Должностная инструкция руководителя отдела продаж

Обязанности руководителя отдела продаж по организации и обучению

Проведение совещаний с сотрудниками по вопросам организации работы также входит в обязанности РОПа в продажах. Собрание проводится по следующему принципу:

  • Обязательства и слова сотрудников фиксируются.
  • Наличие протокола по итогу проведения предыдущего совещания.
  • Подытоживание результатов собрания, в том числе обещаний. Составление плана и ознакомление с ним всех участников собрания. Это необходимо для понимания ответственности перед компанией.

Руководитель отдела может проводить различные совещания в зависимости от целей.

Если цель – создать настроение и исправить недочеты в работе предыдущей пятидневки, то проводится собрание в начале недели длительностью не более одного часа. Обсуждаются следующие важные моменты:

  • Результаты работы за 5 рабочих дней.
  • Составляются кейсы для тренингов на темы, которые могут вызывать трудности в течение недели (сложности во время телефонных переговоров, техника возражения и т. п).
  • Цели на неделю по выполнению планов продаж.
  • Подведение итогов соревнований в отделе между менеджерами (если это практикуется в компании).

Чтобы мотивировать сотрудников, проводится ежедневное короткое совещание, где ставится план на день и дается определенный стимул для его выполнения.

  • Итог за прошедший день (учитываются результаты всего отдела и каждого сотрудника в отдельности).
  • Задачи на следующий день для каждого менеджера и отдела целиком.
  • Как избежать или повторить результаты прошедшего дня.
  • Предварительные результаты работы для оценки эффективности.
  • Заключительная часть утренней планерки, касающаяся обучающих курсов и мотивации.

Небольшие планерки – пятиминутки с отдельными сотрудниками проводятся ежедневно с интервалом в 3 часа, например в 12.00, 15.00 и 18.00. В зависимости от текущего положения дел уточняются следующие вопросы:

  • Успешно ли выполняется план по сделкам.
  • Поступление платежей.

Периодичность таких планерок может быть любой. Исходя из поставленных задач и фактических результатов, руководитель сам определяет время проведения пятиминуток.

Если в фирме не предусмотрена должность коуча, то обучение входит в обязанности РОПа в продажах. Он проводит типовые практические занятия для менеджеров:

  • Тренинг, направленный на формирование навыков, которые четко определены в данной сфере и решают конкретные задачи в бизнесе.
  • Разложение навыков на элементарные составляющие. Этот прием позволяет определить эффективные техники продаж для формирования и проработки нужных навыков (например, сторителлинг или техника эффективной манипуляции small talk).
  • Запись и прослушивание телефонных разговоров для составления обучающих кейсов, на которых проводят подробный разбор недочетов в поведении менеджеров и психологии клиентов.

Мотивация персонала

Безусловно, мотивация персонала отдела продаж необходима. И состоит она, как и всякая мотивация, из поощрений и наказаний.

Правда с недавних пор специалисты признали более действенным методом – стимулирования поощрениями. Поэтому мотивация – это ожидание сотрудником вознаграждения за результаты, которые он показал в работе.

Получив поощрение, человек на интуитивном уровне определяет его соответствие затраченным усилиям, а потом начинает сопоставлять своё вознаграждение с вознаграждением коллег. Поэтому однотипная мотивация – «для всех» здесь не будет уместна. Профессиональный рост, высокие результаты продаж и тому подобные критерии должные влиять на систему подхода к выплатам.

Организация отдела продаж новым руководителем

После прохождения тестового периода и ознакомления со структурой отдела вся ответственность за последующие результаты ложится на вас. Именно поэтому необходимо составить план продаж:

Новый руководитель

  • на месяц
  • на год
  • на каждого сотрудника

Составляя план продаж на год, не стоит забывать о формировании глобальной стратегии, рассчитанной на 5 и более лет. Как только вы сформулировали желаемую выручку отдела продаж и сумму выручки в каждый год, придите к пониманию оптимизации процесса. В идеале вы должны понимать, что вам мешает выполнять план, а что помогает. В этом вам поможет SWOT-анализ – технология, позволяющая увидеть плюсы и минусы во внутренних сферах компании и оценить внешние факторы, которые могут быть как положительными, так и отрицательными.

