Планирование проекта

Организация работ по проектному планированию

Когда утверждается

Проанализировать график

Далее мы переходим к тому, для чего, собственно мы проделывали все предыдущие шаги, непосредственно к работе с графиком.

Хороший график показывает, какие потенциальные проблемы есть в проекте; какие есть возможности для сокращения сроков; достаточно ли ресурсов для выполнения проекта.

10.1. Сокращение сроков

Рассмотрим пример:

Рисунок 15

Посмотрим, нельзя ли сократить этот график.  Самые длинные задачи — номер 17 и 21.  18 и 15 дней — слишком длинные задачи для того, чтобы их можно было эффективно контролировать.

Нельзя ли детализировать и разделить эти задачи на части?  Оказывается, это разработка отчетов, каждый из которых занимает в среднем по 1 дню.  Не обязательно, чтобы их разработку вел один человек последовательно.  Можно разделить их на порции и распределить между несколькими разработчиками.  Добавили одного разработчика, разделили на неравные части и получили следующий график.

Рисунок 16

Таким образом, график наглядно показал, что необходим еще один человек в команду.  Стало понятно, как нужно распределить задачи, чтобы сократить сроки и снизить риски зависимости от исполнителей, которые, например, могут в самый неподходящий момент заболеть.

10.2. Риски, связанные с графиком

Интересно посмотреть на график проекта с точки зрения управления рисками.  Какие риски может обнаружить график проекта?

Параллельное выполнение множества блоков работ или функциональных направлений.  Необходимо решить, влечет ли опоздание одного из них серьезные последствия для всего проекта?  Сложные проекты включают в себя до десятка направлений.  Внедряется одновременно финансы, бюджетирование, HR, логистика и т.д.  Если не предусмотрены работы по интеграции и координации направлений, не заложены резервы на отклонения по каждому из направлений, нет этапа интеграционного тестирования, велика вероятность неуспеха проекта в целом, а не только срыва сроков.
Отсутствие периода опытной эксплуатации.  Если ОПЭ невозможна, то нужно рассматривать возможность поэтапного запуска, по функциональным областям или организационным единицам.
Излишне агрессивный график, отсутствие или недостаточный размер резервов.  Об этом уже говорили.  Такой проект вероятнее всего опоздает.
Этапы проекта или ключевые работы идут внахлест, с перекрытием.  Во многих случаях это увеличивает риск переделки по уже выполненным задачам.
Если в графике отсутствуют работы и вехи, закрепленные за заказчиком, то возможно, мы плохо контролируем работы со стороны заказчика

 Необходимо обратить внимание на то, что некоторые работы могут быть некорректно отнесены к зоне ответственности исполнителя.
Отсутствие в графике вех, означающих формальную приемку работ, может означать, что мы не до конца понимаем, какие промежуточные результаты и в какой момент должны подтвердить.  А это чревато проблемами при сдаче результатов в конце проекта.

Заключение

На практике часто бывает, что график проекта составляется, потому что так принято, так требуется, для галочке.  Но реальное управление проектом идет без его использования, потому что это сложно, трудоемко, и жизнь значительно богаче.

График проекта становится реальным инструментом управления в руках руководителя проекта, если график составлен с умом и следуя определенным стандартам.  Владение инструментом и методами позволяет управлять сроками проекта гораздо эффективнее, с меньшими трудозатратами времени.

Изложенные здесь принципы не являются исчерпывающими, единственно правильными и безусловными.  Вы можете следовать другим правилам, если они доказали свою работоспособность.  Будем благодарны за обратную связь и желание поделиться собственными наработками.

Как составить план проекта поэтапно

План составления базы проекта должен иметь основной перечень первичных вопросов. Он может осуществляться пошагово или посредством выделения приоритетов. Каждый пункт должен представлять собой развернутую позицию с комментариями и нюансами. Понятие этапов в каждой работе может быть разное. Если это крупный проект, то он может содержать в себе сотни подпунктов. Итоговая версия будет выглядеть следующим образом:

  • планы управления параметрами проекта;
  • базовые планы по содержанию, по стоимости, а также расписание;
  • обновления плана.

