Начальник отдела кадров: должностная инструкция, обязанности

Общие положения документа

Раздел «Общие положения» должностной инструкции начальника отдела кадров должен включать в себя следующие сведения:

  1. Информацию по категории данного работника. В соответствии с общими правилами начальника отдела кадров следует относить к руководителям.
  2. Сведения относительно установленного порядка назначения сотрудника на данную должность, а также снятия с нее. В соответствии со стандартными нормами данные процедуры осуществляются на основании одного главного документа, а именно – соответствующего распоряжения руководителя компании либо иного уполномоченного лица.
  3. Информацию о требованиях, которые предъявляются к гражданам, желающим устроиться на должность начальника отдела кадров. К основным требованиям можно отнести следующие:
    • обязательное наличие высшего профессионального образования;
    • наличие минимального стажа работы в должности начальника отдела кадров либо в иной руководящей должности – 1 год.
  4. Сведения относительно подчиненности сотрудника, работающего в должности начальника отдела кадров. Как правило, он подчиняется непосредственному руководителю организации, а также начальникам различных структурных подразделений.
  5. Информацию о порядке и особенностях замещения начальника отдела кадров, в случае его временного отсутствия на рабочем месте, например, по причине нахождения в ежегодном оплачиваемом отпуске, в служебной командировке, на больничном и т.д. Во время такого отсутствия все обязанности, как правило, переходят на заместителя начальника отдела кадров. Если такого сотрудника в организации не имеется, значит, эти обязанности могут быть переданы другому работнику, который назначается в официальном порядке, с помощью соответствующего распоряжения начальника. На время отсутствия основного работника его заместитель несет полную ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него трудовых функций.
  6. Перечень нормативно-правовых актов и иных документов, содержанием которых должен руководствоваться начальник отдела кадров в своей работе. К таким документам можно отнести следующие:
    • законодательные и действующие нормативные акты, содержание которых имеет прямое отношение к выполняемой начальником отдела кадров работе;
    • методические материалы и различные официальные рекомендации в сфере кадровой работы;
    • приказы и распоряжения генерального директора организации, а также иных уполномоченных лиц;
    • положения действующей должностной инструкции для начальника отдела кадров.
  7. Перечень обязательных знаний, которыми должен обладать начальник отдела кадров для качественного и надлежащего исполнения его трудовых функций. Сюда можно отнести следующие:
    • действующие нормы трудового законодательства РФ;
    • законодательные акты и постановления Правительства РФ, которые имеют прямое отношение к работе начальника отдела кадров;
    • методические материалы, в которых описаны основные нюансы и правила по управлению персоналом, а также по проведению грамотной кадровой работы в различных учреждениях;
    • документы, регулирующие структуру штата в конкретной организации;
    • нормы и правила, регулирующие процедуру ведения табеля учета рабочего времени внутри организации;
    • методы установления профессионально-квалификационной оценки персонала;
    • существующий зарубежный опыт кадровой работы;
    • основные принципы работы вычислительной техники, а также различных компьютерных программ, которые могут использоваться начальником отдела кадров в его работе;
    • действующие методы и порядок составления регулярной кадровой отчетности для ее последующего предоставления работодателю либо иным лицам, включая различные государственные учреждения.

Где учат

Идеальный вариант для карьеры кадровика – юридическое образование. Его наличие не принципиально, и множество представителей этой профессии имеют дипломы экономистов или бухгалтеров, но работодатель предпочтет кандидата с профильной подготовкой.

Поступая в высшее учебное заведение, выбирайте специальности «управление персоналом» или «документоведение и архивоведение». Они лучше всего подойдут для вашей будущей работы в кадровом отделе.

По этим профилям подготовку специалистов ведут многие вузы России. Для примера перечислим несколько:

  • Московский финансово-юридический университет (документоведение и архивоведение).
  • Кемеровский госуниверситет (документоведение и архивоведение).
  • Санкт-Петербургский госуниверситет гражданской авиации (управление персоналом).
  • Российский новый университет (управление персоналом).
  • Нижегородский технический госуниверситет им. Р. Алексеева (документоведение и архивоведение).

