Инструкция по оформлению приказа о внесении поправок в штатное расписание в связи с изменением должности

Изменили название должности

В компании решили изменить название ряда должностей без изменения трудовой функции, как это правильно оформить? переводом? что считать основанием для перевода? или лучше взять в работников личные заявления?

Организация решила переименовать должности

Почему работник должен писать заявление? И самое главное — о чем?

Это изменение названия должности

1) Приказ по основной деятельности «о внесении изменений в штатное расписание»:

«В связи с. ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Переименовать должность «. » в «. » . 2. внести изменения в учетные данные работников.

2) Допсоголашение к ТД об изменении названия

3) Приказ по личному составу об изменении названия должности, занимаемой конкретными работниками

4) Запись в книжку об изменении названия

Вопрос: В обществе с ограниченной ответственностью принято решение о приведении наименований должностей работников в соответствие с квалификационными справочниками. При этом трудовые обязанности работников остаются прежними, изменения технологического характера не проводятся, организационная структура меняется только в части наименований должностей. Подлежит ли применению в таких условиях ст. 74 ТК РФ? Требуется ли обязательное заключение дополнительных соглашений к трудовым договорам с работниками об изменении наименования должности?

Ответ: Для приведения наименований должностей работников в соответствие с квалификационными справочниками необходимо составить дополнительное соглашение в соответствии со ст. 72 Трудового кодекса РФ и получить согласие работников. Наименование должности является трудовой функцией работника, поэтому процедура, предусмотренная ст. 74 ТК РФ, не применяется.

Обоснование: Трудовая функция работника является обязательным условием трудового договора (ст. 57 ТК РФ). По общему правилу не допускается изменение трудовой функции работника без его согласия. В настоящее время ТК РФ четко не регламентирует вопрос, что является изменением трудовой функции. Президиум Верховного Суда РФ в Постановлении от 08.06.2011 N 12ПВ11 разъяснил, что в иске о восстановлении на работе, взыскании зарплаты за время вынужденного прогула, морального вреда отказано правомерно, так как трудовая функция истицы изменена не была, ей было предложено продолжать работать в другом структурном подразделении по той же специальности, квалификации. То есть в данном случае изменение в объеме работ не повлекло за собой изменения трудовой функции работника. Однако Постановление Верховного Суда РФ не определяет, является ли изменение должности изменением трудовой функции. Определение трудовой функции закреплено в ст. 15 ТК РФ и включает в себя: — работу по должности в соответствии со штатным расписанием; — профессию; — специальность; — квалификацию; — конкретный вид поручаемой работы. Поэтому в соответствии с ТК РФ должность следует рассматривать как трудовую функцию работника. Следовательно, изменение должности, в том числе в виде наименования должности, допускается лишь с согласия работника, так как это влечет для него изменение трудовой функции. Статья 74 ТК РФ предполагает изменение определенных сторонами условий трудового договора по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, не допускает изменения трудовой функции работника. Исходя из того что должность является частью трудовой функции, изменение наименования должности влечет изменение трудовой функции, поэтому изменение условий труда по ст. 74 ТК РФ недопустимо. На основании ст. 72 ТК РФ изменение определенных сторонами условий трудового договора, в том числе перевод на другую работу, допускается только по соглашению сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ. Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме. Исходя из ст. 72.1 ТК РФ перевод на другую работу — постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором он работает (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем. Перевод на другую работу допускается только с письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных ч. 2 и 3 ст. 72.2 ТК РФ. Таким образом, можно сделать вывод, что при изменении должности, в том числе ее наименования, требуется письменное согласие работника. Исходя из вышеизложенного увольнение по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ недопустимо.

О. А. Шевченко Московская государственная юридическая академия имени О. Е. Кутафина 04.10.2012

www.superjob.ru

Какие могут быть корректировки?

Внесение корректировок в расписание штата и их порядок зависят от того, насколько перемены будут глобальными. В основном изменения бывают следующими:

  1. Переименование должности или отдела.

Из-за внесенных корректировок в ТК РФ, которые предполагают выполнение профессиональных норм, и соответствие наименований должностей и отделов определенному справочнику, в некоторых организациях появилась необходимость в различных переименованиях.

Согласно законодательству, необходимо, чтобы название должностей и отделов соответствовало единому тарифно-квалификационному справочнику работ и профессий.

Для переименования должностей необходимы основания для назначения пенсий раньше срока. Работники могут на это надеяться, когда период их труда будет составлять менее десяти лет согласно штатному расписанию.

Помимо этого, необходимо учитывать профессиональные стандарты тем организациям, акции которых принадлежат Российской Федерации в размере пятьдесят один процент.

