Ответ на запрос о предоставлении информации

Как доставить письмо до адресата

Отправлять официальные письма можно разными способами:

  • Наиболее простой, быстрый и доступный: электронные средства связи. Единственный минус такого пути: послание может легко затеряться, попав, к примеру, в папку «спам». Поэтому этот вариант подходит только в тех случаях, если у отправителя уже существует прямой контакт с получателем (через личные встречи или телефонную связь).
  • Второй способ, также востребованный, более надежный, но затратный по времени: отправка официального письма через Почту России заказным письмом с уведомлением о вручении. Такой метод гарантирует получение письма адресатом, как и еще один классический метод, по сию пору не утративший актуальности: передача сообщения через факс.

Как работать над ответами

Ниже приведена приблизительная форма. А пока следует поговорить о бюрократических тонкостях. Закон об обращениях предусматривает все нюансы процесса

В нашем случае важно, что к рассмотрению принимаются письма, подтвержденные индивидуальными данными и подписью заявителя. Специалисту, формирующему текст ответа, необходимы фамилия и инициалы гражданина, адрес его проживания

Дело в том, что ответ направляется в письменной форме. В шапке указываются персональные данные, которые сообщил заявитель. Далее следует показать получателю, на какое из обращений дается ответ. Вот приблизительное начало текста: «Уважаемая Наталья Геннадьевна! Рассмотрев ваше письмо от 12.04.2011 о нарушениях действующего законодательства в отношении начисления пенсий, (название органа) решил….». То есть необходимо донести до получателя суть проблемы. Если не напоминать о вопросе, то смысл ответа может вообще потеряться, остаться непонятным. Как правило, об этом специалисты забывают. Представьте, что вам необходимо составить ответ на такое обращение: «Прошу рассмотреть вопрос об установлении в нашем поселке праздника воздушных шариков».

Как оформить деловое письмо на английском языке

Мы выяснили, как писать деловое письмо на русском. А как обстоят дела с написанием писем для иностранных компаний?

1. Дата

В США существует своя форма написания даты: сначала идет месяц, потом число, потом год (9 октября 2019 года будет выглядеть так – 10.09.19).В Британии дата пишется так же, как в России, однако месяц все лучше писать буквами, а не цифрами, во избежание неразберихи.

2. Деловое письмо: реквизиты получателя

  • Обращение к мужчине выглядит так: Mr (далее идет фамилия).
  • Обращение к замужней женщине: Mrs (далее идет фамилия).
  • Обращение к незамужней женщине: Miss (далее идет фамилия).
  • Если не знаете статус дамы: Ms (укажите фамилию).

3. Адрес получателя

Для писем, которые отправляются в США, установлен следующий порядок написания адреса: номер офиса, номер дома, название улицы, индекс, название штата. На письмах, отсылаемых в Великобританию, нужно указать название графства и страны.

4. Обращение к получателю

Обычно это:

  • Dear Madam.
  • Dear Sir.
  • Dear Sir or Madam.
  • Dear Mrs.

В письмах, которые отправляются в Соединенные Штаты, после обращения нужно ставить двоеточие. А если письмо посылается в Великобританию – запятую. Восклицательный знак в данном случае не используется.

5. Тема письма

В деловых письмах обязательно нужно указывать его тему, чтобы получатель сразу понял, о чем пойдет речь.

6. Построение текста

Для удобства чтения нужно делить текст на части, делать абзацы. Иногда можно писать все предложения с новой строки.

Читайте нашу статью «Бизнес-идеи для маленького города: секреты поиска и успешной реализации».

7. Прощание

Оно должно соответствовать стилю переписки, степень официальности определяется общим характером написанного. Если вы пишете довольно строгое деловое письмо, пример прощания может быть таким: «Thanking you for assistance, we remain Yours truly…» (Благодарю Вас, преданный Вам….).

8. Оформление подписи

Тут все стандартно: после прощания идет указание имени, фамилии, должности и места работы, потом следует подпись.

9. Оформление приложений

Если к письму прикладываются какие-то документы, в его конце необходимо указать «Enc.» и перечислить приложения.

10. В каких случаях используются заглавные буквы

  • Фамилии и инициалы.
  • Наименования компаний.
  • Наименования городов, штатов и так далее.
  • Любые слова, которые обозначают занимаемую должность.
  • Первые слова в прощании.
  • Вступительные обращения.