Для поступления на эти специальности надо сдать ЕГЭ по истории, обществознанию и русскому языку.

Что такое должностная инструкция начальника отдела кадров?

Должностная инструкция – это внутренний документ, регламентирующий все стороны рабочего процесса определённой должности. В данном случае – должности «начальник отдела кадров».

Данный документ состоит из разделов и пунктов, описывающих права, обязанности, меру ответственности и иные значимые условия работы сотрудника.

Структура должностной инструкции.
Подробное описание, закреплённое в документальном виде, позволяет руководству предприятия объективно оценивать возможности и достижения сотрудника, его потенциал, соответствие занимаемой должности. Должностная инструкция – инструмент аттестации сотрудника.

Работнику должностная инструкция позволяет выстроить рабочий процесс таким образом, чтобы эффективно выполнять стоящие перед ним задачи, достигать ожидаемых результатов, рационально используя имеющиеся ресурсы.

Также правильно оформленная должностная инструкция является юридическим инструментом в случае споров сторон, некой гарантией прав работника и работодателя по отношению друг к другу.

Правила составления и оформления должностной инструкции

Для того, чтобы документ имел юридическую силу, он должен оформляться согласно некоторым правилам.

Должностную инструкцию менеджера по персоналу и порядок ее составления вы найдете тут.

Должностная инструкция составляется на бланке организации с указанием юридических и банковских реквизитов. Ей присваивается номер внутренней документации предприятия. Ставится дата утверждения.

Утверждает должностную инструкцию своей подписью директор компании. После ознакомления её подписывает сотрудник.

Обязанности начальника по кадрам.

Копия подписанной должностной инструкции передаётся сотруднику, а оригинал хранится в отделе кадров согласно установленного порядка делопроизводства компании.

Если в должностных обязанностях сотрудника, правах, иных значимых сторонах работы появляются изменения, то в инструкцию вносятся корректировки или дополнения. Измененная инструкция визируется руководством и подписывается работником.

Чтобы в полной мере отразить рабочие процессы начальника кадровой службы достаточно тех же разделов должностной инструкции, как у любого другого сотрудника:

  1. Общие положения. В данном разделе указывается для чего нужен данный документ. Отражается, каким образом происходит принятие на должность, какие требования к ней предъявляются. Прописываются регламенты и нормативные акты, которыми должен руководствоваться в своей деятельности сотрудник. Указывается уровень подчинённости и руководства.
  2. Обязанности. Здесь по пунктам расписывается весь функционал сотрудника, начиная от управления отделом и заканчивая оформлением табеля рабочего времени.
  3. Права. В разделе указываются полномочия и права сотрудника согласно трудового кодекса и исходя из задач, стоящих перед сотрудником.
  4. Рабочие связи. Этот раздел регулирует рабочие отношения начальника кадрового отдела с другими работниками компании.
  5. Ответственность. Данный пункт описывает меру ответственности в рамках компетенции сотрудника.

Хотите заняться выращиванием вешенки дома – эта статья даст вам всю нужную информацию.

Так как оформление должностной инструкции законодательно не регламентируется, структура может быть иной. Например, первый пункт будет включать только сведения о документе и должности. И отдельно появится раздел с требованиями к знаниям, компетенции и квалификации сотрудника.

Кем и когда составляется должностная инструкция?

Должностные инструкции могут создаваться на стадии открытия компании или в любой момент, когда появляется новая должность, а также в ходе работы.

Составлением должностной инструкции занимаются руководители для своих подчинённых или отдел кадров по согласованию с руководителями. Для начальника отдела кадров её составляет его непосредственный руководитель либо сам сотрудник по согласованию со всеми заинтересованными сторонами.

