Приказ на замещение на время отпуска — бланк и образец

Содержание

Образец приказа о назначении временно исполняющего обязанности директора

Как вменить обязанности сотрудницы, уходящей в декретный отпуск, другому работнику

Государство изначально обеспечивает все необходимые условия для защиты будущего поколения, создает все возможное для соблюдения интересов матери и ее трудовых прав, начиная с момента вынашивания.

Трудовым кодексом РФ (ст. 255) определено право будущей матери рассчитывать на сохранение ее рабочего места и занимаемой должности на срок беременности и после него.

Незадолго до родов (за 70 дней), при получении женщиной справки о ее нетрудоспособности в мед. учреждении (включая женскую консультацию), она может уйти в декретный отпуск. В последующем такой отпуск продлевают, поскольку женщина нуждается в восстановлении своего здоровья после родов.

Длительность подобного отпускного периода различна и в первую очередь зависит от количества рожденных детей и наличия осложнений. С учетом этих факторов дается от 140 до 194 дней на восстановление.

Обратите внимание! Как только действие больничного листа закончится, родившая ребенка сотрудница вправе оформить дополнительный отпуск, чтобы ухаживать за своим малышом, пока ему не исполнится 3 года (статья 256 Трудового кодекса РФ). При уходе работницы в декретный отпуск с точностью знать, какое время ее не будет на работе, нельзя, ведь обстоятельства всегда складываются по-разному, и при определенных условиях планы меняются

При уходе работницы в декретный отпуск с точностью знать, какое время ее не будет на работе, нельзя, ведь обстоятельства всегда складываются по-разному, и при определенных условиях планы меняются.

По этой причине по факту подготовки приказа об уходе сотрудницы в декретный отпуск до родов руководство вправе передать ее обязанности другим ее коллегам. Как вариант, оформляется срочный договор – его подписывают или с посторонним специалистом, или со штатным.

Используется норма статьи 60.2 Трудового кодекса РФ – на работающего в штате сотрудника оформляется внутреннее распоряжение о совмещении.

Руководство при этом обязано понимать, что в этом случае сфера обязанностей сотрудника заметно увеличится, а это – увеличение объема работы за счет выполнения обязанностей ушедшей в декрет коллеги.

Нормы трудового законодательства требуют согласия от сотрудника, которого привлекают к такой дополнительной работе. Соответственно увеличению нагрузки делается и расчет зарплаты – сотруднику платят за совмещение.

 Как оформить трудовой договор на время декретного отпуска основного работника?

О дополнительных обязанностях в рамках одной должности

Как оформить замещение работника

После того, как сотрудник обговорит с работодателем объем дополнительных обязанностей, оплату за их выполнение, иные условия замещения, он должен написать заявление. В нем указывается просьба о том, чтобы руководитель поручил ему выполнять функции сотрудника, ушедшего в отпуск. В заявлении обозначается:

  • фамилия и имя отпускника;
  • наименование конкретной должности;
  • сроки нахождения работника в отпуске;
  • период, на протяжении которого сотрудник соглашается замещать отпускника.

Обязательно написать такую фразу: «С условиями работы ознакомлен и согласен».

Только после поступления заявления от сотрудника, руководитель издает приказ, которым регламентируется замещение и выполнение работником увеличенного круга обязанностей.

Стоит обратить внимание на такие нюансы:

  1. Не допускается возложение функций отпускника обычным волевым решением работодателя. Случаи, когда руководитель игнорирует требования трудового законодательства и издает приказ о возложении на сотрудника дополнительных функций, даже не предупредив последнего, не редкость.

Это нарушает права работника, обязанного выполнять только тот объем работ, который предусмотрен трудовым договором. Руководитель поступает недальновидно, если самостоятельно его увеличит.

  1. Сотрудник вправе отказаться от дополнительной работы, даже если знает, что она будет оплачена. Его несогласие замещать работника, пребывающего в отпуске, ничем не угрожает. Никакого дисциплинарного взыскания быть не может, поскольку подобный отказ не классифицируется как нарушение трудовой дисциплины.

Угрожать увольнением за несогласие выполнять работу, выходящую за пределы обязанностей работника, незаконно. Дополнительный объем можно возложить на сотрудника только по взаимной договоренности.