Образец письма-ответа

Как любое деловое письмо его следует оформлять на фирменном бланке и соблюдать требования норм делопроизводства. Сейчас повторяться не буду, на данном сайте уже есть хорошие статьи по оформлению деловых писем.

Обязательно включайте в письмо-ответ ссылку на номер и дату письма-запроса . Это значительно упрощает обработку почты получателю. Иначе в больших организациях ваш ответ может попасть другому специалисту на исполнение или даже в другой отдел. Причем по нормам делопроизводства не принято в текст письма-ответа включать фразу вида «На ваш запрос от 00.00.2014 № …». Хотя на практике такие примеры встречаются весьма часто.

Исполнитель во время подготовки письма-ответа указывает информацию о номере и дате письма-запроса в строго определенном месте. Месторасположение этой ссылки непосредственно под номером и датой регистрации своего письма. Как выглядит эта отметка и где она должна располагаться, смотрите на образце.

В письме-согласии можно уже в первом предложении сообщить основную мысль. Ведь оно несет позитивный настрой. К тому же так вы экономите свое и чужое время. Письмо-ответ часто начинают словами «Сообщаем Вам…», «Извещаем…» и т.д. Если требуется, то далее может последовать разъяснение деталей.

Теперь очередь примера письма-ответа с положительным решением. Посмотрите письмо-согласие – образец письма-ответа на запрос (файл формата doc).

Письмо-отказ строится по-другому образцу. Его начинают с объяснений причин или добавляют что-нибудь нейтрально-вежливое (но не излишне позитивное, ведь далее – отказ). Прямота в этом случае неуместна, ведь не принято сразу огорошивать плохими новостями. Здесь подойдет начало по образцу – «Благодарим Вас за предложение, однако …» или последовательно приведите аргументы отказа – «В связи …». Как говорится, понять – значит простить.

Письмо-отказ – образец также можно скачать в формате doc.

На основании приведенных примеров теперь легко составить письмо-ответ, подходящее к сложившейся ситуации.

Источник статьи: http://delo-ved.ru/obraztsy-dokumentov/obraztsy-pisem/pismo-otvet-obrazes.html

Функции и цели

Как правило, предложения рассылаются для увеличения числа клиентов. Еще одна сфера применения – поиск компаний-партнеров, инвесторов, спонсоров. КП направляют фирмам, отдельным предпринимателям, представителям организаций.

С помощью данного маркетингового инструмента:

  • Осуществляется продвижение конкретной услуги либо товара;
  • Увеличивается популярность торговой марки, бренда;
  • Формируется имидж предприятия перед клиентами, инвесторами, спонсорами;
  • Расширяется клиентская база;
  • Ведется поиск каналов сбыта продукции;
  • Формируются целевые аудитории для отдельных групп товаров, услуг.

Коммерческие предложения выполняют широкий спектр функций. Поэтому любой предприниматель может столкнуться с подобным предложением.

Чего нельзя допускать в деловом письме

В деловых письмах совершенно недопустим развязный или фривольный тон, ровно как и лишком сухой текст и банальные «штампы». Также следует избегать сложных формулировок, обилия причастных и деепричастных оборотов, специальной терминологии, понятной узкому кругу специалистов.

В письмо нельзя включать непроверенные, недостоверные и уж, тем более, заведомо ложные сведения.

Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых.

Верстка адаптивных писем

Особенности составления письма-приглашения

При написании письма-приглашения пользуются стандартными правилами деловой переписки. Нужно применять официально-деловой стиль речи, не включать в текст разговорные выражения

Особое внимание требуется уделить грамотности: не должно быть орфографических, пунктуационных и других ошибок

Важно также проверить текст на наличие двусмысленных конструкций

Бланки письма-приглашения компания может разработать самостоятельно для различных ситуаций. Законодательно утвержденных форм не существует.

В письме нужно указать такие сведения:

  1. Об отправителе письма: ФИО, должность, адрес, наименование организации (если отправитель — юридическое лицо), ее реквизиты. Если письмо составляют на фирменном бланке компании, то в шапку уже будет включена такая информация.
  2. Кому предназначено письмо. Здесь указывают ФИО, должность, название организации и ее реквизиты.
  3. Заголовок письма: «Приглашение». Располагается по центру.
  4. Обращение к адресату. Оно также должно находиться по центру. Как правило, используют стандартное обращение по имени и отчеству: «Уважаемый (ая) …!»
  5. Информация о событии или мероприятии, на которое приглашается адресат. Нужно указать дату, время и место мероприятия. Можно обозначить и дополнительные данные: форма одежды, контакты ответственного за мероприятие или встречу гостей лица, необходимая документация и др.
  6. Если необходимо подтвердить участие приглашаемого лица, то в тексте нужно разместить просьбу об этом. Также нужно предупредить об организационном взносе или об оплате за участие.

