Электронные трудовые книжки. сзв-тд и стд-р

Достоверность информации

Вопрос достоверности и контроля вносимой информации остается пока открытым, и вопросов тут в любом случае пока больше, чем ответов. Как будет контролироваться и предупреждаться некорректное или неполное внесение информации? Кто вообще сможет проверить реальность заносимого стажа и опыта работы, когда одновременно вносится миллионы записей? Возможно ли задвоение информации в случае ошибочного внесения записи? Как работнику исправить ошибочную запись, если ошибка выявится через 15-20 лет, и как работник сможет подтвердить правоту своих слов? Если для этого нужно будет хранить выписки, выданные при увольнении, то какой смысл в цифровизации?

5

Выдать на руки бумажные книжки

Тем работникам, кто подал заявление о переходе на «сведения», надлежит выдать на руки бумажную книжку с соответствующей записью (пункт 3 статьи 2 ФЗ № 439). К сожалению, закон ничего не говорит о сроках ее выдачи. Зато Минтруд высказывался об этом трижды, каждый раз меняя свою точку зрения в зависимости от времени года (письма Минтруда от 12 февраля 2020 года № 14-2/В-150, от 13 марта 2020 года № 14-2/В-260, от 12 августа 2020 года № 14-2/ООГ-12933): либо в день подачи работником заявления, либо не позднее трех рабочих дней со дня подачи. Некоторые работодатели, видя такую непоследовательность и памятуя о переходном характере 2020 года, решили не спешить с выдачей бумажных книжек работникам, пожелавшим перейти на электронные. Все же представляется, что переносить выдачу бумажных книжек на 2021 год не стоит: если работник подал соответствующее заявление, то лучше вручить ему бумажную книжку в возможно более короткий срок.
Кстати, и срок, и порядок выдачи можно закрепить в ЛНА (вот еще один повод привести их в порядок) во избежание вопросов со стороны контрольно-надзорных органов. Старые бумажные книжки лучше оставить в старом году.

Внести изменения в форму СЗВ-ТД

ПФР собирается внести изменения как в саму форму СЗВ-ТД, так и в порядок ее заполнения:

  • появится графа «сведения о работодателе, правопреемником которого является страхователь»;
  • исчезнет графа «отчётный период»;
  • в табличной части формы появится графа «Работа в районах Крайнего Севера/ Работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера»;
  • графа «Код выполняемой функции» станет обязательной для заполнения, при этом в ней надо будет указывать код не из профстандарта, а из Общероссийского классификатора занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08) (принят и введен в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12 декабря 2014 года № 2020-ст).

Старое в новом формате?

Электронная трудовая книжка – это не то же самое, что бумажная версия. По сути, это электронная информационная система, которую будет поддерживать Пенсионный фонд, и в которую будут вноситься данные о трудовой деятельности работников. В новой базе данных будет указаны такие сведения:

  • период и место трудовой занятости;
  • должность и квалификация;
  • дата приема или перевода на новую должность;
  • дата увольнения и причина;
  • основания прекращения трудового договора (статья ТК РФ).

Пенсионный фонд будет получать данные от работодателей (которых заставили направлять специальный отчет при любом движении кадров), а работник сможет в любой момент получить выписку из это базы данных.

С переходом на новую систему каждому работающему предложат выбирать из двух вариантов: перейти полностью на цифровой вариант, или сохранить бумажную версию (параллельно с электронной). Для отдела кадров двойной учет будет более сложным, так как нужно дублировать информацию на двух носителях. Но если человек привык к бумажным документам, его право не может быть нарушено.

При этом электронная трудовая будет создана для каждого работающего в обязательном порядке. Это поможет упростить как систему учета всех официально трудоустроенных людей, так и оперативно передавать и хранить информацию о стаже в ПФ РФ.

Все работодатели обязуются уведомить каждого своего подчиненного о необходимости сделать выбор до 30 июня 2020 года. Для этого каждому сотруднику под подпись выдается документ, в котором будет описана необходимость принятия решения. После изучения работник также в письменном виде подает заявление, в котором просит следующее:

  • вести учет только в электронном варианте и вернуть бумажную трудовую для домашнего хранения;
  • продолжить ведение бумажной трудовой параллельно с ведением электронной версии.