Поэтому работника не только необходимо предупредить устно, но и убедиться, что тот не против. Чтобы все сделать в пределах норм, сотруднику и нужно написать заявление, в котором указать просьбу возложить на него обязанности отпускника. Тем самым, он соглашается с тем, что у него возрастет объем работы.

Разработан типовой бланк такого документа, который можно использовать как образец.

Сотрудник, замещающий коллегу, может досрочно отказаться от дополнительной работы. Но об этом решении нужно предупредить работодателя за три рабочих дня.

Опыт сотрудника, его образование и квалификация должны соответствовать дополнительно возложенным обязанностям. Тогда с их выполнением не возникнет проблем. Чтобы рабочий процесс не пострадал, руководителю нужно это учитывать и ответственно подойти к решению вопроса о замещении работника, ушедшего в отпуск.

Образец

Директору ООО «____________»

(И. О. Фамилия руководителя)

от

(должность, И. О. Фамилия работника)

Заявление (на замещение на время отпуска)

В связи с очередным ежегодным отпуском работника _________________________ с «__»___20__ г. по «__»______20__ г. прошу возложить на меня обязанности по должности _______________ с «___»__________ 20__ г.

С условиями работы ознакомлен и согласен.

Личная подпись            И. О. Фамилия                                                     Дата

Об исполнении функций директора при возложении их на иное лицо

Приказ на время отсутствия директора возложить обязанности

Приказ о возложении дополнительных обязанностей на работника

Возложение обязанностей, не относящихся к категории квалификационных

В Трудовом Кодексе предусмотрено два способа вменения обязанностей: по внутреннему совместительству или по совмещению.

Окончательный вердикт о способе решения производственных проблем находится в компетенции работодателя. Осуществляя выбор, он ориентируется на возможность выделения дополнительного времени сотруднику для выполнения всего объёма работ. В любом случае, необходимо предварительно ознакомить специалиста с новыми условиями труда, опираясь на образец согласия работника на дополнительную работу.


Согласие работника на изменение условий труда

Совмещение

При оформлении совмещения, работник параллельно с должностными обязанностями основной работы выполняет дополнительно возложенную деятельность, выполнение которой регламентировано отдельной инструкцией.

Все работы выполняются на протяжении установленного рабочего времени, которое не увеличивается с вменением новых обязательств. Оплата труда устанавливается по усмотрению работодателя. Для придания рабочим отношениям правомерности, руководитель субъекта хозяйствования с работником должен оформить дополнительное соглашение, действие которого может быть отменено в любой момент. Обязательно оформление распорядительной документации в виде приказа.

Совместительство

При оформлении внутреннего совместительства, работник должен быть готов к увеличению рабочего времени до законодательно определённого предела в 4 часа.

Труд оплачивается пропорционально отработанному времени. Вменение дополнительных обязанностей таким способом определяет необходимость заключения ещё одного договора, в котором должен быть раздел о порядке оплаты труда. В нём необходимо указать величину доплаты к должностному окладу, которая подлежит оплате конкретному работнику. Для снятия обязанностей с работника необходимо расторгнуть договор.

Приказ о возложении дополнительных обязанностей на работника за ведение сайта

Соглашение о возложении дополнительной работы можно оформить в виде дополнительного соглашения к трудовому договору либо в виде отдельного документа.

В нем необходимо указать перечень вменяемых обязанностей и размер дополнительной платы за их исполнение. Действовать такой договор может либо до истечения срока действия, либо прекратиться по инициативе работодателя или работника.

Когда необходимо составлять Такой приказ требуется составлять в нескольких случаях. Рассмотрим самые распространенные из них:

  • Совмещение двух или более профессий или должностей. Например, по причине временного отсутствия кадровика эту работу можно возложить на бухгалтера. При этом сотрудник обязан будет выполнять свою работу и наряду с этим справляться с новыми обязанностями.
  • Увеличение зоны обслуживания или объема работ.

Пошаговый план для вменения дополнительных обязанностей

  1. Уведомить работника письменно за 2 месяца об изменениях условий труда.
  2. Издать распоряжение (приказ) о совмещении или внутреннем совместительстве.
  3. Оформить дополнительное соглашение к трудовому договору либо заключить дополнительный договор.
  4. Переиздать должностную инструкцию, ознакомить сотрудника с ее новой редакцией под роспись.

Если сотрудник против Внесение новых обязанностей в должностную инструкцию, если они в рамках квалификации, не предусматривает согласие работника, поэтому часто в этом пункте возможны разногласия, тем более, что заработная плата таких случаях обычно не пересматривается.

