Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Журналы и бланки

БухгалтерияОхрана труда и техника безопасностиМЧСКадровая работа: Журналы, бланки, формыЖурналы, бланки, формы документов для органов прокуратуры и суда, минюста, пенитенциарной системыЖурналы, бланки, формы документов МВД РФКонструкторская, научно-техническая документацияЛесное хозяйствоПромышленностьГостиницы, общежития, хостелыСвязьЖурналы и бланки по экологииЖурналы и бланки, используемые в торговле, бытовом обслуживанииЖурналы по санитарии, проверкам СЭСЛифтыКомплекты документов и журналовНефтебазыБассейныГазовое хозяйство, газораспределительные системы, ГАЗПРОМЖКХЭксплуатация зданий и сооруженийЖурналы и бланки для нотариусов, юристов, адвокатовЖурналы и бланки для организаций пищевого производства, общепита и пищевых блоковЖурналы и бланки для организаций, занимающихся охраной объектов и частных лицЖурналы и бланки для ФТС РФ (таможни)Журналы для образовательных учрежденийЖурналы и бланки для армии, вооруженных силБанкиГеодезия, геологияГрузоподъемные механизмыДокументы, относящиеся к нескольким отраслямНефтепромысел, нефтепроводыДелопроизводствоЖурналы для медицинских учрежденийАЗС и АЗГСЭлектроустановкиТепловые энергоустановки, котельныеЭнергетикаШахты, рудники, метрополитены, подземные сооруженияТуризмДрагметаллыУчреждения культуры, библиотеки, музеиПсихологияПроверки и контроль госорганами, контролирующими организациямиРаботы с повышенной опасностьюПожарная безопасностьОбложки для журналов и удостоверенийАптекиТранспортРегулирование алкогольного рынкаАвтодороги, дорожное хозяйствоСамокопирующиеся бланкиСельское хозяйство, ветеринарияСкладСнегоплавильные пунктыСтройка, строительствоМетрологияКанатные дороги, фуникулерыКладбищаАрхивыАттракционыЖурналы для парикмахерских, салонов красоты, маникюрных, педикюрных кабинетов

Исправление записей

Если учитывать тот факт, что записи в книгу учета заносятся от руки, то кадровик может допустить ошибку, которая непременно должна быть исправлена. Однако нет конкретных правил о том, как именно должны исправляться такие записи. Поэтому одним из вариантов по исправлению ошибок в рукописных документах и формах регистрации является зачеркивание одной чертой. При этом написанное закрепляется пометкой об исправлении и подписью сотрудника кадровой службы, который внес изменения в документ. Единственный минус данного метода – это отсутствие места для пояснения и подписи.

В связи с наличием такой проблемы, можно применить один из способов исправления ошибок в трудовой книжке, а именно под неверной записью делается пометка о том, что она недействительна, и ниже вносятся новые данные. Никакие зачеркивания не потребуются.

Особенности заполнения книги учета трудовых

Запомните, что при отсутствии увольняющегося на своем рабочем месте в день его ухода из компании, работодатель обязан направит ему сообщение о том, что ему лично необходимо забрать свою трудовую из компании. По обоюдному согласованию трудовую можно отправить по почтовой связи. При одобрении такого варианта возврата книжки, Кадровик заполняет в последних двух позициях следующую информацию:

  • число и нумерацию почтового уведомления, направленного уволившемуся человеку;
  • фактическая дата отправления при условии, что подчиненный согласился на почтовое возвращение ему документа.

Не лишним будет максимально полно указать сведения об отправке, а именно квитанции почты и подшить их в дело вместе с копиями уведомления об отправке и сопроводительного письма

Также обратите пристальное внимание, что при увольнении следует расписаться не только за трудовую, но и отдельно за вкладыш

Как заверять и прошивать

Приобретенная учетная книга прихода-расхода формуляров трудовых книжек должна иметь номерную индикаторную пломбу без признаков повреждения, соответствующую ГОСТ 31282–2004.