Следующим шагом после постановки годовых и месячных планов, должно быть решение по их реализации. Вы должны понимать, какая целевая аудитория поможет принести вам необходимые деньги. Помочь определить целевую аудиторию сможет грамотный ABC и XYZ- анализы. Обычно они применяются к текущей базе, но временами могут применяться и к потенциальной. Все зависит от сферы бизнеса, b2c, b2b или вы работаете с дилерской сеткой.

Проведя все анализы и выявив наилучшую стратегию, составьте алгоритм действий, по которому должен пройти продавец, чтобы совершить сделку. Условно говоря – разбейте сделку на количество этапов. В рамках каждого этапа вы представляете результат, к которому должен прийти сотрудник. Менеджер должен понимать, какую последовательность этапов он должен проводить. В рамках каждого этапа выявите методы работы, которые хорошо зарекомендовали себя в последующие разы. Этим вы сократите срок адаптации нового сотрудника, в случае если будет производиться набор таковых.

За что несет ответственность руководитель отдела продаж

  1. За четкое выполнение всех своих обязанностей, изложенных в должностной инструкции, и обязанностей своих починенных;
  2. За своевременное получение денежных средств от клиентов, работающих на условиях предоплаты и отсрочки платежа;
  3. За полную сохранность вверенных материальных ценностей;
  4. За конфиденциальность информации, доверенной предприятием.
  5. За выполнение показателей плана работы всего отдела продаж предприятия.
  6. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений.
  7. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Формирование плана продаж, контроль его выполнения

Пожалуй, никто не будет спорить, что планирование – это один из основных инструментов для достижения любой поставленной цели. Сможет ли отдел продаж существовать без плана? Сможет, но эффективности от работы персонала не стоит ждать.

Обязанности руководителя отдела розничных продаж – составление плана. Проделывая эту работу, не стоит опираться исключительно на результаты прошлых периодов. В таком случае менеджерам не к чему будет стремиться. Анализ позволит определить сезонность продаж, но не более. План регламентируется строго ограниченными сроками, и сотрудники, исходя из него, должны получить от руководителя реальные и достижимые цели.

Основные разделы

Важным блоком в любом резюме является образование. Большинство работодателей требуют «вышки», хотя при наличии большого опыта в торговле некоторые могут «закрыть глаза» на ее отсутствие у соискателя. Однако принято полагать, что на менеджерские позиции могут претендовать только выпускники вузов, чаще всего эти специалисты заканчивают институты и университеты по специальности «Менеджмент», «Маркетинг», а также «Технологии продаж», «Коммерческая деятельность» либо «Связи с общественностью» — как показывает статистика, именно эти направления чаще всего встречаются в «визитных карточках».

Допускается наличие любого другого экономического или торгового образования. В ряде компаний на позицию главы отдела сбыта могут быть утверждены люди гуманитарных и технических специальностей. Самое главное – наличие образования в принципе и подходящие личные качества.

Мало кто из работодателей возьмет на руководящую должность человека, не имеющего соответствующего опыта работы. Поэтому резюме успешного кандидата должно обязательно содержать перечень предыдущих мест службы, на которых соискатель выполнял функции начальника торгового подразделения:

  • анализ рынка и составление стратегии роста продаж;
  • организация эффективной системы сбыта;
  • планирование бюджета коммерческого отдела и контроль за его рациональным распределением;
  • подбор и обучение агентов по продажам и торговых представителей;
  • ведение деловых переговоров с основными клиентами;
  • контроль документооборота.

Например:

  • за год увеличил товарооборот на 30%;
  • расширил клиентскую базу в 2 раза;
  • добился снижения дебиторской задолженности на 15%.

Нелишним будет указать, какое количество работников находилось в вашем подчинении.

Следующий блок необязателен, но тем не менее без него сложно представить руководителя среднего звена в целом — это владение языками. В большинстве случаев вакансия на должность «начальник торгового отдела» содержит указание на знание английского языка, чуть реже — немецкого. Именно эти направленности в наши дни ценятся больше остальных.

