Инструкция: оформляем маршрутный лист

Назначение документа

Маршрутный лист имеет важное значение не только с точки зрения памятки по схеме движения в ту или иную точку. Этот документ выполняет несколько функций:

  • описание маршрута – инструкция движения для курьера, водителя или другого сотрудника, выполняющего служебное поручение;
  • подтверждение фактически понесенных транспортных расходов водителя или сотрудника, перемещавшегося с помощью общественного транспорта: здесь имеются в виду оплата проезда или ГСМ;
  • на основании проеденных данных работнику производится соответствующая компенсация, а сам документ заносится в деловые бумаги фирмы и регистрируется секретарем;
  • наконец, маршрутный лист – это документ, по которому производится бухгалтерский учет и начисляются соответствующие налоги.

Оформляется маршрутный лист не только для водителя, но и для всех остальных штатных и нештатных сотрудников, которые принимают участие в выполнении служебной задачи, связанной с поездкой по городу:

  • курьер;
  • бухгалтер – для поездки в налоговую;
  • юрист – поездки по судам, к контрагентам и т.п.;
  • менеджеры продаж;
  • прочие сотрудники.

Условно можно выделить также группу командированных работников, которые ездят с определенными задачами, но пользуются при этом собственными автомобилями. В некоторых случаях вся их работа предполагает в основном разъездной характер. Однако форма документа от этого не меняется – для них заводится маршрутный лист точного такого же образца.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Как правило, форма маршрутного листа разрабатывается в учетной политике организации, после чего для удобства все работники пользуются единым образцом

Как заполнять маршрутный лист

Вначале заполняют титульную часть маршрутного листа. Туда вносят общие сведения о поездке и сотруднике, который ее совершает, с указанием его фамилии и должности.

При использовании служебного автотранспорта часто совершают ошибку, записывая водителя автомобиля вместо работника, который воспользовался транспортом компании.

Например, поездку инициировал юрисконсульт по служебной необходимости, а в маршрутный лист вписали водителя.

Цель поездки описывают детально.

Например, не «служебная необходимость», а «доставка сувенирной и рекламной продукции для оформления выставочного стенда».

Далее заполняют сведения о маршруте. Заранее можно внести информацию об адресе и названии организации, в которую едут, а затем по прибытию заполнить остальные графы таблицы.

Например,

№ п/п Дата поездки Адрес, название Прибыл Убыл Подтверждающий документ Сумма расхода Подпись лица, подтверждающего прибытие
1 25.05.2018 ООО «Гранат-М», ул. Транспортная, 24 11-12 12-18 Билет на автобус №157895 200=
2 29.05.2018 ЗАО «Ольгстрим», пр-т Строителей, 45 10-24 14-16 Кассовый чек №902 325=

После заполнения всех сведений его подписывает сотрудник, совершавший поездку и работник бухгалтерской службы, проверявший правильность данных в документе и принявший его к учету.

В основные сведения о поездке можно добавлять графы о любой, необходимой информации.

Обязательный список реквизитов

Путевой лист (ПЛ) должен содержать следующие обязательные реквизиты:

  • наименование и номер путевого листа;
  • сведения о сроке действия путевого листа;
  • сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
  • сведения о транспортном средстве;
  • сведения о водителе.

Наименование и номер

В шапке путевого листа указывается тип транспортного средства, например «Путевой лист грузового автомобиля». Нумерация ведется в хронологическом порядке. Она может быть сквозной на протяжении года или начинаться заново каждый месяц

Номер путевого листа может содержать буквенные и цифровые префиксы, символы-разделители и т.п. Важно, чтобы в каждом следующем документе значащая часть номера увеличивалась на единицу

Срок действия путевого листа

В шапке путевого листа обязательно обозначается дата его действия. Если ПЛ оформляется на несколько дней, проставляются даты начала и окончания срока его использования. Обычно пишут так: «Путевой лист грузового автомобиля № … от …» или «Путевой лист грузового автомобиля № … (действителен) с … по …».

