Контрактная служба как ответственное подразделение в системе осуществления государственных и муниципальных закупок

Функции

Основные функции, которые налагаются на отдел закупок, также зафиксированы в Типовом положении о контрактной службе. В рамках такого положения они подразделяются в зависимости от профиля работы (например, при проведении планирования закупок или при собственно проведении мероприятий, направленных на определение потенциального исполнителя). Среди функций отдела закупок следует выделить:

  • разработка плана закупок и изменений в него с последующим размещением в Единой информационной системе, а также на своем сайте в сети интернет;
  • подготовка обоснования закупки при формировании плана закупок;
  • разработка плана-графика и изменений к нему, а также размещение плана-графика в ЕИС;
  • направление на утверждение плана закупок и плана-графика руководителю организации или уполномоченному должностному лицу, на которого приказом руководителя организации наложена обязанность по проведению мероприятий по утверждению всех документов, касающихся проведения закупочной деятельности в организации;
  • для закупок, проводимых с единственным поставщиком, обоснование начальной максимальной цены контракта при составлении такой позиции в плане-графике;
  • выбор способа определения потенциального исполнителя по контракту (кроме тех закупок, для которых изначально определен способ путем обращения к единственному поставщику);
  • уточнение начальной максимальной цены контракта на этапе подготовки документов к проведению закупок;
  • формирование документации к проводимой закупке в части подготовки описания объекта закупки;
  • обеспечение работы закупочных комиссий, в том числе путем проведения проверки сведений, предоставляемых потенциальным исполнителем в части соответствия требованиям законодательства и документации о закупке;
  • если такая необходимость продиктована условиями действующего законодательства, привлечение организации-посредника для проведения закупочных мероприятий;
  • обеспечение проведения закупок у категорий исполнителей, имеющих право на предоставление льгот, с предоставлением при заключении контракта таких льгот;
  • публикация в Единой информационной системе и на интернет-ресурсах извещений о проведении закупочных мероприятий, а также документации с описанием объекта закупки и условий участия в таких мероприятиях, если такое размещение предусмотрено требованиями действующего законодательства в сфере закупок;
  • подготовка разъяснений на поступившие запросы положений документации в письменном или электронном виде;
  • обеспечение полной сохранности подаваемых заявок до момента их вскрытия вне зависимости от того, в какой форме подана заявка (в бумажном или электронном виде);
  • осуществление оформления протоколов вскрытия заявок в соответствии с требованиями действующего законодательства;
  • согласование с уполномоченными контролирующими органами проведения закрытых закупочных процедур;
  • обеспечение заключения контракта вне зависимости от формы закупочного мероприятия (конкурентного или неконкурентного);
  • если данная необходимость продиктована сложившимися обстоятельствами по исполнению контракта, то подготовка сведений для внесения изменений в Реестр недобросовестных поставщиков относительно исполнителя, который нарушил взятые на себя обязательства;
  • обеспечение приемки результатов исполнения контракта или его части (если исполнение контракта должно осуществляться поэтапно);
  • при расторжении контракта – обеспечение взаимодействия с поставщиком путем ведения претензионной работы при необходимости и в пределах своих полномочий;
  • организация работы приемочной и экспертной комиссии и подготовка документов о результатах их работы;
  • размещение в ЕИС документов об исполнении, неисполнении или ненадлежащем исполнении контракта или его этапа;
  • проведение работы по составлению предусмотренных законом отчетов и ведению необходимых реестров.

Отдел снабжения и его роль в производственном процессе предприятия

Отдел материально-технического снабжения это подразделение, деятельность которого направлена на обеспечение необходимыми ресурсами производства. При этом данная деятельность должна быть осуществлена до самого начала производственного процесса: от возникновения такой необходимости в ресурсах до их применения во время изготовления продукции.

Отдел снабжения функционирует в рамках коммерческой деятельности субъекта хозяйствования, подразумевающей осуществление различных торговых операций, связанных с приобретением необходимых ресурсов и реализацией произведенной продукцией. Оптимальная организация данного структурного подразделения в некоторой мере определяется уровнем использования средств в производстве, ростом производительности труда, снижением себестоимости продукции, увеличением рентабельности и прибыли предприятия. Такую же роль играет отдел материального снабжения в управлении производством. Основной целью данного подразделения является доведение конкретных ресурсов до участников производства в необходимом количестве и объеме, в точный срок и с минимальными затратами. Отдел снабжения имеет адресный характер, который определяется его направленностью и целью обеспечения функционирования производственного предприятия. В первую очередь речь идет о потребностях различных потребителей продукции, услуг или работ данного субъекта хозяйствования.