Шнуровку журнала выполняет лицо, назначенное ответственным за внесение записей.

Последовательность процедуры прошивки:

  1. Острой иглой, шилом проделывают отверстие в левом чистом поле журнала, прокалывая все листы насквозь. Определяя место проколов, следует учитывать комфортность эксплуатации книги после прошивки.
  2. Через полученные отверстия продевают суровую или другу крепкую нить таким образом, чтобы по завершению работы остались два конца длиной по 7–8.
  3. Нити завязывают узлом на тыльной стороне книги.
  4. Поверх узла и оставшихся концов шнуровки наклеивают лист бумаги.
  5. Поверхность наклеенного листа предназначена для заверительной надписи о количестве страниц в книге, дате проведения прошивки, информации о человеке, выполнившим процедуру (ФИО в сокращенном и полном формате, роспись).

Алгоритм процедуры заверки учетной книги:

  1. Выполняют нумерацию всех имеющихся в журнале страниц (сведения о количестве страниц должны быть изложены прописью и в виде цифр).
  2. Обязательно делают заверительную надпись (ее выполняет руководитель организации, подтверждающий свой росписью, что указанное количества страниц соответствует действительности).
  3. Перед введением в эксплуатацию Книги заполняют ее титульный лист.
  4. Вписывают цифровой код, имеющийся на производственной пломбе в отведенную для этого строку (без фиксации на бумаге номера из пломбы, даже журнал не будет считаться прошедшим опломбировку).
  5. Прошивают книгу.
  6. Опечатывают шнуровку.

Правила и требования

Правила:

  • У каждой организации должно быть достаточное количество формуляров трудовых книжек и вкладышей к ним (если сотрудник, ответственный за выдачу бланков, предполагает, что незаполненных формуляров может оказаться недостаточно, то он должен предупредить об этом своего руководителя, написав соответствующее заявление).
  • Наличие Журнала учета бланков трудовых книжек и вкладышей обязательно для каждого учреждения, фирмы.
  • Журнал учета бланков, сами бланки являются документами строгой отчетности (должны храниться в помещении/сейфе с соответствующим ограничением доступа).
  • Заводская пломба является фиксатором одного из концов шнура от прошивки журнала. Развязывать его, изымать страницы учетной книги, заменять их строго запрещено.
  • Заполнять журнал имеет право только ответственное за него лицо.
  • Ставить заверительную подпись может лишь руководитель учреждения (выполнение процедуры доверенным лицом, сотрудником, который впоследствии будет вести журнал, является правонарушением).
  • К журналу не должны иметь доступ третьи лица, если при этом отсутствует сотрудник, отвечающий за внесение записей.
  • Средства за получение нового формуляра трудовой и вкладыша выплачивает гражданин, получающий документы (взимание средств за выданный документ выполняют согласно п. 47 Правил № 225).

Ежемесячно лицо, ответственное за учет формуляров трудовых книжек и вкладных листов к ним, обязано документально отчитываться об:

  • количестве имеющихся незаполненных формуляров,
  • количестве выданных на руки,
  • суммах, полученных за выдачу оформленных документов гражданам.

Выдача формуляров проводится за счет предприятия, если:

  • имевшийся на хранении документ был утерян работниками организации, отвечавшими за сохранность данных бумаг;
  • документ был утерян, уничтожен вследствие чрезвычайных обстоятельств (производственной аварии, кражи документов из сейфа учреждения, пожара, стихийного бедствия).