Письмо завершает подпись отправителя письма. Кроме того, нужно указать его ФИО и должность.

К сведению! При необходимости можно приложить брошюры, карты, программу мероприятия, список докладчиков и другое.

Ниже представлены примеры писем-приглашений для различных ситуаций. Можно смело ими воспользоваться, изменив необходимые данные.

Тонкости формирования ответов

Законодателем установлен период, в течение которого заявителю после получения его жалобы направляется письменный ответ. Нарушать установленный срок не допускается.

Итак, в настоящее время, действуют следующие сроки, оформления и направления ответов по поступившим жалобам:

  • 30 дней;
  • 60 дней в случае необходимости осуществления дополнительной проверки.

Как ранее было сказано, при увеличении срока рассмотрения обращения заявитель должен об этом уведомляться. Для увеличения срока должны использоваться только существенные основания.

Например, при получении резолюции руководителя о том, что жалоба рассматривается несколькими органами, уполномоченное лицо обязано в течение недели отослать копии всем участникам правоотношения.

После получения данных органы самостоятельно отвечают заявителю, или ответ направляется в организацию, из которой поступила копия жалобы. В этом случае для рассмотрения поступившего документа у них есть 15 дней.

Период, в течение которого орган прореагировал на поступившую жалобу, контролируется уполномоченными инстанциями. При выявлении нарушения должностные лица привлекаются к ответственности.

Заполнение шапки письма в левой части

Напишите адрес отправителя и номер телефона в левой верхней части страницы. Если вы представляете компанию, напишите адрес компании. Если вы частный отправитель, напишите свой личный домашний адрес

Продублируйте свой адрес на второй строке, чтобы адресат понимал, что вам крайне важно указать этот момент в письме

Также такая этика считается слишком формальной, поскольку отправитель счел нужным дважды повторить свои координаты. Это не момент невежливости, а всего лишь доля скрупулезности и обеспокоенности, чтобы получатель письма не возвращался к шапке для повторного уточнения, от кого пришло письмо. Напишите свой город, округ и почтовый индекс в строке ниже. Укажите номер телефона по своему адресу, чтобы получатели смогли дозвониться. По правилам этикета обращающаяся сторона, которая отправляет письма по почте, будет ожидать звонка на тот адрес, где было, по идее, составлено и написано обращение.

В случаях, когда вы представляете бизнес, вы можете разместить свой логотип и адрес компании прямо посередине страницы. Обязательно центрируйте его так, чтобы он выглядел однородным.

Письмо-приглашение на собеседование

Чаще всего на собеседование кандидатов на должность приглашают по электронной почте. Особенности письма: конкретика в изложении, уважительное обращение, официально-деловой стиль речи. Обязательно указывают наименование компании, наименование вакансии, адрес, контакты работника отдела кадров, перечень документов, которые соискатель должен взять с собой.

В теме электронного письма нужно написать, что это письмо-приглашение, указать вакансию и наименование организации. Отправку письма лучше сопроводить телефонным звонком, чтобы убедиться, что соискатель получил электронное сообщение.

Подписать данное письмо может работник отдела кадров организации.

ФАЙЛЫСкачать образец письма-приглашения на собеседование .doc

Общество с ограниченной ответственностью «Берег»
(реквизиты организации)

Тихонову Александру
Анатольевичу

Приглашение

Уважаемый Александр Анатольевич!

Компания ООО «Берег» благодарит Вас за отклик на вакансию «Системный администратор». Мы внимательно ознакомились с Вашим резюме и считаем, что Ваши опыт и квалификация подходят нашей организации.

Приглашаем Вас на собеседование в наш офис по адресу: г. Ижевск, ул. Садовая, д. 12, оф. 14, 20 декабря 2020 года в 11:00. Просим Вас при себе иметь паспорт для оформления разового пропуска.