Можно ли обменять грузовик на легковое авто? Конечно же можно, а как это сделать вы узнаете здесь.

Что должен знать начальник отдела кадров?

Для того, чтобы должностная инструкция была наиболее полной и имела юридическую значимость, её согласовывают с руководителями подразделений сбыта и производства, с юридической службой, экономистами и руководством предприятия.

Особенности профессии, с которыми сталкивается кадровик

Кадровик, не смотря на обширный перечень своих обязанностей, в первую очередь занимается ведением документации в той или иной организации. Это приказы, трудовые договора, положения, заявления сотрудников, ведение воинского учета, пенсионного, льготного и т. д.

С какими особенностями сталкивается специалист, занимающий данную должность?

К положительным можно отнести:

  • Режим труда. В редких случаях могут возникнуть переработки. В основном, это стандартный график с фиксированными привычными выходными (субботой и воскресением), а так же нерабочими днями в государственные праздники. Чаще всего работа с 9:00 до 18:00, включающая в себя перерыв на обед.
  • Стабильный социальный пакет, включающий в себя все необходимые выплаты.
  • Бумажная работа без особой подвижности.
  • Возможность карьерного роста и высокой заработной платы.
  • Работа в офисе.

К негативным следует отнести следующие:

  • Кроме непосредственных обязанностей, большой объем дополнительных, не всегда напрямую связанных со специальностью.
  • Нахождение между сотрудниками и начальством. Это может быть минусом в том случае, когда приходится разрешать негативные ситуации.
  • Для кого-то бумажная работа в офисе покажется минусом.
  • Монотонность.
  • Возможное появление разногласий в работе с бухгалтерией.
  • Ответственность в случае непорядочности принятого сотрудника.

Сотрудник отдела кадров постоянно сталкивается с новыми людьми, и должен обладать коммуникативными навыками, уметь организовывать людей и свою работу, быть доброжелательным и при этом владеть современными способами оценки персонала. Он должен обладать навыками взаимопонимания, и основывать свою работу на взаимном сотрудничестве. К тому же, в своей деятельности кадровик постоянно сталкивается со взаимодействиями со сторонними организациями. Такими, как Пенсионный Фонд, Государственная инспекция труда и прочими).

Компетенция специалиста данной области так же зависит от его умения пользоваться техникой и средствами автоматизации.

Развитие HR-маркетинга

Еще одна важная задача директора по персоналу – развитие кадрового маркетинга. Если рассматривать функциональные задачи более конкретно, это будут:

Развитие корпоративной культуры предприятия. Если организовать этот процесс правильно, все сотрудники будут максимально мотивированы и заинтересованы в работе. Они станут эффективнее выполнять свои должностные обязанности, что будет способствовать более быстрому достижению целей компании.
Создание положительной репутации компании

Важно, чтобы все сотрудники предприятия были удовлетворены условиями труда (рабочее место, график, оплата и прочее). Тогда у компании будет лучшая репутация среди соискателей

А это, в свою очередь, позволит организации привлечь талантливые кадры.

Все дело в сарафанном радио. Причем оно одинаково хорошо работает, если в организации отличные условия работы или если они отвратительные. Люди любят делиться восторгом от того, насколько им повезло с классной работой. Точно так же они любят жаловаться на низкую зарплату, некомпетентного руководителя и ползающих по столовой или комнате отдыха тараканов. 

Еще один важный момент – организационное планирование. Для компетентного директора не составит труда оценить структуру компании, учитывая будущие проекты, провести анализ и спрогнозировать необходимость в кадрах в будущем. Чтобы не было дефицита в сотрудниках, позаботьтесь о наличии кадрового резерва.

И, конечно, все функциональные обязанности директора по персоналу должны быть четко прописаны в должностной инструкции.

Важно правильно составлять расписание.

Резюме на должность начальника отдела кадров

Никитина Елизавета

Телефон: +7 (910) 210-17-**

Дата рождения: 15.11.1990 г.

