Какие документы нужны для трудоустройства

Порядок оформления работника в штат компании

Предоставление гражданином документов и передача их нанимателю. Работодатель принимает всю оформляемую документацию, проверяет её на подлинность, а далее проводит анализ

После чего принимается решение о трудоустройстве.
Какие именно бумаги необходимо предоставлять? Гражданину важно подготовить следующий пакет документов при приеме на работу:
действующий паспорт РФ;
трудовую книжку (если она отсутствует, то заводится новый документ);
страховое свидетельство (СНИЛС – пластиковая карточка зелёного цвета);
документ, свидетельствующий об отсутствии или наличии судимости (может быть запрошен работодателем);
если физическое лицо является военнообязанным (военный билет или свидетельство);
присвоенный номер налогоплательщика (ИНН нужен);
документы, подтверждающие образование (дипломы, аттестаты и другие корочки нужны) предоставляются по требованию нанимателя.
Вот какие бумаги нужны, если говорить в общих чертах.
Есть и другие правили оформления и документирования. К примеру, на первом этапе наниматель должен сделать ещё один необходимый шаг, а именно — выяснить, есть ли у будущего работника какие-либо ограничения, связанные с выполнением определённой деятельности (статья 351 ТК РФ).

Перед тем, как начать оформлять документы, предъявляемые при приеме на работу, (в определённых ситуациях), наниматель может попросить у гражданина медицинскую справку

Она должна оформляться при обследовании в медучреждении. После этого на руки выдадут заключение – справку. Её вправе требовать в следующих случаях:
если рабочая деятельность связана с продуктами питания и пищевой промышленностью;
если на работу устраивается лицо, не достигшее совершеннолетия;
справку могут попросить у физических лиц в иных случаях (статья 69 ТК РФ).

Написание заявления будущим работником. Основанием для приёма в компанию нового сотрудника может служить написанное заявление от его имени. При одобрении такого документами всеми членами руководства, он визируется гендиректором организации. После чего специалисты по кадровой работе приступают к оформлению.
Однако на данный момент такие заявления являются не обязательными и на практике можно обойтись и без них. Главным основанием при трудоустройстве является заключённое и подписанное обеими сторонами трудовое соглашение.

Заключаем договор. Трудовое соглашение – главное основание для установления деловых отношений между нанимателем и будущим работником. Договор включает в себя перечень прав и обязанностей между сторонами, визируется их подписями, закрепляется оттиском печати и составляется в 2-х экземплярах (по экземпляру каждой стороне).
Регистрируем трудовое соглашение в специальном журнале. Фиксировать порядковый и номер в журнале необходимо также и все дополнительные договора (о материальной ответственности, о не разглашении тайны и т. д.) После того, как работник получил свои экземпляры на руки, он должен проставить подпись в соответствующей строке журнала.
Издаём приказ. Прежде, чем сотрудник приступит к своим обязанностям и полномочиям, должен быть издан приказ, которой служит основанием для этого. В таких приказах обычно фиксируются условия, на которых физическое лицо принимается на работу. Виза в документе проставляется обеими сторонами. Обычно используются формы №Т-1 и №Т-1а.

Знакомим будущего работника с должностной инструкцией и обязанностями. После ознакомления сотрудник проставляет личную подпись и текущую дату. Инструкция разрабатывается в двух экземплярах, один из которых остаётся у работника.
Если на работу принимаются одновременно несколько физических лиц с одинаковыми обязанностями, то лист ознакомления можно оформить один на всех.

Заполняем трудовую книжку. На запись в трудовой книжке отводится 5 дней. Лучше не торопиться, потому что в некоторых ситуациях человек просто может не выйти на работу.

После отметки в трудовой книге фиксируем саму книжку в журнале учёта.
Оформление личной карточки работника (форма Т-2).
Формирование табеля учёта рабочего времени. Для этого используются 2 формы: Т-12 и Т-13.
После того, как в компании появились наёмные работники, необходимо зарегистрировать компанию в ПФР (срок 1 месяц), ФСС (срок 10 дней), ФОМС (срок 1 месяц).

Вот такой порядок оформления на работу существует.