Изначально должны разрабатываться календарные планы, которые потом будут соединены и создадут единый сводный документ

В первую очередь нужно проработать содержание каждой позиции, затем уделить внимание ограничениям и рискам, а в конце рассмотреть финансовый вопрос задачи. Весь процесс должен начинаться с содержания

Лучше освещать эту позицию списком

Важно, максимально прописать все пункты и оставить место для новых

Второй шаг — это проставление сроков исполнения и определение доступности ресурсов

Здесь особое внимание нужно уделить материальной стороне и трудовым ресурсам. При необходимости составляются графики работ, в которых будут указаны исполнители и лица, осуществляющие контроль

Важный пункт на этом этапе: дефицитные ресурсы. Если не делать запасов, то есть риск полного приостановления выполнения работ из-за нехватки материалов, финансов или рабочей силы.

Составление документа

Третья стадия — это проработка ограничений и рисков. Тут должны быть учтены такие факторы, как технология процесса, условия труда и даже климат. Стоит учитывать риски, даже если они минимальны. На основе этого анализа может измениться дата завершения проекта. После этого документ уже получит структуру, которая заполняется цифрами и фактами

Далее стоит уделить особое внимание сводному планированию:

  • иерархическая структура работ (ИСР);
  • сетевая диаграмма;
  • план управления качеством;
  • расписание проекта;
  • бюджет;
  • организационная диаграмма;
  • реестр рисков;
  • коммуникационный план;
  • сводный план проекта.

Планирование проекта — это операции в комплексе, где важно учитывать даже незначительные нюансы. Успешность плана будет напрямую зависеть от грамотного управления

Кто формирует план-график

Как формируется

План-график формируют, когда:

  • составляют и рассматривают проекты законов (решений) о бюджетах;
  • планируют финансово-хозяйственную деятельность таких заказчиков.

Планы-графики госзаказчиков, которые выступают от имени России, субъекта или муниципального образования, формируются на основании обоснований (расчетов) плановых сметных показателей. Эти показатели формируются при составлении бюджетной сметы таких заказчиков, как получателей бюджетных средств, по требованиям Минфина в рамках Бюджетного кодекса.

Планы-графики федеральных, региональных и местных бюджетных учреждений, за исключением закупок по ч. 2 и 6 ст. 15 44-ФЗ, формируются на основании обоснований (расчетов) плановых показателей выплат. Эти выплаты формируются при составлении планов финансово-хозяйственной деятельности таких заказчиков по требованиям Минфина по федеральному закону о некоммерческих организациях.

Постановление Правительства №1279 от 30.09.2019 разъясняет, через какую систему федеральные заказчики формируют планы-графики: через систему «Электронный бюджет».

Планы-графики федеральных региональных и местных автономных учреждений в закупках по ч. 4 ст. 15 44-ФЗ формируются на основании решения (согласованного в установленном порядке проекта такого решения) о предоставлении средств из бюджетов бюджетной системы на осуществление капитальных вложений в объекты госсобственности.

В Постановлении Правительства №1279 от 30.09.2019 уточнено, что планы-графики закупок составляются на срок, который равен сроку действия федерального закона о бюджете, т. е. на три года.

Документальная составляющая календарного графика

Чтобы определить окончательные расчётные сроки операций, входящих в состав проекта, и его общую продолжительность необходимо осуществить заключительное согласование и утверждение документа календарного плана. Согласование с участниками проекта уточняют степень детализации графика, которая должна быть достаточной, но не избыточной. Другими словами, если за смежные операции ответственность несёт тот же ресурс, то необходимости в дальнейшем делении вышестоящей работы нет. Если выделенная в самостоятельную работу задача должна быть передана в исполнение другому ответственному лицу, то процесс разделения пока нельзя назвать завершённым.

В ходе предварительной подготовки календарного плана создаётся целый ряд промежуточных документов, включающий планы вех, сетевые модели, ИСР и другие. Сам же календарный план становится не только документом планирования, но и документом контроля исполнения. В полном виде документация по пакету календарного графика проекта включает:

  • Сводный (комплексный) календарный план.
  • Детальные календарные графики для каждого исполнителя.
  • Детальные графики по пакетам работ.
  • План заключения контрактов.
  • Информация о потребностях в ресурсах.
  • Мероприятия организационно-технологического характера по реализации.
  • План контролирования хода выполнения работ.