Имейте в виду, любой специалист, свободно владеющий иностранным языком, ценится — никому не известно, с какими заказчиками придется общаться в будущем. Не исключено, что по мере роста компания будет выходить на мировой рынок, и тогда знание языков сыграет на пользу вашему профессиональному росту и карьере.

Обращаем внимание на то, что при поиске начальника отдела продаж работодатель особое внимание уделяет личностным характеристикам кандидата. В первую очередь это должен быть коммуникабельный человек, открытый и активный — такие качества, вне всякого сомнения, пригодятся при ведении деловых переговоров

Также не помешает указание на знание психологии — если вы проходили какие-то курсы по этому направлению, то непременно укажите их в своем резюме. Начальник сектора продаж по роду деятельности вынужден постоянно общаться с людьми, и порой приходится оказывать давление на потенциального клиента — в этом случае знания психологии будут весьма кстати.

Помимо всего вышеописанного, в резюме стоит включать указание на такие характеристики, как:

  • умение быстро принимать решения в рискованных ситуациях;
  • высокая эрудированность и хороший кругозор;
  • аналитический склад ума;
  • организаторские навыки.

Наставник и дожимщик

Как конкретно руководитель может передавать подчиненным свои знания и навыки?

II. Обучать сотрудников.

Как только проводится конкурс, с которого принимаются на работу новые сотрудники в отдел продаж, нужно проводить программу адаптационных тренингов для этих сотрудников. При этом учить новых сотрудников придется двум ключевым вещам:

Продажам и переговорам
Знанию специфики тех товаров, услуг и проектов, которые они будут продавать именно в вашей компании.

III. Проводить внутрикорпоративные тренинги.

Разумеется, обучение не должно заканчиваться адаптационным тренингом. После этого придется регулярно проводить внутрикорпоративные тренинги. Где продажам и переговорам сотрудников будет учить, в том числе, руководитель продаж. А знаниям технических нюансов и сложных вопросов, возможно, будут учить ключевые технические специалисты, эксперты или производственники ваших компаний — лучшие знатоки своего дела и руководители из смежных подразделений.

IV. Развивать продажи.

Хороший руководитель никогда не должен быть доволен теми результатами, которые можно обеспечить уже сегодня. Настоящие руководители — люди активные, инициативные. Они постоянно ищут возможности увеличения доходов компании. И, разумеется, своего личного дохода. У них должен быть серьезный личный интерес, в том числе финансовый, от роста продаж и прибыли, который они могут обеспечить для вашего бизнеса. Дополнительную ценную информацию руководители могут получать, проводя большое количество переговоров с клиентами. Как с собственными клиентами, так и помогая с ключевыми переговорами и дожимом сделок для своих подчиненных.

V. Быть наставником.

Кстати, наставничество, то есть обучение на практике личным примером, и дожим, сделанный для подчиненных, с клиентами подчиненных — настолько важная функция руководителя отдела, что он должен уделять половину или больше половины своего времени только этому блоку работ.

Операционный контроль продаж

Раздробить функции отдела продаж. Менеджер должен продавать. Если он вместо своего предназначения загружен не профильными функциями: распечатать документ, согласовать с бухгалтерией договор, подтвердить доставку и так далее — нанимайте ассистента отдела и перекладывайте на него рутину. РОП должен анализировать и сокращать потери в узких местах.

Ежедневно проводить планерку с менеджерами для разбора звонков, отработки возражений, общих результатов команды по воронке продаж и количеству звонков.

Ставить задачи менеджерам и контролировать ход важных сделок, ставить задачи при необходимости менеджеру по конкретной сделке: позвонить клиенту, дожать, выслать материал, провести презентацию и т.д. Контролировать задачи менеджеров и уровень загрузки, при необходимости вносить корректировки.

Отслеживать средний чек по менеджерам, продуктам, периодам, компаниям. Вы должны знать показатели собственной эффективности. Только системный анализ данных позволяет обнаружить узкие места и скрытые проблемы, а также точки роста ваших продаж и прибыли.