С 1 января 2021 года для всех работников, впервые выходящих на официальное место работы, будут открываться исключительно электронные трудовые книжки, ведение бумажных трудовых для них не предусмотрено.

Особое внимание стоит обратить на следующее: если работник сразу выберет электронную трудовую, вернуться к бумажной версии будет невозможно. Но если изначально было принято решение о сохранении бумажной, тогда в перспективе можно от нее отказаться и перейти только на электронный вариант

Взаимодействие с ПФР

Все работодатели, начиная с 2020 г., обязаны отчитываться в ПФР, сдавая форму СЗВ-ТД, регламентированную Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 г. № 730п.

Отчет следует представлять в срок до 15-го числа месяца, идущего за месяцем, в котором произошло кадровое мероприятие или же сотрудником передано заявление о формате ведения трудовой книжки или о представлении информации о трудовой деятельности.

Если работодатель представляет сведения в ПФР впервые на конкретного сотрудника, он также обязан одновременно с этим передать информацию о трудовой деятельности по состоянию на 01.01.2020 г. у этого же работодателя.

Важно! Если по конкретному сотруднику в 2020 г. не произойдет никакого кадрового мероприятия, то в срок до 15 февраля 2021 г

работодатель обязан передать в ПФР информацию о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 г. у данного работодателя.

С 2021 г. при наступлении какого-либо кадрового мероприятия сведения будут представляться в срок не позже 15-го числа месяца, следующего за отчетным. При увольнении или приеме такая информация будет передаваться в срок не позднее следующего дня после издания приказа о приеме или увольнении работника.

Преимущества и недостатки цифровых версий

Как и любой другой документ, цифровая версия имеет свои плюсы и минусы.

Преимущества:

Снижается вероятность ошибок и внесения недостоверной информации, поскольку форма заполняется системой, а не работодателем.
Все заинтересованные лица (ПФР, работодатель, персонал) имеют полный доступ к информации, содержащейся в ТК

Это значительно упрощает процесс оформления различных выплат, включая пенсионные пособия.
В отличие от бумажного варианта, ЭТК невозможно потерять, она не подвержена физическому воздействию.
При смене места занятости не придется получать бумажный вариант документа и передавать его новому работодателю.
Цифровой формат облегчает работу с документом, что особенно важно в условиях карантинных ограничений.
Контролирующие органы, как и сам работодатель, могут формировать статистические и аналитические отчеты, а трудящиеся легко проверят правильность введенных данных.

Интересно! Налог на вклады свыше 1 миллиона рублей

Недостатки:

  1. Работодатель должен будет взять на себя расходы по настройке механизма учета персонала и оформлению электронной подписи.
  2. Многие граждане опасаются утечки информации из ЭТК. Но разработчики проекта уверяют, что информационная база ПФР, аттестованная в соответствии с законом о защите персональных данных, способна обеспечить сохранность полученных сведений.
  3. В цифровой версии нет страниц, содержащих данные о наградах, поощрениях, полученном образовании, профессии и специальности.

Итоги

Как посмотреть трудовую книжку в электронном виде у работодателя

Если вас интересуют записи только по текущему месту работы и в полной выписке из ЭТК нет необходимости, можно запросить сведения у работодателя. Для этого надо подать письменное заявление, в котором указывается требуемый формат выписки (электронный или бумажный). Но следует иметь в виду, что ЭТК в электронном виде работодатель выдаст только при наличии у него усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). При ее отсутствии выдается бумажный вариант.

Подпишитесь на рассылку

Внимание! Если вы не отказались от бумажной книжки, выдавать сведения из ЭТК работодатель не обязан (письмо Минтруда РФ от 16.06.2020 № 14-2/ООГ-8465). В течение трех рабочих дней вам выдадут форму СТД-Р с информацией о вашей трудовой деятельности в организации (ст. 66.1 ТК РФ)

В течение трех рабочих дней вам выдадут форму СТД-Р с информацией о вашей трудовой деятельности в организации (ст. 66.1 ТК РФ).