Отдел снабжения: его роль и значение

Его роль и значение состоят в следующем:

  • деятельность данного подразделения предшествует производству и не только служит для обеспечения ресурсами производственного процесса, но и самостоятельно создает в определенном смысле его цену и потребительскую стоимость;
  • определяет и формирует как экономические результаты субъекта хозяйствования, так и потребности в ресурсах и готовой продукции самих потребителей; — обозначение финансовых результатов производственного предприятия;
  • в качестве вида деятельности предприятия служит основным источником его конкурентоспособности. Значительный удельный вес материальных издержек в общих расходах (около 60%) также подтверждает весомое значение материально-технического снабжения.

Основные задачи и функции отдела снабжения

  • обеспечение с последующим поддержанием оптимального уровня запасов ресурсов, что будет способствовать минимизации издержек, связанных с их заготовкой;
  • обеспечение точной, оперативной, комплексной и достаточно надежной поставки ресурсов потребителям (иногда даже до рабочего места).

Отдел снабжения выполняет следующие функции: коммерческие и технологические, а также вспомогательные и основные. К основным функциям относится приобретение ресурса, а к вспомогательным маркетинг и юридическое сопровождение.

Категории снабженцев

В современных крупных компаниях работники отделов снабжения подразделяются на несколько категорий. Это связано с постоянным ростом объемов на предприятиях, что влечет за собой разграничение функций планирований, снабжения и сбережения товаров. При такой структуре каждое подразделение выполняет свои функции и имеет конкретное направление. Координацию работы в рамках данных структурных подразделений осуществляет начальник отдела снабжения.

Структура системы снабжения

В рамках такой организации работы каждое отдельное подразделение должно отвечать за некоторую группу товаров с осуществлением полного контроля поставки ресурсов и хранения их на складах.

Необходимо отметить тот факт, что структура системы снабжения является основным инструментом для достижения цели любого субъекта хозяйствования, осуществляющего свою деятельность, например, в сфере торговли

Поэтому процессу структурирования подразделения материально-технического снабжения должно быть уделено пристальное внимание. Отдел снабжения еще известен под другим названием «отдел закупок»

Данное подразделение формируется в зависимости от количества поставщиков и ассортимента ввозимых товаров. Должен быть обязательно учтен и оборот продукции. Зачастую в компаниях в таких отделах на одного работника приходится свыше десяти поставщиков. В основном участки работы закрепляются в зависимости от видов товаров либо товарных групп. Рядовыми сотрудниками отслеживаются поставки товаров, своевременность оплаты за их поставку, а также планируются последующие закупки. Начальник отдела снабжения контролирует выполнение утвержденных планов закупок, следит за оборотами товара, наблюдает за работой менеджеров и, конечно же, осуществляет общее руководство. В его обязанности входит обеспечение непрерывности и плановости поставок.

СХЕМА ПРОЦЕССА ЗАКУПКИ ТОВАРОВ

ПОСТАВКА ТОВАРОВ (ДОСТАВКА, РАЗГРУЗКА, ПРИЕМКА, УСТАНОВКА НА УЧЕТ)

Эффективная организация поставок — тема для отдельного обсуждения. Процесс поставки товаров (сырья, оборудования, материалов) сам по себе многоэтапный, имеет свою специфику и типовые проблемы, которые можно выделить отдельно для всех стадий исполнения поставки: доставки, приемки, установки принятых товаров на учет.

Например, на этапе доставки часто полезно отслеживать текущее местонахождение груза, особенно если он проходит таможенное оформление. Это может помочь с организацией приемки товара, если склады работают не круглосуточно.

Установка на учет закупленных товаров – также на первый взгляд достаточно простая операция. А если попытаться обеспечить возможность оформления поставки в максимально сжатые сроки, и при этом добиться максимального контроля поставки (соответствия привезенных ТМЦ необходимым, правильности составления сопроводительных документов и т.д.)?

Важно, чтобы машины на разгрузке не стояли днями, а документы при передаче ТМЦ не готовились часами. Именно поэтому предварительно мы рекомендуем «готовить» поставку, описывая её на этапе согласования поставки с поставщиком

Это позволяет, например, заранее проверить соответствие осуществляемой поставки плану поставок, минимизировать сроки оформления поступления товаров, когда будет проходить их непосредственная приемка.

