Образцы деловых писем

Содержание

Как написать письмо литературному герою. Образец (по роману И. Гончарова “Обломов”)

Здравствуйте, уважаемый Илья Ильич Обломов. После долгих размышлений, наконец, пришло решение написать Вам письмо. Что подтолкнуло к этому решению? Поговаривают, что Вы много времени проводите, лежа на диване в старом халате. Илья Ильич, как же можно самые лучшие годы прожить взаперти, в душной комнате, в скуке, ведь Вы упускаете так много! Выйдите на улицу, а заодно прихватите и Захара, посмотрите, какой свежий воздух, какие милые барышни прогуливаются по бульварам, здесь вокруг все дышит жизнью. Зачем Вы хороните себя в столь молодом возрасте? Жизнь Ваша застыла на одном месте. Дни тянутся, а ничего не меняется, лишь один Захар становится все более наглым и чаще отлынивает от работы. Недавно Вам пришло письмо, в котором сообщается, что дела в имении обстоят скверно. При бездействии Вы потеряете его. Ради Бога, не доверяйте Тарантьеву, ведь он – первостатейный мошенник, и очень жаль, что Вы этого не видите. Он же Вас обдерет как липку!

Образцы

• Письмо-напоминание

Письмо-напоминание как правило состоит из двух частей:
— напоминание о выполнении принятых решений, договорённостей
— указание мер, которые будут приняты в случае невыполнения договорённостей.
 

⁠⁠⁠_____________________________________________________________________________________________

Образец 1
 
Subject: Напоминание о смете на строительные работы для администрации г. Тверь
Data: 20. 06. 2016
From: gorod.tver@yandex.ru
To: Андрей Петров
 
Уважаемый господин Петров!
 
Вторично напоминаем о необходимости предоставить смету на строительные работы по реконструкции и строительству жилого дома и плановых гаражей по Московскому шоссе Кировского района со всеми видами инженерных сетей в объеме пускового комплекса.
 
Ставим Вас в известность, что по истечении оговоренного договором срока наше предложение теряет силу. 
 

Администрация г. Твери
 

Исполнитель:
Иванова Олеся
Секретарь управы
Тел.: xxx-xx-xx-xx
gorod.tver@yandexi.ru⁠⁠⁠_____________________________________________________________________________________________

Образец 2
 
Subject: Напоминание об оплате продукции (ЗАО «Транспласт»).
Data: 20. 02. 2016
From: xxxxxx@maili.ru
To: Иван Денисов
 
Уважаемый Иван Иванович!
 
Между нашими компаниями был заключен договор от ______ №_______. 
 
В рамках указанного договора в ООО «Клиент» по спецификации №_________ от ______ 2016г. была поставлена партия продукции на общую сумму __________ рублей.
Вместе с партией были переданы накладная №_____ от ______ 2016г. и счет фактура № ______ от _______ 2016г.
 
Поставленная партия была принята сотрудниками ООО «Клиент» без каких-либо замечаний по срокам поставки, количества, качества и прочих характеристик поставленной продукции.
 
Срок оплаты поставленной продукции истек 15.02.2016г., однако никаких денежных средств на наш счет не поступало.
 
Мы обеспокоены данным обстоятельством. В связи с этим просим проверить факт оплаты. 
При наличии каких-либо недоразумений, приведших к нарушению  сроков оплаты, предлагаем погасить имеющуюся задолженность в 7-дневный срок.
 
Заранее благодарим.
 

 
Менеджер по поставкам
ЗАО «Транспласт»
Петр Иващенко 
Тел: 495-ххх-хх-хх
   8-905-ххх-хх-ххivachenko@transplasti.com
 

⁠⁠⁠_____________________________________________________________________________________________

Образец 3
 
Subject: Напоминание об окончании действия договора
Data: 01.05.2016
From: michailsvetlov@aig.com
To: Николай Гумилев
 
Уважаемый Николай Степанович!
 
Компания AIG рада видеть Вас в числе наших клиентов.
 
Мы надеемся, что сотрудничество с нами позволило Вам чувствовать себя  увереннее в мире современного бизнеса. 
 