Сведения о собственнике

Если собственником транспортного средства является юридическое лицо, нужно указать:

  • полное наименование организации, приведенное в учредительных документах;
  • фактический адрес местонахождения;
  • номер телефона;
  • номер ОГРН из свидетельства о регистрации юрлица.

Если собственником транспортного средства является индивидуальный предприниматель, нужно указать:

  • ФИО;
  • почтовый адрес;
  • номер телефона;
  • номер ОГРН из свидетельства о регистрации ИП.

Сведения о транспортном средстве

К ним относятся:

  • модель транспортного средства и модель прицепа (при наличии);
  • государственный регистрационный знак ТС и госзнак прицепа (при наличии);
  • дата и время выезда ТС с парковки и возвращения обратно, а также показания одометра (пробег в километрах) при выезде и возвращении. Эти сведения заверяются уполномоченными лицами, назначенными руководителем предприятия. ИП — владелец транспорта может сам удостоверить эти данные.
  • дата и время проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния ТС. Эти сведения также заверяются ответственными лицами.

Сведения о водителе

Они включают в себя:

  • ФИО;
  • даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра. Эти сведения заверяются подписями уполномоченных медицинских работников.

Также см.: «Минтранс разъяснил, как проводить медосмотры водителей и контроль технического состояния транспортных средств».

Как заполнять маршрутный лист

Вначале заполняют титульную часть маршрутного листа. Туда вносят общие сведения о поездке и сотруднике, который ее совершает, с указанием его фамилии и должности.

При использовании служебного автотранспорта часто совершают ошибку, записывая водителя автомобиля вместо работника, который воспользовался транспортом компании.

Например, поездку инициировал юрисконсульт по служебной необходимости, а в маршрутный лист вписали водителя.

Цель поездки описывают детально.

Например, не «служебная необходимость», а «доставка сувенирной и рекламной продукции для оформления выставочного стенда».

Далее заполняют сведения о маршруте. Заранее можно внести информацию об адресе и названии организации, в которую едут, а затем по прибытию заполнить остальные графы таблицы.

Например,

№ п/п Дата поездки Адрес, название Прибыл Убыл Подтверждающий документ Сумма расхода Подпись лица, подтверждающего прибытие
1 25.05.2018 ООО «Гранат-М», ул. Транспортная, 24 11-12 12-18 Билет на автобус №157895 200=
2 29.05.2018 ЗАО «Ольгстрим», пр-т Строителей, 45 10-24 14-16 Кассовый чек №902 325=

После заполнения всех сведений его подписывает сотрудник, совершавший поездку и работник бухгалтерской службы, проверявший правильность данных в документе и принявший его к учету.

В основные сведения о поездке можно добавлять графы о любой, необходимой информации.

Например, если цель «доставка товара», то для каждой поездки можно дополнительно описать доставляемый товар.

Порядок оформления

Формат маршрутного листка разрабатывается учреждением самостоятельно с определением периодичности отчета (ежедневного, еженедельного, ежемесячного), а также правил его заполнения.

Необходимо иметь ввиду, что для доказательства издержек в производственных разъездах, требуется не только грамотно заполнить маршрутный листок, но и приложить к нему соответствующие материалы для подтверждения оформленного документа, в том числе:

  • Приказ, являющийся основанием выезда по служебным заданиям.
  • Отчет служащего о выполненных затратах.
  • Четко прописанные проездные билеты, доказывающие действительность предоставления услуг.

Все затраты проверяются сотрудниками бухгалтерии, после чего отчет оправляется руководству на подпись, а потом направляется для компенсации понесенных издержек или списания подотчетных денег. Добавочные выплаты служащим, использующим служебные разъезды на собственном автомобиле или же использующих общественный транспорт, учреждения относят на затраты, которые непосредственно оказывают влияние на размер налога на прибыль.

Как правильно заполнить маршрутный лист?