Увеличение или уменьшение оклада.

Обычно, величина оклада фиксируется в расписании штата с самого начала, но по ходу деятельности компании ее доход может расти, соответственно и объем работы тоже. По этой причине возможно изменение окладов. Помимо этого, изменить оклад могут согласно нормативам ФЗ, которое предполагает увеличение минимального размера оплаты труда.

Согласно законодательству (статья 133 кодекса), оклад не может быть меньше минимального размера оплаты труда.

Соответственно, если вносятся какие-либо изменения, то размер оклада тоже должен меняться в большую сторону, а это предполагает корректировки в расписании штата.

Введение новой должности.

При начале своей работы, у предприятия довольно ограниченный ассортимент услуг из-за того, что пока нет постоянных клиентов и наработок. Но, через пару лет своей деятельности, организация способна увеличить спектр своих возможностей и выдвинуть новые проекты.

Все это отразится на том, что специалистов будет недостаточно, а те, которые есть, не справляются с объемом работы. По этой причине в штатном расписании меняют и расширяют круг должностей, а также отделов, с конкретными окладами и доплатами.

Сокращение, исключение, ликвидация вакантных должностей.

Во всех этих случаях расписание штата претерпевает изменения.

При этом, должности могут быть как действующие, так и вакантные.

В организации могут сменить оборудование, и тогда потребуется меньше работников, чтобы его обслуживать. Также организация способна поменять свою деятельность, из-за чего администраторов могут сократить, а увеличить штат бухгалтеров.

Могут переименовать, ликвидировать должности по причине слияния с другим предприятием, либо организацией. Потому, как держать в организации пять бухгалтеров никто не станет, если всю работу могут выполнить двое из них.

Когда вносятся корректировки в штатное расписание, руководитель имеет право уволить нескольких сотрудников, и такой вариант предусмотрен законом (пункт 2 статья 81 ТК). Инструкция формирует порядок этого процесса.

Чтобы произвести увольнение работника по всем правилам, нужно действовать, согласно законодательству:

  1. сокращение численности штата должно быть подтверждено по факту;
  2. сотрудника необходимо лично предупредить, что было принято решение об увольнении;
  3. если есть возможность перевести сотрудника, то нужно непременно это сделать;
  4. государственные органы должны быть поставлены в известность;
  5. профсоюзы должны дать свое согласие;
  6. все полагающиеся выплаты сотруднику должны быть произведены.

Переоформление названий должностей

Переименование той или иной должности может стать следствием каких-либо структурных нововведений в компании — трансформация фирмы, сокращение персонала, объединение или разделение подразделений т. д. В большинстве случаев переименование штатных единиц влечет за собой перемены в функционале наемного сотрудника.

Вместе с тем, переименование должностей может быть вызвано желанием собственника придать более статусное звучание единице определённой должности. В такой ситуации объем и направленность работы сотрудников не меняются, работников просто называют по-другому.

Например, уборщица вполне может превратиться в менеджера по клинингу. Наводить порядок в офисе она не перестает, да и зарплата у нее не меняется. Но название должности звучит лучше.

Меняя название, необходимо помнить, что некоторые должности предполагают в будущем возможность назначения работнику льготной пенсии.

Поэтому, прежде чем переименовать штатную единицу, нужно уточнить в нормативных актах, не повлечет ли такое действие нанимателя негативные последствия для сотрудника. Если в дальнейшем это действие может сказаться на возможности получения льгот по пенсионному обеспечению, учете стажа работ в особых условиях, то от изменений лучше отказаться.

Еще одним основанием для переименования должностей становятся изменения в различных нормативных актах: пересмотр или ввод в действие новых классификаторов работ и должностей, появление профстандартов, а с ними и новой классификации профессий и т. д. В таком случае законодательство требует от нанимателей приведение штатных расписаний в соответствие с нормативными актами.

Порядок действий

Для грамотного внесения изменений работодателю важно выдержать определенный алгоритм действий, который будет существенно отличаться в зависимости от вакантности позиции для изменения

Если на рабочем месте уже работает сотрудник

Довольно сложным путем протекает изменение названия, когда рабочее место невакантное. В этом случае кадровой службой и руководству предприятия или организации необходимо выполнить несколько обязательных стадий процедуры корректировки, вызванной структурными или технологическими изменениями. Алгоритм действий:

Обоснование корректировки и уведомление сотрудника

Согласно действующим статьям Трудового кодекса России название должности является неотъемлемой частью текстовой редакции трудового соглашения с работодателем.

Появившиеся в компании изменения характера производства или его наметившаяся реорганизация являются причинами, побудившими администрацию к действию. Об этом подробно уведомляют работника.