Проверять качество заполнения информации, при необходимости дополнительно стимулировать ответственность заполнения кнутом или пряником. В продуманной CRM системе, например, amoCMR, можно задать обязательность заполнения полей, без которых нельзя будет сохранить сделку. В таком случае менеджер будет вынужден ответственно заполнять информацию.

В обязанности руководителя продаж входит контроль воронок продаж в CRM системе. Ответственное ведение воронки продаж менеджерами и руководителем позволяет видеть реальную эффективность компании и каждого менеджера отдельно. Ежедневно просматривать отчет по сделкам в воронке продаж. Воронку продаж нужно вести по продуктам, периодам, менеджерам, контрагентам и так далее. Как правило, это следующие направления анализа:

— По действующим клиентам.Изучить процесс повторных продаж клиентам и улучшить его.

— По новым клиентам.Анализ этапов взаимодействия с новым клиентом от запроса до сделки.

— По каналам продаж. Анализировать источники продаж и определять самые эффективные из них. Это поможет правильно распределять как финансовые, так и рабочие ресурсы.

— По продуктам / решениям. Изучить спрос на продукты — что продается лучше, где выше маржа, что поставить в приоритет продаж.

— По региону. Оценить географию продаж и локальные рынки сбыта. Понять, почему в одном регионе дела идут хорошо, а в другом нет. Распределить рекламный бюджет по приоритетам.

— По целевой̆ аудитории. Выделить сегменты целевой аудитории, которая уже покупает продукты / решения, интересна бизнесу и приносит прибыль. Понимая ЦА, предложения будут более точными.

— По сотрудникам.Анализ продаж каждого сотрудника. Кому из менеджеров необходима поддержка, какой менеджер лучше взаимодействует с определенным типом клиентов. Вычислить худших и улучшить их показатели либо расстаться.

Корректировать распределение заявок по менеджерам в зависимости от уровня загрузки и эффективности отработки заявок. Заявки распределят заявки РОП или администратор. У рядового менеджера не должно быть возможности распределять заявки.

Внедрить отчетность, отслеживать показатели. Бесполезно отслеживать то, что не влияет на продажи компании. Мониторинг конверсий на всех этапах сделки, количество звонков и высланных КП, объём сделок в воронке, количество пресейлов в день / неделю / месяц и тп. — всё это важные показатели. Каждый бизнес имеет свой перечень важных показателей для контроля и улучшения.

Стимулировать работу с «возвращенцами». Реанимировать отношения со старым клиентом дешевле в несколько раз, чем привлечение нового клиента. Достаточно просто ему позвонить и сделать выгодное предложение.

Руководитель отдела продаж должен знать

  1. Организацию торговой деятельности предприятия по сбыту продукции;
  2. Ассортимент и особенности товаров, реализуемых предприятием;
  3. Социально-экономическую и географическую характеристику региона и городов в отдельности, емкость местных рынков сбыта, пути продвижения товара, основных конкурентов, поставляющих аналогичный товар в регион;
  4. Основы процесса активных продаж, холодных звонков, психологические принципы в сфере общения с клиентами;
  5. Организацию и методы проведения рекламных мероприятий, акций по продвижению товара;
  6. Действующее законодательство РФ , касающееся торговли выпускаемой продукцией;
  7. Основы оформления первичных бухгалтерских (товарных, платежных) документов, программное обеспечение для ведения коммерческой деятельности;
  8. Принципы организации отдела продаж, его работы, планирования, контроля, учета показателей и отчетности.

Е.Щугорева

Как составить должностную инструкцию для сотрудника:

Поддержка менеджеров по продажам

В обязанности руководителя продаж входит определение «старших». На старших менеджерах лежит ответственность. Иначе невозможно управлять коллективом больше 3-х человек. Не бойтесь давать полномочия самым способным и подающим надежды продавцам. Делегируйте задачи и контроль на сильных продавцов. Это освободит руки РОП-а в будущем и позволит управлять отделом более эффективнее, избежав балагана.