Таким образом, календарный проектный план функционально нужен для:

  • предписания по выполнению конкретных действий,
  • мониторингового ориентира и документа для поведения контрольных мероприятий,
  • основания для решений по изменению хода проекта.

С помощью программ по управлению проектами (например, Microsoft Project) можно создавать электронную форму план-графика в виде диаграммы Ганта или табличной формы. «Шапка» план-графика в табличной форме может состоять из колонок «Работы», «Сроки» (с разделением по колонкам на сроки начала и окончания работ), «Ответственные исполнители», «Результат», «Факт реализации». Нередко в отдельных колонках все работы нумеруют, и для каждой из них оставляют ячейку комментария.

Окончательный план собирается в сводный комплексный документ после разработки организационной структуры, планирования поставок, оценивания рисков.

Все процессы, понятия или предметы с чего-то начинаются. Этот момент начала произошел несколько дней или лет назад, и все выглядело по-другому – не так, как сейчас. Смотря, например, на машину, мы понимаем, что в самом начале она не была такой: сначала появилась идея, затем эта идея была донесена другим людям, что вызвало обсуждение; к работе подключились дизайнеры, был запущен процесс сборки и многое другое.

Описанное выше – незначительный пример. Но он отлично объясняет суть – у всего есть начало.

Управление проектами – не исключение. Будучи сложной цепочкой задач и процессов, оно также с чего-то начинается. Этим первым шагом является план проекта
.

В этой статье мы поговорим о плане и процессе планирования, а также разъясним моменты, связанные с вопросом «Как создать такой план». Мы выделили 7 шагов.

6.1 График реализации проекта

Бизнес-план создания СВХ “Ником”

Генеральная цель бизнес-проекта заключается в создании современного складского комплекса для предоставления услуг по ответственному хранению продукции. Рис…

Бизнес-проект создания такси ООО “6 парк”

2.3 Место реализации проекта

Помещение располагается по адресу г. Санкт-Петербург, ул. Аэродромная, 12. Общая площадь – 30 кв.м.: Помещения взято в аренду. Стоимость аренды – 2000 руб. за 1 кв. м. в месяц. Срок аренды – 1 год…

Коммерческий анализ деятельности коммунального предприятия “Крымтеплокоммунэнерго”

2.1 Местоположение (место реализации проекта)

Как это уже известно – ТЭЦ вырабатывают не только энергию, но и пар, горячую воду. А так как эти продукты часто используются в химии, нефтехимии, лесопереработке, промышленности, сельском хозяйстве, то это дает ТЭЦ существенные плюсы…

Определение рентабельности производства: экономическое обоснование работы производственного подразделения помесячно и за год

Организация и планирование типографии ООО “Литера”

7.3 План-график реализации проекта

Основные этапы реализации проекта и время их осуществления представлены в табл. 7.1. “right”>Таблица 7.1 Календарный план-график реализации проекта № Наименование этапа Янв 06 Фев 06 Мар 06 Апр 06 Май 06 Июн 06 Июл 06 1 2 3 4 5 6 7 1…

Организация производства на предприятии ООО “Строительный бетон”

7.3 Рабочий график реализации проекта

№ п/п Этапы реализации проекта Средства, необходимые для реализации данного этапа проекта, тыс. руб. Интервалы планирования 1м 2м 3м 4м 5м 6м 7м 8м 9м 10м 11м 12м Затраты (тыс. руб.) 1. Затраты…

Оценка экономической эффективности инвестиционного проекта строительства цеха по производству пигментной окиси хрома

2.8 Сроки реализации проекта

Строительство цеха по производству трифторида алюминия предполагается осуществить за два года. При этом в течение первого года планируется: ? приобрести земельный участок ? 6,12 млн руб.; ? подготовить площадку для строительства ? 4…

