Как проходит процесс адаптации новых сотрудников

Ошибки работодателей

Распространенная ошибка при подборе персонала – поиск «готового», идеального кандидата. Но идеального работника можно только «вырастить» в своей организации. Когда новый сотрудник приходит на работу, он в большей или меньшей степени подходит на должность, сразу идеально подходить он не может! Чтобы стать идеальным работником, ему нужно освоиться, влиться в организацию и проработать в ней какое-то время.

Кроме того, кандидат на должность – живой человек, он личность и не может состоять из одних только достоинств. Относиться к человеку как к машине или роботу, который не должен ни болеть, ни иметь личной жизни, ни перечить и ни жаловаться — большая ошибка.

Часто работодатели ставят себя выше работников и соискателей, повышают требования к последним до небес, забывая при этом также соответствовать высоким требованиям.

Например, неуспешный предприниматель с завышенным самомнением «отсеивает» кандидатов на занятие должности, способных стать прекрасными работниками, только потому, что они без опыта работы или берет их на работу, но относится неуважительно, совершенно не беспокоясь об их психологическом комфорте. При этом такой работодатель не понимает, что его организация и не является той, в которую бы пошли работать опытные специалисты и что нужно ценить имеющихся кандидатов.

Неназначение испытательного срока – также частая ошибка работодателей. Испытательный срок необходим чтобы понять, подходит ли кандидат на должность и нравится ли она ему. Это время, когда не только новый сотрудник старается понравиться руководству, но и руководство должно постараться понравиться новичку.

Успешная адаптация новых сотрудников определяется как важная цель работодателями, которые понимают, что трудолюбивый, мотивированный, работающий так, как от него ожидает руководство, сотрудник это сотрудник которому помогли адаптироваться и научили работать именно так, как требуется работать на занимаемой им должности.

Первая неделя

Изучить основные документы

Освоить работу CRM системы

Выполненый цели первой недели

Изучены KPI команды, как считаются, цели команды на текущий месяц

Проведены ролевые игры по разговорам с клиентом

Изучены основные продукты компании

Изучить основные о качестве сервиса

Ознакомление с инструкциями

Регламент организации работы службы/департамента/отдела

Регламент по работе с клиентами

Изучить Service Level Agreement (SLA)

Изучение работы CRM

Получить доступ к CRM

Посмотреть видеоурок о работе CRM

Самостоятельно пройти  полный процесс ведения демо-клиента в CRM

Изучение KPI и системы мотивации

Совместно с наставником изучили основные KPI

Какие отчеты смотрим для оценки работы команды

Как рассчитывается премия

Бонусы, карьерная лестница, проекты для развития

Форма плана адаптации сотрудника и пример ее заполнения

План адаптации сотрудника

На период с ___________________ по _________________
Ф.И.О. ___________________________________________________________________
Подразделение_____________________________________________________________
Должность ________________________________________________________________
Дата начала работы _________________________________________________________
Дата окончания испытательного срока _________________________________________
Ф.И.О. наставника __________________________________________________________
Должность наставника ______________________________________________________

С планом адаптации ознакомлены:
Работник _________________________________________ «___»____________ 200_г.
Наставник _________________________________________ «___»____________ 200_г.
Руководитель ______________________________________ «___»____________ 200_г.

Приложение Б
(обязательное)

Форма отзыва об адаптанте.
Б.1 Титульный лист

Отзыв
(заполняется наставником по истечении срока наставничества и
рассматривается при завершении испытательного срока)
Внимание!
Содержание отзыва является конфиденциальным

Ф.И.О. нового сотрудника ___________________________________________________
Отдел _____________________________________________________________________
Должность _________________________________________________________________
Дата приема на работу ____________________
Дата заполнения отзыва____________________
Ф.И.О. наставника____________________________________________________________
Уважаемый наставник, оцените степень выраженности личностных и деловых качеств


Качества
Степень выраженности
очень сильно
сильно
средне
слабо
очень слабо
1
Забота о внешнем виде