Срок ознакомления сотрудника с переименованием его должности составляет два месяца до запланированной корректировки (ст. 74 ТК РФ). Письменное уведомление, составленное в двух экземплярах, вручается ему под роспись. Доставка может быть осуществлена по почте (с уведомлением) или курьером – на домашний адрес. Образец уведомления может выглядеть так:

Ознакомление с дополнительным соглашением

Этот этап происходит в случае, если уведомленный администрацией сотрудник согласен на переименование должности, занимаемой ним в этой компании. При этом, новая версия договора не составляется, а в допсоглашение вписываются названия двух сторон, указывается его предмет (изменение названия должности), в завершение документа проставляются подписи с расшифровкой инициалов и дата подписания документа.

В случае несогласия сотрудника на предлагаемые изменения, администрация вправе предложить ему рабочее место с аналогичной оплатой и соответствующее его квалификации или другое свободное место работы, имеющееся в компании. Такое предложение работодатель должен донести до работника письменно, дабы процедура была проведена в соответствии с законом.

Основанием действия является выполнение п. 7 ст. 77 ТК РФ – увольнение за отказ от продления трудового соглашения в связи с изменениями его условий.

Издание приказа

По факту подписания приказа директором вступает в силу новое название должности. Основанием для составления документа является подписанное ранее дополнительное соглашение. Обязательной формы для приказа не существует, но обязательные пункты должны быть:

  • новое название должности;
  • дата вступления переименования в силу.

С приказом, подписанным руководителем компании и зарегистрированным в журнале регистрации приказов, работника также ознакамливают.

Внесение записей в кадровые документы

Введению записей подлежат:

  • штатное расписание. С новыми формулировками ознакомливают всех должностных лиц, которых касаются изменения;
  • личная карточка по ф. Т-2. Запись содержит сведения, отраженные в приказе, и дату его подписания. Работник должен в течение недели ознакомиться с записью в карточку;
  • трудовая книжка. При этом, в первой и второй колонке проставляется порядковый номер и дата, в третьей – запись о переименовании. В четвертую колонку заводятся реквизиты приказа;
  • должностная инструкция. Ее не обновляют, просто создается дополнительное соглашение со ссылками на новое название.

Рабочее место не занято

В варианте, когда переименовывается вакантная должность, процедура происходит проще. После оформления пояснительной записки, обосновывающей корректировку, создается распорядительный акт (распоряжение директора или приказ,) с указанием о внесении запланированных изменений в наименования вакансий. Одни вакантные штатные единицы можно сократить, а другие – ввести. Новое штатное расписание утверждается другим приказом.

Выдерживать двухмесячный интервал между событиями не надо, т.к. никаких нарушений интересов работников нет.

Как правильно переименовать должность в штатном расписании?

Чтобы правильно переименовать должность в штатном расписании, необходимо обратить внимание на несколько аспектов. Если данная вакансия свободна, и на ней нет сотрудников, то достаточно просто внести изменения в штатное расписание

В иной ситуации необходимо обратиться к законодательству.

Статья 57 ТК РФ указывает, что наименование занимаемой должности должно отображаться в трудовом договоре в обязательном порядке. В соответствии с данным положением необходимо все вносимые изменения также отображать в соответствующих нормативных актах. При этом статья 72 ТК РФ предписывает, что коррективы могут вноситься только с письменного согласия работника.

Переименование должности в штатном расписании может быть осуществлено двумя путями:

  • составлением приказа о внесении отдельных изменений;
  • разработкой нового документа.

Второй случай актуален в тех ситуациях, когда коррективы носят массовый характер. Многие специалисты рекомендуют разрабатывать новый документ каждый год. Соответственно вместе с разработкой могут быть внесены и коррективы. Однако данный вопрос никак не ограничивается законодательством. То есть, если возникает необходимость в массовых перестановках и реорганизации, работодатель вправе издавать соответствующий норматив в любое время.

Порядок действий по изменению должности в штатном расписании

Вопрос о том, как переименовать должность в штатном расписании, определяется следующим порядком действий:

  • определение обоснования, из-за которого возникает необходимость внести данные коррективы;
  • направление работникам уведомления о переименовании, получение их письменного согласия;
  • разработка соответствующих корректировок во всех нормативных документах, где изменяемое название фигурирует;
  • издание приказов о введении внесенных корректировок в силу.

Обоснованием может выступать изменение в законодательстве или инициатива работодателя. В качестве последней часто выступает необходимость мотивировать сотрудника более престижным названием.