В связи с тем, что 20.05.2016 заканчивается срок действия договора №_____ от 20.05.2015, заключенного Вами и нашей компанией, просим Вас связаться с нами и обсудить перспективы дальнейшего взаимодействия. 
 
В случае, если Вы хотите продлить указанный договор без каких-либо изменений, просьба, перечислить на наш расчетный счет сумму в размере …. рублей. Пролонгация договора осуществится автоматически.  
 
Если у Вас возникнут какие-либо вопросы, пожалуйста, звоните. Мы обязательно Вам поможем.
 

 
Михаил Светлов
 

Письмо-напоминание о выполнении обязательств

Пример составления письма-напоминания

Как правильно отправить информационное письмо

Как отправить письмо-просьбу

Сегодня существует несколько способов отправки деловой корреспонденции:

  • электронным письмом
  • факсимильной связью
  • почтовым отправлением

Первые 2 метода являются наиболее быстрыми и удобными. Последний же займет определенное время, особенно если получатель находится в другом городе или населенном пункте. Но отправкой письма через Почту РФ можно подчеркнуть значимость адресата и уважение к нему. Достаточно написать текст обращения красивым почерком, также можно оформить документ на дорогом бумажном носителе.

Если документ отсылается через почту, то необходимо учитывать временные затраты и отправить его заблаговременно. Также необходимо запастись терпением во время ожидания ответа.

Таким образом, письмо-обращение должно отображать всю необходимую информацию об авторе, главную суть предложения и выгоду, которую получит адресат от его принятия. Текст должен быть составлен в уважительной форме, без ошибок и исправлений. В заключительной части письменной просьбы нужно отразить надежду автора на сотрудничество с адресатом.

Напишите свой вопрос в форму ниже

Кто и куда может обращаться

Суть письма-обращения заключается в мотивации его получателя выполнить какое-либо действие или рассмотреть какой-то вопрос.

По большому счету обратиться посредством письма можно к любому адресату. Главными условиями действенности обращения будут:

  • наличие у адресата компетенции предоставлять информацию или решить вопрос, которое касается обращение;
  • наличие у составителя обращения права обращаться с ним.

Круг вопросов, освещаемых письмами-обращениями, достаточно широк. Различают следующие виды обращений в зависимости от статуса отправителя и получателя:

  • от физического лица к физическому лицу;
  • от физического лица к организации;
  • от организации к организации.

Посредством писем-обращений можно:

  1. запросить информацию (о ходе уголовных дел, состоянии пенсионного счета, о наличии документов, о кадровом составе организации и т.п.);
  2. донести информацию до заинтересованного лица (о нарушении, происшествии);
  3. попросить о рассмотрении предложения (изменение маршрута, графика работы, о сотрудничестве и т.п.);
  4. попросить о проведении определенных действий и процедур (возврат оборудования, направление документов, уборка территории и т.п.).

Следует помнить, что для некоторых типов обращений существуют установленные законом формы, без соблюдения которых данное обращение к рассмотрению принято не будет.

Заполнение шапки письма в левой части

Письмо-обращение

Многие деловые письма, создаваемые в процессе деятельности организации, адресуются конкретному человеку. Данный вид корреспонденции называется письмо-обращение и имеет ряд нюансов, связанных с его оформлением. В данной статье мы подробно изложим особенности данного письма и правила его оформления.

Из данной статьи вы узнаете:

  • особенности письма-обращения;
  • как составить письмо обращение.

Особенности письма-обращения

Главное отличие письма обращения заключается в наличии конкретного адресата. Данная категория писем направляется непосредственно одному человеку, к которому и обращается автор в тексте.

Следует понимать, что по большей части данные письма пишутся и отправляются должностным лицам, депутатам, руководителям организаций и подразделений.

По своему содержанию письмо обращение отличает отсутствие коммерческого характера. Чаще всего основанием для данного документа служит какая-либо просьба. Значительно реже обращение в письме используется для уточнения вопросов или внесения различных предложений. Именно по этим причинам рассматриваемая категория писем имеет специфичный вид изложения текста.

В отличие от других писем обращение в деловом письме обязует наличие четкого и структурированного текста.