Оценка экономической эффективности инвестиционного проекта строительства цеха по производству пигментной окиси хрома

2.3 Сроки реализации проекта

Срок осуществления проекта определяется исходя из предпроизводственного периода и периода производства продукции. В сумме это время составляет экономический срок жизни инвестиций…

Проблемы реализации национальных проектов в России

§2. Ход реализации национального проекта «Здоровье»

По данным за 2008 год можно пронаблюдать такой ход реализации национального проекта «Здоровье» Концепция демографического развития России, по мнению Президента, развивается «по тому сценарию, по которому она была создана»…

Разработка бизнес-плана инвестиционного проекта (на примере ООО “Бемак”)

Продолжительность инвестиционной фазы рассматриваемого проекта составляет 3 месяца с начала реализации проекта. Основные этапы инвестиционной фазы реализации проекта, их последовательность и стоимость указаны в табл. 1…

График реализации проекта

График реализации проекта с указанием календарной даты начала и окончания этапов. Вид графика представлен в таблице: Период (год, кв…

Технико-экономическое обоснование “Создание Крымского Республиканского авиапредприятия”

1.3 График реализации Проекта

Реализация настоящего Проекта планируется в рамках следующих этапов: 2012 2013 – 2015 С 2016 ПОДГОТОВИТЕЛЬНЫЙ Целью этапа является создание Крымского Республиканского предприятия “Крым-Авиа” и осуществление подготовки к созданию и…

Экономическая оценка инвестиций

4. График реализации проекта

График реализации инвестиционного проекта состоит из трёх фаз…

Экономическая эффективность инвестиционного проекта строительства цеха по производству монохромата натрия

3.7 Сроки реализации проекта

Строительство цеха по производству ОХП предполагается осуществить за два года. При этом в течение первого года планируется: 1. приобрести земельный участок -6116 тыс.руб. 2. подготовить площадку для строительства – 4306 тыс.руб. 3…

Планирование проектного времени

Основные понятия этого параметра: сроки выполнения, продолжительность работ, ключевые даты и др. Согласованная работа участников организовывается на основе календарных планов – проектно-технических документов, которые определяют перечень работ проекта, взаимосвязь между ними, последовательность, сроки, исполнителей и ресурсы. Во время работы над проектом на весь жизненный цикл составляется расписание работ для этапов и уровней управления.

Структурная декомпозиция работ (СДР)

СДР – графическое отображение иерархии проектных работ – первый этап календарного планирования проекта. По сути, СДР – это разделение проекта на такие части, которые нужны и достаточны для планирования и эффективного контроля. Составление иерархической структуры предполагает соблюдения следующих правил:

  1. Исполнение работ верхнего уровня достигается путём исполнения работ нижнего уровня.
  2. Родительский процесс может иметь несколько дочерних работ, выполнение которых автоматически завершает родительский процесс. Но для дочерней работы существует только одна родительская.
  3. Декомпозиция родительского процесса на дочерние работы производится по единому критерию: либо по привлекаемым ресурсам, либо по видам деятельности, либо по этапам жизненного цикла и др.
  4. На каждом уровне должны быть собраны равнозначные дочерние работы. Критериями для выявления их однородности могут, например, выступать объём и время выполненных работ.
  5. При построении структуры в целом нужно применять разные критерии декомпозиции на разных иерархических уровнях.
  6. Последовательность для критериев декомпозиции выбирается так, чтобы максимально большая часть взаимодействий и зависимостей между работами оказалась на нижних уровнях иерархической структуры. Работы высших уровней – автономны.
  7. Декомпозиция работ считается завершённой, если работы нижнего уровня понятны менеджеру и участникам проекта, ясны способы достижения конечного результата и его показатели, однозначно распределена ответственность за выполнение работ.

На основе СДР создаётся список работ проекта. А далее определяется последовательность их выполнения, взаимосвязи с помощью организационно-технологических моделей и продолжительность работ.

Продолжительность работ

Продолжительность работ определяется на основе нормативов, на основе личного опыта (когда существует пример аналогичных работ), на основе расчётных методов планирования проектов. К таким методам относится, например, метод событийного анализа PERT, применяемый при неопределённости в оценке продолжительности операций. Существуют, однако, различные способы управления проектным временем.

