Условия и порядок оформления и заполнения книги отзывов и предложений

Последствия отказа от предоставления ИП подобного документа потребителю

На практике некоторые ИП должным образом не реагируют на жалобы, которые отражены в книге отзывов и предложений. В подобной ситуации, равнодушное отношение бизнесмена к своим покупателям приводит к потере клиентов.

Однако, в большинстве случаев, именно большие организации — крупные банки или гипермаркеты с широкой филиальной сетью, никак не реагируют на жалобы покупателей.

В том случае, если у бизнесмена нет книги жалоб, то он обязан выдать клиенту 2 листа бумаги. На них потребители могут написать свои претензии — в 2 экземплярах.

В подобной ситуации один из листов ИП может оставить у себя, а на другом бизнесмен должен оставить запись о получении жалобы (претензии) и отдать её покупателю.

Если сотрудник ИП полностью отказал клиенту в законном праве на оставление письменной претензии к бизнесмену, у гражданина РФ есть 2 выхода:

  • 1 выход — найти представителя администрации ИП и рассказать ему о своих претензиях к ИП. В подобной ситуации «исчезнувшая» или находящаяся у «начальства» подобная тетрадь быстро предоставляется клиенту. Но не во всех случаях;
  • 2 выход — если покупатель так и не получил на руки такую тетрадку, на листе А4 он указывает тот факт, что ИП не выдал ему подобный документ — потребитель составляет такую письменную претензию в 2 экземплярах.

В такой ситуации при обращении в Роспотребнадзор гражданин РФ должен указать ФИО сотрудника ИП, время, дату. Один из экземпляров гражданин РФ отдаёт сотруднику ИП, а второй — с подписью о получении бизнесменом претензии — гражданин РФ оставляет у себя.

Если ИП не принял письменную жалобу от клиента, потребитель может отправить её заказным письмом с уведомлением о вручении — в Роспотребнадзор.

В течение 1 месяца Роспотребнадзор и иные контролирующие органы рассматривают официальное обращение клиента и выносят соответствующее решение — принимают или отказывают в применении определённых мер в отношении ИП.

В такой ситуации контролирующий орган направляет гражданину РФ подробный отчёт о принятых мерах.

Как правильно оформить?

Неправильное оформление является нарушением на основании ст. 14.15 Кодекса об Административных правонарушениях РФ и предусматривает штрафы. Для избежания ошибок в оформлении документа необходимо знать основные нормы.

Регистрация книги жалоб распространена не во всех регионах РФ, следует уточнять данную информацию.

Требования и правила заполнения титульного листа

Титульный лист должен содержать достоверные сведения о предприятии, запрещается использовать книгу оставшуюся от иного предприятия.

Указывается:

  • полное наименование организации без сокращений и аббревиатур, располагается в верхнем левом углу листа;
  • дата начала ведения книги указывается под названием организации;
  • номер документа располагается на уровне даты с правой стороны листа;
  • указываются личные данные директора фирмы;
  • далее указывается подпись руководителя.

Как должна быть оформлена оборотная сторона титульного листа?

Оборотная сторона титульного листа не менее важна, на них указываются номера телефонов организаций, что контролируют предприятие. Должны указываться достоверные данные, включая адрес организаций.

Помимо этого, указывается количество страниц, отведенных для отзывов потребителей.

Первый лист документа отводится для написания отзыва потребителем, для правильного написания жалобы необходимо изучить руководство. Если документ создается самостоятельно то включаются необходимые графы, которые позволяют заявителю правильно структурировать отзыв. В покупной версии типографии все графы уже проставлены. О том, как и что писать в данной книге, вы можете узнать из этой статьи.

На первом листе проставляются:

  • в левом верхнем углу графа указания даты подачи жалобы;
  • заявление № по центру листа в верхней области;
  • ниже идет описание проблемы;
  • внизу проставляется подпись заявителя и расшифровка.

Потребителем указывается:

  • дата заявления, допустимо указывать точное время написания отзыва;
  • контактные данные, если клиент желает получить письменный ответ на свою жалобу;
  • данные сотрудника, если отзыв написан о работе конкретного работника;
  • подробное описание ситуации;
  • если клиент просит принять меры и указывает сроки, то эти сроки не должны противоречить законам;
  • подпись потребителя и ее расшифровка.