Можно ли возложить на работника дополнительные обязанности и как это сделать?

  • Основной работник отсутствует в данный момент по уважительной причине (отпуск, командировка и другие).
  • Необходимо выполнять обязанности, соответствующие должности (профессии), которой нет в штатном расписании.
  • Сотрудник совмещает работы по разным профессиям.
  • В каждом из этих случаев должны поочередно выполняться следующие действия:
  1. Руководитель подразделения должен составить служебную записку на имя директора предприятия, где подробно излагает причины, побудившие его принять соответствующее решение.
  2. Согласовать вопрос с дирекцией.
  3. Заручиться согласием работника в письменном виде.
  4. Кадровая служба издает соответствующий приказ о возложении обязанностей на конкретного работника.

Чтобы решить такой вопрос, не создавая конфликтов, необходимо соблюдать строгую последовательность указанных действий.

Как грамотно составить приказ о возложении дополнительных обязанностей

Приказ о возложении обязанностей на работника в последнее время стал делом привычным практически на любом предприятии. Составить такой документ несложно. Надо только четко соблюдать определенную последовательность действий и не нарушать Трудовой кодекс. Причины издания приказа Бывают ситуации, когда один из сотрудников по той или иной причине отсутствует на рабочем месте.

Но предприятие не должно на это время изменять привычный ритм работы или остановиться вовсе. Выходом из такой ситуации будет приказ о возложении обязанностей этого работника на кого-нибудь другого. Но перед этим наниматель должен определиться, кем и каким способом эти обязанности будут исполняться.

Как правильно подготовить Приказ о возложении обязанностей

Рассмотрим, как возложить обязанности  на время очередного отпуска работника. Это возможно при условии, когда заменяющий его  специалист имеет соответствующую профессиональную подготовку и дает согласие заменить отпускника.

Разберем более детально пример, как правильно подготовить приказы о возложении обязанностей главного бухгалтера.  Вначале должностное лицо пишет служебную записку о своем уходе в отпуск, указывает его временные рамки и предлагает  вменить свои обязанности бухгалтеру по зарплате (ФИО) с оплатой (указывается расчетная сумма). Последний ставит свою подпись о согласии.


При уходе в отпуск обязанности работника возлагаются на других сотрудников

Установленной формы приказа по возложению должностных обязанностей  нет. Кадровик разрабатывает свой вариант бланка, приемлемый для конкретного субъекта хозяйствования. Обязательными для такого рода документа являются следующие сведения:

  • дата, название фирмы, место;
  • ФИО работника, уходящего в отпуск и временные рамки отпуска;
  • основание написания нормативного акта (заявление, служебная записка);
  • ФИО работника, на которого возлагается исполнение обязанностей;
  • дополнительная оплата (сумма руб.);
  • согласие назначаемого сотрудника;
  • подпись руководителя.
  • подпись об ознакомлении с приказом работника, которого он касается и лица, контролирующего
  • исполнение документа.

Пример нормативного акта в данном случае может выглядеть следующим образом.

По такому же примерно стандарту происходит подготовка нормативного акта о замене на время больничного.

В практике применяется также  замена сотрудника путем написания заявления коллегой по работе о возложении на себя обязанностей при условии дополнительной оплаты или без нее. Заявление пишется в произвольной форме, адресуется работодателю и является основанием для написания  нормативного акта.

Директора в период отпуска заменяет заместитель, а также имеют право на это главный бухгалтер или главный инженер. Приказ должен содержать разрешение исполняющему обязанности совершать юридические процедуры, работать с финансами, выполнять представительские функции. Это записывается в приказ отдельным пунктом и прилагается доверенность, заверенная нотариусом.

Совмещение должностей как вариант замены применяется при уходе работницы в декретный отпуск. Например, кассира. Предположить, как сложатся обстоятельства после рождения ребенка, длительность послеродового отпуска невозможно. А период декретного отпуска внушительный – около четырех месяцев.

Поэтому целесообразно принять решение о временном совмещении на этот период сотрудником бухгалтерии своей должности и должности кассира. Производится перерасчет зарплаты в связи с увеличением нагрузки на специалиста.


Заявление составляется в произвольной форме

Размер доплаты устанавливается администрацией, составляется соглашение.