  • PERT. Метод рассматривается как средневзвешенная трёх видов прогнозов: оптимистичного, ожидаемого и пессимистичного. После установления продолжительности по каждому прогнозу (с применением формулы и/или с привлечением экспертов) рассчитывается вероятность каждого из прогнозов. А затем значения каждого из прогнозов и их вероятности перемножаются, а величины складываются.
  • Сетевая диаграмма. Сетевой диаграммой называется отображение работ и зависимостей между ними в графическом виде. Чаще она представлена в виде графика, вершинами которого становятся проектные работы, а их последовательность и взаимосвязь демонстрируется соединительными стрелками.
  • Диаграммы Ганта. Это горизонтальная диаграмма с отображением проектных работ в виде отрезков, ориентированных по календарю. Длина отрезка соответствует продолжительности работы, а стрелки между отрезками – взаимосвязь и последовательность работ.

Помимо этого, в каждом проекте обеспечивается оптимизация работ по критерию времени, утверждаются календарные планы. Общая цель методов при планировании проектного времени – сокращение продолжительности проекта без потери качества его составляющих.

Цели и задачи календарного планирования

Что такое график проекта и зачем он нужен

График проекта – детальная и проработанная маршрутная карта, в которой учтены сроки, ресурсы и последовательность выполнения этапов работ. Уместно сравнить график с нотной партитурой. Без нее большой оркестр не сможет слаженно сыграть произведение. Если каждый будет исполнять партию на слух и когда хочет, то вместо музыки мы получим какофонию.

А теперь представим, что все исполнители проекта делают работу по своему усмотрению, без координации действий друг с другом, без согласования последовательности шагов.

В итоге мы получим подписание договора аренды до согласования и юридической экспертизы, стройку раньше утверждения проекта, а монтаж выключателей до того, как будет проложена проводка. Абсурд, верно?

График проекта нужен для того, чтобы соблюсти необходимую последовательность работ, исполнение сроков и технологий.

Для составления графика мы используем специализированное ПО. Удобно работать, например в MSP (Microsoft Project). Программа позволяет следить за реализацией каждого этапа, отслеживать связи задач и подзадач, вносить необходимые коррективы.

Ноты помогают единому звучанию оркестра, а график проекта – слаженной работе всех участников

Ключевые составляющие плана проекта

Прояснение параметров работ

Определение состава работ выполняется с целью получения информации о всем комплексе работ по проекту. Производится набор полноценных данных о составе планируемых операций. Планирование структуры и состава работ проекта связано с его целями. Именно опираясь на цели и вытекающие из них задачи, руководитель команды определяется с необходимым составом работ и последовательностью действий.

В этом ему помогает метод декомпозиции, который никак нельзя назвать простым. Менеджеру приходится особым образом настроиться, быть дисциплинированным, сфокусированным на правила и критерии разбиения. В результате появляется промежуточный документ – ИСР (пример иерархической структуры работ приведен ниже).

Пример ИСР функционального типа разбиения

Следующим параметром работ является уровень их взаимосвязей. Его также необходимо определить перед тем, как график реализации проекта будет сформирован. Планирование взаимосвязей работ преследует цель установления, согласования и документирования последовательности операций. Для выполнения этой задачи применяются логические и математические алгоритмы построения сетевой модели проекта. При этом учитываются взаимные связи не только между работами, но и между вехами. В расчет принимаются также и иные ограничения. В сетевой диаграмме применяются:

  • специальные виды взаимосвязей между операциями;
  • метод критического пути;
  • методы расчета длительности операций;
  • управление оптимизацией сетевого графика.

Еще один параметр, предваряющий календарное планирование, – это длительность работ. Решение задачи длительности операций служит четкому пониманию менеджером, из чего будет складываться общая продолжительность инвестиционного мероприятия. Управление этим временным ресурсом в дальнейшем основывается на первично произведенной инвентаризации проектируемых событий и действий. Причем, моделей решения любой уникальной задачи, как мы знаем, может быть бесконечное множество. Все зависит от творческого посыла и прошлого опыта ответственного ресурса, его способности критически оценивать альтернативы достижения результата и сопутствующие риски. Ключевыми критериями, помимо состава, последовательности и взаимосвязей, здесь выступают:

  • продолжительность работ;
  • трудозатраты на выполнение операций.