При увольнении форма СТД-Р выдается в обязательном порядке всем сотрудникам, перешедшим на ЭТК. Запрос работника в этом случае не требуется. Если впоследствии вы потеряете документ, в повторной выдаче вам могут отказать. Предоставлять сведения из ЭТК уволенным сотрудникам работодатель не обязан. В такой ситуации лучше обратиться в ПФР, на Госуслуги или в МФЦ и получить полную выписку.

Если нотариус далеко

В самом конце года, 29 декабря вступят в силу поправки о «цифровом нотариате» — и станут возможны дистанционные сделки с участием нескольких нотариусов.

Например, если жителю Красноярска нужно переоформить квартиру, которая находится во Владивостоке — можно будет провести всю процедуру из Красноярска, не тратя время и деньги на путешествие через всю страну.

Кроме того, нотариусы теперь смогут дистанционно оказывать следующие услуги:

  • Свидетельствование верности перевода документа на другой язык
  • Передача электронных документов
  • Принятие в депозит безналичных денежных средств;
  • Выдача выписки из реестра уведомлений о залоге движимого имущества

«Закон о цифровом нотариате станет еще одним шагом в создании современной законодательной базы в сфере цифровой экономики. Этим законом мы существенно упрощаем для граждан и бизнеса получение нотариальных услуг, многие из которых смогут оказываться в электронной форме», — считает Вячеслав Володин, председатель Госдумы.

В случае любых сомнений нотариус сможет идентифицировать клиента с помощью единой биометрической системы, отмечает пресс-служба Государственной Думы.

Фото: pixabay

Оповещение сотрудников о переходе на ЭТК

Сначала нужно довести до сведения работников, что с 2020 года трудовые книжки будут вестись в электронном формате. Помимо этого, они должны знать, что имеют право оставить и обычную, бумажную трудовую.

Для оповещения сотрудников должен быть издан документ, к примеру, информационное сообщение, после чего требуется проследить, что до всех были доведены сведения из него. Для этого подходит общий порядок ознакомления с локальными документами.

Соответственно, используется и обычная процедура подтверждения ознакомления – каждый сотрудник, до которого была доведена эта информация, ставит свою подпись. Как установлено в законодательстве (ФЗ № 439, статья 2, часть 1, пункт 4), уведомление должно быть сделано не позже 31 октября 2020 года.

Переход на ЭТК – внесение изменений в документацию

Работодатели должны просмотреть ряд документов и, если потребуется, внести в них изменения, чтобы впредь трудовые можно было вести в электронном формате. Среди них все те документы, при помощи которых регулируется работа с трудовыми книжками.

Могут понадобиться правки:

  1. В Книгу учёта движения трудовых. Если сотрудник отказался от бумажной трудовой, значит и её учёт более вести не нужно. После того, как она будет ему выдана, в Книгу учёта записывается дата, когда это произошло, и вносится расписка работника, подтверждающая получение. После этого предприятие не несёт никакой ответственности за бумажную трудовую.
  2. Есть компании, в которых порядок заполнения, ведения и хранения трудовых оформляется как отдельный нормативный акт. Это необязательно, а называться такой документ может по-разному, но если он заведён, и в нём указано, что трудовые могут вестись исключительно на бумаге, потребуется это положение изменить, так чтобы были разрешены также ЭТК,
  3. В трудовой и коллективный договор. Обычно в трудовом договоре нет указаний на то, каким должен быть порядок ведения трудовой книжки. Всё-таки иногда оно есть. Поэтому стоит проверить документ и, если там отмечено, что трудовые могут вестись только на бумаге, изменить это положение, чтобы оно соответствовало новому законодательству. Аналогично и с коллективным договором. О том, как правильно вносить изменения в тот и другой, можно в деталях узнать в «1С:ИТС».
  4. Указания об оформлении трудовых могут содержаться также в других локальных актах. Их также следует проверить и, если они противоречат новому законодательству, это несоответствие устранить.

Как перейти на электронные трудовые — процедура по шагам

Как уже было сказано выше, процедура перехода на электронные трудовые книжки является добровольной, но если работник пожелает получить такой документ, необходимо будет придерживаться определённого алгоритма для перехода на ЭТК.