Работодателю также будет полезно знать, как правильно оформить нового сотрудника.

Оформление документов во время трудоустройства

В соответствии с установленными правилами сама процедура трудоустройства должна быть проведена работодателем в официальной форме. При этом в его обязанности будет входить оформление следующих наиболее важных документов:

  1. Трудовой договор. Именно он является главным документом, в содержание которого должна быть включена вся необходимая информация относительно возникших между сторонами отношений, а также особенностей и порядка будущей профессиональной деятельности гражданина. Трудовой договор всегда оформляется в двух равноценных экземплярах – один из них остается на постоянном хранении у работодателя, в то время как другой – выдается на руки новому сотруднику.
  2. Трудовая книжка работника. Также является важнейшим документом, в который помещается вся необходимая информация относительно профессиональной деятельности человека в течение всей его жизни. На работодателя всегда возлагается обязанность по грамотному заполнению трудовой книжки подчиненного, в соответствии с действующими правилами. Первая запись вносится в данный документ в момент трудоустройства подчиненного и начала исполнения им возложенных профессиональных функций.
  3. Приказ о трудоустройстве. Представляет собой официальное распоряжение уполномоченного лица. В данном документе руководитель организации выражает имеющееся у него согласие относительно трудоустройства гражданина. После составления приказа с его содержанием обязательно знакомят и самого сотрудника, с проставлением им личной подписи.
  4. Личная карточка. Представляет собой внутренний кадровый документ компании. В него вписываются индивидуальные сведения относительно нового сотрудника, а именно – его ФИО, должность, на которую он был принят, присвоенный табельный номер и т.д.
  5. Личное дело сотрудника. Оно также представляет собой документ, а точнее – совокупность некоторых бумаг, которые хранятся в отделе кадров. В личное дело будут подшиваться все приказы, которые создавались руководителем в отношении данного служащего, а также иные важные материалы.

Заключительный этап: оформление документов и допуск к работе

Подготовительный этап: необходимые документы и их проверка

Кто имеет доступ к информации

После вступления в силу Федерального закона «О персональных данных» №152 кадровые работники получили некоторые ограничения в области использования личных сведений.

Согласно данному нормативному акту, доступ к личным данным сотрудника имеет определенный круг лиц. Установленные лица располагают сведениями, относящимися к персональным данным работника, ввиду своей профессиональной деятельности. К ним относятся сотрудники отдела кадров, которые оформляют приказы и имеют доступ в личное дело, а также работники бухгалтерии, производящие расчет и начисление заработной платы.

Кроме того, данные сотрудники уполномочены предоставлять сведения о работниках в государственные организации, такие как Пенсионный фонд, Налоговая инспекция, а также медицинские организации (при оформлении договоров на дополнительное медицинское страхование). В таком случае каждый работник подписывает соглашение о согласии на передачу персональных сведений третьим лицам.

Учтите! Тем не менее, законом установлено, что передача персональной информации другим лицам, даже если они являются сотрудниками данной организации, рассматривается как разглашение персональных сведений.

Ответственность за неоформление трудовых отношений

Работодатель должен быть готов к тому, что в случае ненадлежащего и несвоевременного оформления трудовых отношений ему придётся отвечать перед законом. Для работодателей предусмотрена как административная, так и уголовная ответственность.

Ответственность по субъекту разделяется на два вида:

  1. Ответственность должностного лица (ряда сотрудников, для которых официальное оформление наёмных работников является прямой должностной обязанностью). Они отвечают перед руководством предприятия, санкции по закону не предусмотрены.
  2. Ответственность работодателя в статусе юридического лица.

Административная ответственность наступает в том случае, если работодатель уклоняется от оформления трудового договора с работником или заключает его ненадлежащим образом.

Такая ситуация подразумевает наложение следующих штрафов:

  • на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица — от 5 до 10 т. р.;
  • для юридических лиц — от 50 до 100 т. р.

Если это уже не первое подобное нарушение, то сумма штрафов значительно возрастает. Если трудовая деятельность неоформленного работника продолжается длительное время, нанимателю грозит уголовная ответственность за уклонение от уплаты налогов и сборов (ст. 199.1 УК РФ). В таком случае провинившимся грозит штраф до 300 т. р. или лишение свободы с возможным запретом на дальнейшее ведение деятельности в данной сфере.