Оценка длительности и трудозатрат также относятся к зоне ответственности PM. Но в условиях декомпозиции задач у руководителя проекта как постановщика также возникают ответственные ресурсы в лице членов команды и внешних подрядчиков. К локальным решениям привлекаются и консультанты-эксперты, несущие несколько иную ответственность по выдвигаемым ими предложениям и рекомендациям. Все вместе эти участники должны обеспечить оценку длительности работ и потребный состав трудовых ресурсов

В рамках настоящей статьи мы не принимаем во внимание ряд дополнительных аспектов планирования. Имеется в виду планирование и оценка стоимости работ, риска, планирование качества

Они влияют на план-график проекта опосредованно, хотя для сводного плана не менее важны, чем все остальное.

Планирование рисков

В этом разделе описываются процессы, которые связаны с определением, анализом, оценкой рисков и разработкой мер реагирования на них. Риски характеризуются 3-мя параметрами:

  • рисковым событием,
  • вероятностью наступления рискового события,
  • размером потерь, в случае реализации фактора риска.

Простой метод планирования рисков реализовывается с соблюдением следующей последовательности действий:

  1. Идентификация рисков. Для этого привлекаются не только эксперты, но и все, кто поможет обнаружить потенциальные уязвимости проекта.
  2. Определение вероятности реализации риска. Измерение производится в процентах, долях, баллах и других единицах.
  3. Классификация рисков на предмет значимости каждого конкретного риска для проекта и его места в иерархии. Приоритетными считаются те, которые имеют высокую вероятность и значение для проекта в целом.
  4. Планирование мер по снижению вероятности наступления каждого отдельного риска с указанием ответственных за это сотрудников.
  5. Планирование мер по ликвидации отрицательных последствий в случае реализации риска с назначением ответственных лиц.

План при создании проекта необходимо писать независимо от того, в каком области работает предприятие: от производственных проектов и сферы IT-технологий и до озеленения и работ по благоустройству города. Однако само проектное планирование не «подвешено в воздухе», поскольку его предваряет проектная инициация, а завершает –переход к непосредственному исполнению проекта.

Лучшие методики планирования

Прояснение параметров работ

Построение плана управления изменениями

Создание плана управление рисками проекта

Технология создания календарного плана проекта

Основы создания календарного плана

Для того, чтобы реализовать календарный план, нужно разобраться в методиках и технологии его создания, а также изучить инструменты для удобного планирования.

Технология

Проект – это единое целое. Для удобства его разбивают на взаимосвязанные крупные блоки. Затем эти блоки дробятся на более мелкие единицы и этапы для упрощения работы над проектом. Данный подход помогает повысить эффективность деятельности и избежать ошибок, которые можно просмотреть, если не приступать к работе комплексно и детально.

Этапы реализации проекта связаны с параметрами работы и включают в себя:

Планирование задач

  1. Составление списка работ, которые необходимо выполнить для реализации проекта.
  2. Расчет продолжительности, последовательности работ и степень реализации проекта.
  3. Выявление доступности человеческих, материальных, информационных и других ресурсов.
  4. Выявление внешних ограничений. Они могут быть сезонными, ресурсными, связанными со временем выполнения и т.д. Главное ограничение – это срок завершения проекта.
  5. Поиск рисков. Для этого существует специальная формула: может произойти риск (который возможен), потому что (причина) это приведет к последствиям.
  6. Разработка плана реагирования на риски и угрозы. Делается это с помощью стратегий реагирования. Их две: пассивная и активная. Первая предполагает создание денежного резерва под выявленные риски, а вторая направлена на минимизацию рисков путем включения в план новых работ.