Ответ на заявление должен быть написан в течение пяти рабочих дней после проверки отзыва.

Ответ фирмы на отзыв должен содержать:

  1. данные потребителя;
  2. принятые меры по устранению нарушений;
  3. данные руководителя торгового отдела и его подпись;
  4. дата ответа на отзыв заявителя;
  5. дата написания отметки руководства и подпись;
  6. при требовании клиентом ответа в письменной форме, необходимо отправить письмо на указанный адрес в течение пяти дней, письмо пишется в двух экземплярах: один отправляется потребителю, второй остается в документации предприятия.

При изготовлении через типографию нумерация страниц уже проставлена, но если организация использует самодельный вариант, то проставлять цифры необходимо самостоятельно. Страницы нумеруются только на одной стороне листа, оборотная сторона отводится для ответа руководителя.

Нумеровать страницы нужно только арабскими цифрами, проставленными в правой стороне сверху или снизу страницы. Вычеркивать, стирать, писать разными ручками цифры недопустимо, это наводит на мысли о мошенничестве в организации. При самостоятельном изготовлении документа необходимо прошить книгу после нумерации страниц.

Внимание: при отсутствии нумерации страниц положен штраф.

Ниже вы увидите фото, как выглядит внутри книга отзывов и предложений:

Образец титульного листа книги отзывов и предложений с нумерацией:

Как правильно ответить?

Правильно составленный ответ на заявление потребителя — хороший способ дать понять, что к нему прислушиваются, и его мнение для компании не безынтересно.

На жалобу

Жалоба — самая серьёзная запись, которую может оставить посетитель. Если от потребителя поступила жалоба, её в обязательном порядке необходимо рассмотреть и дать ответ.

Ответ должен содержать:

  1. Благодарность посетителю, за оставленную запись.
  2. Меры, которые были предприняты для разрешения ситуации.
  3. Извинение за произошедшее.

Примеры того, как лучше отвечать в книге:

  • Уважаемый/ая (ФИО заявителя)! Благодарим вас за оставленную запись. По вашей жалобе было проведено соответствующее расследование, в ходе которого подтвердился факт нарушения. С виновными сотрудниками были проведены разъяснительные беседы, а также выписаны штрафы. Приносим свои извинения за доставленные вам неудобства!
  • Уважаемы/ая (ФИО заявителя)! Описанная вами ситуация оказалась для нас неожиданной и непривычной. Виновные сотрудники были наказаны с применением выговора и депремирования. Спасибо вам за оставленный отзыв и приносим свои извинения за сложившуюся ситуацию. Надеемся что в будущем такого не повторится!

После ответа в книге необходимо, при наличии контактов для связи, отправить потребителю уведомление о том, что его жалоба получена и рассмотрена. Также в письме следует указать как решалась проблема, какие меры были предприняты, извиниться и поблагодарить.

Если разбирательство требует дополнительного времени — в графах для ответа на претензию стоит поставить отметку о том, что жалоба получена и идёт разбирательство. После чего направить потребителю уведомление о получении жалобы и сообщить о том, что разбирательство уже началось. Когда разбирательства будут окончены — оставить ответ в книге и отправить письменное уведомление заявителю.

На положительный отзыв

Реакция на положительные и рекомендации записи не менее важна, чем на отрицательные. Это даёт потребителю понять, что его слышат и к нему прислушиваются.

Для ответа на положительный комментарий достаточно просто поблагодарить заявителя за его отзыв.

Если заявителем были предложены рекомендации, то их тоже стоит рассмотреть и дать честную обратную связь. Даже в том случае, если в рекомендации отсутствует какой-либо конструктив в ответе надо мягко объяснить, что предложенные вещи невозможны.