Требования, на основании которых осуществляется прием на должность

Список требований определяется в соответствии с теми обязанностями и полномочиями, которыми в дальнейшем будет наделен специалист. В определенных случаях специалист будет выполнять исключительно роль менеджера по снабжению, а соответственно и список требований будет определяться данными рамками должности. В других случаях специалист также будет заниматься вопросами обустройства помещения, склада и организацией хранения материалов, товаров и сырья. Как правило, список требований включает в себя такие позиции:

Наличие высшего образования в сфере экономики. Тут же следует заметить, что нередко руководитель отдает предпочтение сотрудникам со средним специальным образованием в сфере экономики или же управления. Образование имеет важную роль, так как формирует базу знаний будущего специалиста по четко определенному направлению деятельности;

Нередко руководство крупных предприятий указывает на то, что специалист в обязательном порядке должен иметь стаж работы. Считается, что наличие стажа позволяет практически моментально ввести специалиста в курс дела, что обеспечивает быстрый процесс ознакомления специалиста с политикой компании;

Снабженец, по желанию руководителя может также дополнительно обладать рядом навыков, касательно умений вести переговоры, осуществлять предварительные договоренности по вопросу заключения договоров и пр.;

Обязательным требованием нередко выступает наличие глубоких знаний в области использования определенного программного обеспечения. Все дело в том, что практически на всех предприятиях используется такое обеспечение с целью сокращения расхода времени на выполнение тех или же иных профессиональных обязанностей.

Список требований может существенно изменяться. В принципе многие руководители стараются взять на работу человека без опыта, но с наличием соответствующего образования. В данной ситуации считается, что молодого специалиста гораздо легче обучить, чем переучивать после работы в другой организации. Так же нередко возникает необходимость указать в требованиях, что работник должен иметь знание иностранных языков. Особенно в том случае, если компания осуществляет сотрудничество с иностранными компаниями и предприятиями. В крупных компаниях считается, что лучше взять на работу человека с опытом, так как в данной ситуации не нужно будет осуществлять дополнительное обучение, которое потребует существенной затраты времени.

Функции и обязанности отдела снабжения

Основная обязанность отдела снабжения – это поддерживать достаточный запас материалов в организации. Сотрудники подразделения:

  • Определяют, какие нужны ресурсы и в какой срок.
  • Отвечают за хранение и выдачу материалов со склада.
  • Контролируют расход. Ресурсы должны использоваться по назначению и тратиться только в интересах компании.
  • Содействуют экономии материалов.

Специалисты отдела снабжения изучают потребности предприятия в ресурсах, ищут поставщиков, с которыми будут сотрудничать, анализируют цены на нужную продукцию и услуги посредников, выбирают самый выгодный вариант транспортировки, а также оптимизируют запасы, учитывая сокращение транспортно-заготовительных и складских издержек.

  • Формирование номенклатуры материалов, необходимых компании для производства продукции.
  • Планирование поставок на месяц, квартал, год.
  • Участие в ярмарках, выставках и прочих мероприятиях с целью изучения рынка поставщиков нужных материалов.
  • Выбор партнера с учетом оптимального варианта доставки продукции.
  • Заключение договоров на поставку материальных ресурсов и контроль над их исполнением.
  • Приемка поступивших материалов в соответствии с действующими документами – Положением о поставках и Инструкциями П-6 и П-7.
  • Грамотное размещение привезенных ресурсов на складе компании с учетом внутренней логистики.
  • Контроль расхода определенных материалов в производстве, а также разработка нормативов потребления.
  • Инициатива по замене дорогих ресурсов на более дешевые, но без ухудшения качества продукции, производимой предприятием.
  • Организация мероприятий по составлению и внедрению стандартов фирмы в части материального обеспечения.

Начальник отдела снабжения отвечает за надлежащее выполнение перечисленных обязанностей и подчиняется коммерческому директору.

Требования к руководителю коммерческого отдела

От коммерческого директора часто ждут чуда: вот придет этот необыкновенный человек, знающий некий секрет успеха, и компания тут же займет топовые позиции. Доля истины в этом есть, грамотный профессионал действительно способен придать бизнесу новый импульс, открыть неведомые горизонты и обеспечить стабильный рост продаж. Однако соответствует этим требованиям далеко не каждый, кто откликается на вакансию коммерческого директора, поэтому поиски нередко затягиваются надолго.

Руководитель этого важнейшего для успеха компании направления должен обладать массой профессиональных навыков, в том числе:

  • вносить вклад в обсуждение и составление бюджета;

  • разрабатывать ценовую политику и определять рекламную стратегию;

  • выбирать эффективные каналы продвижения продукта;

  • мотивировать сотрудников на достижение целей;

  • разбираться в кадровой политике компании;

  • контролировать составление планов продаж;

  • вести переговоры с поставщиками, покупателями, партнерами;

  • разбираться в юридических тонкостях заключаемых договоров.