2
Ответственность, дисциплинированность

3
Стремление самостоятельно повышать свою квалификацию

4
Способность к обучению

5
Умение слушать и располагать к общению

6
Тактичность

7
Умение легко и быстро налаживать контакты с людьми

8
Активность в общении

9
Умение правильно строить отношения с вышестоящими сотрудниками

10
Умение правильно строить отношения с коллегами

11
Самообладание, сдержанность в напряженных ситуациях

12
Самокритичность, способность признавать свои ошибки

13
Способность организовывать свою работу

14
Работоспособность

15
Самостоятельность в работе

16.
Готовность брать на себя дополнительные нагрузки

17
Способность заменить другого работника на его рабочем месте

18
Наличие знаний и умений, необходимых в работе

Оцените степень готовности работника к самостоятельному выполнению возложенных на него функций и обязанностей:

полностью готов;

недостаточная подготовка;

не готов.
Рекомендации ________________________________________________________________
Необходимость дополнительного обучения, повышения квалификации (указать какое) ___ ________________________________________________________________________

Наставник: _____________________________________»___»__________________ 200__г.

Б.2 Оборотная сторона «Отзыва»

(заполняется коммерческим директором при аттестации сотрудника)

Заключение по результатам оценки профессиональных знаний
«___»___________ 200__г.

На утверждение в должности___________________________________________________

Оцените уровень соответствия профессиональных знаний, приобретенных за время испытательного срока, требовани-ям занимаемой должности. Решение выносится коллегиально. Отметьте соответствующую вашему мнению позицию:
?  уровень профессиональных знаний превосходит требования к должности;
?  уровень профессиональных знаний полностью соответствует требованиям должности;
?  уровень профессиональных знаний в основном соответствует требованиям должности;
?  уровень профессиональных знаний недостаточно соответствует требованиям должности;
?  уровень профессиональных знаний не соответствует требованиям должности.

Коммерческий
директор ______________________________»___»__________________ 200__г.

Положение об адаптации новых сотрудников

Руководители организаций, которые хотят оказать помощь при адаптации молодым специалистам, разрабатывают и внедряют положение об адаптации вновь принятых работников. Благодаря хорошо продуманному процессу адаптации новые сотрудники быстрее осваиваются на новых рабочих местах, «вливаются» в трудовые коллективы, раскрывают свой потенциал.

В этом документе прописывается кадровая политика организации, которая касается адаптации новых сотрудников. Такое положение направлено на стандартизацию и утверждение процесса прохождения испытательного срока на каждом из уровней организации. Примерная программа выглядит следующим образом.

К основным участникам адаптационной программы можно отнести: непосредственного руководителя, наставника, специалиста отдела кадров.

Процесс адаптации можно разделить на четыре стадии, на каждой из них предполагается выполнить определенные задания.

Стадия первая – начинается за три дня до выхода на работу

Специалисты кадровой службы:

  1. обзванивают сотрудников накануне выхода на работу}
  2. информируют коллектив о приходе нового сотрудника}
  3. занимаются подготовкой информационных материалов, выдаваемых новым сотрудникам в первый рабочий день. К таким материалам относятся:
  • списки внутренних и внешних телефонных номеров организации}
  • список правил, касающихся междугородних и международных звонков, а также личных звонков}
  • образец заявления для подключения электронной почты и Интернета}
  • образец заявления для подключения к корпоративной связи (если она предусмотрена)}
  • подготавливают пропуска, а при наличии парковки – разрешение на стоянку автомобиля}
  • проверяют обеспеченность рабочего места необходимой оргтехникой, канцелярскими товарами и расходными материалами, телефонным аппаратом.

В это время непосредственный руководитель:

  1.  проверяет наличие должностной инструкции, а также ее соответствие действительности}
  2. определяет наставника – во многих организациях применяется наставничество как метод адаптации персонала.

Стадия вторая – начинается в день выхода сотрудника работу.