Примеры обратной связи на предложения и рекомендации:

Уважаемый/ая (ФИО заявителя)! Благодарим за вас за внимание к нашему заведению и за ваши рекомендации! Ваше предложение показалось нам интересным. Мы обязательно обсудим его в ближайшее время и решим, как лучше претворить это в жизнь.
Уважаемый/ая (ФИО заявителя)! Мы благодарны вам за внесённую запись и предложение

К сожалению, пока предложенные вами изменения невозможны. Возможно в будущем что-то изменится и мы сможем воспользоваться вашей рекомендацией.

На необоснованную претензию

Часто бывает так, что претензии от посетителя могут необоснованы. Либо в записи содержится недостаточное объяснение сути претензии, либо претензия заключается в том, что по существу не является проблемой.

Например, часто бывают жалобы на высокие цены или отсутствие скидок. В таком случае стоит мягко объяснить почему рассмотрение жалобы невозможно.

Примеры обратной связи на необоснованные жалобы:

  • Уважаемый/ая (ФИО заявителя)! Благодарим вас за оставленную запись! К сожалению, для подробного рассмотрения жалобы и установления виновных лиц указанных вами данных недостаточно. Просим предоставить вас более подробную информацию о произошедшем.
  • Уважаемый/ая (ФИО заявителя)! Мы благодарны вам за обратную связь! Ваша претензия была направлена в соответствующий отдел компании. Будем рады видеть вас снова!

Также, давая обратную связь на необоснованную претензию, при наличии контактов для обратной связи, следует сообщить о рассмотрении претензии с помощью телефона/почты.

Правила составления

Если вы как потребитель решили оставить свой комментарий в книге жалоб, знайте – это ваше законное право! Сотрудники организации должны выдать ее незамедлительно по желанию клиента, а также организовать удобное место для написания.

ВАЖНО! никто не имеет права требовать у посетителя документы при написании отзыва. Это незаконно!

Как это сделать?

Итак, вы решили оставить свой комментарий в книге отзывов и предложений. С чего начать?

Проставьте дату вашего посещения, укажите ваши фамилию, имя, отчество. Если вы хотите получить письменный ответ на ваш отзыв, оставьте свой почтовый адрес и телефон

Это гарантирует вам пристальное внимание к вашей жалобе, а также отчет о проделанной организацией работе

В случае, если вы указали свой адрес, руководство фирмы обязано в течение 5 дней отправить вам письменный ответ. Если этого не произошло, вы можете обратиться в Роспотребнадзор. Контролирующий орган инициирует проверку.

Если вы хотите поблагодарить сотрудников организации за обслуживание или качественную услугу, составление положительного отзыва не займет много времени

Его написание будет приятным и искренним.Выразите свои положительные эмоции, уделив пристальное внимание деталям. Комментарий в стиле «все было классно» малоинформативен

Коллектив организации должен знать свои сильные стороны, так и расскажите им о них! Если есть сотрудник, который вам особенно помог, укажите его фамилию и имя. Можно даже предложить руководству премировать ответственного работника.

Над отрицательным отзывом придется поработать дольше. Во-первых, сотрудники не всегда охотно предоставляют книгу жалоб. Вам также могут принести «запасную» книгу, где описаны только отрицательные отзывы.Внимательно проверьте ее на подлинность и ознакомьтесь с другими комментариями. Обилие различных записей от посетителей, наличие печати, подписи и должного оформления – гарантия подлинности.
После указания даты, ваших контактных данных, подробно опишите конфликтную ситуацию в заведении. Указание имен сотрудников, внимание к мелочам и отсутствие лишних эмоций необходимы. Воздержитесь от оскорблений, нецензурной лексики, оформите отзыв в деловом стиле. Будет отлично, если вы укажете законы, которые были нарушены сотрудниками при обслуживании.

Рекомендации того, как правильно оставить отзыв и его примеры, вы найдете в этом материале, а о том, какие пожелания, замечания и жалобы можно в ней указывать, читайте тут.

Срок рассмотрения

Руководство организации должно проставить отметку о начатой работе над конфликтной ситуацией в течение двух дней. Письменный ответ клиенту при наличии адреса обязаны отправить в срок до 5 дней.

Как правильно составить?

От того, как потребитель изложит свой отзыв, во многом зависит результат рассмотрения обращения. Чтобы меры были приняты в пользу заявителя, необходимо соблюдать правила составления обращения.