После выхода из декрета оформляется отпуск по уходу за ребенком. Тогда возможен вариант привлечения на эту должность внештатного сотрудника.

Еще один способ замещения – временный перевод на рабочее место отпускника специалиста с освобождением его от своих должностных обязанностей. Это чаще всего происходит в случае размещения структурных подразделений компании в различных регионах. Тогда на замену направляется работник основного предприятия.

Здесь надо  строго соблюдать три обязательных момента:

  • перевод должен осуществляться с согласия работника;
  • исполняющий обязанности не должен понести материальные издержки;
  • при переводе составляется дополнительное Соглашение к трудовому договору;
  • перевести сотрудника без его согласия можно на один месяц при создавшейся чрезвычайной ситуации.

Эти факторы  должны быть учтены при подготовке приказа о переводе. В случае возникновения конфликтных ситуаций – перевод без согласия или потеря в зарплате, угроза увольнением, – закон всегда на стороне работника. Об этом надо помнить специалисту по кадрам и решать вопросы по закону.

Дополнительные обязанности в рамках одной должности

Кого можно замещать, условия замещения

Замещать можно любого работника предприятия, даже директора. Важным условием является соответствие квалификации, уровня образования, опыта работника к той должности, которую он претендует замещать.

Например, если речь идет о главном лице компании, то замещать его может только сотрудник, входящий в руководящий состав (главный бухгалтер, главный инженер, директор по персоналу, директор по общим вопросам и т.д.).

В отношении других сотрудников действует то же правило: маркетолога может замещать специалист маркетингового отдела, обладающий соответствующей профессиональной подготовкой, бухгалтера – работник отдела бухгалтерии, электрика – другой электрик и т.д.

На период замещения сотруднику предоставляется соответствующая оплата труда и все прочие условия, сопутствующие той должности, на которой он временно оказался.

При этом в законодательстве никаких указаний относительно доплаты нет – все отдается на откуп сторонам соглашения.

Перевод

Если работодатель считает, что для деятельности компании более важным является выполнение трудовых обязанностей сотрудника, который временно отсутствует, решением может стать перевод другого работника на место заболевшего. При переводе происходит изменение обязанностей или даже места работы замещающего. При этом он не исполняет свои обычные трудовые функции.

Оформить перевод можно только с согласия переводимого, кроме случаев, когда такое согласие не требуется:

  • перемещение работника с сохранением его трудовых обязанностей и в той же местности на другое рабочее место или структурное подразделение;
  • поручение ему работы на ином агрегате или механизме;
  • для устранения обстоятельств катастроф, в том числе замещение в такой период или в случае простоев на срок до 1 месяца (ст. 72.2).

Нельзя переводить сотрудника, если у него есть противопоказания по здоровью.

Порядок оформления

Замена временно отсутствующего работника на время отпуска по ТК РФ невозможна без официального оформления и наличия: служебной записки, согласия сотрудника и приказа. К их оформлению нужно отнестись с особой ответственностью, так как при наличии каких-либо ошибок или недостоверной информации документ будет признан недействительным.

Написание служебной записки

На законодательном уровне не установлена единая форма служебной записки, что позволяет использовать фирменный бланк или составлять ее в свободном виде.

Любая служебная записка должна содержать в себе информацию:

  • о человеке, на имя которого составляется документ, чаще всего это гендиректор. В данном пункте необходимо указать ФИО без сокращений, а также полное наименование организации;
  • о дате составления записки;
  • о наименовании документа. Например, «Служебная записка о принятии обязанностей другого сотрудника на время отпуска»;
  • о причинах, по которым возникла необходимость замены сотрудника. В данном пункте указывается факт ухода работника, ранее занимавшего должность, в отпуск;
  • о ФИО человека, который будет временно исполнять обязанности;
  • о ФИО гражданина, составившего записку. Здесь же необходимо указать занимаемую должность и поставить подпись.

После полной проверки всех данных записка должна быть передана руководителю для рассмотрения, подписания и проведения дальнейшей процедуры оформления.

Образец:

Согласие работника

Возложение на человека дополнительной работы в связи с совмещением на время отсутствия основного работника возможно только после получения согласия, оформленного в письменном виде

Они указывают на то, что сотрудник сам согласился взять на себя часть или все обязанности человека, находящего в отпуске. В противоположном случае возложение работы со стороны руководителя будет считаться незаконным.