Унифицированного шаблона маршрутного листка нет, поэтому учреждения имеют право разрабатывать собственный шаблон такого документа или составлять его в произвольном виде. При этом нельзя путать путевой лист водителя и маршрутный лист, – это разные документы. Первый утвержден законом, а второй заполняется в свободном стиле.

Главным обстоятельством оформления маршрутного листка является обязательное включение всех разъездов в последовательности действий, осуществленных служащим в указанное время с описанием их целей, а также с подтверждением исходными материалами. Составлять формуляр можно на обыкновенном листе А4 или на фирменном бланке учреждения.

Маршрутный формуляр создается в 2-х экземплярах, один из которых направляется в бухгалтерию учреждения, следующий сохраняется у служащего. Учитывая, что данный документ является для учреждения внутренним, заверять его печатью не нужно.

Правила оформления маршрутного листа

Предприятия, работа которых связана с доставкой каких-либо товаров, вынуждены разрабатывать и оптимизировать логистику перевозок. Для ее документальной фиксации, а также контроля за оплатой и фактом доставки используется маршрутный лист.

Для чего нужно составлять маршрутный лист

При разработке этого бланка обычно преследуются следующие цели:

  • составление плана сбыта — рассматриваемый документ позволяет лицу, ответственному за доставку, иметь представление о сети сбыта, количестве торговых точек и их потребностях в товаре;
  • соблюдение маршрута поставок на основании разработанного плана;
  • подготовка отчетности по количеству отгруженной продукции, количеству рабочего времени водителя, числу торговых точек и их задолженности перед поставщиком;
  • учет затрат времени на отгрузку.

Выше перечислены лишь некоторые цели, которые может выполнять рассматриваемый документ. В зависимости от разработанной на предприятии формы этот список может быть расширен.

Разъездной характер работы и Трудовой кодекс

Особую роль маршрутный лист играет для работников, имеющих разъездной характер работы. Согласно статье 168.1 ТК РФ , расходы, связанные с разъездным характером работы, должен брать на себя работодатель. При этом порядок возмещения и сумма должны быть оговорены в трудовом договоре и других локальных нормативных актах. В связи с этим на многих предприятиях рассматриваемый документ является одним из подтверждений расходов сотрудника, которые подлежат возмещению.

Особенности оформления маршрутного листа

Существующее законодательство не предусматривает унифицированную форму данного бланка. Поэтому на каждом предприятии его разрабатывают самостоятельно с учетом производственной специфики. Тем не менее, существуют рекомендации по заполнению бланка, выработанные на практике.

На бланке обязательно должны быть указаны:

  • название документа;
  • его номер;
  • наименование организации;
  • должность работника (водитель, курьер, другие должности);
  • сведения о транспортном средстве;
  • дата заполнения.

Далее информация может быть представлена в виде таблицы, в которой выделены отдельные графы для указания начальной и конечной точек движения. Отдельный столбец посвящается цели поездки. На некоторых предприятиях в документ вносятся данные о полученной оплате и ее отсрочке. В частности, указывается размер полученной суммы, а также способ оплаты. Иногда в таблице предусматривается столбец для указания срока отсрочки.

Для удобства планирования в бланке можно создать отдельную графу, в которой будет указываться частота посещения торговой точки. Этот показатель, в зависимости от производственных потребностей, можно подразделить на несколько категорий. Например, если товар поставляется по нескольким адресам, но с разной периодичностью, можно создать категории А, B и С, где «А» будет означать доставку раз в день, «B» — раз в три дня, «С» — раз в семь дней. Категории и их расшифровка могут варьироваться в зависимости от потребностей предприятия.

Стоит помнить, что документ в обязательном порядке должен быть заверен подписью водителя, уполномоченного лица и работника бухгалтерии.

Нередко работодатель требует отметки получателя груза о том, что передача состоялась.

В отпуск на личном автомобиле

Некоторым категориям работников полагается компенсация затрат на оплату проезда в отпуск, в том числе на личном автомобильном транспорте. Такие льготы полагаются «северянам» в соответствии с Приказом Минтруда РСФСР от 22.11.1990 N 2.