Семейное положение: Замужем, двое детей

Ключевые компетенции

  • успешный опыт работы в кадровой сфере свыше 6 лет;
  • опыт работы в руководящей должности свыше 3 лет;
  • опыт руководства отделом с численностью подчиненных 12 человек;
  • опыт прохождения камеральных проверок.

Опыт работы

09.2015 — по н. в.   Dr.Loder, специалист по кадрам, начальник отдела кадров
  (крупная компания на рынке фитнес индустрии премиум-класса, имеет 8 подразделений, штатная численность сотрудников свыше 1000 человек)

Обязанности

  • ведение и контроль кадровых процессов по учету кадров;
  • разработка локальных нормативных правовых актов в области трудовых отношений, кадровых регламентов и процедур;
  • оптимизация системы кадрового делопроизводства.
  • контроль соблюдения трудовой дисциплины сотрудниками;
  • взаимодействие с контролирующими государственными органами в сфере труда;
  • разработка и реализация системы премирования и мотивации.

Достижения:

  • участвовала в камеральной проверке ПФР РФ, нарушений трудового законодательства не выявлено;
  • разработала систему премирования лучших сотрудников месяца, что выступило в качестве дополнительной мотивации сотрудников;
  • разработала более 30 локальных нормативных актов, в том числе должностные инструкции;
  • за отличные результаты работы в 2018 году получила внутреннюю премию «Лучший руководитель»;
  • оптимизировала процессы внесения сведений в программу 1С, что позволило сократить время обработки документов на 40%.
06.2013 — 08.2015 ПАО Банк ВТБ, специалист по кадрам
2 года 2 месяца (филиал российского банка с численностью сотрудников свыше 300 человек)

Обязанности:

  • ведение кадрового делопроизводства;
  • оформление приема, перевода, увольнений сотрудников;
  • оформление отпусков и командировок, листов нетрудоспособности;
  • формирование табеля;
  • выдача выписок и копий документов;
  • оформление отчетности.

Достижения:

  • оптимизировала хранение личных дел сотрудников, что позволило сократить время выдачи выписок для сотрудников на 30%;
  • разработала все формы трудовых договоров для новых сотрудников, а также дополнительных соглашения к существующим договорам;
  • в 2013 году в течение месяца перенесла все личные данные сотрудников во внутреннюю электронную базу, что позволило сократить время заполнения табеля учета рабочего времени на 60%;
  • ежеквартально сдавала отчетность в контролирующие органы, нарушений не выявлено.

Ключевые навыки

  • кадровое делопроизводство;
  • оценка и планирование потребности в персонале;
  • знание действующего законодательства в сфере трудовых отношений;
  • знание методов поиска и подбора персонала;
  • знание системы мотивации и стимулирования персонала;
  • организаторские способности.

Образование

2016 – 2018 Московский государственный юридический университет имени О.Е. Кутафина. Институт публичного права и управления/Магистр права в финансовой сфере.

2008 – 2013 Самарский государственный университет путей сообщения. Управление персоналом/Управление человеческими ресурсами.

Дополнительное образование: 2019 – курс  повышения квалификации «Директор по обучению и развитию персонала». АНОДПО «Московская Бизнес Школа»; 2018 – курс повышения квалификации «Актуальные проблемы управления персоналом в организации». Российский государственный университет правосудия.

Личные качества

  • корректно разрешению конфликтные ситуации и споры. В 2019 году представляла интересы работодателя в комиссии по трудовым спорам, нарушений трудового законодательства не выявлено;
  • отношения с коллегами выстраиваю на началах взаимоуважения, обладаю способностью создать команду и нацелить ее на достижение результата. За период работы мои подчиненные не допускали нарушений сроков учета кадров, в том числе срока заключения трудовых договоров, выдачи выписок и справок, а также проведения расчета с уволенными сотрудниками;
  • способна работать с большим объемом информации. В 2019 году в период нетрудоспособности двух подчиненных самостоятельно вела более 700 личных дел сотрудников.