Дополнительные документы

  • Медицинская (санитарная) книжка. Выдается санэпидемстанцией. Требуется для работников общепита, педагогов, а также в сфере торговли и медицины.
  • Справка об отсутствии или наличии судимости. Нужна при поступлении на должность, к осуществлению деятельности по которому, в соответствии с действующим российским законодательством, не могут быть допущены лица, подвергающиеся уголовному преследованию или имеющие судимость.

Медицинская справка о прохождении медосмотра. Требуется для несовершеннолетних и определенных категорий наемных работников.

Отдельно стоит акцентировать внимание на приеме на работу иностранца, поскольку в этом случае трудоустройство является возможным только при наличии у последнего разрешение на осуществление в России профессиональной деятельности, которое выдается ФМС по месту пребывания. При этом ФЗ № 115 запрещается иностранному гражданину работать вне субъекта Российской Федерации, в пределах которого он имеет право на временное проживание

В остальном перечень документов при принятии на работу гражданина иного государства аналогичен трудоустройству россиян

При этом ФЗ № 115 запрещается иностранному гражданину работать вне субъекта Российской Федерации, в пределах которого он имеет право на временное проживание. В остальном перечень документов при принятии на работу гражданина иного государства аналогичен трудоустройству россиян.

Дополнительные документы при приёме на работу

Приведённый выше перечень документов, необходимых при приёме на работу, неизменный и при заключении гражданского договора с работодателем. Однако, в некоторых случаях, прописанных в нормативных актах, могут потребоваться дополнительные документы. Речь идёт о специфических сферах рабочей деятельности. В качестве примеров, можно привести такие случаи:

  • На работу принимается гражданин, относящийся к военнообязанной категории. Это мужская часть населения призывного возраста – от 18 до 27 лет, а также лица, имеющие медицинское образование. В данном случае, согласно трудовому законодательству, работодатель не имеет права оформить военнообязанного гражданина на работу, пока он не предъявит свой военный билет с отметкой о постановке на учёт в военном комиссариате.
  • При приёме на работу в педагогические учреждения, где обучаются несовершеннолетние дети, соискателю понадобится представить справку об отсутствии в прошлом судимости. Получить её можно в районном отделе полиции, либо заказать по почте или интернету в региональном информационном центре МВД. Кроме того, справка об отсутствии судимости потребуется гражданину, желающему занять должность в аппарате государственного управления, МВД, ФСБ, органах юстиции и ряде других специфических сфер.
  • Для работников медицинских, общеобразовательных и дошкольных учреждений, предприятий сферы общественного питания и торговли продуктами питания обязательно прохождение медицинского осмотра, с занесением его результатов в личную санитарную книжку. Отсутствие санитарной книжки у работников перечисленных организаций считается грубым нарушением трудового законодательства со всеми вытекающими отсюда последствиями.
  • Несовершеннолетние граждане, решившие устроиться на работу, должны иметь письменное разрешение от обоих родителей, заверенное их личными подписями. Кроме этого, закон обязывает работодателя за свой счёт обеспечить прохождение подростком медицинского осмотра перед тем, как он приступить к исполнению своих трудовых обязанностей. Данная медицинская справка подшивается сотрудниками отдела кадров к личному делу рабочего-подростка. Право официального трудоустройства у детей появляется по достижении ими четырнадцати лет, когда им на руки выдаётся паспорт гражданина РФ.
  • Иностранцы, желающие устроиться на работу в России, должны иметь на руках официальное разрешение, получаемое в миграционной службе. Документы, необходимые при приёме на работу, для граждан стран дальнего зарубежья и для граждан государств, входящих в СНГ, различны. Для граждан государств, с которыми имеется договор о безвизовом посещении, достаточно получить специальный патент. Жители прочих стран вынуждены оформлять полноценное разрешение на ведение трудовой деятельности в РФ. Она выдаётся отделом ФМС, в соответствии с квотами, предоставляемыми Минтруда.