Специалисты кадровой службы:

  1. встречают новых сотрудников и сопровождают до рабочего места, вручают информационный материал.
  2. проводят кадровое оформление}
  3. дают рекомендации к первому рабочему дню.

Непосредственный начальник:

  1. производит представление новых сотрудников коллективу, знакомство с наставниками.
  2. знакомит сотрудников с должностными обязанностями, системой поощрения и наказания, организационной структурой, порядком выдачи заработной платы и т.п.

Наставник:

  1. знакомит с правилами внутреннего распорядка (количество рабочих перерывов, продолжительность обеденного перерыва, график работы, дресс-код компании, пропускная система и т.п.)}
  2. предоставляет информацию личного характера: расположение столовой, туалета, места для курения и т.д.}
  3. информирует о правилах и традициях, которые сложились в данном отделе}
  4. обсуждает с новыми сотрудниками первый рабочий день.

Стадия третья – продолжается в течение первой рабочей недели

В этот период сотрудники отдела кадров:

  1. знакомят с возможностями карьерного роста}
  2. анализируют компетенцию и разрабатывают программу подготовки.

Наставник:

  1. знакомит с историей развития организации, ее целями, задачами, стратегиями и т.п.}
  2. дает рекомендации по ознакомлению с первоочередными документами}
  3. разъясняет действие административно-хозяйственной системы организации}
  4. знакомит новых сотрудников с непосредственными коллегами и начальством}
  5. дает важную информацию по отчетности.

Четвертая стадия ознаменует конец испытательного срока

Специалистами отдела кадров:

  1. раздаются новым сотрудникам для заполнения оценочные листы}
  2. анализируются заполненные оценочные листы}
  3. проводится обсуждение подведенных итогов, делается прогноз трудовых возможностей каждого нового сотрудника}

Непосредственный руководитель:

  1. сообщает новым сотрудникам о завершении испытательного срока и назначает время подведения итогов о выполненной за этот период работе}
  2. проводит собеседование с новыми сотрудниками и узнает их мнение об организации.

Виды адаптации

  • организационная адаптация,
  • социально-психологическая,
  • профессиональная,
  • психофизиологическая.

Организационная

Организационная адаптация включает знакомство с организацией и должностной инструкцией, она основана на понимании своего статуса, структуры организации и действующих механизмов управления, включает непосредственное знакомство с руководителем и процедурой решения проблем.

Она подтверждает целесообразность приема сотрудника на работу и зачисления его в штат, определяет его профессиональную категорию и направление развития.

Считается успешной в том случае, если сотрудник хорошо представляет себе механизм управления организацией, свое место и место структуры в общей системе, свою роль в производственном процессе.

Социально-психологическая

Для полноценной социально-психологической адаптации проводятся тренинги, направленные на освоение норм и стиля взаимоотношений, принятых в организации.

Профессиональная

Профессиональная адаптация завершается в тот момент, когда сотрудник переходит в режим активного выполнения функциональных обязанностей, определенных его должностной инструкцией, когда им освоены необходимые навыки и знания, потенциальные возможности, которые дает работа на новом месте, когда у него сложились нужные для работы профессиональные качества личности. Работа приносит удовлетворение, отношение к ней положительное, уровень заработной платы работника устраивает.

Психофизиологическая

Психофизиологическая адаптация означает, что сотрудник хорошо приспособлен к физиологическим условиям, в которых осуществляется его производственная деятельность, физические и психические нагрузки воспринимаются организмом адекватно, не представляют опасности для здоровья.

Эти показатели должны быть оценены как при первичной (после учебного заведения или просто в начале трудовой деятельности) адаптации, так и при вторичной (при перемещении из отдела в отдел или при переходе в ранг руководителя).

Расчет пенсии по старости — произведите его у нас! В каких случаях работника могут лишить премии? Подробно об этом читайте в нашей статье. Оплата труда при сменном графике работы — сложный вопрос. Подробно изучить его вы можете здесь.