Дополнительная информация

  • водительское удостоверение категории «В» (опыт вождения –3 года), имеется личный автомобиль;
  • опытный пользователь ПК: MS Office, 1С: Предприятие 8.2; ;
  • знание английского языка – уровень Intermediate.

Что включает типовая должностная инструкция

В нормативных актах, созданных органами контроля, отсутствует информация о том, какие разделы должны содержаться в должностных инструкциях. По мнению специалистов в сфере делопроизводства, рассматриваемый документ должен в обязательном порядке содержать информацию не только о функциональных обязанностях работника, но и его правах. Данный документ определяет конкретное место сотрудника в трудовом коллективе и регулирует порядок решения многих вопросов, связанных с профессиональной деятельностью.

Основные должностные обязанности — разработка кадровой политики, организация подбора и аттестации сотрудников, анализ кадровой работы

Как правило, должностная инструкция содержит в себе следующие разделы:

  1. Общие положения.
  2. Информация о должностных обязательствах.
  3. Сведения об ответственности и правах работника.

Общие положения

Раздел под названием «Общие положения» содержит в себе перечень требований к представителю рассматриваемой профессии. Помимо этого, в данной главе приводится информация о порядке вступления в должность начальника кадрового отдела. Здесь нужно указать, какое место будет занимать труженик в должностной иерархии, установленной в компании. Нелишним будет наличие списка работников, находящихся в подчинении начальника ОК, а также перечня лиц, перед кем должен отчитываться данный сотрудник.

По мнению экспертов в области составления должностных инструкций, раздел «Общие положения» должен содержать в себе сведения о порядке взаимоотношений со смежными отделами и подразделениями. В отдельном пункте приводится информация о лицах, которые могут заменить руководителя, на время его отсутствия. Также в данный раздел можно включить список внутренних документов компании, регламентирующих выполнение основных функций.

Должностные обязанности

В этом параграфе перечисляются основные функции, входящие в состав должностных обязанностей руководства кадрового отдела

При формировании этого раздела очень важно детально описать каждый пункт. Этот шаг позволяет значительно снизить риск возникновения возможных конфликтов между работником и администрацией компании

В перечень основных функций руководителя ОК следует включить:

  1. Подбор новых кадров с учетом потребностей компании и специфики основного направления деятельности.
  2. Формирование, внедрение и коррекция кадровой политики фирмы с учетом долгосрочной перспективы.
  3. Организация мероприятий, направленных на повышение уровня профессиональных навыков личного состава.
  4. Проведение аттестационных испытаний, а также контроль трудовой деятельности работников.
  5. Осуществление контроля над внутренним документооборотом и соблюдением правил, установленных трудовым законодательством.

Должностная инструкция начальника отдела кадров составляется по Профстандарту 07.003 «Специалист по управлению персоналом»

Права начальника отдела кадров

Должностная инструкция начальника отдела кадров должна в обязательном порядке содержать информацию о правах и ответственности лица, занимающего этот пост. Как правило, в данном разделе приводится информация об уровне полномочий труженика в рамках занимаемой должностной позиции. Этот раздел используется для регулирования правоотношений как с подчиненными, так и вышестоящим руководством. Помимо этого, в данный параграф можно включить список прав в сфере визирования внутренних документов компании. Также некоторые работодатели используют этот раздел для фиксации порядка распределения финансовых средств между работниками кадровой службы.

Ответственность

В этом параграфе фиксируется общий объем ответственности должностного лица, включая перечисление всех областей, которые требуют пристального контроля. В этом разделе должностной инструкции фиксируются отсылки к нормативным актам, содержащим информацию о порядке назначения санкций и должностных взысканий.