Другой комментарий к статье 65 ТК РФ

§ 1. В отличие от прежнего КЗоТа РФ (ст. 19) Трудовой кодекс в ч. 1 комментируемой статьи содержит перечень документов, которые лицо, поступающее на работу, обязано предъявлять работодателю. К таким документам относится паспорт. Он выдается всем гражданам Российской Федерации, достигшим четырнадцатилетнего возраста и проживающим на территории РФ (см. п. 1 Положения о паспорте гражданина Российской Федерации, утв. Постановлением Правительства РФ от 8 июля 1997 г. (в ред. от 23 января 2004 г.) // СЗ РФ. 1997. N 28. Ст. 3444). Лица, уволенные из Вооруженных Сил РФ, предъявляют также военный билет; удостоверение личности для военнослужащих (офицеров, прапорщиков, мичманов).

§ 2. Вторым документом является трудовая книжка. О ней подробнее см. ст. 66 ТК и комментарий к ней.

§ 3. В числе необходимых документов — страховое свидетельство государственного пенсионного страхования. Работодатель вправе потребовать от лица при приеме на работу такое свидетельство в соответствии с Федеральным законом от 1 апреля 1996 г. «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного пенсионного страхования» (СЗ РФ. 1996. N 14. Ст. 1401).

§ 4. Для лиц, подлежащих призыву на военную службу, необходимыми являются документы воинского учета: а) у граждан, пребывающих в запасе, — военный билет (временное удостоверение, выданное взамен военного билета; б) у граждан, которые подлежат призыву на военную службу, — удостоверение граждан, подлежащих призыву на военную службу.

§ 5. При приеме на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, гражданин предъявляет документ об образовании, получении соответствующей квалификации или наличии специальных знаний. Например, диплом о высшем медицинском образовании, аттестат о среднем образовании, диплом об окончании ПТУ, удостоверение на право вождения автобуса, троллейбуса, трамвая, свидетельство киномеханика и др.

§ 6. В соответствии с ч. 2 ст. 65 Кодекса в отдельных случаях с учетом специальных работ может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора других дополнительных документов.

Например, при приеме на работу лиц моложе 18 лет и для некоторых других категорий работников (врачи, педагоги) работодатель вправе потребовать от них предъявления соответствующей справки о состоянии здоровья. Подробнее см. ст. 213 ТК и комментарий к ней.

При приеме на работу инвалидов необходима рекомендация МСЭК, при приеме на работу по конкурсу на замещение вакантных должностей — письменная характеристика с последнего места работы. Для государственного служащего при назначении на руководящую должность необходимо представление декларации о его доходах и медицинского заключения о состоянии здоровья.

§ 7. Необходимо помнить, что законодатель запрещает требовать от лица, поступающего на работу, другие документы, помимо предусмотренных Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ

Это является важной юридической гарантией

§ 8. В соответствии со ст. 18 Федерального закона «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации» (СЗ РФ. 2002. N 30. Ст. 3032) Правительство РФ Постановлением от 30 декабря 2002 г. N 941 утвердило Положение о выдаче иностранным гражданам и лицам без гражданства разрешения на работу. Такое разрешение выдает Министерство внутренних дел РФ. Разрешение на работу является документом, подтверждающим право иностранного гражданина на временное осуществление на территории Российской Федерации трудовой деятельности или право иностранного гражданина, зарегистрированного в Российской Федерации в качестве индивидуального предпринимателя, на осуществление предпринимательской деятельности.

Такое разрешение для работы на территории Российской Федерации выдается иностранному гражданину, достигшему 18-летнего возраста.

Разрешение на работу выдается работодателю для каждого иностранного работника.

§ 9. Если гражданин впервые заключает трудовой договор, то работодатель заводит на него трудовую книжку и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования.

§ 10. Если при поступлении на работу лицо не имеет трудовой книжки (в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине), работодатель обязан по письменному заявлению этого лица с указанием причин отсутствия оформить новую трудовую книжку.

Какие документы необходимы для работы по совместительству?

Многие люди, которые хотят начать работать по совместительству, часто теряются перед тем, какие документы им придется собрать. Например, трудовая книжка находится у основного работодателя, предоставить ее не получится.