Кроме того, работодатели могут сами внутренними локальными актами утвердить перечень льгот, в который включить и компенсацию расходов на отдых, в том числе — оплатить работникам проезд к месту отдыха. Для учета проездных затрат необходимы документы, подтверждающие понесенные расходы. В этом случае используется специальный бланк.

Порядок учета, хранения и уничтожения

Маршрутные листы должны подаваться уполномоченному лицу на предприятии после завершения выполнения рабочего задания. К нему может прилагаться отчет о выполненной работе. Он составляется на каждом предприятии самостоятельно. Обычно эти документы хранятся до проведения первой внутренней проверки. Как правило, она проводится ежеквартально. Также они могут уничтожаться после оформления акта приема работ. Однако на некоторых предприятиях маршрутные листы, в соответствии с пунктом 842 Приказа Минкультуры России от 25.08.2010 №558, хранят в течение пяти лет. Если это единственный документ, подтверждающий работу в тяжелых или опасных условиях, — 75 лет.

Машрутные листы

Класс

Классный руководитель

с 6 по 11 апреля

с 13 по 18 апреля

с 20 по 30 апреля

с 6 по 8 мая

с 12 по 16 мая

с 18 мая

1 А класс

Шабанова Г.А.

скачать скачать

1 Б класс

Оконечникова Ж.А.

скачать скачать скачать скачать

1-4 РВК

Молчанова А.В.

скачать скачать скачать скачать

2 А класс

Васильева Н.Л. 

скачать скачать скачать скачать скачать

2 Б класс

Кокурина Ж.М.

скачать скачать скачать скачать скачать

2-3 РВК

Смуркова Н.Б.

скачать скачать скачать скачать скачать

3 А класс

Ошколова Л.И.

скачать скачать скачать скачать скачать

3 Б класс

Муймарова О.С.

скачать скачать скачать скачать скачать

4 А класс

Колесникова Е.В.

скачать скачать скачать скачать скачать

4 Б класс

Ершова Т.С. 

скачать скачать скачать скачать скачать

5 А класс

Родионова С.А. 

скачать скачать скачать скачать скачать

5 Б класс

Полунина И.М.

скачать скачать скачать скачать скачать

5 В класс

6 В класс 

7 Б класс

Граевская Г.Ю.

скачать скачать скачать скачать скачать

6 А класс

Клюев В.В.

скачать скачать скачать скачать скачать

6 Б класс

(обучение на дому)

Сухова А.С.  скачать скачать скачать скачать скачать

6 Г класс

(обучение на дому)

Новикова И.А.

скачать скачать скачать скачать скачать

7 А класс

Ермушина Ю.А. 

скачать скачать скачать скачать скачать

8 А класс

Некрасова Е.В.

скачать скачать скачать скачать

8 Б класс

 9 В класс

Крытаева Л.А. 

скачать скачать скачать скачать

8 В класс

(обучение на дому)

Барабанова М.Г.

скачать скачать скачать скачать

8 Г класс

(обучение на дому)

Каминская Е.Н.

скачать скачать скачать скачать

9 А класс

Новикова И.А. 

скачать скачать скачать скачать

9 Б класс

Кириллова Е.В. 

скачать скачать скачать скачать

10 класс

Птицына Т.В. 

скачать скачать скачать скачать

11 класс

Кириллова Е.В. 

скачать скачать скачать скачать

Задания по дополнительному образованию (кружки, студии)  с 6 по 18 апреля  открыть   

Задания по дополнительному образованию 

Телестудия «Дорожный патруль», Фотостудия «ФОТиК», «Школа барабаншиц»  с 20 по 30 апреля  открыть с 6 по 8 мая  открыть  с 12 по 15 мая  открыть  с. 18 по 22 мая  открыть

Кружок: «Серпантин»  с 20 по 30 апреля   открыть  с 6 по 8 мая  открыть  с 12  мая  открыть