Важно отметить, что все меры, использующиеся в качестве штрафных санкций за допущенные ошибки, не должны противоречить действующему законодательству. Основываясь на вышесказанном можно сделать вывод, что создание рассматриваемого документа позволяет установить на предприятии жесткую дисциплину

Включение в должностную инструкцию полного перечня функциональных обязанностей и списка полномочий позволяет значительно снизить риск возникновения конфликтов между наемным работником и руководством. Для того чтобы обеспечить максимальную эффективность, должностная инструкция должна в обязательном порядке храниться на рабочем столе руководителя кадрового отдела. Этот шаг позволит своевременно использовать документ, для решения спорной ситуации.

Роль кадровой службы

До 01.01.2015 года финансовые санкции за несоблюдение норм трудового законодательства были чисто символическими, что отражалось на должностных обязанностях кадровика. Руководство опасалось восстановления «обиженного» работника по решению суда и связанных компенсационных выплат за вынужденный прогул и причинённый моральный ущерб, а не штрафов трудовой инспекции.

С вышеуказанной даты ситуация резко изменилась появлением финансовых санкций за:

  • отсутствие заключённого трудового договора, чем занимается кадровик;
  • оформления договорных обязательств с нарушением действующих законодательных норм;
  • заключения гражданско-правового договора вместо трудового с целью сокрытия платежей в бюджет и социальные фонды.

Функции специалиста по кадрам с введением штрафных санкций и внедрений в учёте кадровых нововведений требуют систематизации знаний и постоянного повышения уровня квалификации. Срок хранения документов по личному составу увеличился с 50 до 75 лет с 13.03.2016 года.
Скачайте

  Образец должностной инструкции инспектора отдела кадров (40,5 KiB, 2 023 hits)

Обязанности специалиста по кадрам

При исполнении функционала кадровика в единственном числе работник обязан составлять не только рутинные документы, а совмещать изучение нормативной литературы, организацию документооборота и реализацию нововведений на практике.

Должностные обязанности кадрового работника на предприятии включают:

  • разработку и внедрение положения о кадровой политике;
  • участие в создании коллективного договора;
  • составление графика учёта и использования рабочего времени;
  • формирование приказов о приёме и увольнении сотрудников с внесением записей в трудовую книжку;
  • составление отпускного графика и контроль использования отпускного периода;
  • заполнение бланков листков по временной нетрудоспособности в части страхового стажа, контроль которого входит в обязанности отдела;
  • анализ и расчёт коэффициента текучести персонала и предложение мер по снижению показателя;
  • своевременную архивацию документов, находящихся в компетенции кадровика;
  • соблюдение тайны, известной в силу исполнения должностных обязанностей кадрового работника.

Скачайте

  Должностная инструкция специалиста отдела кадров (образец) (36,5 KiB, 2 950 hits)

К дополнительным требованиям следует отнести обязательность, внимательность и своевременность выполнения работы. Трудовая функция специалиста по кадрам – своеобразное начало и завершение отношений, как для предприятия в целом, так и для каждого работника в конкретике. Кадровая документация – второй шаг после регистрации предприятия при открытии и завершающий – при ликвидации. Создание приказов о приёме и увольнении с отражением в трудовой книжке – «альфа» и «омега» для работника также входит в обязанности кадрового отдела.

Ошибки в работе кадров приводят к искажению информации службами, следующими за кадрами, подобно нитке за иголкой. Например, неправильное заполнение табелей использования рабочего времени приводит к искажению в начислении заработной платы, несвоевременности выдачи отпускных, обеспечивая недовольство сотрудников и штрафные санкции проверяющих.

Грамотное ведение документооборота приобретает всё большую значимость, а должностная инструкция специалиста отдела кадров обрастает новыми требованиями, касающимися обеспечения учёта в электронном виде, изучения нормативной литературы и способности теоретически и практически следовать «в ногу со временем».

Подробнее
Подробнее

2020 zakon-dostupno.ru

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Андрей Измаилов
Наш эксперт
Написано статей
116
Добавить комментарий