На самом деле список документов достаточно прост.

  • Документ, удостоверяющий личность.
  • Все необходимые документы, подтверждающие образование или владение навыками для выполнения определенной работы.
  • Страховое свидетельство, которое никогда не отдают работодателю.
  • Подтверждение с основного места работы о том, что вы действительно там работаете, а также о характере труда.
  • Медицинская справка, если ее требует работодатель.

Видео по теме статьи:

https://www.youtube.com/watch?v=BftpYUiQxKg

Дополнительные документы

Точный перечень обязательных документов, которые кандидат должен представить во время своего трудоустройства, включает в себя определенное количество основных бумаг. Однако на практике нередко можно встретить и такие ситуации, при которых работодатель требует от соискателя предоставления дополнительных материалов. К наиболее распространенным из них можно отнести следующие сведения:

  1. Справка об отсутствии судимости. Данный документ весьма популярен у современных работодателей. Это неудивительно, ведь каждый начальник желает, чтобы в его коллектив попал максимально добросовестный и ответственный специалист. Для того чтобы получить данную справку, заинтересованному лицу необходимо будет обратиться в местное отделение полиции и сделать соответствующий письменный запрос.
  2. Медицинские заключения. Данные документы могут входить в обязательный перечень бумаг, если речь идет о некоторых особенных профессиях. В частности, подобные профессии бывают связаны со сферой образования, обслуживания, приготовления пищи и т.д.
  3. Заявление о приеме на работу. Еще несколько лет назад данный документ являлся обязательным. Гражданин должен был выразить свое желание относительно трудоустройства в письменной форме. Для этого он и составлял заявление на имя своего будущего начальника. Однако недавно введенные правила внесли некоторые поправки. Теперь данный документ вовсе не является обязательным. Свое согласие относительно работы в конкретном учреждении работник выражает путем подписания соответствующего трудового договора с новым работодателем. Но, несмотря на внесенные изменения, существующая практика показывает, что многие руководители предпочитают придерживаться старого порядка и требуют от будущих сотрудников соответствующих заявлений. Сразу следует отметить, что сам факт составления такого заявления не будет являться нарушением действующих норм.
  4. Справка о доходах с предыдущего места работы. Такой документ действительно может быть истребован работодателем в некоторых случаях, например, когда на новом месте работы будет учтен доход сотрудника по его предыдущему месту исполнения профессиональных обязанностей. Необходимо отметить, что к данному требованию работодателя не следует относиться без внимания, так как очень часто предоставление такого документа оказывается выгодным для самого соискателя.
  5. Характеристика с предыдущего места работы. В некоторых случаях, работодатель может захотеть получить информацию о том, какие именно достижения были совершены его потенциальным сотрудником на предыдущем месте работы, что думает прошлый начальник об этом служащем и т.д. В таком случае, оптимальным решением может стать визит к бывшему работодателю и получение соответствующей характеристики.
  6. Документы о текущем семейном положении подчиненного. Сюда можно отнести следующие бумаги: свидетельство о браке, о рождении детей, различные справки о наличии у гражданина нетрудоспособных иждивенцев и т.д. Дело в том, что с помощью представления подобного документа работодатель сможет утвердить для своего нового служащего различные льготы и поощрения, если наличие таковых устанавливается внутренними положениями компании.

Документы, необходимые при приеме на работу для реализации социальных и налоговых гарантий работника

Дополнительные сведения

Согласно законодательству, указанный список – это максимально возможный пакет документов, который вправе требовать наниматель. Однако иногда он просит предоставить дополнительные данные.

К таковым можно отнести:

Заявление о зачислении в штат компании. Следует заполнить бланк непосредственно в процессе оформления в качестве сотрудника. Бумага будет подшита в личное дело.
Фото размером ¾ в количестве 3 шт. Используются для вклейки в личное дело, пропуск, личную карточку (форма Т-2).
ИНН (налоговое свидетельство).
Когда соискатель меняет место трудоустройства, наниматель может попросить его предоставить справку по форме 2-НДФЛ

Если потребуется оплатить больничный, во внимание берется доход на предыдущем месте работы. Для нового работника это только на пользу, особенно когда стаж на текущей работе минимальный.
Характеристика, полученная от прошлого работодателя

Позволяет рассчитывать на лучшую должность и более выгодные условия.
Для получения каких-либо льгот может потребоваться справка о заключении брака, о составе семьи. Если у кого-то из близких имеется инвалидность, об этом стоит упомянуть и предоставить копию соответствующего заключения.
Иногородним кандидатам стоит подготовить справку о наличии временной регистрации.