Общие правила

При написании отзыва следует учесть такие требования:

Стиль текста. Обращение нужно составлять в официально-деловом стиле. Отзыв должен быть четким, конкретным и без лишних деталей. Вся информация отражается по существу.

Безэмоциональность. Даже при написании негативного отзыва в нем не должно быть места для проявления гнева или агрессии относительного какого-либо сотрудника или любого другого проявления чувств.

Подтвержденные факты. В записи не должно быть размытых описаний, все факты необходимо подтверждать, чтобы ответственный сотрудник при рассмотрении жалобы понимал ее обоснованность.

Эффективный объем. Никто не будет читать повествование о неудачной покупке на несколько листов, в лучшем случае такое обращение просто посмотрят. Поэтому текст должен быть сжатым, но при этом с указанием всех оснований для претензии.

Требования потребителя. Помимо проблемы, в тексте обращения потребителю нужно указать и требования, которые он выдвигает. Это может быть просьба о проведении разъяснительной беседы с продавцом или требование о повышении контроля за сроками годности.

Коллективная жалоба

Если проблема не решается на протяжении долгого времени и на нее обратили внимание уже несколько людей, то в этом случае нужно составить коллективную жалобу. Сам текст может написать один человек, а подписи при этом ставят все участники

Такие обращения, как правило, являются более эффективными.

Помимо вышеуказанных требований не нужно забывать и о грамотности. В тексте следует избегать грамматических и пунктуационных ошибок, а также исправлений. Отзыв в книге не должен быть похож на лист черновика.

Недопустимые формулировки

Текст отзыва должен быть написан в спокойном официальном тоне. Излишняя эмоциональность не поможет решить проблему, но зато может навредить самому заявителю. В тексте не должно быть:

  • сарказма;
  • нецензурных выражений;
  • оскорблений и унижений конкретных лиц;
  • метафор или шуток.

За оскорбление личности КоАП предусмотрена административная ответственность (ст. 5.61 КоАП РФ).

Под оскорблением понимается унижение чести и достоинства другого лица, выраженное в неприличной форме. Гражданину может быть назначен штраф в размере от 1 000 до 3 000 руб. Если такое оскорбление было высказано публично, а отзыв в книге жалоб попадает под такую норму, так как книга находится в свободном доступе у других лиц, то размер штрафа для граждан в таком случае может составлять от 3 000 до 5 000 руб.

Конкретные примеры для разных ситуаций

Более наглядно понять, как могут выглядеть обращения потребителей, оставленные в книге отзывов и предложений, можно на следующих примерах.

  1. Посещение заведения общественного питания. Во время ужина в вашем ресторане (наименование, адрес) произошла неприятная ситуация: при обслуживании нашего столика официантка (имя с бейджа сотрудника) пролила на нас и телефон (модель) алкогольный коктейль.

    Если будет обнаружена поломка телефона, то вашему заведению будет выставлена претензия по возмещению ущерба

    . В конце обращения заявитель указывает свою личную подпись с расшифровкой и дату обращения.

  2. Продуктовый магазин. После перепланировки в магазине (наименование адрес), в отделе выпечки установили очень низкие полки. Достать товар или посмотреть цены, не присев на корточки, невозможно, а больше половины покупателей этого магазина – пенсионеры.

    Продавцы отказываются перемещать выпечку, ссылаясь на нехватку места. Прошу администрацию обеспечить более удобное расположение витрины в течение 2-х недель, в противном случае следующим шагом будет обращение в вышестоящие инстанции

    .

  3. Некачественный товар. Дважды приобрела в вашем магазине (наименование, адрес) замороженную рыбу, которая после разморозки не была годна к употреблению из-за резкого химического запаха. Таким продуктом можно отравиться всей семьей.

    Требование – принять меры и обеспечить поставку качественного товара. Ответ на претензию прошу предоставить в письменном виде (адрес заявителя) вместе с копиями документов о сроках годности на товар данной категории

    .