РОП должен обязательно прослушивать звонки менеджеров, оценивать качество отработки возражений и закрытия на следующий шаг. Обсуждать на еженедельном собрании звонки и улучшать работу с возражениями. Коллекционировать лучшие звонки.

Дорабатывать скрипты продаж, закрытие возражений, закрытия клиента на следующий шаг воронки продаж. Для этого можно использовать специальные облачные сервисы для построения скриптов продаж или же прописать их на бумаге, составить в ментальной карте типа Xmind.

  • Мотивация отдела продаж
  • Как создать скрипты продаж
  • 30 приёмов эффективных продаж

Директор должен периодически ездить на встречи со «сложными» клиентами. РОП — это лидер и полководец. РОП обязательно должен быть на передовой, чтобы не терять хватку и «чувство» клиента. Но это не значит, что РОП замыкается на личных продажах. РОП продаёт руками менеджеров.

Снижать человеческий фактор — автоматизируйте, контролируйте и прорабатывайте процессы, ошибки зашивайте в скрипты. Регламенты в книге продаж внедрять только те, которые нужны и полезны, чтобы зря не «палить» ресурсы компании. Внедряйте роботов на повторяющиеся функции, например, в CRM системе. Например, можно использовать сервисы автодозвона клиентом, смс рассылки, уведомления клиентов по воронке продаж, о необходимости заказа продукции или о назначенной встрече.

Нанимать сотрудников. Найм можно вести по опыту, а лучше по потенциалу — второй вариант перспективней для развивающихся компаний. Нанимайте развивающихся людей, которые ежедневно стремятся к улучшению навыков, обучению и повышению собственных результатов. Рискованно нанимать «профессионалов», которые не хотят расти как профессионально, так и финансово

Подбирайте людей в команду осторожно. Неправильно подобранный сотрудник в отдел продаж может сильно подорвать работу, снизить эффективность, а вы потеряете время и силы на адаптацию такого сотрудника, который в итоге так и не приживётся

Рекомендации по заполнению

При написании резюме следует придерживаться некоторых правил по его заполнению:

  • во всем тексте следует придерживаться единого стиля оформления: одинаковый шрифт, единый размер межстрочных интервалов и отступов;
  • текст должен быть написан идеально грамотно (без орфографических и синтаксических ошибок);
  • если вы планируете дополнить текст фотографией — остановитесь на классическом варианте «на документы», никаким художественным изображениям на фоне пальм и ковров в резюме нет места;
  • постарайтесь дополнить свое резюме сопроводительным письмом — это произведет благоприятное впечатление на работодателя, продемонстрирует ему, что вы послали индивидуальный отклик, а не выполнили шаблонную рассылку на все подходящие вакансии;
  • избегайте ненужной информации — ваши хобби, увлечения, семейное положение и вредные привычки никак не характеризуют вас как специалиста, поэтому оставьте эти сведения для собеседования, и то лишь в том случае, если работодатель затронет эти темы.