По всем возникающим вопросам можно обратиться по телефону: 8 (3412) 22-12-13.

Специалист отдела кадров ООО «Берег»
Романова Кристина Петровна

Как рассматриваются сложные обращения

Необходимо рассказать и о том, какова «работы бюрократа». Люди часто ругают государственных чиновников за то, что не могут добиться от них толкового ответа на свои вопросы. Но не все так просто. Специалисты не имеют права делать так, как им, возможно, хочется. Они работают под строгим контролем законодательства. Как говорится, шаг вправо – и увольнение или неприятности с компетентными органами. Мы уже говорили, первая фаза рассмотрения обращения – это выявление органов и подразделений, в чью компетенцию входит решение проблемы. Их может быть много, не один и не два. А ответ следует сделать комплексным. Законодательство не разрешает разбивать его на составные части и информировать о каждом кусочке отдельно. Следовательно, необходимо назначить ответственного за проект ответа на обращение граждан. Кто им может оказаться? Как правило, главным в этом деле будет тот отдел или организация, к которой проблема относится в наибольшей степени. Но не всегда. Решение принимает руководитель. И он выбирает ответственного, учитывая персоналии. Лучше поручить собирать ответ тому, кому доверяешь, кто опытнее в этом деле и так далее. Потому иногда исполнителем (автором текста) может оказаться человек, занимающийся по инструкции несколько иными обязанностями. Это законодательно не запрещено. А руководителю необходимо позаботиться о репутации организации. Конечно, сложные вопросы он поручает тому, у кого достаточно управленческого опыта, кто знает закон в теории и на практике умеет им пользоваться.

Письмо-приглашение на мероприятие

Тело письма – цели и задачи изречений

Напишите тело письма сначала на черновике. Оно должно быть не более трех абзацев. Если вы не можете сказать о своих мыслях в рамках этого размера, то вы, вероятно, недостаточно лаконичны. Одиночное пространство нужно выравнивать так же, как и сам текст – по левой стороне:

  1. Не используйте выравнивание посередине, так как это говорит об информационном стиле, а не деловой этике письма, где важна суть, а не интерпретация новости или обзора нового продукта. Зная, как писать официальное письмо в организацию, вы сможете не только верно изложить мысли, сжав их до конкретики, но и получить такой же четкий ответ в ближайшие сроки.
  2. Во втором абзаце используйте примеры, чтобы подчеркнуть вашу мысль, если это возможно. Конкретные, реальные примеры всегда лучше, чем гипотетические. Допустим, вы купили товар, но поставки еще не было. Не нужно говорить о знакомых или других клиентах, которым компания отправила груз быстрее, чем вам. Только по делу и существу: если есть претензия, скажите об этом.
  3. В заключительном абзаце кратко изложите свою цель в письменной форме и предложите, как исправить ситуацию. Допустим, вы недовольны качеством товара, так как коробка бракована. Укажите свои варианты решения проблемы и предложите наиболее удачный для вас способ, если вы, конечно, в выигрышной позиции. В ответном письме вам предложат либо несколько вариантов, либо спросят условия воплощения в реальность вашего варианта.

Подпишите свое письмо с соответствующим словом, например, «С уважением», «С наилучшими пожеланиями», если это уместно. Оставьте место под вашим именем для подписи. Если вы пишете в стиле Modified Block, не забудьте проставить дату и время, как полагается в случае оформления официального письма для компаний не через интернет-обращения.

Добавьте слово «Приложение» ниже подписи. Делайте это только в том случае, если вы прилагаете другие материалы, такие как резюме или расписание, вместе с письмом. Если имеется более одного дополнительного элемента, было бы неплохо перечислить названия вложенных элементов. Это говорит о структурированности письма, и получателю будет легче разобраться, что и где находится по списку, какое это имеет отношение к нему и письму в целом.

Стиль ответа

Ответное письмо должно носить официальный характер. Его содержание должно полностью соответствовать этическим нормам и быть исключительно вежливым, даже если само предложение не соответствует этим требованиям.

Что учитывать при написании:

  • То, что написано в сообщении, не должно задеть, обидеть либо оскорбить получателя;
  • К получателю следует обращаться в вежливой и уважительной манере;
  • Не следует включать в текст сложные умозаключения;
  • Письмо должно содержать только те сведения, которые напрямую относятся к предложению;
  • Если после изучения предложения остались вопросы, их нужно задать сразу же;
  • Нельзя переходить на личности или высмеивать предложенные товары, услуги;
  • При возможности можно направить ответное предложение;
  • Письмо не должно содержать ошибки, жаргонизмы, неуместные фразеологизмы, ненормативные выражения.