Методы

Для создания планов различного типа или для разработки отдельных частей плана используются различные методы. Вот наиболее популярные:

Сетевой график

  1. Диаграмма Ганта – столбчатая гистограмма, созданная для иллюстрации графика работ.
  2. Сетевой график – комплексная модель отображения последовательности работ проекта.
  3. Объемно-календарный график – метод, который позволяет представить объем и количество работ, ожидающих выполнения.
  4. Цикловой график – метод, помощью которого измеряют продолжительность отдельных этапов и всего проекта целиком.

Метод выбирается руководителем в зависимости от экономических составляющих. Влияет этап работы, тип производства, ресурсы, имеющиеся в наличии и т.д. Эти методы можно применять и комплексно, что позволяет добиться большей наглядности и точности календарного плана.

Программы-планировщики

Значительно упростить составление плана и расчет его параметров помогут программы-планировщики. Они эффективны и относительно просты в использовании. На рынке электронной продукции их множество. Вот лишь некоторые:

  1. LeaderTask – программа, с помощью которой можно составить план для организации любого типа и на неограниченный срок. Проста в использовании, несмотря на обширный функционал. Походит и для индивидуальных проектов. Когда разрабатываются групповые планы, программа должна быть установлена на компьютерах у всех сотрудников. Это требуется для распределения задач, корректировки планов, создания отчетов, согласования и т.д.

    MS Project

  2. MS Project – комплексный планировщик для управления проектами. С его помощью можно составлять планы и контролировать их выполнение. Бесплатная версия программы помогает в реализации небольших задач, а платные – базовая, профессиональная и расширенная – применяются в реализации масштабных проектов. После короткого обучения вы сможете пользоваться всеми возможностями этой программы.
  3. JIRA – еще одно современное средство для управления проектами. Сохраняет большое количество задач, позволяя быстро в них ориентироваться и оперировать ими. Пригодна для фирм и компаний со сложной структурой и большим штатом. Помогает отслеживать слабые места для быстрого принятия решений. Система самостоятельно формирует отчеты за каждую выполненную задачу. Обладает многими функциями, позволяющими сделать составление календарного плана легким и приятным.
  4. OpenProj. Похожа на MS Project, но более проста в использовании. В ней можно составлять отчеты, планировать время, ресурсы, строить диаграммы и т.д. Существуют платная и бесплатная версии.

Представленные инструменты используются в менеджменте для создания и реализации проектов. Они многозадачны, функциональны, мобильны и работают на разных платформах.

Сущность проектного планирования

Планирование проекта предполагает множество взаимосвязанных итераций, итогом которых выступает единый сводный план. Под планом проекта мы будем далее понимать систему намечаемой деятельности, документально оформленной в результате составления. Эта система состоит из связанных особым образом параметров, обеспечивая которые, решается отдельная задача развития. Данные параметры формируются исходя из ряда функциональных зон проектной деятельности:

  • содержания;
  • сроков;
  • стоимости;
  • персонала;
  • поставок;
  • коммуникаций;
  • рисков и т.п.

План – это ключевой элемент системы управления проектами. Если РМ удалось составить детально проработанный комплекс плановых документов, то он вправе ожидать гарантированного получения требуемых результатов на выходе работ. Для этого сроки, ресурсы и другие аспекты должны быть хорошо спланированы. Пока план не разработан, невозможно знать, сколько средств и времени потребуется для выполнения уникальной задачи. Без плана менеджер практически лишен ориентиров соответствия работ целям проекта.

Надо понимать, что планирование не всегда дает в итоге положительные результаты, но отрицательные выводы способны принести не меньшую, а порой и большую пользу. В любом случае, эффективность вложения средств возрастает, а «распыления» заработанной прибыли не происходит. Проектное планирование закладывает основы продуктивной работы и решает следующие прикладные задачи.

  1. Уточнить, детализировать цели и результаты мероприятия.
  2. Определить состав и объем работ.
  3. Оценить сроки и бюджетную стоимость.
  4. Составить календарный план и бюджет основных фаз или всего проекта.
  5. Произвести уточненную оценку потребностей в ресурсах на каждой фазе или для всей задачи.
  6. Составить план ресурсного обеспечения.
  7. Выполнить оценку рисков и создать план реагирования на них.
  8. Разъяснить детали мероприятия заказчику.
  9. Согласовать план с основными участниками.
  10. Распределить ответственность за работы и задачи между участниками.
  11. Утвердить сводный план.
  12. Уточнить планы взаимодействия, процедуры управления планированием.