Кружок: «Радуга» с 20 по 30 апреля    открыть  с 6 по 8 мая  открыть  с 12  мая  открыть

Кружок:   «Кадетство»  с 20 по 30 апреля   открыть  с 6 по 8 мая  открыть  с 12  мая  открыть

Хореография  «Кадетские отряды»  с 20 по 30 апреля  открыть  с 6 по 8 мая  открыть  с 12 мая  открыть

Задания по психологии для учащихся 1А, 2А, 3А, 4А, 5А, 5Б, 6, 7, 8 классов публикуются здесь 

Образцы справок для получения визы

Наряду с другими документами вас попросят предоставить доказательства личной финансовой кредитоспособности. Такими доказательствами являются справка из банка о состоянии банковского счета и справка с места работы с указанием размера оклада.

Справка с места работы

Справка с места работы обязательно должна быть напечатана на фирменном бланке предприятия. В шапке бланка должны быть указаны реквизиты Вашей фирмы, адрес и телефоны. Сама справка составляется в произвольной форме.

Что должно быть указано в справке с места работы:

1. Ваша должность
2. Ваш оклад или доход в месяц
3. Подпись директора
4. Подпись бухгалтера
5. Заверена круглой печатью фирмы

Справка составляется на русском языке. Ниже приведён образец текста справки с места работы.

                          СПРАВКА
						  

Выдана Сидорову Петру Ивановичу в том, что он действительно работает 

в ОАО "Рога и Копыта" с "01" января 2000 года по настоящее время в 

должности начальника транспортного цеха. Размер заработной платы 

составляет 50000 (пятьдесят тысяч) рублей в месяц.



На период с "01" мая 2013 года по "15" мая 2013 года Сидорову П.И.

предоставлен отпуск с сохранением рабочего места.



Справка выдана для предоставления по месту требования.

  "22" апреля 2013 года




Директор ОАО "Рога и Копыта" _______________ Иванов И.И.

Глав. бухгалтер ОАО "Рога и Копыта" ______________ Петрова А.А.

Справка из банка

Справка из банка содержит информацию об остатке средств на счёте на определённую дату. Справка должна быть подписана сотрудником банка и заверена круглой печатью. Во всех банках она платная и её стоимость колеблется от 100 до 300 рублей.

Что должно быть указано в справке из банка:

  1. Данные о владельце счёта
  2. Реквизиты счёта
  3. Реквизиты банка
  4. Подпись сотрудника банка
  5. Заверена круглой печатью банка

Справка может быть составлена как на русском языке, так и на английском (требуемый язык уточняйте в консульстве). Обычно на стоимость справки это не влияет. Ниже приведён образец текста справки из банка.

                             СПРАВКА
						  
ОАО "Сбербанк России" подтверждает наличие по состоянию 25.04.2013 на

имя Пупкина Василия Петровича, паспорт гражданина РФ №1234 567890 выдан

13 отеделением милиции г.Урюпинска 01 апреля 2005 года, действующего

вклада в валюте - Российский рубль, счёт №13123234. Сумма остатка 

денежных средств по счёту 50000 (пятьдесят тысяч) рублей 00 копеек.



Справка дана по месту требования.

  "25" апреля 2013 года




Руководитель отделения №123123  _______________ Кутков М.М.

"25" апреля 2013 года

Спонсорское письмо

Спонсорское письмо может потребоваться, когда необходимо сделать визу на несовершеннолетнего ребёнка (домохозяйку, пенсионера, временно не работающего и т.д.). Либо, если у кого-то отсутствует необходимая сумма на банковском счёте.

Спонсорское письмо пишется в свободной форме. Его можно рапечатать на принтере или написать от руки.

