, оформилось лишь в первой половине 20 столетия. Произошло это, когда бельгийский предприниматель и юрист Поль Отле внес коррективы в значение слова «документ», сделав его более широким: такой статус получала любая информация, если она была зафиксирована на каком-либо материальном носителе. Таким образом, количество важных бумаг выросло в разы. Следовательно, возникла необходимость в отдельной штатной единице, которая занялась бы приведением их в порядок. Подготовкой квалифицированных специалистов, владеющих современными методами работы с документами, стали заниматься учебные заведения.

Правовые основы работы документоведом

Отдельная профессия (должность) документовед предусмотрена, в частности, Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37).

Кроме того, приказом Минтруда от 10.05.2017 № 416н закреплён профстандарт документоведа. Правда, называется он «Специалист по управлению документацией организации». Но это не имеет принципиального значения.

Учтите, что при наличии соответствующего функционала должностная инструкция документоведа должна соответствовать этим документам.

Отметим, что обычно вакансии документоведа размещают учреждения (школы, сады и т. п.), а также организации, постоянно имеющие дело с документальной информацией как основным предметом работы сотрудников.

Требования к документоведу

Документовед, должностные обязанности которого включают работу с важной документацией, должен обладать следующими качествами:

  • ответственность;
  • внимательность;
  • аккуратность;
  • скрупулезность;
  • усидчивость;
  • грамотность;
  • хорошая память;
  • самоорганизованность;
  • дисциплинированность;
  • коммуникационные навыки.

Кроме того, документовед должен:

  • иметь среднее или высшее образование по специальности «Документоведение» или смежным специальностям;
  • уметь работать с ПК;
  • знать архивное дело;
  • знать порядок оформления, классификации и хранения документов;
  • иметь опыт работы с документацией.
Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Андрей Измаилов
Наш эксперт
Написано статей
116
Добавить комментарий