За проведение процедуры перехода новый документооборот ответственность возлагается на руководителя организации, который обязательно должен разобраться во всех тонкостях нового закона (ст. 2 закона «О внесении изменений в Трудовой кодекс…» от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Рекомендуется изучить особенности перехода на электронный документооборот пошагово, чтобы иметь представление о том, какие действия необходимо выполнить в первую очередь.

Уведомление работников о переходе

Если возможностью перехода на  ЭТК работник может воспользоваться по своему усмотрению, то для работодателя некоторые положения нового закона являются обязательными к выполнению. Например, до 30 июня 2020 года каждый руководитель организации должен проинформировать сотрудников предприятия о переходе на электронный учёт стажа работы.

Внимание! Вне зависимости от согласия или несогласия гражданина на получение нового типа документа, информация всё равно будет сохраняться на серверах ПФР в цифровом виде.

Кроме временных ограничений на уведомление работника о возможности получения электронной трудовой книжки, руководителю организации необходимо знать о том, что эта процедура может быть выполнена только в письменном виде.

Что касается содержания документа, то можно отметить, что законодательно утверждённого бланка об информировании сотрудника о переходе на ЭТК не существует. Кроме того, руководителю потребуется самостоятельно решить вопрос о том, будут ли граждане оповещены об изменении законодательства лично или для этой цели будет составлено одно уведомления для всех работников.

Написание работниками заявления о переходе

Если переходить на новый документ учёта стажа, никто не имеет права принудить, то о своём решении работник всё равно обязан уведомить руководство. Ничего сложного в этой процедуре нет. Работодатель может раздать сотрудникам бланки, с помощью которых можно будет оформить свой отказ от бумажного документа или указать о необходимости оставить прежний вариант учёта стажа.

Если такая возможность не будет предоставлена, то следует написать заявление в свободной форме на имя директора.

В документе следует указать:

  • Наименование должностного лица, на имя которого оформляется заявление.
  • ФИО заявителя и его должность.
  • Текст заявления.
  • Подпись и дата.

Справка! Если в заявлении указывается о желании перейти на электронный документооборот, то необходимо также отметить необходимость выдачи бумажного документа на руки сотруднику.

Ревизия бумажных бланков трудовых книжек

После получения заявления от всех работников, руководитель организации должен провести ревизию оставшихся бумажных бланков трудовых книжек. Это необходимо сделать, чтобы убедиться в том, что все люди, изъявившие желание перейти на ЭТК, получили бумажный вариант документа на руки. Невыдача работнику трудовой книжки по его запросу является серьёзным нарушением ТК РФ.

Для того чтобы получить наиболее точную информацию о наличии бумажных бланков этого типа на предприятии, ревизию рекомендуется провести в конце года. Кроме того, подсчитывать количество книжек старого образца придётся регулярно, ведь работник имеет право в любой момент обратиться с заявлением на имя директора с просьбой о переходе на цифровой вариант документа.

Изменение внутренней кадровой документации

Если все работники предприятия или фирмы перейдут на электронный документооборот, то изменения внутренней кадровой документации позволят значительно уменьшить нагрузку на бухгалтерию. Благодаря отсутствию необходимости вносить важные отметки в бумажный документ, существенно сократится время оформления подобных изменений.

Дело не только в том, что ввод данных посредством клавиатуры осуществляется значительно быстрее, но и в том, что документ не требуется искать среди большого количества других бланков. Достаточно одного-двух кликов мышкой, чтобы необходимая информация была отображена на экране компьютера.

Важно! При использовании электронного способа учёта стажа, не возникает необходимость использовать печать, что особенно важно для ИП, у которых числятся всего несколько сотрудников.

Доступ к информации о стаже кандидата во время отбора кандидатов

В плане доступа к информации, для работников переход на «цифру» несет только плюсы. Планируется, что они смогут получать информацию о своей трудовой деятельности на сайте госуслуг, МФЦ или ПФР, а также у работодателя.