Какие ошибки делает руководство во время адаптации нового сотрудника

Многие руководители несерьезно воспринимают адаптацию, считая некоторые ее шаги бессмысленными или не требующими внимания. В результате все старания менеджеров и коллег новичка сводятся на нет. Вот основные ошибки:

Не провели экскурсию по офису. Кто-то из руководителей может посчитать это пустяком, предположить, что кто-то другой покажет все новичку. В результате работник долго чувствует себя неловко, стесняясь спросить, где уборная, как пройти в комнату отдыха.
Новичка не познакомили с коллегами. Некоторые руководители могут посчитать, что работник может и сам представиться коллективу. В лучшем случае это может привести к сухому общению на расстоянии, в худшем – к полному игнорированию новичка. Работать в таких условиях ему вряд ли будет приятно.
Новичку не подготовили рабочее место

Нанимая нового работника, важно продумать все до мелочей. Если первый рабочий день специалист проводит на ресепшене, в столовой, в кабинете сотрудника, который временно отсутствует, или в любом другом месте, только не на своем рабочем, у него могут возникнуть сомнения, а нужен ли он здесь. 
Работника не ознакомили с мотивационной схемой, не рассказали о возможных тренингах, системе обучения, карьерном росте

Придя на работу, новичок должен сразу понимать, сколько и за что ему будут платить, за какие нарушения могут вычесть некую сумму из зарплаты, какие существуют премиальные, как их заработать. Важно вовремя рассказать, какие обучающие мероприятия предусмотрены в компании, особенно в выходные дни, чтобы потом это не стало сюрпризом для специалиста и причиной его увольнения.
Новичка не ознакомили с неформальными традициями в коллективе. Например, каждый понедельник все собираются за час до начала рабочего дня и обсуждают цели на предстоящую неделю. Если новенький будет пропускать такие встречи, его могут посчитать зазнайкой и не принимать в свой коллектив.

Также плохо сказывается на работе новичка, если руководство перегружает его новой информацией, ставит труднодостижимые задачи, когда между начальником и работником нет обратной связи. Грамотно построенная система адаптации сотрудника поможет избежать всех этих ошибок, заполучить в свои ряды ценного работника и помочь ему достичь своих наилучших профессиональных результатов.

Что влияет на адаптацию?

2.2 Особенности порядка адаптации

2.2.1 Порядок адаптации новых сотрудников должны знать и использовать в своей работе:

— руководители направлений;

— руководители структурных подразделений;

— сотрудники компании, назначаемые кураторами вновь принятых сотрудников;

— сотрудники отдела персонала.
2.2.2 Адаптация реализуется в отношении новых сотрудников, принятых и оформленных на работу в офис ООО "ХХХ". Продолжительность процедуры адаптации новых сотрудников рассчитана на весь испытательный срок (1-3 мес.).

2.2.2.1 Адаптация реализуется в отношении новых сотрудников, принятых и оформленных на работу в Департамент товарных операций. Еженедельно сотрудник Службы производственного обучения проводит адаптационный семинар для вновь принятых сотрудников всех производственных должностей. Для специалистов и руководителей структурных подразделений ДТО в первый рабочий день ознакомительную экскурсию по складу проводит сотрудник Службы производственного обучения. Производственный персонал знакомится с работой склада при выполнении функциональных обязанностей в первый рабочий день. На экскурсии и семинаре сотрудник знакомится со спецификой работы производственных подразделений.

Новый сотрудник отдела Центральный склад в течение первой рабочей недели работает в учебной бригаде (учебную бригаду составляют вновь принятые сотрудники) под руководством Мастера-наставника. После сдачи зачетов на знание лекарственных форм и технологии выполнения операций приемки, комиссионирования, перемещения и комплектации заказов, а также при выходе нового сотрудника на среднюю производительность труда Руководитель группы переводит нового сотрудника в смену. Начальник отдела Центральный склад оформляет служебную записку (форма К-4, Приложение А) на успешное или неуспешное прохождение испытательного срока и передает ее в Отдел персонала.