Должностные обязанности руководителя отдела продаж

  1. Участвует в реализации планов отдела продаж, направленных на организацию сбыта продукции в определенные сроки, в плановом количестве и ассортименте. Своевременно сообщает вышестоящему руководству о рисках и предпосылках невыполнения плана.
  2. Участвует в формировании планов развития сбыта. Вносит свои предложения на утверждение руководителю.
  3. Принимает участие в разработке и внедрении новых программ по увеличению объемов продаж предприятия.
  4. Соблюдает режим работы офиса в соответствии с правилами внутреннего распорядка и контролирует их исполнение своими подчиненными.
  5. Обеспечивает выполнение планов продаж, поставленных руководителем.
  6. Постоянно совершенствует свой профессиональный уровень, принимает участие в корпоративном обучении и сторонних семинарах и тренингах по поручению руководства.
  7. Определяет и доводит до подчиненных информацию по индивидуальным планам по продажам, дистрибуции, привлечению новых клиентов.
  8. Контролирует правильность оформления документации по совершенным сделкам (в пределах своей компетенции).
  9. Контролирует взаимодействие между клиентами и компанией.
  10. Налаживает взаимовыгодные отношения с клиентами различных групп и уровней.
  11. Периодически сопровождает подчиненных на встречах с ключевыми клиентами, при необходимости участвует в переговорах с клиентами.
  12. Совместно с бухгалтерией контролирует поступление денежных средств от клиента за товар. Анализирует и контролирует дебиторскую задолженность отдела.
  13. Разрабатывает и внедряет мероприятия по сокращению дебиторской задолженности.
  14. Оказывает содействие клиентам в решении проблем, связанных с торговой деятельностью (информационно-правовое обеспечение, консультации и другие вопросы).
  15. Решает жалобы на товар, общается с клиентами, составляет необходимые документы по рекламациям.
  16. Развивает профессиональные знания и умения сотрудников отдела продаж.
  17. Организует и руководит проведением внутренних собраний отдела продаж.
  18. Проводит обучение подчиненных во время работы с клиентом и при разборе конкретных ситуаций.
  19. Контролирует эффективность работы супервайзеров, направленной на обучение торговых представителей.
  20. Совместно с транспортной службой организовывает доставку товара клиенту, совершенствует схемы доставки товара собственным транспортом или через транспортные компании.
  21. Обобщает полученную от подчиненных информацию о ситуации на торговой территории (о товарах, о действиях конкурентов, их ценах, о новых идеях, об изменениях в потребностях клиентов), анализирует данные и выносит предложения по реагированию на ситуацию.
  22. Отслеживает соблюдение ценовой политики и выкладки в розничных торговых точках.
  23. Ежемесячно подготавливает данные по динамике, объемам продаж и своевременно предоставляет перспективные плановые показатели директору и подчиненным.
  24. Выезжает в командировки с целью решения сложных задач и маркетингового изучения регионального рынка.
  25. Участвует в организации и проведении выставок.
  26. Всегда имеет аккуратный внешний вид в соответствии со стандартами офиса.

Переговорщик

Отдел продаж — это боевое подразделение компании, которое захватывает рынок для вашего бизнеса, и защищает ваших клиентов от нападок конкурентов. И профессиональный руководитель обязательно должен быть сильным переговорщиком, который ежедневно и еженедельно проводит значительное количество переговоров с клиентами.

Он заключает сделки и зарабатывает компании своими сделками в десятки, в сотни раз больше, чем оклад, проценты, бонусы, заработная плата, которые ему платит компания. Хотя бы — в несколько раз больше. Это минимум, ниже которого ни о какой достойной работе говорить нельзя.

Таким образом, каждый профессиональный руководитель — это не затратная, а доходная часть вашего бюджета. Сотрудник должен приносить компании значительно больше, чем затраты, которые компания тратит на этого сотрудника. И это можно с точностью до рубля посчитать в финансовом анализе результатов продаж за каждый месяц.

Должностная инструкция руководителя отдела продаж: что необходимо знать при выборе кандидата, обучении и увеличении эффективности?

Успешный лидер отдела продаж — это не только навыки и регалии опытного продавца, но и определённые личные качества. В их числе:

  • ответственность;
  • целеустремленность;
  • харизма и навыки лидера;
  • готовность взять на себя ответственность;
  • самоорганизация и умение организовать других и т. п.

Если вы ищете целеустремленного и готового принимать решения человека, вакансия должна отражать это. Максимально подробно опишите задачи, делая упор на «простор» для деятельности. Расскажите о том, какие личные качества потребуются для достижения успеха в этой должности.

Кратко, но ёмко опишите продукт, который продаёт ваша компания. Если он близок потенциальному руководителю, это половина успеха.

А вот размер заработной платы стоит либо не указывать вообще, обсуждая его с конкретным кандидатом, либо сделать это максимально общими фразами («от такой-то суммы»). Не сужайте круг поиска финансовыми вопросами раньше времени.