Однако с точки зрения работодателя сейчас непонятно, как на этапе подбора персонала и до момента заключения трудового договора с конкретным кандидатом можно будет проверить его трудовой стаж, и понять соответствует ли указанный в резюме профессиональный опыт действительному. В связи с этим может возникнуть интересная ситуация. Напомню, что сегодня, в соответствии со , работник при заключении трудового договора должен среди прочих документов предоставить трудовую книжку (за исключением случаев, когда он впервые трудоустраивается на работу) – так у работодателя появляется возможность проверить, соответствует ли заявленный стаж работы фактическому. В случае отсутствия трудовой книжки проверить это самостоятельно можно будет только после трудоустройства работника. Но если выясниться, что работник в ходе трудоустройства предоставил ложные данные, то уволить его на этом основании не получится.

Решить этот вопрос можно будет через согласие работника на ознакомление со сведениями о его трудовой деятельности на официальном сайте ПФР либо через предъявление им выписки о своем стаже. Но так как на законодательном уровне это пока не закреплено, то работник может и отказать в доступе.

4

Первоначальное наполнение базы

Для корректной работы системы персонального учета, которая станет заменой бумажным электронным книжкам, по каждому работнику должны быть занесена информация обо всех кадровых действиях (приеме, переводе, увольнении) между работодателями, а также информация о специальности работника и его квалификации.

Согласно данным Росстата в 2018 году зарегистрировано 72,3 млн официально трудоустроенных россиян. Среднее количество записей в трудовой книжке никто не считал, но в некоторых отраслях с большой текучестью кадров, у работников уже в 30 лет появляется вкладыш в трудовую книжку. Но, даже если взять среднюю оптимистичную цифру в 20 записей на трудовую книжку, то суммарно по всем работникам –это уже около 1,5 млрд записей, которые нужно внести в систему ПФР, чтобы проект корректно заработал.

Сколько времени на это уйдет, каких трудозатрат это потребует, в какой срок необходимо будет внести все данные, какие будут санкции для тех, кто откажется вносить информацию – все эти вопросы пока остаются открытыми.

Так же есть вопрос в контроле корректности первоначального наполнения. Ввиду такого массового и аврального внесения информации вполне возможны ошибки в занесении стажа, должностей, наименования работодателей и прочей информации. Кто будет это контролировать – ПФР, работодатель или сам работник должен будет сверить свою трудовую с теми данными, которые внесли в систему перс.учета, на ком будет лежать ответственность за достоверность внесенной информации и как будет восстанавливаться информация, если вдруг выяснится лет через 15-20 что была допущена ошибка в стаже или наименовании работодателя, на данный момент не понятно.

2

Недостатки электронных трудовых книжек

Несмотря на очевидные преимущества трудовая книжка в электронном виде имеет и минусы. В первую очередь, встает вопрос о защите баз данных. ПФР заявил, что их информационные системы соответствуют всем требованиям законодательства в сфере защиты персональных данных. 

Утечка или кража сведений

Тем не менее, от утечки данных или взлома не застрахована ни одна система. Электронное пространство также несовершенно для длительного хранения сведений.

Если часть сотрудников предпочтет сохранить бумажные аналоги, работодателю придется подавать отчетность в ПФР для электронных и параллельно вести бумажные. Это удвоит нагрузку на кадровый отдел.

Полная утрата записей

Кроме кражи данных, возможна их полная утрата. Восстановление сведений займет длительное время. На серверах может возникнуть ошибка или атака вируса и сведения о трудовом стаже человека пропадут, что повлияет на размер пенсии или в целом на ее выплату.

Нет переноса данных с бумажной в электронную учетную запись

При переходе на ЭТК работодатель возвращает сотруднику бумажную трудовую и больше не несет ответственности за ее заполнение и сохранность уже имеющихся записей. Таким образом, человеку нужно сохранить два документа.

Заключение

До конца 2020 года каждый работник должен для себя решить: оставлять старый документ или перейти на новый вариант учёта трудовых отношений. Не следует бояться новых технологий. Если бы переход на цифровой документооборот не был бы удобен, то правительство РФ не инициировало бы изменение трудового законодательства.

Кроме прочих, немаловажным преимуществом электронного документа является невозможность его физического уничтожения, например, в пожаре. Кроме того, система серверов Пенсионного Фонда РФ хорошо защищена от взлома, поэтому можно не волноваться за сохранность конфиденциальной информации.

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Андрей Измаилов
Наш эксперт
Написано статей
116
Добавить комментарий