Требования к заполнению:

  1. Бланки заполняют ручкой с пастой.
  2. Записи вносят поочередно, разборчиво, без помарок.
  3. Новую запись проводят в день поступления/приема на учет формуляров и вкладышей к трудовым книжкам либо в момент выдачи документа лицу, нуждающемуся в нем.
  4. Испорченный бланк трудовой (в процессе заполнения была допущена помарка либо ошибочно внесена недостоверная информация), подлежит обязательной утилизации.Факт уничтожения документа должен подтверждаться документально (составляется акт). Для достоверности в акт вклеивают идентификационную информацию уничтоженного бланка (вырезанные поля с номером и серией уничтоженного бланка).
  5. Гражданин, получивший трудовую книжку на руки, под контролем лица, ответственного за Журнал, расписывается в приходно-расходной книге, подтверждая факт выдачи ему формуляра/вкладыша.

Алгоритм внесения сведений:

  1. В специальной графе указывают порядковый номер записи.
  2. В отдельные колонки вписывают число, месяц, год выполнения учетных сведений.
  3. В пятой колонке указывают данные о лице, выдавшем формуляры/получившем бланк (ФИО гражданина или наименование организации).
  4. В шестой прописывают основание для выдачи, индикационный номер документа и дату его выдачи предъявителю.
  5. В колонке прихода сначала указывают количество полученных трудовых книжек, их серию, номер, затем прописывают сведения о вкладышах.
  6. Вносят сведения о потраченной на приобретения формуляров сумме.
  7. В графе прихода указывают количество выданных трудовых книжек, число вкладышей к ним с обязательным указанием серии, номеров документов.
  8. В заключительную колонку вносят сведения о сумме средств, подлежащих к получению за выданные формуляры.

Заполнение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Данная книга должна вестись по соответствующей утвержденной форме (см. ниже). В новой книге проставляется дата, с которой начато ее ведение, а при заполнении всех страниц ставится дата окончания ведения этой книги.

В данной книге учета следует регистрировать все трудовые книжки сотрудников:

  • принятые от них при поступлении на работу,
  • выданные им, как поступающим на работу впервые,
  • а также вновь выданные вкладыши в трудовые книжки.

Если от сотрудника получена трудовая книжка с уже вшитым в нее вкладышем, который был оформлен на другом предприятии, то регистрировать необходимо только книжку, а вкладыш в книгу учета движения трудовых книжек отдельной строкой вносить не следует.

Приложение № 3

к Постановлению Минтруда Россииот 10.10.2003 № 69

КНИГАУЧЕТА ДВИЖЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК И ВКЛАДЫШЕЙ В НИХ

№ п/п

Дата приема на работу, запол­нения трудо­вой книжки или вкла­дыша в нее

Фами­лия, имя и отче­ство вла­дельца трудо­вой книжки

Серия и номер трудо­вой книжки или вкла­дыша в нее

Долж­ность, профес­сия, специ­альность работ­ника, кото­рый сдал трудо­вую книжку или на кото­рого запол­нена трудо­вая книжка или вкладыш в нее

Наиме­нование места работы (с указа­нием струк­турного подраз­деления), куда принят работник

Дата и № приказа (распо­ряжения) или иного решения работо­дателя, на осно­вании кото­рого произ­веден прием работ­ника

Расписка ответст­венного лица, приняв­шего или запол­нившего трудо­вую книжку

Полу­чено за запол­ненные трудо­вые книжки или вкла­дыши в них (руб.)

Дата выдачи на руки трудо­вой книжки при уволь­нении (прекра­щении трудо­вого дого­вора)

Рас­писка работ­ника в полу­чении трудо­вой книжки

число

месяц

год

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

В книге учета необходимо заполнять все пронумерованные графы:

1 — проставить регистрационный номер в порядке поступления.

2, 3, 4 — проставить дату арабскими цифрами. В большинстве случаев дата приема на работу и дата заполнения трудовой книжки не совпадают, поэтому в этой книге лучше вписать дату приема сотрудника на работу.

5 — полностью вписать фамилию, имя, отчество сотрудника. Указание инициалов недопустимо.

6 — проставить серию и номер настоящей трудовой книжки (оформленного вкладыша). В случае получения от сотрудника трудовой книжки образца 1938 г., в этой графе ставится прочерк, потому что серия и номер в данных книжках отсутствуют.