Опыт работы – обязательное требование к лицу, претендующему на место в высшем руководящем звене. Для коммерческого директора оптимальными сферами приобретения необходимых навыков являются маркетинг, логистика, сфера продаж. Для работы с зарубежными партнерами нужен человек, уже работавший с представителями западных или азиатских компаний.

Перед руководителем, курирующим деятельность коммерческого отдела, стоит задача по объединению различных подразделений, постановке общих целей и организации продуктивной деятельности. Ее выполнение требует лидерских качеств и высокой коммуникабельности. Этот человек должен одинаково легко находить общий язык и с представителями топ-менеджмента, и с рядовыми сотрудниками. Он должен правильно выбирать людей для делегирования части своих полномочий и деликатно контролировать выполнение поставленных перед ними задач.

Коммерческому директору необходимы навыки работы с большими объемами информации. Он должен без труда удерживать в памяти массу сведений, анализировать текущую ситуацию, оперативно принимать верные решения и доносить их до подчиненных.

Внешние обстоятельства постоянно меняются, поэтому коммерческий директор должен быстро обучаться, подстраиваться под новые требования. Более того, ему необходимо быстро предлагать коррективы в стратегию развития компании в пределах своей компетенции.

Умение убеждать собеседников, виртуозно вести переговоры, находить пути выхода из непростых отношений с контрагентами – всеми этими достоинствами также должен обладать человек, претендующий на должность коммерческого директора компании.

Основы знаний по психологии, способность находить подход к любому человеку, сильная интуиция, стрессоустойчивость необходимы любому управленцу, и руководитель коммерческого отдела – не исключение.

Выбирая достойного претендента на эту должность, руководитель компании должен отдавать себе отчет, что он передаст своей правой руке множество собственных полномочий

Важно заранее определить, насколько коммерческий директор будет свободен в принятии решений. Если каждый шаг придется согласовывать с собственником бизнеса, эффективность управления заметно снизится

Объем обязанностей, возлагаемых на такого специалиста, огромен, следовательно, материальное вознаграждение должно быть соответствующим. Как правило, речь идет о соцпакете, солидном окладе и мотивационной доплате. Возможность получить премиальные в достаточно большом размере станет хорошим стимулом для личного вклада коммерческого директора в развитие компании и достижение поставленных целей.

Не стоит забывать и о таких моментах, как оплата мобильной связи и транспортных расходов. В силу своих обязанностей этот управленец ведет постоянные переговоры по телефону, участвует в различных встречах и переговорах. Даже высокий оклад подразумевает полную компенсацию этих затрат, поскольку они необходимы для успешной работы коммерческого директора.

Найти кандидата, отвечающего всем перечисленным требованиям, непросто. Придется изучить множество резюме, провести личные собеседования с наиболее подходящими претендентами, убедиться в правильности своего выбора за время испытательного срока. Для коммерческого директора он составляет не менее полугода. За это время он сможет разобраться в специфике вашей компании и предложить собственную стратегию повышения продаж.

ПЛАНИРОВАНИЕ ОБЕСПЕЧЕНИЯ

ПЛАНИРОВАНИЕ ЗАКУПОК И ПОСТАВОК

Иногда удобно разделять планирование поставок и планирование закупок товаров. Например, под планом поставок рассматривать план в виде «срок поставки + объем поставки», а планом закупок удобно понимать более широкую сущность – план поставок плюс деньги (стоимости товаров и ожидаемых сроков взаиморасчетов). Однако часто эти понятия используются как синонимы.

В любом случае, заявки на закупку от множества подразделений-заказчиков часто содержат одни и те же позиции. Является ли информация о заказчике необходимой для осуществления закупки и поставки товаров? Разве что при согласовании замены на возможные аналоги или при уточнении свойств и характеристик товара при подборе поставщика

На всех остальных этапах закупки товаров снабженцу важно только знать, что и в каком объеме требуется закупить

При организации и планировании поставок товаров намного удобнее и целесообразнее работать не с десятками или сотнями заявок на закупку товаров отдельных подразделений-заказчиков, а чем-то другим, агрегированным. В этих целях удобно применять план закупок (план поставок). Именно план закупок (план поставок) будет этим агрегированным перечнем ТМЦ, которые должны быть закуплены предприятием или организацией в целом.

План закупок товарно-материальных ресурсов является «инструкцией к действию» для коммерческой службы предприятия, ответственной за закупку ТМЦ. Он же нужен и удобен для контроля закупок, проводимых коммерческой службой или отдельными ответственными исполнителями (снабженцами), т.к. очень легко получить статистику его выполнение, получить позиции, которые не были закуплены или закуплены не в полном объеме.