В отдельных случаях письмо может носить нейтральный характер. Это означает, что клиент не готов согласиться на предложение, но и при этом не хочет отказываться от выгодных сделок. В данных ситуациях рекомендуют писать письма-запросы с просьбой о дополнительной информации по конкретному вопросу.

Слова и фразы в ответных письмах

Письмо следует начинать с обращения к получателю. В данном случае обычно используют слово «Уважаемый», чтобы подчеркнуть значимость и создать положительное впечатление у лица, которое читает сообщение.

В дальнейшем выражают благодарность за предложение. «Мы ознакомились» либо «нами рассмотрено ваше предложение» – это универсальные варианты, позволяющие дать понять о том, что информация принята к сведению.

В деловой переписке запрещены:

  • Бессмысленные вводные конструкции;
  • Фразы «Доброго времени суток», «заранее спасибо»;
  • Обращения с ошибками;
  • Неправильные сокращения;
  • Односложные ответы;
  • Многочисленные тавтологии;
  • Неуместный юмор;
  • Метафоры;
  • Восклицательные знаки;
  • Избыточный канцеляризм.

При отправке посредством электронной почты следует обязательно указывать тему письма. Если сообщение содержит прикрепленные файлы, их перечень нужно указать в тексте.

Как оформить и кому отправить

Шаг Что следует указать и написать
1 Укажите полное и краткое название компании в соответствии с тем, которое упоминается в уставных документах, или Ф. И. О. гражданина.
2 Коды и регистрационные номера компании по ОКПО, ОГРН, КПП, ее идентификационный номер налогоплательщика (ИНН).
3

Справочная информация:

  • о предприятии: почтовый и электронный адреса, банковские реквизиты, номера контактных телефонов;
  • о гражданине: прописка, адрес проживания, номер телефона, электронный адрес.
4 Дата и место составления, исходящий регистрационный номер, присваиваемый в соответствии с действующей в компании номенклатурой дел.
5 Информация об адресате: наименование предприятия, должность, фамилия и инициалы руководителя, почтовый адрес с указанием почтового индекса.
6 Заголовок.
7 Основной текст обращения, перечень запрашиваемой информации и документов.
8 Подпись руководителя предприятия и ее расшифровка или подпись физлица.
9 Информация об исполнителе документа с указанием его контактного телефона.
10 Отметка об отправке, получении ответа и отправке дела на хранение.
11 Идентификатор электронного варианта документа, место его хранения.

Дополнительные рекомендации:

  • оформляйте на бланке организации;
  • используйте деловой язык и стиль;
  • в обосновании ссылайтесь на нормы закона, правовые акты, договоры, организационно-правовые документы;
  • укажите цель запроса или обоснуйте его (при необходимости);
  • используйте существующие образцы деловой переписки.

Требования к оформлению

При наличии фирменного бланка предприятия, на котором отражены его реквизиты, ответ печатается на нем.

Документ должен содержать следующие неизбежные позиции:

  1. В верхнем левом углу указываются данные, позволяющие идентифицировать организацию, направляющую отзыв (полное наименование, реквизиты, юридический адрес, телефон). В правом углу документа указываются должность и фамилия, имя отчество руководителя и наименование физического или юридического лица, в адрес которого направляется ответ. В большинстве случаев он направляется на имя директора. В журнале исходящей корреспонденции отражается присвоенный письму регистрационный номер, дата. Требование об указании наименования письма в заголовке не является обязательным.
  2. Далее, следует уважительное обращение к представителю предприятия, обратившемуся лицу. К примеру: «Уважаемая Ирина Сергеевна!», «Господин Эрнст!».
  3. Написание основной части. Характер ответа, в зависимости от вида, будет отличаться по содержанию. При положительном отзыве в нем должны быть указаны исходящий номер, дата запроса, на который дается ответ, кратко обозначена тема и принятое решение. В случае отрицательного, требования в отношении регистрационного номера, даты, сути запроса сохраняются, обязательным к указанию являются обстоятельства отказа и констатирование факта.
  4. Список приложенных документов. Если в адрес другой стороны направляется требуемая документация, необходимо указать ее перечень и количество листов.
  5. Отзыв должен быть подписан руководителем организации и заверен печатью.
  6. Внизу документа (слева) проставляются фамилия и инициалы ответственного исполнителя и номер телефона, для возможности уточнения сведений.