7 — вписать должность, профессию, специальность работни­ка, владельца трудовой книжки (вкладыша), согласно штатного расписания.

8 — указать место работы (структурное подразделение).

9 — указать номер и дату приказа, которым был оформлен прием сотрудника. Если регистрируется вкладыш, то в данной графе ставится прочерк.

10 — проставить подпись лица, ответственного за прием (заполнение) трудовых книжек.

11 — проставить сумму в рублях, которая была получена от работника за оформленную ему трудовую книжку (вкладыш). Если организация не взимает данную плату с работника, в этой графе следует сделать прочерк.

12 — при увольнении сотрудника проставить дату выдачи ему трудовой книжки.

13 — уволенный работник проставляет подпись, подтверждая этим факт полу­чения своей трудовой книжки в этот день.

Если в период работы сотруднику был оформлен вкладыш, то следует в его трудовой книжке произвести запись «}Выдан вкладыш»} и проставить серию и номер данного вкладыша.

При увольнении работнику следует расписаться и за получен­ную им трудовую книжку, и за выданный и оформленный ему вкладыш в разных строках книги учета и, конечно же, в своей личной карточке.

Сведения, которые содержит книга учета трудовых книжек

В Приказе Министерства труда РФ №69 от 2003 года №69 в Приложении №3 утверждена типовая форма учетного журнала.

На титульном листе указывается наименование компании и дата начала заполнения журнала учета трудовых книжек.

Для учета трудовых книжек предусмотрено 13 столбцов, в котором отображаются такие данные:

  1. Порядковый номер поступившей для хранения трудовой книжки или вновь оформленного документа (1, 2, 3…).
  2. Дата заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее.
  3. Дата приема сотрудника на работу (столбцы со 2 по 4). Указанные даты могут не совпадать: ведь по закону работодатель оформляет трудовую книжку в течение 5 дней после трудоустройства сотрудника, а когда трудовая оформляется впервые – в течение недели (по п. 8 Правил №225).
  4. Персональные данные владельца трудовой книжки: его фамилия, имя, отчество (полностью без сокращений).
  5. Реквизиты трудовой книжки и вкладыша в нее (их серия и номер).
  6. Должность (в строгом соответствии с приказом о приеме на работу), на которую принимается сотрудник (профессия или специальность работника, на которого была заведена трудовая книжка).
  7. Наименование структурного подразделения, которое будет являться местом работы.
  8. Реквизиты распоряжения работодателя, по которым происходит прием на работу: это приказ о приеме сотрудника в штат. Это поле заполняется исключительно для трудовых книжек.
  9. Подпись лица, которое приняло трудовую книжку под свою ответственность и заполнило ее.
  10. Сумма, которая была получена за заполнение трудовых книжек и вкладышей в них. Если плата не взималась, то поле остается пустым или ставится прочерк.
  11. Дата выдачи трудовой книжки на руки сотруднику (при расторжении с ним трудового договора).
  12. Подпись увольняемого лица, которая подтверждает факт получения им трудовой книжки.

Указанные 13 граф содержат исчерпывающий перечень сведений о трудовых книжках, который необходим для их должного учета. Дополнять их своим столбцами работодателю не следует.

Есть некоторые нюансы, которые необходимо учесть работодателю при заполнении учетного журнала:

  1. Сокращения недопустимы.
  2. При переводе сотрудника на новую должность указанные сведения не переносятся в учетный журнал.
  3. В графе 12 с датой получения трудовой книжки нужно, чтобы эта дата совпала с последним рабочим днем сотрудника. Если же сотрудник не получил трудовую в последний рабочий день, то сюда вносится дата отправки уведомления о необходимости получения трудовой книжки или передачи согласия на ее пересылку.
  4. Если сотрудник отказался расписаться в журнале о получении трудовой книжки, то об этом составляется специальный акт, который прикладывается к журналу.