Так как данный документ подразумевает выполнение каких-либо действий от адресата, текст письма должен четко формулировать проблему или вопрос

При написании важно соблюдать деловой стиль, а проблему озвучивать ясно и четко

Более того, следует аргументировать необходимость тех или иных действий. При этом аргументы должны быть полными, весомыми и изложенными в правильном порядке.

Отметим, что первостепенной задачей письма обращения является обращение внимания адресата на проблему (принятие определенных решений).

Однако важно соблюдать все правила, конкретно, ни в коем случае не оформляйте свои просьбы в виде требований. Подобная ошибка не только нарушает все правила деловой переписки, но и, вероятнее всего, возымеет отрицательный результат

Поэтому досконально проверьте текст на наличие подобных недочетов

Подобная ошибка не только нарушает все правила деловой переписки, но и, вероятнее всего, возымеет отрицательный результат. Поэтому досконально проверьте текст на наличие подобных недочетов.

Как составить письмо обращение (образец)

Как составить письмо обращение

Официальное обращение в письме имеет несколько отличий от оформления стандартного делового письма. Самое главное – это наличие обращения.

Для его оформления используются имя и отчество человека, которому адресуется письмо. Как правило перед парой имя-отчество добавляется стандартное: “Уважаемый …”.

Данная форма обращения является самой распространенной и общепринятой во всем мире. Реже в обращениях употребляются: “Господин …”, “Товарищ …”.

Новые статьи

Данное письмо не имеет наименования документа – вместо этого ставится само обращение (по центру страницы). Сам текст письма начинается со следующей строки.

Обращение может заканчиваться восклицательным знаком или запятой

В первом случае восклицание подчеркивает важность письма, а само его содержание начинается с заглавной буквы

Во втором случае текст письма следует начинать с прописной.

Текст письма должен начинаться с причин, по которым написан документ. Далее обозначается сама проблема, после которой следует вопрос или просьба. Необходимо максимально точно сформулировать цель обращения, чтобы шансов достигнуть ее было значительно больше. Существенным аргументом могут служить ссылки на различные законы и нормативные акты.

После основного текста необходимо поставить новой строкой подпись и расшифровку (иногда и наименование должности). В случае, если письмо оформляется от нескольких авторов, то каждый должен под ним подписаться. В таком случае подписи должны располагаться друг под другом (в столбик).

Важно понимать, что если вы адресуете письмо обращение к руководителю, то оно должно быть учтивым и оформленным в соответствии с субординацией. К примеру, если обращение вы начали со слова: “Уважаемый …”, то и закончить письмо необходимо фразой: “С уважением …”

Напоследок отметим, что в тексте письма обращения не следует злоупотреблять преувеличением проблемы, вашего отношения и эмоций по этому поводу. Не стоит использовать фразы, которые придадут письму излишнюю экспрессию, например:

“Очень рады…”

“К большому огорчению…”

“Многоуважаемый …”

“С самыми лучшими пожеланиями …”  т.д.

Рекомендуем материалы по теме:

Синоним слова обращение письмо

Словарь синонимов ASIS. В.Н. Тришин . 2013 .

Смотреть что такое “письмо” в других словарях:

Письмо — Письмо знаковая система фиксации речи, позволяющая с помощью начертательных (графических) элементов передавать речевую информацию на расстоянии и закреплять её во времени. Первоначально для передачи информации применялись другие способы,… … Лингвистический энциклопедический словарь

письмо — письма, мн. письма, писем, письмам, ср. 1. Бумага с написанным на ней текстом, посылаемая кому–н. для сообщения чего–н., уведомления о чем–н., для общения с кем–н. на расстоянии. Получить письмо. Отправить письмо. Связка писем. «Разорвала письмо… … Толковый словарь Ушакова

ПИСЬМО — ср. письмена, азбука, буквы, грамота. У чукчей и у коряков нет своего письма. Это письмо, письмена армянские. | Все, что написано, писанное, или грамотные знаки, выражающие речь. Письмо вязью. На стволе чеканное письмо было, да вытерлось, и не… … Толковый словарь Даля

письмо — сущ., с., употр. очень часто Морфология: (нет) чего? письма, чему? письму, (вижу) что? письмо, чем? письмом, о чём? о письме; мн. что? письма, (нет) чего? писем, чему? письмам, (вижу) что? письма, чем? письмами, о чём? о письмах 1. Письмо это… … Толковый словарь Дмитриева