Уведомление работнику направляется за два месяца до вступления корректировок в силу. Каким образом оно направляется — зависит от работодателя, однако должен быть установлен факт того, что данный акт был получен и сотрудник согласен с изменениями. На основании такого согласия заключается дополнительное соглашение к трудовому договору.

Переименовать должность в штатном расписании — новая редакция или внесение изменений

Часто работодатели сталкиваются с вопросом, каким образом лучше переименовать вакансию. Оба существующих способа имеют одинаковую юридическую силу при условии надлежащего оформления. Поэтому решать данный вопрос необходимо исходя из специфики компании.

Многие учреждения придерживаются порядка, по которому ежегодно разрабатывают новую редакцию документа, независимо от имеющихся изменений

В данном аспекте главное, на что следует обратить внимание — это ограничение срока действия. Предписывать его нет необходимости, однако если он есть — его нужно соблюдать

Изменения в данный норматив могут вноситься и чаще одного раза в год, в зависимости от необходимости. При разветвленной организационной структуре составлять каждый раз новый акт достаточно сложно. Поэтому если коррективы не носят масштабного характера и касаются отдельных вакансий — то достаточно издать приказ с указанием на нововведения.

Новая редакция актуальна в тех случаях, когда коррективы носят масштабный характер и затрагивают реорганизацию учреждения. Также возникает необходимость оптимизировать документацию, когда правок скапливается слишком много. В этом случае чтобы не возиться с избытком актов и приказов, стоит издать новый норматив.

Уведомление об изменении

Как и в каких ситуациях оформляется приказ о переименовании должности образец оформления

Поменять название должности сотрудника без изменения трудовой функции руководитель юридического лица может при правильном проведении данной процедуры.

При этом условия выполнения работы остаются прежними. Обязательным является составление приказа, образец которого можно скачать ниже.

Причины перемены названия 

Существуют разнообразные основания для проведения процесса переименования:

  • неблагозвучность старого наименования;
  • более точное обозначение производимых действий;
  • моральное устаревание названия профессий.

Руководитель компании указать наименование должности может на свое усмотрение, за исключением тех профессий, для которых в законодательстве предусмотрено предоставление особых гарантий и льгот.

В таком случае наименование должно полностью соответствовать требованиям профессиональных стандартов и квалификационному справочнику. Обычно эти условия применяются к работе, оказывающей вредное и опасное влияние на здоровье сотрудника.

При обращении в Пенсионный фонд за назначением пенсии должность работника, обозначенная в трудовой книжке, сверяется с наименованием в справочнике.

Процедура смены название без изменения трудовой функции

В случае, когда трудовые функции работника остаются прежними, а название подвергается переменам, это действие не является переводом. В случае перевода следует оформлять такой приказ.

Процедура изменения допускается при согласии обеих сторон трудовых отношений и по инициативе руководителя в соответствии со ст.74 Трудового кодекса РФ (технологические или организационные изменения), которое сопровождается оформлением уведомления.

Документ должен содержать данные о новом наименовании должности и причинах проведения процедуры. Уведомлять специалиста о переименовании необходимо не позднее 2-х месяцев до принятия решения, на бланке ставится ознакомительная подпись сотрудника.

Далее следует оформить дополнительное соглашение к контракту, на основании которого уже составляется приказ о переименовании. Сроки подписания документа различаются в зависимости от инициатора процесса:

  • при согласии обеих сторон соглашение подписывается в любое удобное время;
  • при единоличном решении руководителя компании соглашение утверждается по истечении 2-х месяцев со дня уведомления специалиста.

Отказ от изменений со стороны работника — явление крайне редкое, но все-таки возможное. В таком случае, работодатель обязан рекомендовать аналогичную вакансию с учетом самочувствия и квалификации специалиста, при отсутствии таковой — менее оплачиваемую. Но данные мероприятия осуществляются чаще всего в интересах сотрудника, отказываться от них неразумно.

Дополнительное соглашение к действующему трудовому договору является базой для оформления приказа.

Как оформляется распоряжение?

Документ издается на фирменном бланке организации в свободной форме.

Основная информация, содержащаяся в приказе:

  • номер, заголовок документа;
  • дата и место подписания приказа;
  • причина переименования без изменения трудовой функции (оптимизация производства, реорганизация компании, изменения в квалификационном справочнике);
  • обозначение названия старой и новой должности;
  • дата ввода изменений в действие;
  • основание принятого решения (план оптимизации структуры компании, дополнительное соглашение);
  • подпись руководителя юридического лица и сотрудника, чье название должности претерпевает изменения.

Приказ служит основанием для последующего редактирования личной документации сотрудника: личная карточка, трудовая книжка. А также поправки в связи с переименованием вносятся в штатное расписание предприятия с указанием нового названия должности.