Сквозная аналитика

 от 990 рублей в месяц

  • Автоматически собирайте данные с рекламных площадок, сервисов и CRM в удобные отчеты
  • Анализируйте воронку продаж от показов до ROI
  • Настройте интеграции c CRM и другими сервисами: более 50 готовых решений
  • Оптимизируйте свой маркетинг с помощью подробных отчетов: дашборды, графики, диаграммы
  • Кастомизируйте таблицы, добавляйте свои метрики. Стройте отчеты моментально за любые периоды

Узнать подробнее

Навыки тайм-менеджмента руководителя отдела продаж

Создать обстановку, в которой коллектив менеджеров продаж будет работать наиболее эффективно, – очень важное умение, но им обладает не каждый РОП. Руководитель должен быть хорошим организатором, чтобы это стало возможным

Даже если у вас будут лучшие специалисты по продажам, их необходимо не только мотивировать, но и контролировать, стимулировать, проводить работу над ошибками и давать важные подсказки.

Поэтому каждый руководитель отдела продаж должен обладать навыками тайм-менеджмента. Важнейший из них – способность расставлять приоритеты. Персонал может проводить переговоры с партнерами, создавать КП, проводить согласование спецификаций, оформлять договоры, получать платежи. В то время как РОП будет нанимать или увольнять сотрудников, включаться в работу с клиентами. Рабочих процессов огромное количество, проблемные ситуации так или иначе будут возникать. Чтобы правильно расставить приоритеты, можно воспользоваться матрицей Эйзенхауэра. Расскажем о ней подробнее.

Рассортируйте свои дела по степени важности, условно поместив их в одну из четвертей квадрата.

I квадрат — срочные важные дела, от которых зависит эффективность работы, если их не выполнить, все усилия станут бессмысленными. Сюда относятся неотложные задачи, для большей наглядности рассмотрим некоторые из них:

  • возникла проблема либо появилась новая возможность у ключевых клиентов;
  • система работы дает сбой;
  • нововведения, актуальность которых относится к сегодняшнему дню.

II квадрат — несрочные важные задачи, от которых также зависит результативность труда, однако их решение можно перенести на другое время.

Выполняя такие дела сейчас, вы инвестируете в будущее, чтобы повысить доходы компании.

Например:

  • создание, внесение корректировок и реализация формулы продаж;
  • обучение сотрудников;
  • работа с ключевыми клиентами;
  • анализ рынка, устранение проблемных ситуаций, долгосрочное планирование.

III квадрат — срочные неважные дела, которые практически не оказывают влияние на эффективность труда, однако, если их не выполнить сегодня, завтра будет уже поздно.

Несложные задачи, на решение которых требуется не много времени, например:

  • устранение проблемных ситуаций, возникших у персонала;
  • проведение совещаний, создание писем, документации, совершение звонков, прием посетителей.

IV квадрат — несрочные неважные дела, которые не оказывают большого влияния на результат труда, выполнение таких задач можно перенести на другое время.

Чаще всего несрочные неважные дела лишь отвлекают РОПа, к примеру:

задачи исполнительского уровня;
дела, которые отвлекают от важной работы.

Прежде всего РОП должен выполнить задачи из первого квадрата, являющиеся неотложными. Например, отправить КП ключевому клиенту, провести переговоры, устранить конфликт, произошедший с покупателем.

Такие задачи сильнее всего влияют на результат работы, причем выполнить их нужно срочно, не допуская ошибок. В случае, когда на решение такой проблемы тратятся все ресурсы, при этом работа выполняется некачественно, эффективность управления снижается. Когда подобных ситуаций накапливается много, как РОП, так и менеджеры продаж испытывают сильный стресс.

Чтобы не оказаться в такой ситуации, следует заранее позаботиться о соответствующих мерах и не допускать ее возникновения – улучшать систему, нивелировать риски. Но не каждый руководитель успевает проводить профилактические мероприятия.

На что РОП тратит свое время? Чаще всего, когда наиболее важные задачи решены, начальник не может выбрать, что делать дальше:

  • вводить профилактические меры, чтобы форс-мажоры больше не происходили, вносить коррективы в работу системы, проводить обучение персонала, чтобы сотрудники знали, как себя вести в рискованных ситуациях. Все эти действия относятся ко второму квадрату;
  • либо заняться рутинными, но неотложными делами, к примеру выполнить просьбу сотрудников, оформить документацию, ответить на письмо или созвониться с клиентом. Такие задачи, на которые руководитель тратит меньше энергии, относятся к третьему квадрату.