Письмо и — Тип: слоговое (современное), логографическое (классическое) Языки: языки и … Википедия

Письмо И — Тип: слоговое (современное), логографическое (классическое) Языки: языки и Территория: Китай, в основном Сычуань и Юньнань Дата создания: Минимум 500 лет, современное с … Википедия

Письмо — знаковая система фиксации речи и мыслей, позволяющая с помощью начертательных элементов закреплять их во времени и передавать на расстояние. В своем развитии письмо прошло ряд этапов: пиктографическое письмо; идеографическое письмо; слоговое… … Финансовый словарь

письмо — ПИСЬМО´ эпистолярный жанр литературы, стихотворное или прозаическое обращение писателя к определенному лицу с постановкой какого либо важного вопроса. В этом отношении форма П

как жанр близка к посланию. В античной литературе известны «Письма»… … Поэтический словарь

ПИСЬМО — ПИСЬМО, знаковая система фиксации речи с помощью графических элементов. Письмо позволяет закреплять речь во времени и передавать ее в пространстве. Существуют 4 основных типа письма: идеографическое письмо; словесно слоговой тип письма (знак… … Современная энциклопедия

Письмо — (франц. ecriture) Одно из центральных понятий современной теории литературы и искусства, ставшее таковым благодаря исследованиям Р.Барта, где оно принимает три основных значения. Первоначально, в 50 е гг., Барт рассматривает П. как «формальную… … Энциклопедия культурологии

Источник статьи: http://dic.academic.ru/dic.nsf/dic_synonims/119701/%D0%BF%D0%B8%D1%81%D1%8C%D0%BC%D0%BE

Письмо-просьба о выделении денежных средств

Верстка адаптивных писем

Координаты получателя – как их правильно оформить?

Чего нельзя допускать в деловом письме

Какими бывают обращения

Обращением чаще всего служит существительное в именительном падеже или другая часть речи в значении существительного – прилагательное, причастие и так далее.

Скажи, дедушка, ты давно приехал?

Провожающие, выйдите из вагона!

Обращениями могут служить собственные имена людей, клички животных, названия по степени родства, профессии, занятию, званию, национальности, возрасту и т.п.

Вас к телефону, Иван Иванович.

Так точно, товарищ генерал!

Эй, мужики, как пройти на улицу Ленина?

Смилуйся, государыня рыбка. (А.С. Пушкин)

За мной, читатель! (М.А. Булгаков)

Обращениями могут быть названия предметов и неживой природы, географические названия. В этом случае происходит олицетворение – неодушевленные предметы наделяются человеческими качествами.

Шуми, шуми, послушное ветрило, Волнуйся подо мной, угрюмый океан. А.С. Пушкин

Составление письма

Утвержденной законом формы письма-просьбы не существует, однако отметим, что специальными нормативными актами как федерального, так и локального значения могут быть утверждены отдельные формы запросов и заявлений (например, в Пенсионный фонд, в ЗАГС).

На нашем сайте имеется типовой образец письма-просьбы, которым вы можете воспользоваться, индивидуализировав его для ваших нужд. В общем виде структура письма-просьбы выглядит следующим образом:

  1. «шапка» письма, в которой указываются данные адресата письма (ФИО и должность, организация — для юридических лиц, ФИО, адрес — для физических лиц), а также, если письмо направляется не на фирменном бланке, — данные отправителя письма;
  2. опционально — название письма, например, «О подтверждении получения документов»;
  3. также опционально — обращение к адресату: «Уважаемый Иван Иванович!», «Уважаемые господа!»;
  4. текст письма, начинающийся с мотивации обращения, то есть говорящий адресату о том, почему вы обращаетесь именно к нему. Затем излагается просьба. В зависимости от того, какого она рода, изложение может начинаться словами «предлагаю», «прошу»;
  5. список приложений, если они имеются (карточки предприятия, приглашения и т.п.);
  6. подпись автора письма с указанием должности и расшифровкой.

После подписания письма руководителем организации ему присваивается регистрационный номер. Письмо направляется адресату любым удобным способом:

  • вручается лично или курьером;
  • по факсу;
  • по почте или по электронной почте.