2.2.2.2 Адаптация реализуется в отношении новых сотрудников, принятых и оформленных на работу в Транспортный отдел. Адаптационный процесс водителей, водителей-экспедиторов осуществляется согласно внутренней специфике данного отдела. В первый рабочий день нового сотрудника инструктирует Бригадир-наставник (наиболее опытный водитель-экспедитор) и в течение 3 рабочих дней новый сотрудник стажируется у Бригадира-наставника, который обучает нового сотрудника выполнению функциональных обязанностей.

Самостоятельно водитель и водитель-экспедитор приступают к работе после 3 рабочих дней стажировки. По истечении 1 месяца испытательного срока в отделе принимается коллегиальное решение о прохождении испытательного срока нового сотрудника. Начальник транспортного отдела оформляет служебную записку (форма К-4, Приложение А) на успешное или неуспешное прохождение испытательного срока и передает ее в Отдел персонала.

2.2.2.3 Адаптация реализуется в отношении новых сотрудников — рабочего персонала, принятого и оформленного на работу в Отдел управления инфраструктурой. Весь адаптационный процесс проходит в течение 1 месяца испытательного срока. Куратор нового сотрудника знакомит его с рабочим местом и рабочей территорией. В течение первых трех недель работы новый сотрудник проходит адаптационный семинар на тему «Введение в корпоративную культуру

По истечении 1 месяца испытательного срока в службах Департамента инфраструктуры принимается коллегиальное решение о прохождении испытательного срока новым сотрудником. Начальник отдела управления инфраструктурой оформляет служебную записку (форма К-4, Приложение А) на успешное или неуспешное прохождение испытательного срока и передает ее в Отдел персонала.

7 шагов для создания программы адаптации мирового уровня

Создать эффективную программу адаптации не так просто, как может показаться на первый взгляд. Нужно подойти к этому вопросу стратегически и учесть все факторы.

Погрузить в культуру компании

Многие талантливые новички пытаются ассимилироваться в новых культурах и им сложно почувствовать себя частью команды. А иногда, новые сотрудники занимающие управленческие и лидерские роли, приносят с собой свои старые корпоративные привычки, что, очевидно, не лучшим образом влияет на атмосферу в компании и ее корпоративную культуру.

Потратьте время, чтобы погрузить новых сотрудников в ваши цели и культуру. Будьте честны с ними, ведь нет ничего хуже, чем не оправдать надежд новых сотрудников.

Учитывать аудиторию

Организации часто строят свои программы, сосредотачиваясь только на содержании, и не тратят достаточно времени на то, чтобы успешно передать эту информацию. 

Сегодня, у компаний есть все условия для того чтобы разрабатывать программы, которые соответствуют интересам, техническим привычкам и поведению сотрудников на рабочем месте. Создавайте такие адаптационные практики, которые будут комфортны и эффективны для каждого сотрудника.

Снизить темп

У компаний есть ужасная привычка ускорять адаптацию людей и давать им большие объемы информации уже в первый день. Не спешите и не заставляйте новый персонал изучить за несколько дней все тонкости. Помните, что адаптация персонала – это не гонка.

Кроме того, если мы знаем, что первые шесть месяцев работы являются самыми показательными, почему мы должны сосредоточиться на онбординге только в первые 30-60 дней? Адаптация гораздо продолжительнее и масштабнее, чем многие считают.

Рассказать, как все устроено

Многие новые сотрудники присоединяются к команде и получают только информацию, связанную с их конкретным отделом. Работников оставляют практически без понятия о том, что происходит с остальной частью бизнеса. Для работников становится все более важным сотрудничать и общаться между отделами, чтобы помочь организации внедрять инновации и быстрее адаптироваться.

Поэтому прежде чем полностью погрузить нового сотрудника в нюансы работы его отдела, расскажите, как функционирует компания в целом.