Сам журнал можно приобрести в специализированном магазине либо скачать и распечатать готовую форму. Образец журнала учета трудовых книжек по утвержденной форме можно скачать здесь.

Как правильно вести книгу учёта движения трудовых книжек?

При приёме на работу работник предоставляет свою трудовую книжку или, при её отсутствии, работодатель заводит новую.

В книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них фиксируются все передвижения трудовой книжки каждого сотрудника.

Форма книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них утверждена .

Книга состоит из 13 граф, при заполнении которых необходимо учитывать следующие требования:

№ раздела
Раздел книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них

1
№ п/п
Порядковый номер записи
2, 3, 4
Дата (число, месяц, год)
Записи дат производятся арабскими цифрами (число и месяц – двузначными, год – четырехзначными). Например, если работник принят на работу 5 сентября 2003 г. в трудовой книжке делается запись: “05.09.2003”.
Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений.

5
От кого получено или кому отпущено
Фамилия, имя, отчество работника, предоставившего трудовую книжку или работника, на чьё имя отпущена новая трудовая книжка.
6
Серия и номер трудовой книжки или вкладыша в нее
Фиксируется серия и номер трудовой книжки, предоставленной работником или «открытой» работодателем
7
Должность, профессия, специальность работника, который сдал трудовую книжку или на которого заполнена трудовая книжка или вкладыш в нее
Отражается должность владельца трудовой книжки

Следует обратить внимание на то, что должность должна полностью совпадать с должностью, указанной в штатном расписании
8
Наименование места работы (с указанием структурного подразделения), куда принят работник
Место работы, где будет работать работник, являющийся владельцем трудовой книжки
9
Дата и № приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого произведен прием работника
Реквизиты документа, на основании которого работник принят на работу
10
Расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку
Подпись сотрудника, ответственного за учёт движения трудовых книжек.
11
Получено за заполненные трудовые книжки или вкладыши в них (руб.)
Если работнику предоставлен новый бланк трудовой книжки, то в данной графе необходимо указать сумму, полученную за заполненную книжку или вкладыш в трудовую книжку.
12
Дата выдачи на руки трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора)
При увольнении трудовая книжка выдаётся работнику на руки, о чём производится соответствующая запись.
13
Расписка работника в получении трудовой книжки
Указывается подпись самого работника, получившего трудовую книжку на руки после увольнения.

Записи в книге производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений.

Правила опломбировки и выбор пломбы

Наиболее надёжной защитой будет являться пломба, что указано в Правилах № 225, которые оглашают, что журнал должен быть скреплён сургучной печатью или опломбирован.

Что потребуется?

Для опломбировки потребуется сургучная печать или пломба, которые полностью перекроют возможность вмешательства в записи журнала и будут подтверждением признака целостности записей или указывать на нарушение. То есть пломба – это защита от несанкционированного вмешательства.

Пломбы делятся на два типа:

  • силовые;
  • контрольные.

Они имеют разное назначение, утверждённое ГОСТ 31282 -2004. К силовым пломбам относятся свинцовые пломбы, для снятия которых потребуется применить большую силу. На документах, о которых идёт речь, свинцовые пломбы не используются.

Но при желании или по определённым причинам, использоваться могут. Сегодня изготавливаются красивые маленькие свинцовые, металлические и неметаллические пломбы, пригодные для книги учёта (о приходно-расходной книге см. тут).

В данном случае часто используют контрольную пломбу, которая является аналогом сургучной печати или свинцовой пломбы, но не содержит в себе силы сопротивления, напоминая её лишь по форме. Она служит лишь для того, чтобы обнаружить вмешательство в записи журнала, указывая на нарушение целостности.

После опечатывания или опломбировки, заменить лист в журнале при исправлении записи будет невозможно. Этого не позволит сделать пломба, прикреплённая на кончик нити или зафиксировавшая нить в одном положении.