Книга жалоб и предложений оформляется в соответствии с законодательством. Каждый руководитель организации должен помнить о том, что при оформлении данного документа следует произвести регистрацию книги, а также правильно прошить и пронумеровать страницы. Это будет являться гарантией ее достоверности.

Кто может оставить запись?

Все организации, занимающиеся торговлей или обслуживанием клиентов, должны иметь книгу отзывов и предложений (п.8 Постановление №55). Род деятельности организации при этом не имеет значения.

Оставить запись в жалобной книге с благодарностью или с негативным отзывом может каждый человек, посетивший торговый магазин или другое заведение, оказывающее услуги. Сделать он это может независимо от того, приобрел он какой-либо товар или нет, так как есть вероятность, что покупка не состоялась именно из-за наличия какого-то негативного фактора (хамство продавца, просроченный товар и прочее).

Книга отзывов и предложений всегда должна выдаваться потребителю по его требованию.

Как действовать в случае, когда продавец отказывает в предоставлении жалобной книги, придумывая самые различные оправдания ее отсутствия. В таком случае претензию можно составить на листе бумаги в 2-х экземплярах и потребовать продавца принять обращения и поставить соответствующую отметку о приеме на экземпляре, который остается у заявителя на руках. Если диалог стороны построить не могут, то потребитель вправе обратиться в территориальное управление Роспотребнадзора.

Книги

Нормативные правовые актыОбщественные и гуманитарные наукиРелигия. Оккультизм. ЭзотерикаОхрана труда, обеспечение безопасностиСанПины, СП, МУ, МР, ГНПодарочные книгиПутешествия. Отдых. Хобби. СпортНаука. Техника. МедицинаКосмосРостехнадзорДругоеИскусство. Культура. ФилологияКниги издательства «Комсомольская правда»Книги в электронном видеКомпьютеры и интернетБукинистическая литератураСНиП, СП, СО,СТО, РД, НП, ПБ, МДК, МДС, ВСНГОСТы, ОСТыЭнциклопедии, справочники, словариДомашний кругДетская литератураУчебный годСборники рецептур блюд для предприятий общественного питанияЭкономическая литератураХудожественная литература

Форма отклика

Форма зависит от самой претензии. Если руководство видит обоснованную, серьезную жалобу на одного из сотрудников, то лучше всего написать развернутый текст. Это даст клиенту понять, что его претензия была действительна рассмотрена, что в свою очередь положительно скажется на его настроении. Также развернутый ответ поможет избежать дополнительных вопросов.

В случае с необоснованной жалобой, лучше всего использовать максимально краткий ответ. Но в нем должна содержаться полная информация о том, почему претензия не рассматривается. Главное, понятно выразить причину отказа в рассмотрении.

В случаях с благодарностями выбор остается за руководством. Главное, выразить ответную благодарность клиенту.

Помимо отзывов в книге могут быть предложения. Ответы на них также должны быть краткими. Но обязательно содержать в себе информацию о том, возможно или нет реализовать предложение и в какие сроки.

При внимательном отношении к каждой записи в книге, можно добиться доброжелательности от большинства клиентов. Правильный ответ на жалобу может в корне изменить отношение клиента.

Структура отзыва

Строго говоря, отзывы пишутся в произвольной форме. Но если позволить мыслям свободно изливаться, часто получается трудночитаемый сумбур

Именно поэтому важно, перед тем как написать отзыв о книге, проработать будущую структуру текста

Кроме того, нельзя забывать о таком понятии, как школьный литературный отзыв, к которому предъявляют чуть больше требований: здесь должно быть и краткое изложение прочитанного, и рассуждения в виде сочинения, и краткий вывод.

Поэтому при написании отзыва стоит пользоваться определенной схемой:

  1. Краткий обзор: описание сюжета (без спойлеров), героев, место и время действия. Здесь же можно указать сведения об авторе или какие-то интересные факты о произведении.
  2. Главная часть работы: мысли и рассуждения о произведении в целом или отдельных его частях, о персонажах, о вашем личном отношении к основной проблеме, поднятой в книге.
  3. Вывод. Личное оценочное суждение о книге в целом, здесь можно отметить сильные и слабые стороны всего произведения.