Мотивировать целью

Если вы нанимаете кого-то, это означает, что они являются важной частью вашего стратегического плана. Независимо от того, является ли новый сотрудник частью команды по уборке или старшим руководителем, каждый играет определенную роль в воплощении вашей стратегии в жизнь. . Тем не менее, такая информация зачастую нечеткая или вообще отсутствует

Как люди будут идти к цели компании, если они даже не знают, что это за стратегия или как они с ней связаны. Компании, внедрившие адаптации мирового уровня, знают, что понимание цели и стратегии компании сотрудниками в значительной мере влияет на их вовлеченность и эффективность

Тем не менее, такая информация зачастую нечеткая или вообще отсутствует. Как люди будут идти к цели компании, если они даже не знают, что это за стратегия или как они с ней связаны. Компании, внедрившие адаптации мирового уровня, знают, что понимание цели и стратегии компании сотрудниками в значительной мере влияет на их вовлеченность и эффективность.

Расстановка приоритетов для менеджеров

Люди не уходят из компаний, они уходят от менеджеров. Это причина номер один, почему сотрудники переходят в другие организации. Таким образом, кажется безумием, что ведущие менеджеры являются самой недооцененной группой персонала в вопросах онбординга.

Большинство менеджеров скажут вам, что у них нет времени заниматься адаптацией новых сотрудников, потому что они слишком сосредоточены на выполнении задач. Но в таком случае, может быть, мы сфокусировали их не на том? Главная задача ваших менеджеров – развивать и создавать высокоэффективные команды. Нужно обучить менеджеров использовать правильные навыки и инструменты, чтобы быть лучшими лидерами команды.

Показать возможности развития

Все больше и больше сотрудников покидают компании, потому что не видят доступных возможностей для развития. Большинство выпускников ищут возможности для карьерного роста, но вместо четкого пути развития, видят путешествие больше похожее на бурелом.

Все чаще работодатели жалуются, что миллениалы хотят повышение прежде, чем себя проявят. Может быть, если мы будем более откровенны о том, как выглядит их карьерный путь и сколько времени это займет – таких вопросов станет меньше. Каждый сотрудник должен понимать, какие у него есть пути для роста и развития.

Резюмируем

Пять влияющих на адаптацию факторов

На адаптационный процесс влияют некоторые важные факторы.

  1. Процедура найма проводится по правилам, чтобы избежать приема на вакантную должность неподходящего кандидата. Если профессиональный опыт нового сотрудника соответствует, это сокращает время его вхождения в должность.
  2. Важен и «объем» организации/предприятия. Чем он меньше, тем неформальнее адаптационные процедуры. Если не придется новичка дополнительно обучать, то можно ограничиться ознакомительной беседой, так сказать, в рабочем порядке.
  3. Адаптационные мероприятия потребуют меньше затрат, если в коллективе общение между коллегами стоит на высоком уровне.
  4. Зависит скорость адаптации и от характера и обязанностей по должности: чем они сложнее, тем период приспособления к ним более длительный.
  5. Лично-семейно-социальные свойства и характеристики нанятого сотрудника: свойства характера, наличие семьи, образование, квалификация.

Основные проблемы недавно трудоустроенных

Главный враг любого человека – собственные страхи. Особенно если у него нет достаточного опыта, чтобы ощутить уверенность в силах. Иногда это становится причиной его быстрого увольнения – невозможность разобраться в процессах и взаимоотношениях коллектива.

С какими фобиями придется бороться:

  • потерять рабочее место;
  • не справиться с обязанностями;
  • сорвать сроки или этапы сдачи проекта, и подвести других людей;
  • не подружиться с народом, получить неприятеля в отделе;
  • заметить, что не хватает фундаментальных знаний для выполнения простых поручений;
  • показаться глупым или непрофессионалом перед начальством;
  • поссориться с руководством.

Еще одна причина, по которой нельзя выпускать персонал на линию без адаптационного периода – если он не будет понимать, что надо делать, то быстро напишет заявление на увольнение. Закономерность – новички не любят переспрашивать, а наставники – несколько раз рассказывать.

Адаптация новых сотрудников

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Андрей Измаилов
Наш эксперт
Написано статей
116
Добавить комментарий