Согласно закону, эти данные необязательны. Однако их наличие существенно увеличивает вероятность одобрения кандидатуры.

Когда соискатель пытается устроиться на государственную или муниципальную службу, от него потребуется следующая информация:

  • Сведения об уровне дохода за предшествующий текущему год.
  • Данные о расходах, наличии имущества и обязательств по нему. Если у соискателя есть семья и несовершеннолетние дети, по ним так же следует подать указанные сведения.

Данный перечень является вполне правомерным, если судить по законодательству нашей страны.

Какие документы нужны для трудоустройства несовершеннолетних

Работать несовершеннолетним можно только тогда, когда они уже обзавелись паспортом. Этот документ является основным. Человека до 18 лет имеют право брать на работу только не на полный день.

Соответственно, когда заводится трудовая книжка на будущего молодого сотрудника — в ней указывается то, что человек принят на работу на неполную ставку с сокращенным рабочим днем. Только таким образом несовершеннолетний может работать официально.

Будьте осторожны. Сегодня существует очень много новых организаций, которые снимают помещение. Они могут у вас потребовать другие документы. Например: оригинал (или ксерокопия) документов о собственности движимого или недвижимого имущества. Это делать категорически запрещено! Это мошенники.

Будьте осторожны, когда вам говорят, что организация новая, и вам нужно походить на семинары и прослушать курс лекций (на одной из таких лекций вам расскажут, что вы должны делать вложения, которые вам принесут 100% прибыль в кратчайшие сроки).

Не верьте! Вы потратите свои последние гроши, а вернуть ничего не сможете. Да и доказать, что вы работали в такой организации также будет невозможно. Постарайтесь узнать про компанию в интернете (там много пишут отзывов). Если у вас самих нет такой возможности – попросите друзей или родственников, так как дело серьезное.

Очень мелкие мошенники предложат вам купить у них книжечку, после которой вас якобы примут на работу. Запомните! Настоящая организация никогда ничего не продает своему будущему сотруднику!

В принципе, это все, что вам нужно знать о документах при трудоустройстве и что вас в дальнейшем может ожидать.

Документы при самостоятельном устройстве на работу

Если вас по каким-либо причинам не устраивает поиск вакансий через центр занятости, либо предлагаемые там варианты вам не подходят, можно попытаться самостоятельно найти работу. Благо, что сегодня всяческими предложениями от работодателей заполнены соответствующие интернет-порталы и печатные СМИ. Выбрав подходящее предложение прежде, чем нанести визит в отдел кадров организации-работодателя, необходимо позаботиться о сборе необходимого пакета документации. Список документов при приёме на работу, регламентирован законодательными нормативами. Он выглядит следующим образом:

  • Удостоверение личности. Обычно в этом качестве выступает общегражданский паспорт РФ. Для иностранных подданных таким документом является паспорт страны, из которой прибыл гражданин, плюс документы, подтверждающие разрешение на нахождение в России, и занятии на её территории трудовой деятельностью.
  • Трудовая книжка. Она необходима для подтверждения квалификации работника – стажа работы по данной специальности.
  • Квалификационные документы. Требования к ним могут быть различными, в зависимости от особенностей предлагаемой должности – водительское удостоверение, диплом бухгалтера, лицензия охранника и т.д.
  • Свидетельство о постановке на учёт в пенсионном фонде (СНИЛС).

Если гражданин только начинает свою трудовую деятельность, и не имеет трудового стажа, то обязанности по оформлению трудовой книжки и пенсионной страховки ложатся на работодателя.

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Андрей Измаилов
Наш эксперт
Написано статей
116
Добавить комментарий