Это классическая структура отзыва. При наличии кое-какого опыта в написании текстов можно легко менять все части местами, или даже чередовать их, сохраняя при этом четкую последовательность изложения мыслей. Но новичкам все же лучше придерживаться первоначального плана.

Как оформлять тетрадь?

Сейчас нельзя просто взять любую тетрадь и обозначить её книгой жалоб — такой документ не имеет правовой силы и клиент ни в коем случае не должен соглашаться принять её, если хочет официального ответа на свою жалобу. Современные книги жалоб и предложений продаются в виде пустых заготовок — они имеют:

  • поля под дату;
  • Ф.И.О. клиента;
  • «линейку» для самого отзыва.

Такую книгу можно использовать по назначению сразу после приобретения не всегда — на ответственном за документ ещё лежит ответственность проследить за тем, чтобы книга была прошита перед эксплуатацией.

Скачать бланк книги отзывов и предложенийСкачать образец заполнения книги отзывов и предложенийМы не рекомендуем самостоятельно оформлять документы. Экономьте время – обращайтесь к нашим юристам по телефонам:
8 (800) 350-14-90

Обязательно ли прошивать и зачем это нужно?

Прошитый документ может выглядеть странно — небольшая книжка, пронизанная вдоль корешка обыкновенным швом, но это оправданная мера предосторожности, благодаря которой можно заметить любое вмешательство в содержание документа, в основном вырывание страниц. Благодаря прошивке покупатель может быть уверен, что его отзыв не будет вырван и уничтожен, а дойдёт до ответственного лица.

Благодаря прошивке покупатель может быть уверен, что его отзыв не будет вырван и уничтожен, а дойдёт до ответственного лица.

Владелец или директор заведения в свою очередь сможет не нарушать закон (а значит защитить себя от штрафа) и сделать выводы на основе прочитанных отзывов — уволить сотрудников, ненадлежащим образом исполняющих обязанности или закупить востребованный, но отсутствующий товар.

Прошивка документа необязательна только в одном случае — если присутствует нумерация страниц. Сейчас всё больше пустых книг для жалоб и предложений нумеруют заранее

Важно помнить, что ручная нумерация недопустима — это обязательно должна быть печатная нумерация от производителя заготовки для документа

Кто отвечает за наличие нумерации страниц?

За прошивку (или наличие нумерации) отвечает лицо, в целом ответственное за ведение книги жалоб и предложений — владелец заведения или директор. Прошивать книгу лично он не обязан — достаточно отдать такое распоряжение персоналу, а затем проследить за фактом его выполнения.

Как правильно прошить?

Прошивка книги жалоб и предложений не составит труда ни для кого, это очень простая процедура. Её цель — скрепить страницы так, чтобы их нельзя было рассоединить незаметно. Для этого достаточно толстой иглы (чтобы инструмент смог проткнуть несколько сложенных бумажных листов) и двойная нить любого цвета.

Прошивать следует вдоль корешка, но не совсем близко к краю — там бумага и картон очень плотно складываются и сделать нормальный шов будет сложно. Сам шов может быть любым, к его внешнему виду нет никаких требований.

Чем грозит неправильное оформление или его отсутствие?

Отказываясь прошивать книгу жалоб и предложений, не имея при этом нумерации страниц, ответственное лицо рискует получить штраф.

Книга может быть признана документом, имеющим юридическую силу, только в случае соответствия всем требованиям. В числе этих требований находится также прошивка (или нумерация).

Иными словами, если книга не прошита при отсутствии нумерации страниц, она не может считаться книгой жалоб и предложений и её использование приравнивается к реализации товаров или предоставлении услуг без этого документа. Ответственное за книгу лицо заплатит соответствующий штраф за то, что не удостоверился в наличии в своём заведении действительного документа.

Штраф будет выписан согласно 14.15 КоАП РФ, его размер будет составлять:

  • от 300 до 1500 для физлиц;
  • от 1000 до 3000 для должностных лиц;
  • от 10000 до 30000 рублей — для юридических лиц.
Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Андрей Измаилов
Наш эксперт
Написано статей
116
Добавить комментарий