ГОСТ 31282 -2004 представляет широчайший спектр возможных для применения пломб. Однако в данном случае могут использоваться те, что пригодны для применения к делопроизводству.

Силовые пломбы здесь не сыграют определённой роли, наиболее приемлемым вариантом будут контрольные номерные

Самое важное в опломбировке или опечатывании – установление идентификатора, уникального номера пломбы

Установленные критерии законодательством

  1. Наличие идентификационного номера.
  2. Одноразовый характер использования, невозможность воспроизведения.
  3. Защита от возможного доступа путём силового удержания и (или) индикации.

Критерии выбора

Диапазон изготовления пломб по ГОСТу сегодня может быть самым широким, с разнообразием форм, цветовой гаммы. Подобрать достойный вариант можно исходя из дополнительных критериев, которые опираются на предпочтение конкретной организации. Возможно, сделать пломбировочное устройство:

  1. С логотипом организации.
  2. В виде металлической печати.
  3. В виде металлического стержня с изображённым на нём уникальным номером.
  4. С цветовым индикатором, который сразу же укажет на попытку нарушения пломбы.
  5. С элементами электронной памяти.

Классические пломбы представляют собой:

  • изделия из свинца;
  • из пластика;
  • металлический контролёр МК-1;
  • металлические клипсы МК.

Все они обладают отличными защитными свойствами, что составляет основу и цель процесса опломбировки. Широкий выбор предполагает различные способы установки пломб. Однако все способы имеют общие функции, что позволяет осуществить установку самостоятельно.

Пошаговая инструкция: как опломбировать журнал?

Для опечатывания или опломбировки журнала вам понадобится по выбору:

  • оттиск и сургуч;
  • плёночная номерная пломба;
  • пломба из другого материала.

Для опечатывания необходим оттиск, который достаточно сложен в изготовлении и требует определённых затрат и сургуч. Если вы желаете воспользоваться этим способом защиты, которым пользовались издавна, то вам нужно:

  1. Растопить небольшое количество сургуча.
  2. Аккуратно вылить горячий сургуч на внутреннюю сторону обложки журнала в место, где скрепляется нить с листом, которым она была приклеена к обложке.
  3. На не остывший сургуч поставить оттиск.
  4. Дать остыть, после чего можно пользоваться.

Нужно учитывать, что опечатка может быть произведена неаккуратно из-за отсутствия опыта и сноровки. Поэтому вначале попробуйте потренироваться на пустом листе. К тому же, сургучная печать может рассыпаться до завершения пользования журналом, что приведёт его в ненадлежащий вид.

Современные пломбы – это высокопрочные изделия, закрепление которых не потребует от вас особого труда. Для лиц, часто производящих пломбировку, целесообразно иметь в наличии пломбиратор, которым можно ставить любые пломбы.

Для этого нужно взять этот инструмент, напоминающий щипцы, зажать в нём одновременно концы двух нитей и приложенный к комплекту материал, закрепить пломбу. Это устройство элементарно в применении.

  1. Пломбы-наклейки, которую нужно лишь наклеить по инструкции и разгладить. При попытке вскрытия на ней появляется надпись, которая указывает факт вмешательства.
  2. Гарантийные этикетки, которые просто, в соответствии с инструкцией наклеиваются. При несанкционированном вскрытии они практически полностью рассыпаются.
  3. Пломба-скотч, элементарно наклеивается по технологии наклеивания скотча. При попытке вскрытия, верхний слой приходит в негодность.

Если вы любите мастерить своими руками различные эксклюзивные вещи или просто можете бесплатно из подручного материала сделать пломбу — закрепите её на кончике двух, сложенных вместе нитей. Поставьте номер.

По завершении пломбировки нужно собрать комиссию не менее трёх человек для составления акта. Составив акт, вложите его в папку с локальными номенклатурными документами.

А номер пломбы укажите на внутренней стороне журнала, пусть работодатель поставит подпись и печать.