В случае если отправителю необходимо иметь на руках подтверждение получения адресатом просьбы, рекомендуется составить просьбу в двух экземплярах или сделать копию, на которой ее получатель проставит отметку с датой получения.

Если письмо направляется почтой, отправка оформляется как заказное письмо с уведомлением о вручении. Оно вернется к отправителю, когда адресат получит письмо на почте.

Общие правила написания предложения

В первую очередь нужно помнить о том, что письмо является своего рода «крючком», основная задача которого «зацепить» партнера/заказчика/клиента. Поэтому оно должно быть интересным, содержательным, грамотным. Идеальный вариант, если после прочтения письма адресат сделает запрос на коммерческое предложение или прайс с перечнем товаров и услуг.

Несмотря на то, что письмо относится к официальному документообороту и является частью официальной деловой корреспонденции, стандартного, унифицированного бланка такого послания нет. Письмо о сотрудничестве составляется в свободном виде или же по шаблону, разработанному внутри предприятия, исходя из задач, потребностей и возможностей компании. При его составлении рекомендуется следовать некоторым простым правилам делопроизводства, деловой этики и русского языка.

В начале письма желательно обращаться к определенному человеку, применив эпитет «уважаемый» («Уважаемый Владимир Иванович!», «Уважаемая Белла Викторовна!» и т.д.).

Конечно, для этого заранее необходимо узнать имя, отчество и должность требуемого сотрудника. Затем можно приступать собственно к письму.

Здесь следует отметить то, что некоторые эксперты советуют писать к тексту заголовок, но это необязательно, особенно учитывая то, что плохо составленный заголовок может обернуться против отправителя (адресат может просто не заинтересоваться дальнейшей информацией). Поэтому мы этот этап минуем.

Содержание основной части письма о сотрудничестве

Основная часть письма должна содержать в себе суть предложения. Тут надо избегать размытых или витиеватых фраз, слишком длинных и запутанных предложений, специальной терминологии. Все должно быть четко, понятно и предельно лаконично.

Акцент следует ставить на отличительные черты и выгодные особенности товара или услуги.

В информации о самой организации-отправителе достаточно ограничиться годом, с которого она начала работать и перечислением основных видов деятельности, все остальное на данном этапе будет лишним. Зато можно назвать действующих клиентов предприятия, которые могут дать о нем положительные отзывы (желательно, чтобы это были компании с именем «на слуху»). В конце письма рекомендуется дать ссылку на сайт, где потенциальный партнер сможет найти и изучить все интересующие его дополнительные сведения.

Следует выдерживать побудительную интонацию в письме, но не перегибать палку – текст должен быть корректным и ни в коем случае не навязчивым.

Если текст слишком длинный, его необходимо разделить на абзацы или короткие пункты – так восприятие будет более полным. Основные темы и посылы желательно расположить в начале или конце, т.к. эти части легче всего запомнить.

Как показывают исследования, получатели подобных писем готовы тратить на их прочтение не более минуты (и это в лучшем случае).

Составляя письмо с предложением о сотрудничестве, не надо забывать о том, что его объем не должен превышать одну страницу, поэтому не нужно стремиться втиснуть в письмо все, что известно о предприятии, товаре или услуге.

Ошибки при составлении письма-просьбы

Чтобы окончательно разобраться с правилами и особенностями составления писем-просьб, следует рассмотреть небольшой пример, содержащий характерные для неопытных авторов ошибки:

Список допущенных в письме ошибок и примеры правильных решений:

«Дорогой Валенский А. Д!». Правильный вариант: «Глубокоуважаемый Андрей Денисович!» (упоминание имени и отчества действует получателя лучше, чем холодно-официальное обращение по фамилии).
В письме-просьбе полностью отсутствуют приветливые слова и комплименты. Правильный вариант: «Мы знаем, что Вы долго и продуктивно занимаетесь восстановление редких популяций ежей и имеете собственный небольшой зоопарк, а также являетесь лауреатом государственной премии «Поможем ежам» за 2009, 2011 и 2015 годы».
Нет в примере убедительной аргументации. Правильный вариант: «Вы не только проводите самостоятельные исследования и общаетесь с ведущими специалистами в области евгеники ежей, но и активно помогаете различным экологическим организациям, а также не раз заявляли о своём желании спонсировать любые действия, связанные с созданием благоприятной эмоциональной обстановки для этих млекопитающих».
«Просим вас пожертвовать…». При письменном обращении к одному человеку, тем более в деловом письме, а особенно если оно содержит просьбу, необходимо писать местоимение «Вы» с большой буквы. Использование другого написания — явный признак неуважения или как минимум невнимательности составителя, что в таком послании совершенно неуместно. Правильный пример: «Просим Вас пожертвовать».
В основной части письма-просьбы то слишком мало, то излишне много конкретики. Следует подробнее описать суть работы Фонда, но при этом предоставить читателю возможность самостоятельно выбрать сумму пожертвования. Нет никакой видимой необходимости и в указании конкретной даты получения ответа: её упоминание нужно или обосновать, или исключить из тела письма. Правильный пример: В связи с Вашим интересом к проблеме искренне просим Вас сделать посильное пожертвование в наш Фонд, с 2009 года занимающийся сбором информации о численности популяций ежей Подмосковья и условиях их существования, а также разрабатывающий проекты переселения неблагополучных зверьков в более комфортные места. Вы можете сделать перевод на наш расчётный счёт 1234567890 или, связавшись с нашим представителем, выбрать любой другой удобный способ помочь ежам. Если для Вас не составит сложности, просим ответить на письмо не позднее 25 августа текущего года: уже в начале сентября мы запускаем масштабный и дорогостоящий проект, поучаствовать в котором можете и Вы».
Отсутствует в приведённом письме-просьбе и заключение. Правильный пример: «Надеемся на Ваше понимание и сочувствие

Всегда готовы ответить на возникшие вопросы и принять во внимание имеющиеся замечания. Здоровые и счастливые ежи — будущее нашей экологии!».
В послании с просьбой о пожертвовании нет и заключительной формулы вежливости

Это, как и большинство других промахов, свидетельствует или о неспособности отправителя составить деловое письмо (как тогда ему можно доверять деньги?), или о его явном неуважении к адресату. Правильный пример:

Заранее благодарю за содействие!

Заместитель Первого председателя Фонда

Л. М. Петров.

Тело письма – цели и задачи изречений

Правила составления письма-напоминания

Инструкция по составлению письма-просьбы

Письмо-просьба о содействии в решении вопроса

Перед любыми компаниями могут вставать сложные проблемы, с которыми невозможно разобраться без посторонней помощи. Письмо-просьба о содействии может направляться при необходимости, к примеру, проведения мероприятий. Прошение отправляется в коммерческие организации, государственные структуры.

Подводя итог

Объединим все правила составления письма-просьбы. Сначала нужно представиться, рассказать о своей деятельности. Но вступительная часть не должна быть затянута. Наша цель – побудить получателя прочитать письмо. Если текст будет слишком длинным, получатель вряд ли дочитает его до конца. Затем нужно приступить к изложению своей просьбы. Обязательна точность: указание сроков, суммы средств

Важно понять, что получатель должен почувствовать свою выгоду. А потому в письме нужно указать, почему организации будет выгодно выполнить просьбу

В завершении нужно вежливо и без заискивания попрощаться.

• Письмо-приглашение

• Письмо-просьба об организации встречи

Subject: Организация встречи с Еленой Фирсовой
Data: 25.06.2016
From: Черкесов Илья
To: Иванова Галина
 
Уважаемая Галина Николаевна!
 
Еще раз благодарю Вас за встречу и конструктивную беседу.
 
Во время нашего разговора Вы упоминали о своем знакомстве с Еленой Петровной Фирсовой, финансовым директором фирмы «Интеркурс», и предлагали свою помощь в организации встречи с ней. 
 
Если Ваше предложение в силе, на следующей неделе (с 06 по 10 июня) я мог бы подъехать в любое удобное для Елены Петровны время. 
 
Я буду Вам очень признателен, если Вы сообщите мне решение госпожи Фирсовой. 
 

 
Вадим Татаренко
 
менеджер компании AIG 
Тел.: 495-777-11-11; 8-916-777-45-56tatarenko@aigi.com

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Андрей Измаилов
Наш эксперт
Написано статей
116
Добавить комментарий