В каждом консульстве могут быть свои требования к тому, кто может выступать в качестве спонсора. Общие же рекомендации таковы:

  1. Выступать в качестве спонсора желательно ближайшим родственникам
  2. Выступать в качестве спонсора желательно едущим в одну поездку
  3. На счёте спонсора должна быть сумма, достаточная для обеспечения поездки обоих туристов

Пример спонсорского письма:

                     СПОНСОРСКОЕ ЗАЯВЛЕНИЕ

Я, Столыпин Михаил Степанович (укажите Ф.И.О. спонсирующего лица),

паспорт 12 №345678, гарантирую оплату всех расходов, связанных с

туристической поездкой моего сына (жены, дочери, сестры, матери и т.д.) 

Столыпина Степана Михайловича (укажите Ф.И.О. спонсируемого лица),
 
паспорт 98 №765432, в Бельгию (укажите страну поездки) с 01.05.2013

года (дата начала поездки) по 15.05.2013 года (дата окончания поездки).


                                         "25" апреля 2013 года
                                        
                                              Подпись


К спонсорскому письму прикладывается спонсирующего лица на фирменном бланке организации.

Скачать образец спонсорского письма в формате Word (13 Кб).

Другие статьи в этом разделе :

  • Получение визы в Европу для путешествующих на автомобиле
  • Протяженность автомагистралей в Европе
  • Ограничения скорости в Европе
  • Допустимый уровень содержания алкоголя в крови
  • Использование цепей противоскольжения в Европе
  • Использование видеорегистраторов в Европе

Порядок заполнения основных разделов

Хоть маршрутный лист и является обязательным документом, единственной унифицированной формы его бланка не существует. Каждая организация сама разрабатывает удобную для себя форму, которую устанавливает в своей учетной политике. Главное, чтобы на ней было присутствие всех необходимых данных.

Обязательными реквизитами являются:

  • номер и дата документа;
  • данные о сотруднике;
  • информация об автомобиле;
  • данные маршрута.

Маршрутный лист составляется в двух экземплярах, один их которых остается у самого сотрудника, а второй идет в отчетность бухгалтеру. Данный документ не обязателен к заверению печатью.

В заполнении маршрутного листа нет ничего сложного, он состоит из шапки и табличной части, в которых имеются все указания:

  1. Первой строчкой является наименование документа и его порядковый номер.
  2. Далее записывается полные фамилия, имя и отчество водителя.
  3. Заполняется информация об автомобиле.
  4. На основании чего совершается данная поездка.

Документы для скачивания (бесплатно)

Бланк маршрутного листа

После оформления шапки можно приступать к таблице, часть которой заполняется сразу, а вторая половина — во время поездки. Сама таблица состоит из нескольких колонок, в которых должна содержаться следующая информация:

  • порядковый номер позиции;
  • дата совершения поездки по данному пункту назначения;
  • информация о месте прибытия, наименование организации, адрес получателя;
  • отметка о времени прибытия, ставится по факту приезда;
  • отметка о времени выбытия из пункта, также ставится по факту уезда;
  • наименование товара или оказываемой услуги, которая является целью поездки;
  • сумма в рублях, если речь касается о каком-либо товаре;
  • документ-основание, подтверждающее приобретение товара или услуги, чаще всего это номер товарного чека;
  • роспись принимающей стороны, которая подтверждает правдивость всего написанного.

После таблицы, по окончании всех поездок, ставится личная роспись водителя, а также бухгалтера, принявшего его.

Маршрутный лист №4

Водитель: Горяйнов Владимир Викторович

Автомобиль: Газель №АТ211Х

Основание: Служебная поездка для доставки товара по заявкам.

№ п/п Дата Данные о месте прибытия Время прибытия Время убытия Наименование товара Сумма, в рублях Основание Роспись получателя
6 01.02.2017г. г. Екатеринбург, ул. Ленина, д. 8, кв. 60

+7 952 698 21 54

стиральная машина Бош 5684 12 990 Товарный чек №ИН1235/123
7 01.02.2017г. ООО «Велес»

г. Екатеринбург, ул. Сапожников, д. 12

+7 900 203 18 23

принтер-ксерокс-копир Адвер 32 23 460 Товарный чек №ИН8561/984
8 01.02.2017г. г. Екатеринбург, ул. Береговая, д. 11, кв. 30

+7 952 630 19 04

холодильник Индезит Т-1300 36 590 Товарный чек №ИН7413/951
Маршрутный лист сдал водитель                                                                           Горяйнов В.В.