Положительное решение

ООО «Автошик»                                                                  Генеральному директору

г. Москва, ул. Песчаная, 13                                                 ООО «Автомир»

тел. (095) 956-13-14                                                                 Иванову В.С.

факс (095) 745-12-98

ОКПО 6359874, ОГРН 1234567891234

ИНН/КПП 69623256/659871

01-04/21 от 15.09.2019

на № 17 от 1.09.2019

Уважаемый Владимир Семенович!

На ваше обращение от 1 сентября 2019 года № 17 о возможности оказания услуг по ремонту автомобилей, сообщаем, что ООО «Автошик» принимает на себя обязательства по выполнению работ – ремонту автомобилей в предлагаемый срок до 1 октября 2019 года, в соответствии с утвержденными расценками на 2019 год (прилагается).

В связи с длительным сотрудничеством между нашими фирмами предоставляем     5 % скидку на весь объем выполненных работ.

Приложение: Расценки 2019 г. –  на 10 листах.

Генеральный директор ООО «Автошик»                                                 Степанов П.П.

Отрицательное решение

ООО «Глюкоза»                                                                  Судье Арбитражного суда

г. Москва, ул. Житная, 14                                                 Тихомирову В.М.

тел. (095) 986-18-11

факс (095) 755-19-18

ОКПО 6353879, ОГРН 1934967891634

ИНН/КПП 69623556/819671

01-08/02 от 01.10.2019

на № 589 от 10.09.2019

Глубокоуважаемый Виктор Михайлович!

По запросу суда от 10 сентября 2019 г. № 589 о направлении отчетной документации за 2001 год, сообщаем, что предоставить истребуемую отчетность невозможно, в связи с ее уничтожением в результате пожара, Акт о пожаре прилагается.

Дополнительно сообщаем, что затребуемые финансовые материалы составляют коммерческую тайну предприятия, и могут быть предоставлены в случае рассмотрения дела в закрытом судебном заседании.

Приложение: Акт о пожаре в 2014 году  – на 9 листах.

Директор ООО «Глюкоза»                                                                             Петров И.В.

Грамотно написанное деловое обращение в адрес контрагента, органа государственной власти, гражданина является залогом определенности во взаимоотношениях. Требования в отношении грамотности написания, предоставления достоверных сведений, четкости и ясности в позиции отвечающего являются своеобразной этикой официального общения.

Отвечайте на вакансию по пунктам

Человек сделал публичный запрос — например, опубликовал вакансию. Первое, что мы должны сделать, — выделить из его запроса, какую информацию от нас он хочет получить и в какой форме. И предоставить ему ровно эту информацию, ровно в этой форме, еще и желательно ровно в этом порядке. Пока что ни шагу в сторону.

В приведенной вакансии четко по пунктам изложены запросы:

  • Понимание любительской радиоэлектроники, робототехники
  • Базовые знания JavaScript
  • Опыт работы с Arduino и Raspberry Pi
  • Возраст от 18 лет
  • Высшее техническое или педагогическое образование

Чтобы ответить на эти запросы, нужно для начала четко перечислить, в чем мы соответствуем и не соответствуем этим пунктам. Всё. Ничего выдумывать не надо:

Меня зовут Иван, мне 23 года. Я учусь на инженера в МГТУ им. Баумана, увлекаюсь роботами и радиоэлектроникой.

Программирую на JavaScript и других языках. Есть опыт работы со всеми любительскими контроллерами, в том числе Arduino и Raspberry Pi.

Дальше в текст нужно добавить, на какую вакансию мы откликаемся, почему хотим там работать и пару слов о себе, — например, что нам интересно работать с детьми, мы преподавали там-то и там-то. Можно добавить, что мы учимся недалеко от детского центра и нам легко совмещать работу с учебой.

Но для начала — просто по пунктам, четко и внимательно ответить на запрос. Ровно так, как нас просили в вакансии.