Инструкция внесения записей

Если вы новичок в кадровом деле – вам нужно найти книгу учёта и, опираясь на записи, сделанные ранее, продолжать её вести. Имейте в виду, что новшеств или изменения алгоритма вписывания сведений не производилось, даже если последняя внесённая запись была сделана достаточно давно.

Не случайно, книга имеет твёрдый переплёт и наличие множества листов. Она рассчитана на то, что ею будут пользоваться на протяжении многих лет. По её окончании она ещё долго будет храниться в архиве.

Если же вы вновь открывшийся предприниматель – вам обязательно нужно завести эту книгу и вносить в неё регистрационные записи, начиная с первой, поступившей к вам трудовой. Если у вас на данный момент всего одна трудовая – ваша, это не снимает с вас ответственности за учёт трудовых.

Новый бланк журнала должен быть:

  • пронумерован;
  • опломбирован;
  • прошит.

Титульный лист

Только после этого можно приступать к заполнению титульного листа. Не путайте его с титульным листом самой трудовой. Он должен содержать информацию о предприятии. Впишите наименование соответственно тому, как оно определяется в его правоустанавливающих документах на момент заполнения журнала.

Если вы индивидуальный предприниматель – впишите форму собственности, а далее свои фамилию, имя и отчество. Сведения должны совпадать с регистрационными и паспортными данными.

Следующий несложный момент в заполнении титульного листа – срок хранения. Однако у некоторых он вызывает сомнение. Ведь специалист кадровик или работодатель не могут заведомо просчитать число работников и их трудовых, которые будут вписываться в книгу учёта.

Однако если предположить, что документ по завершении должен продолжать храниться в архиве – то ситуация станет более понятной. Так в соответствии с Правилами, к начальной дате заполнения титульного листа журнала прибавьте ровно 75 лет и впишите этот датированный период в журнал.

Например, дата хранения: 15.10.2015-15.10.90 годы. Если вы индивидуальный предприниматель и у вас сравнительно маленький приток работников и движение трудовых – вы можете ограничиться пятьюдесятью годами хранения. В этом случае запись будет выглядеть приблизительно следующим образом: 15.10.2015-15.10.75 годы. После заполнения титульного листа нужно открыть разворот, предназначенный для внесения записей и сделать первую запись

Обратите внимание, что каждая трудовая учитывается достаточно подробно. Сведения о ней вносятся в 13 граф, которые содержатся в учётных формах журнала

Записи производятся следующим образом:

В первую колонку вносятся порядковые номера.
Графы 2-4 предназначены для внесения даты регистрации учёта ТК

Обратите внимание, что она может не совпадать с датой трудоустройства, но не может быть сделана позднее чем через 5 рабочих дней.
В следующую колонку внесите фамилию, имя и отчество трудоустраивающегося, в соответствии с данными паспорта и без допущения сокращений. Если сведения в книжке и в паспорте различаются, нужно исправить фамилию

Исправления внесите в книжку по всем правилам, опираясь на паспорт.
В 6 графе укажите специальность работника. Ориентируйтесь на специальность, по которой он к вам устраивается.
В 8 графе укажите наименование своего предприятия.
В 9 колонку вписывается приказ о назначении на работу. Он должен полностью совпадать со сведениями трудовой.
В следующей колонке поставьте свою подпись

11 графа необходима для тех, кто воспользовался чистым выданным бланком. Если трудовая заведена впервые – в эту графу вносится стоимость бланка, выплаченная работником. Если он трудоустроился со своей книжкой – ставится прочерк.
Две последние колонки заполняются при увольнении и выдаче трудовой. Пока работник трудится, они остаются свободными, без записей.

Внесение записей на первый взгляд является принципиально простым вопросом. Однако две последние графы у многих кадровиков вызывают разногласия. Главным вопросом является подпись уволившегося работника или уволенного по взысканию, если он лично не получил трудовой. В этом случае существуют следующие варианты распоряжения ею:

  • отправить в архив;
  • переслать почтой;
  • передать по доверенности.