Маршрутный лист принял бухгалтер                                                                     Баранова О.А.

Описание внешнего отчета «Маршрутный лист с контрагентами, контактами и товарами»

Для формирования маршрутного листа с помощью данной внешней обработки в программе УТ 11 / КА 2 / ERP 2 должна быть включена в настройках опция Доставка (как включить: НСИ и администрирование — Настройка разделов — Склад и доставка — Управление доставкой). Также порядок работы должен вестись в соответствии с методическими рекомендациями фирмы 1С по работе с доставкой в этих программах. Ниже в описании описаны требования к порядку работы.

Типовая форма маршрутного листа в программах УТ 11 / КА 2 / ERP 2 выглядит следующим образом:

Расширенный маршрутный лист, предлагаемый мной, выглядит следующим образом:


Предлагаемая печатная форма маршрутного листа содержит следующие поля:

  • Номер накладной — по нажатию откроется текущий документ Реализация товаров и услуг;
  • Контрагент — имя клиента;
  • Адрес доставки — адрес, заполненный в Реализации, попавший далее из нее в документ Задание на перевозку;
  • Телефон — телефон из контактной информации клиента;
  • Время с и Время по — время из документа Задание на перевозку;
  • Залог, Тара, Разное, Товары, Вода, Аренда — группы товаров. По Вашему запросу их могу отключить, изменю в обработке, чтобы была единственная группа Товары и для каждой реализации в ней выводилась расшифровка по товарам.
  • Нал — сумма оплаты наличными, которую нужно получить по данной отгрузке. Если уже введен документ Приходный кассовый ордер по данной реализации, то выводится сумма из него;
  • Безнал — сумма поступившей уже оплаты по расчетному счету.
  • Сумма оплаты — сумма показателей Сумма нал и Сумма безнал.

Маршрутный лист — для чего нужен

Маршрутный лист необходим для возмещения различных расходов сотрудникам, а также подтверждения их поездки. Он необходим для:

  • оплаты различных проездных документов;
  • возмещения расходов на использование личного автотранспорта работников в служебных целях>;
  • подтверждения места пребывания сотрудника, с разъездным характером работы, в рабочее время;
  • составления оптимального маршрута перемещения;
  • оптимизации расходов на транспорт.

Маршрутный лист является для бухгалтерии основанием для возмещения расходов сотрудников.

Вместе с тем, этот документ является своего рода отчетом о поездках и для оплаты необходимо приложить к нему оригиналы чеков на оплату топлива, проездных билетов и иных подтверждающих документов.

Маршрутный лист часто используется в деятельности логистических и транспортных компаний, служб такси, курьерской доставки. Его можно оформлять не только для штатных водителей организации, но и для разовых поездок персонала, например, в случае, когда бухгалтеру необходимо отвезти в налоговую документы или юристу съездить в службу судебных приставов.

А работники служб сбыта могут использовать маршрутный лист не только для подтверждения затрат на поездки, но и для планирования оптимального маршрута при заключении договоров с несколькими клиентами.

Кроме того, маршрутный лист является документом первичного учета и может быть затребован налоговыми органами при проверке оснований для различных выплат.

Кто и для чего использует маршрутные листы

Оформление маршрутных листов в организации может преследовать разные цели. Как правило, их составляют:

  • для подтверждения дорожных расходов работников с разъездным характером работы;
  • контроля времени прибытия работника в пункты назначения;
  • оптимизации маршрута доставки;
  • учета и контроля времени выгрузки товаров и др.

Основными «пользователями» этих документов являются:

  • водители, экспедиторы и курьеры, для которых составляют маршрутные листы и которые заполняют их в процессе перемещения по маршруту;
  • бухгалтеры, которые учитывают на основании маршрутных листов соответствующие расходы;

сотрудники, отвечающие за логистику, которые проводят анализ и последующие оптимизационные мероприятия.