Правила составления документа

Важно! Правила, применяемые при составлении ответа на жалобы, зависят в каждом случае от основания ее подачи. Когда заявителем верно указаны все доводы, и он прав, то жалоба должна быть принята, и по ней должны быть приняты соответствующие меры

С другой стороны, когда поступает жалоба, подача которой была осуществлена без оснований, не стоит ее игнорировать. Необходимо дать квалифицированный и грамотный ответ на нее. В таких случаях, когда нет необходимости проведения дополнительных проверок или исследований, необходимо сразу отправить ему отказ.

Когда в жалобе приводятся объективные аргументы, и ее получатель с ними согласен, то в ответе следует принести извинения за неудобства или нарушенные права.

Рекомендуется указывать, что подобный случай — единственный и это больше не повториться. Из ответа должен следовать вывод о том, что вы находитесь на стороне заявителя и поддерживаете его доводы, согласны с его позицией. Это необходимо для того чтобы информация о спорной ситуации не поступила в какие-либо надзорные или правоохранительные органы.

В процессе составления основного текста необходимо ознакомиться точно с сутью жалобы. При составлении необходимо все точно описывать: обстоятельства, нормы закона и требования, а также меры, направленные на удовлетворение жалобы.

Внимание! Узнайте подробности здесь. Инструкция по оформлению

Инструкция по оформлению

В отличие от клиента или потребителя, который вправе изложить свою жалобу на обычном листе в произвольной форме, ответ на жалобу пишется на фирменном бланке организации при наличии таковых.

В ответе на жалобу следует указывать:

  • Сведения о наименовании органа или юридического лица, от которого поступает ответ на поданную жалобу;
  • Сведение о лице, которое рассмотрело поступившую жалобу;
  • Контактную информацию об организации;
  • Сведения о заявителе;
  • Наименование документа («Ответ на жалобу»);
  • Обстоятельства, указанные в жалобе, отражают позицию получателя жалобы, а также итоговые решения, которые приняты после её рассмотрения;
  • Список документов, прилагаемых к ответу;
  • Дата составления и подпись уполномоченного лица.

Учтите! Рассмотрение жалобы должно быть осуществлено в срок, который не может быть более 30 дней с момента ее поступления.

Когда обстоятельства, указанные в жалобе требуют проведения проверки, разрешается срок рассмотрения такого документа увеличить. Когда срок рассмотрения документа увеличивается, об этом должно быть сообщено заявителю.

Как правильно составить документ

Ответ на запрос определенных данных составляется следующим образом:

  • Шапка письма. Расположена в правом верхнем углу (иногда в левом верхнем). Тут прописываются полные реквизиты компании, посылающей ответ по запросу: полное наименование, ИНН, КПП, ОКПО, юридический адрес, местонахождение, контактный номер телефона, электронная почта;
  • В противоположном верхнем углу указываются данные лица, направившего запрос. Если это юрлицо, то прописываются также вышеуказанные реквизиты и контактное лицо, действующее на основании устава или доверенности;
  • В журнале исходящей корреспонденции нужно сделать пометку о том, кому и когда был отправлен ответ. Тема письма указывается на усмотрение лица, вносящего данные в журнал;
  • Далее, посередине, пишем обращение. Например, «Уважаемый, Сергей Петрович».

Составление главной части документа будет зависеть от вида принятого решения:

  • При положительном ответе о предоставлении информации по запросу – номер или реквизиты письма, которое получено от заявителя, суть обращения и сама информация, в связи с необходимостью получения которой был сделан запрос;
  • При отказе также указывается краткая суть обращения, а после – сам факт отрицательного решения и причины отказа.

Если запрашивались документы или выписки из них, то к ответному письму могут быть приложения на нескольких листах (содержащие такие документы). В конце ставится дата и подпись генерального директора компании с расшифровкой и печатью.

Ответ на запрос составляет и высылает только тот сотрудник (представитель) компании, на имя которого был написан запрос.

Исключения составляют случаи:

  • Болезнь сотрудника;
  • Отпуск;
  • Увольнение;
  • Командировка;
  • Отсутствие сотрудника на рабочем месте по иной причине.

В такой ситуации ответ составляет тот, кто его замещает. В ответе на письмо-запрос рекомендуется использовать методику «отзеркаливания», т.е. использовать в тексте те же самые стилистические приемы, обороты речи, метафоры, терминологию и т.д.

Как составить ответ на представление Прокуратуры об устранении нарушений, читайте тут.