В каждом из случаев работник не получает её на руки. Некоторые кадровики расписываются в этой графе сами или дают расписаться лицу, получающему ТК как посредник. Однако это является нарушением, так как Правила (225) уведомляют, что уволенный работник ставит свою подпись за получение трудовой лично.

Если таковая возможность отсутствует – сделайте пометку о том, что трудовая выдана по доверенности, выслана или передана на хранение в архив. А подтверждающие документы вложите в личное дело уволенного лица.

Пустой бланк.Как подписывать книгу учета движения трудовых книжек — образец.

Как заверить и вести документ?

Книга должна быть заполнена в соответствии с определенными законодательными требованиями, а именно:

  1. Твердая обложка. Соблюдение этого требования желательно, поскольку планируется, что документ будет находиться в использовании на протяжении нескольких лет, а после еще долгое время храниться в архиве. Твердый переплет поможет сохранить Книгу максимально долго.
  2. Соответствие установленной формы. Правильная форма Книги имеется в Приложении №3 к указанному выше Постановлению Минтруда.
  3. Правильная сквозная нумерация. Документ обязательно должен быть пронумерован, причем допускается делать это как на страницах, так и на листах. Главной целью этого является не допустить в дальнейшем, чтобы отдельные листы Книги были изъяты или заменены.
  4. Правильная прошивка и опломбирование. Прошивается Книга с соблюдением тех же требований, что и для большинства других документов. Нити прошивки, а также заверительная запись должны быть скреплены пломбой или сургучной печатью. Что касается их замены на обычную бумажную наклейку, то правилами это не допускается.
  5. Наличие определенных реквизитов на последней странице. Здесь ставится заверительная запись, которая включает в себя такие данные:
  6. число страниц или листов, в зависимости от способа нумерации (должно быть указано как цифрами, так и прописью);
  7. дата заведения документа;
  8. подпись, должность и ФИО лица, которое заверяет Книгу.

Стоит учесть, что право на заверение предоставляется только руководителю организации или ИП.

Что касается других должностных лиц (заместителя руководителя, бухгалтера, сотрудника отдела кадров), то они ни при каких обстоятельствах не имеют на это право.

Важной особенностью Книги является тот факт, что она ведется не один календарный год, как большинство кадровой документации компании, а до полного окончания страниц. Чем меньше сотрудников трудится в компании и чем ниже уровень текучести кадров, тем больший срок можно будет ею пользоваться. За длительный период заполнения документа не исключена возможность того, что в нем могут возникнуть ошибки

В законодательстве не содержится четкой инструкции по их исправлению, поэтому возможны различные варианты. Наиболее надежный — это внесение под ошибочной записью пометки о том, что она считается недействительной (с указанием ее номера). Далее можно вносить уже правильные данные

За длительный период заполнения документа не исключена возможность того, что в нем могут возникнуть ошибки. В законодательстве не содержится четкой инструкции по их исправлению, поэтому возможны различные варианты. Наиболее надежный — это внесение под ошибочной записью пометки о том, что она считается недействительной (с указанием ее номера). Далее можно вносить уже правильные данные.

В большинстве случаев работодатель должен определить ответственное лицо, которое будет отвечать за ведение Книги, оформив это официальным приказом. Обычно это тот же специалист, который отвечает и за ведение трудовых книжек. В зависимости от масштабов компании это может быть:

  • секретарь;
  • сотрудник отдела кадров;
  • бухгалтер;
  • делопроизводитель;
  • специалист по персоналу и т. п.

Приказ может быть составлен в свободной форме, но в нем обязательно должны быть данные об ответственном лице (его ФИО и должность), а также его обязанности по ведению журнала.

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Андрей Измаилов
Наш эксперт
Написано статей
116
Добавить комментарий