Может работать с маршрутными листами и другой персонал.

Как заполнить путевой лист легкового автомобиля?

В путевой лист по форме 3 вносятся следующие сведения:

  • Дата и номер составления документа
  • Информация об организации: наименование, адрес, телефон, факс, коды по ОКУД и ОКПО.
  • Информация об автомобиле: марка, модель, государственный регистрационный номер, гаражный номер.
  • Информация о водителе: ФИО, табельный номер, номер воительского удостоверения, категория, тип лицензионной карточки.
  • Задание водителю с указанием мест и времени отбытия и прибытия.
  • Информация об исправности автомобиля в момент выезда и сдачи в гараж с подписью механика.
  • Информация о выдаче и расходе горючего с подписью механика.

Новые бланки

В новых бланках добавлена информация о предрейсовом контроле (точном времени и дате его проведения). Данную строку обязательно заполнять всем ТС, для которых такой контроль предусмотрен законодательством.

Хватит тратить время на заполнение шаблонов и бланков
Сервис КУБ помогает выставлять счета за 20 секунд и готовить другие документы без единой ошибки, за счет полной автоматизации заполнения шаблонов.
КУБ – новый стандарт выставления и отправки счетов покупателям.

14 днейБЕСПЛАТНЫЙ
ДОСТУП

Образец заполнения формы 3 для путевого листа легкового автомобиля

Правильно оформить путевой лист легкового автомобиля по форме 3 2020 гг. вам помогут образы заполненных бланков, которые представлены для бесплатного скачивания в разных форматах.

Изменения в сроках выдачи-заверения-внесения данных одометра с 2019 г.

Последние изменения связаны с Приказом Минтранса РФ от 21.12.2018 № 467, вступившим в силу 1 марта 2019 г. Теперь показания одометра необходимо вносить не только при выезде из гаража и возвращении в него, но и покидая любую парковку, выбранную для стоянки ТС после рейса, а также по завершению смены или рабочего дня водителя.

При этом показания заверяются только подписями ответственных лиц, без штампов.

Можно ли обойтись без бланка

Бланки путевых листов утверждены постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Но использовать типовые бланки необязательно. Владелец предприятия может сам выбрать бланк для путевого листа или взять готовую форму и дополнить ее нужными ему реквизитами. При этом обязательные реквизиты убирать нельзя.

Сколько хранить

Хранить путевые листы следует не менее 5 лет. Исключение составляют листы, служащие единственным доказательством работы сотрудника во вредных или опасных условиях, — они хранятся 75 лет.

По желанию руководства компании срок можно продлить. Кроме того, из приказа Росархива РФ от 20.12.2019 № 236 выходит, что при отсутствии проверки или ревизии контролирующим органом в течение 5 лет, срок хранения стоит продлить до проверки.

Как упростить работу

Процесс заполнения путевых листов можно автоматизировать с помощью специальных компьютерных программ. Это экономит время и помогает избегать ошибок.

Путевые листы легкового, грузового, международного транспорта

Для разных видов транспорта используют разные формы путевых листов.

  • Для легковых авто: формы 3 и ПЛ-1 (для ИП).
  • Для грузовых авто: формы 4-П, 4-С, ПГ-1 (для ИП) и 4-М (международные поездки).

Если вы часто оформляете путевые листы и выписываете другие документы, зарегистрируйтесь в сервисе КУБ. Он позволяет заполнять документацию в автоматическом режиме и отправлять ее контрагентам по e–mail.

Хватит тратить время на заполнение шаблонов и бланков
Сервис КУБ помогает выставлять счета за 20 секунд и готовить другие документы без единой ошибки, за счет полной автоматизации заполнения шаблонов.
КУБ – новый стандарт выставления и отправки счетов покупателям.

14 днейБЕСПЛАТНЫЙ
ДОСТУП

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Андрей Измаилов
Наш эксперт
Написано статей
116
Добавить комментарий