Проектное планирование не может быть «подвешено в воздухе». Его предваряет инициация, а выходом данных процессов является собственно исполнение проекта. И мы осознаем ряд важных моментов о том, что планирование:

  • привязано к конкретной временной точке жизненного цикла уникальной задачи и к его значительному по протяженности периоду (смотреть схемы, показанные выше);
  • итерационно – не заканчивается после написания планов, требует регулярной актуализации вплоть до активной фазы закрытия;
  • комплексно – не ограничивается одним инструментом и включает ряд средств и соответствующих документов на выходе.

Планирование проекта по временным параметрам

Временные параметры следует понимать здесь как временные периоды, в течение которых планируется выполнить работы и пакеты работ, а также точки контроля процесса реализации проекта. Время – важнейший фактор, воздействующий на эффективность осуществления всего замысла.

Сроки реализации элементов проекта и всего проекта всегда планируются заблаговременно, и, конечно же, желательно их минимизировать. Но минимизация сроков ограничена тремя параметрами: техническими возможностями, технологическими требованиями и качеством работ. Все это должно учитываться при планировании.

Планирование по временным параметрам – ключевой элемент проект-менеджмента, включающий в себя несколько составляющих. Этими составляющими являются:

  • Концепция управления проектом по временным параметрам
  • Календарное планирование проекта
  • Контроль хода проектных работ
  • Анализ и урегулирование хода работ
  • Закрытие управления проектом

Нередко проект бывает сложно завершить к установленным срокам. Причиной тому служит нечеткое понимание того, чем именно нужно управлять, причем большая часть проблем возникает еще на этапе планирования.

Причиной расхождений с календарным планом могут быть задержки поставок, недостаток ресурсов и т.п. Если же неверно определены масштабы и предметные области проекта, впоследствии придется вносить корректировки в работы и календарный план.

Когда руководитель имеет дело с типовыми повторяющимися проектами, удобно использовать прошлый опыт, позволяющий точно определить время и последовательность действий, хотя на практике проекты повторяются крайне редко.

Если говорить о причинах временных потерь в проекте, то к ним можно отнести:

  • Ненадлежащее управление качеством и составлением смет
  • Отсутствие резервного плана при непредвиденных затратах
  • Некачественное распределение рисков среди участников проекта
  • Отсутствие структуры в системе коммуникаций
  • Трудновыполнимая система проектной отчетности

А еще одной важной составляющей управления проектом по временным параметрам является управление личными временными ресурсами. Это актуально для каждого исполнителя и участника проекта, но в большей степени важно для руководителя, т.к

он ответственен за успех проекта, а значит, ему нужно успевать проделывать массу всевозможных работ.

Для улучшения управления личным временем желательно применять так называемые формы. Форма – это список необходимых для выполнения работ с указанием исполнителей и сроков выполнения. Наиболее приоритетные работы следует переносить во временные блоки планировочного календаря. Планировочный календарь может выглядеть так:

или так:

В пустые временные блоки можно вносить внеплановые события или работы меньшей приоритетности. В случаях, когда объем работ больше количества времени, работы могут планироваться на несколько дней вперед. Но злоупотреблять этим не стоит, иначе могут возникнуть задержки в выполнении высокоприоритетных задач. А с учетом того, что в последующие дни приоритет низкоприоритетной работы может повышаться, все задания следует выполнять своевременно.

Для эффективного тайм-менеджмента нужно грамотно устанавливать приоритеты и действовать в соответствии с ними. Руководитель проекта не должен отвлекаться на второстепенные и нечеткие задачи и медлить с принятием важных решений. Также он должен уметь делегировать полномочия.

И последнее, на чем мы заострим внимание в первом уроке, – это некоторые организационные моменты

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Андрей Измаилов
Наш эксперт
Написано статей
116
Добавить комментарий