Данный порядок распространяется для организаций различной форм собственности (коммерческая, бюджетная).

Образец оформления

Образец приказа о переименовании должности при условии, что обязанности не меняются — скачать.

Не нашли в статье ответ на Ваш вопрос?Получите инструкции, как решить именно Вашу проблему. Позвоните по телефону прямо сейчас:+7 (499) 653-60-72 доб.445 – Москва – ПОЗВОНИТЬ+7 (812) 426-14-07 доб.394 – Санкт-Петербург – ПОЗВОНИТЬЗадайте вопрос бесплатно здесь – если вы проживаете в другом регионе.

Зачем нужен документ

Если сотруднику положены какие-либо гарантии и льготы (например, он выполняет свои обязанности в сложных условиях труда и в связи с этим досрочно становится пенсионером), то наименование его должности должно отвечать требованиям профессиональных стандартов либо упоминаться в квалификационном справочнике.

Только так Пенсионный фонд примет к рассмотрению заявку о предоставлении льгот.

https://www.youtube.com/watch?v= yzAADeexrX0

Именно для этих целей подавляющее большинство работодателей стремится привести название должности сотрудника в соответствие требованиям.

Перевод или переименование

Если в штатный состав официально внесены все изменения (переименования), то в трудовой книжке надо произвести аналогичную запись примерно в такой форме: «Радиологический отдел службы безопасности» переименован в «Отдел радиационной безопасности».

Некоторые кадровики считают, что записи об изменении названия отдела должны оформляться таким же образом, как записи о переводе работника в другое подразделение.

Для такого мнения есть некоторые основания, так как перевод работника в другой отдел считается изменением одного из существенных условий трудового договора, которым и является название подразделения.

Расшифровывая эту сложную формулировку, можно сказать, что название отдела (подразделения, службы, дирекции) и должности, занимаемой работником, указаны в договоре, поэтому они являются его существенными условиями

А любое изменение существенных условий договора (при этом неважно, какую именно работу выполняет человек) традиционно считается переводом среди старых кадровиков и именно так и оформляется в трудовой книжке из-за того, что в Инструкции не разработано четкое определение по этому поводу

Действительно, в Инструкции нет указаний на такие записи, как «отдел … переименован». Поэтому зачастую изменение названия отдела, управления, дирекции или подразделения оформляют как перевод. Тем не менее, более разумно написать в трудовой не «Переведен в Отдел радиационной безопасности», а так, как указано выше.

Хотя в Инструкции нет ясной формулировки записи в трудовой книжке вследствие изменения названия отдела, надо различать изменение самого отдела от изменения названия отдела, в котором работает сотрудник.

Изменение самого отдела (его состава, функций и так далее) повлечет за собой запись о переводе. Изменение названия отдела будет считаться трансформацией существенных условий трудового договора, которые не имеют отношения к переводу и не требуют обязательного согласия сотрудника.

Изменение названия отдела (если условие о работе в конкретном отделе было включено в договор, подписанный с работником) может классифицироваться как модификация его условий (абзац 3 части 2, абзац 2 части 4 статьи 57 Трудового кодекса РФ).

Эти изменения могут быть выполнены:

  • по соглашению между работником и администрацией}
  • по приказу работодателя в связи с трансформацией организационных условий работы (статья 74 Трудового кодекса РФ).

Если трудовые обязанности и функции сотрудников не изменились после изменения названий должностей или отделов, и в реальности сотрудники не переходят в другие отделы (то есть не было слияния или реорганизации отделов), то в этой ситуации не надо регистрировать перевод.

Переименование и реорганизация

В некоторых случаях на предприятии происходит реорганизация, но сотрудники все равно не переходят в новые подразделения, а остаются на своих рабочих местах и продолжают выполнять свои ранее определенные функции и обязанности.

Например, в компании было два комбината, а теперь остался только один, потому что второй комбинат продали (закрыли, ликвидировали и так далее)

Обратите внимание, что сотрудники оставшегося комбината продолжают работать на старых местах, и функции, которые они выполняют, не изменились

Но в компании выполнена реорганизация, и множество подразделений подверглись переименованию. Например, «Аффинажный цех Комбината №1» стал именоваться просто «Аффинажным цехом», «Механические мастерские Комбината №1» стали просто «Механическими мастерскими» и так далее.

А в противоположном случае, если один комбинат разделился на два, или один отдел превратился в четыре службы, должен оформляться перевод, так как работники действительно переходят в другое подразделение.

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Андрей Измаилов
Наш эксперт
Написано статей
116
Добавить комментарий