Соблюдение данного условия допустимо только в том случае, если запрос составлен грамотно. Нецелесообразно отвечать на полученное письмо такими же ошибками и недочетами. К тому же, некорректно указывать обращающемуся к вам человеку на его ошибки. Это правило плохого тона.

Старайтесь грамотно излагать свои мысли в письме. Оно должно быть, по возможности, кратким, но емким. Деловой стиль изложения сути – обязателен. Старайтесь обращаться к заявителю максимально вежливо и сдержанно. Избегайте лишних фраз, не имеющих смысла и не связанных с сутью обращения.

Внимание! Ответ на запрос, ни при каких условиях не должен содержать грубость и ложную информацию

Структура делового письма

Четкая структура – это обязательная характеристика делового письма. Она поможет получателю быстрее понять смысл написанного и уменьшить время на его прочтение. Деловое письмо состоит из таких основных частей:

1. Заголовок (тема письма). В заголовке письма следует писать его краткую цель или суть. Здесь нельзя использовать какие-то абстрактные фразы. Адресату по одному только заголовку должно быть ясно, о чем письмо. Например, «Об изменении цен на поставку продукции» или «Деловое предложение о торговом сотрудничестве с компанией XXX».

2. Приветствие. Традиционным в деловых письмах считается приветствие «Уважаемый + Имя Отчество!». Однако, использовать имя не обязательно. Можно также обратиться к адресату через его должность: «Уважаемый господин директор!». Однако, учтите, что обращение по имени несколько уменьшает психологическую дистанцию и подчеркивает налаженность деловых отношений. Если письмо адресуется группе лиц, то допустимо писать «Уважаемые дамы и господа!», «Уважаемые партнеры!» и так далее. Использование сокращений «г-н», «г-жа» или инициалов воспринимается как проявление неуважения, поэтому старайтесь этого избегать.

3. Изложение цели написания письма, его сути, главной мысли. Это основная часть письма. Здесь вы пишете непосредственно о самой причине написания письма.

4. Ваши предложения по решению данной проблемы, рекомендации, просьбы, жалобы. Деловые письма почти всегда предполагают определенную реакцию адресата (кроме чисто информативных писем)

Поэтому важно описывать не только саму проблему, но и предлагать свои варианты ее решения. Если вы пишете жалобу, то попросите принять соответствующие меры, если делаете предложение сотрудничества, то опишите его возможные варианты

Словом, получатель вашего письма должен не только понять «что» вы от него хотите, но и понять «как» вы предлагаете это осуществить. Тогда это будет настоящим деловым письмом.

5. Краткий итог и выводы. В самом конце можно подвести итог всего вышесказанного. Однако, сделать это очень кратко не всегда удается. В таком случае, писать в несколько предложений то, что вы и так описали в первых двух абзацах, не стоит. Помните, что лучший друг делового письма – это краткость. Поэтому в большинстве случаев достаточно ограничиться фразами «Надеюсь на успешное сотрудничество», «Жду Вашего ответа по данному вопросу» и так далее.

6. Подпись. Подписывается деловое письмо должностью, именем и фамилией отправителя с традиционной фразой «С уважением». Возможны и другие варианты: «С наилучшими пожеланиями», «Искренне Ваш» и так далее, в зависимости от близости вашего контакта с получателем. Фраза «С уважением» является самой универсальной, поэтому если сомневаетесь, как будет уместнее подписаться, то используйте эту фразу и точно не промахнетесь.

И не забывайте, что официальное письмо – это прежде всего документ. Поэтому пренебрегая правилами его составления, вы безвозвратно губите репутацию своей компании и себя как специалиста.

Общие требования ко всем письмам

При составлении официального послания следует придерживаться определенных норм и стандартов. В такого рода корреспонденции нужно обязательно использовать только вежливую форму обращения к адресату, излагать основные мысли необходимо коротко, емко, строго по делу (не забывая о том, что человек не всегда готов тратить на прочтение письма много времени).

Если текст послания слишком длинный и содержит много разнообразной информации, его надо поделить на абзацы, а при необходимости – еще и на отдельные пункты, не забывая при этом делать смысловые акценты. Можно выделять какие-то мысли размером или цветом шрифта (если письмо печатается на компьютере) или подчеркиванием (если письмо пишется от руки).

Самую важную часть письма следует писать в начале или конце – в этом случае она лучше запоминается.

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Андрей Измаилов
Наш эксперт
Написано статей
116
Добавить комментарий