Выделение плана закупок в схеме закупок ТМЦ обеспечивает и многие прочие выгоды, например, возможность организовать автоматический контроль за оприходованием позиций, не заявленных к закупке, т.е. предотвратить «самодеятельность» снабженцев при закупках, когда покупают «не совсем» то, что надо (или совсем не то), или когда закупка товаров ведется в завышенном объеме.

Похожие материалы

  • Рассмотрение концепции контроллинга
  • Некоторые аспекты управления цепями поставок
  • Некоторые теоретические аспекты логистических затрат
  • Информационные системы в складской деятельности на примере WMS
  • Теоретические аспекты снабжения сырьем предприятие

Совершенствование организационной структуры отдела снабжения должен предусматривать соблюдения таких принципов, которые позволили бы объединить все функции подразделения в одну единую цель, которая бы соответствовала главной цели предприятия .

Такими принципами могут быть: гибкость, эффективная система связи на основе применения современных информационных систем и технологий, принцип четкого разграничения функций и обязанностей .

При создании эффективной организационной структуры необходимо рассмотреть возможные ее разновидности. Различают две основные формы организации отдела снабжением: централизованная и децентрализованная.

В зависимости от объемов производства и размеров организации создается эффективная организационная структура отдела снабжения. В небольших организациях закупками и ведение переговоров с поставщиками может заниматься одно должностное лицо. На предприятиях средних размеров создается отдел, занимающийся закупками, грузовыми перевозками и экспедированием груза, складированием и грузопереработкой. В наиболее крупных организациях отдел снабжения может включать в себя сотни людей, которые занимаются координацией и закупкой больших объемов сырья и материалов .

Если организация работы отдела снабжения придерживается децентрализованной системы, то служащие различных отделов производства осуществляют закупки необходимого сырья самостоятельно, при этом каждый сотрудник занимается закупкой только для своего подразделения (производственного цеха, участка).

Преимуществами децентрализованной системы являются :

  1. работник, осуществляющий закупку сырья, намного лучше знает потребность в нем на своем участке;
  2. вероятность достижения более быстрого удовлетворения потребностей в сырье и материалах.

К недостаткам децентрализованной системы закупок можно отнести :

  1. при составлении заказов на сырье, отделом предприятия не включает возможные изменения в объемах производства или изменение стратегии организации;
  2. при работе с поставщиками, составление заказов и расчет потребности в материалах подразумевает работу высококвалицированного персонала;
  3. так же немаловажным условием для каждого отдела является организация погрузочно/разгрузочных работ, хранение, ведение переговоров и т.д., которые они не могут в полную силу проводить.

Централизованная система снабжения в отличии от децентрализованной предусматривает создание единого отдела снабжения предприятия, который включает в себя все те функции и обязанности, которые распределяются в децентрализованной системе по подразделениям: складирование, ведение переговоров, заключение договоров, приемка сырья и т.д. Такая система управления процессом снабжения предусматривает получение следующих выгод :

  • составление заказов на доставку больших объемов, что позволит предприятию получить дополнительные скидки;
  • интеграция отдела снабжения с производственными цехами для более быстрого реагирования на их потребность в сырье и материалах;
  • создание оптимального графика заказов на сырье, что позволит наладить выгодные взаимоотношения с поставщиками;
  • составление долгосрочных договоров с поставщиками, которые способствуют повысить эффективность цепи поставок предприятия;
  • совершенствование системы закупок, содержание запасов и отдела снабжения в целом;
  • ответственность за качество и объемы поставок относятся непосредственно к отделу снабжения.

Выбор структуры системы отдела снабжения напрямую зависит от самой организации: ее размеров, типа производства, номенклатуры и устойчивости выпуска готовой продукции, территориального расположения и возможность быстро реагировать на изменения внешней среды. В большинстве случаев крупные производственные предприятия выбирают структуру управления отделом снабжения, которые максимально близки со стратегией и целью предприятия .

Процесс создания эффективной организационной структуры включает в себя различные виды деятельности предприятия на всех его этапах (снабжение, складирование, производство, сбыт, транспортировка) . Данные виды деятельности должны быть объединены одной целью – удовлетворение потребности конечного потребителя.

ПЛАНИРОВАНИЕ ЗАКУПОК И ПОСТАВОК

ПОДБОР ПОСТАВЩИКОВ И ЗАКЛЮЧЕНИЕ ДОГОВОРОВ ПОСТАВКИ

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Андрей Измаилов
Наш эксперт
Написано статей
116
Добавить комментарий