Ключевой навык руководителя отдела продаж – умение расставлять приоритеты в своей работе, способность выделять наиболее важные дела, которые следует выполнить прежде всего. Затем находить менее срочные рутинные задачи. С таким подходом можно исключить возникновение авралов из первого квадрата и повысить результативность труда.

Навыки руководителя отдела продаж

Профессиональные знания – это определенные универсальные навыки и опыт, полученные в работе хотя бы по одному направлению предприятия.

Навык организатора подразумевает умение распределять и контролировать ресурсы – руководитель должен создать условия для плодотворной работы подчиненных, контролировать их деятельность, анализировать полученные результаты в соответствии с поставленной отделу задачей.

Умение организовать свою работу – это значит определить личные приоритеты и цели в соответствии с задачами организации, эффективно распределять рабочее время, быстро просматривать документы и решать административные вопросы, выделять нужную информацию из большого объема, концентрировать внимание на важных моментах без застревания на мелочах, выполнять одновременно несколько задач.

Способность выстраивать коммуникацию – наиважнейший навык руководителя, он должен не только уметь верно и точно донести до слушателя информацию, обращаться к аудитории с подготовленной речью и спонтанно, но и внимательно выслушать ответные сообщения.

Навык обучать сотрудников, находящихся в подчинении, способствовать их развитию и росту в профессиональной области – менеджеры должны ставить себе более высокую планку, реализовывать сложные задачи, принимать самостоятельные решения и действовать с большей ответственностью. Руководитель должен создать в коллективе творческую атмосферу, в которой хочется развиваться и раскрывать способности. Поощрять энтузиазм, инициативу, лояльность компании.

Очень важно научиться делегировать полномочия, то есть передавать часть обязанностей подчиненным с принятием ими на себя ответственности за выполнение работы.

Укрепление внешних связей – этот навык помогает развивать и поддерживать конструктивные отношения во всех видах коммуникаций, будь то клиенты, партнеры, представители власти или общественность. Нужно учиться быть пунктуальным, тактичным, внимательным при любом контакте. Руководитель всегда должен помнить о том, что он представляет свою компанию, и поддерживать репутацию на высоте.

Умение правильно общаться необходимо для эффективного взаимодействия с людьми и получения поддержки на всех уровнях.

Преобразование конфликтных ситуаций в продуктивный диалог – люди могут иметь разные взгляды на одни и те же вещи, поэтому руководитель должен найти точки соприкосновения, помочь преодолеть разногласия и спор.

Хороший руководитель всегда заметит добросовестное и ответственное отношение к работе своих подчиненных и работников смежных подразделений, но и посредственные результаты не оставит без внимания.

С чего начать РОП-у

Проанализировать воронку продаж и грубые показатели: финансовая цель, цель на квартал и месяц, текущий объём продаж, количество сделок в воронке продаж, сумму продаж каждого менеджера, количество звонков, встреч за период. Затем разобрать горячие лиды (заявки и звонки) и отработать 20-30 типовых вопросов от потенциальных клиентов. Такой экспресс-анализ позволит РОП-у объективно оценить ситуацию по продажам и разработать стратегию дальнейших действий.

Создать welcome тренинг для новых сотрудников. Это поможет новичкам быстрее вливаться в процесс и испытывать меньший стресс в продажах. В такой тренинг может входить серия видео, примеры продаж и переговоров, описание преимуществ продукции и потенциальных клиентов. Адаптация нового менеджера входит в зону ответственности руководителя продаж.

Собрать список материалов для команды: видео, скрипты, фишки, техники. Включить в список материалов эффективные коммерческие предложения, записи лучших звонков менеджеров для менеджеров, листы преимуществ и сравнений с конкурентами. Это поможет сотрудникам продавать уверенней. Материалы для отдела продаж должны обновляться регулярно. Они помогут передавать знания и навыки от опытного профессионала менее опытным коллегам.

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Андрей Измаилов
Наш эксперт
Написано статей
116
Добавить комментарий