Мнение эксперта
Гусев Павел Петрович
Адвокат с 8-летним стажем. Специализация — семейное право. Имеет опыт в защите в суде.

Сотрудник может сам направить руководителю документ с просьбой возложения новых обязанностей при условии наличия дополнительной платы. В заявлении необходимо указать:

  • наименование организации;
  • ФИО человека, которому адресован документ;
  • ФИО и должность составителя заявления;
  • название документа. Например, «Заявление на замещение на время отпуска»;
  • изложить просьбу с указанием ФИО сотрудника, которого требуется заменить. Например, «По причине ухода в отпуск Смирнова К.Р. прошу возложить на меня его обязанности менеджера по продажам в период с 03.05.2018 по 30.05.2018 за дополнительную оплату в порядке совмещения должностей»;
  • дату составления документа.

В конце должна быть поставлена подпись заявителя. Сам руководитель может направить сотруднику предложение о совмещении должностей на определенный период.

В такой ситуации человек обязан полностью ознакомиться с документом и, в случае согласия, подписать его. В данном документе должен быть указан полный временной период, а также размер положенной доплаты.

Приказ

Сотрудник может приступать к исполнению новых обязанностей только после издания и вступления в силу приказа. Он издается директоров организации.

В приказе должна быть указана информация:

  • о наименовании компании;
  • о названии и номере документа;
  • о месте и дате составления приказа;
  • об основаниях для издания приказа. Обычно указывается: служебная записка, согласие работника или допсоглашение к ранее заключенному договору трудоустройства;
  • о причинах, по которым происходит замещение отсутствующего работника;
  • о точном периоде, когда сотрудник будет выполнять дополнительную работу;
  • о наличии доплаты и ее размере. Чаще всего указывается в процентном соотношении от должностного оклада;
  • о ФИО руководителя организацией;
  • о ФИО сотрудника, который будет выполнять дополнительную работу.

В конце документа должна стоять подпись руководителя. Кроме этого, работник должен быть ознакомлен с приказом, о чем будет свидетельствовать подпись.

Приказы относительно других ситуаций

При длительном отсутствии в отпуске какого-либо сотрудника предприятие решает, кто будет исполнять его обязанности.

Согласно ст. 72.2 ТК РФ, руководитель имеет право временного перевода для выполнения другой работы на срок до одного года в связи с производственной необходимостью и замещения временно отсутствующего сотрудника в тот период, когда за ним сохраняется рабочее место.

Возложить полномочия отсутствующего специалиста на одного из его коллег руководство может только с письменного согласия человека, которому вменяются дополнительные трудовые обязательства.

Основанием для издания приказа о возложении обязанностей на время отпуска является ст. 62, ст. 151 ТК РФ.

Прежде всего, необходимо в письменной форме сделать человеку предложение временно расширить должностные функции на период, пока сотрудник, занимающийся этой работой на постоянной основе, находится в отпуске.

После получения согласия издается приказ с указанием сроков исполнения функций, который он должен выполнять в этот период времени.

После регистрации документа (присвоения номера и указания даты издания, визирования начальником) работник, на которого возлагаются обязанности, должен быть ознакомлен с ним под личную роспись.

Точной формы в данном случае не существует. При оформлении приказа коротким тезисом определяется его содержание, указываются должность и персональные данные отсутствующего сотрудника. В самой текстовой части идет передача полномочий сотруднику и порядок оплаты.

Чтобы не останавливать работу предприятия на время болезни специалиста, работодатель может временно поручить исполнять обязанности отсутствующего работника другому человеку.

Для этого особым приказом назначаются штатные сотрудники либо наемные работники со стороны.

В документе необходимо указать:

  • информацию об исполнении функций другого работника без отрыва от основной работы;
  • период выполнения им работы;
  • информацию о работе;
  • размер доплаты за выполнение дополнительного объема работы, согласованный работодателем и работником.

Информацию о временной замене отсутствующего коллеги в трудовую книжку вносить не нужно. Если в его задачи будет входить работа с денежными ценностями, дополнительно оформляются документы о материальной ответственности работника.

На случай болезни сотрудника работодатель может назначить на место отсутствующего специалиста другого работника через совмещение либо замещение.

При замещении сотрудник временно оставляет свою работу и выполняет задачи заболевшего.

Приказ на отпуск генерального директора издается двумя способами: с оформлением письменного заявления или без него.

В одном случае решение о предоставлении отпуска и назначении заместителя принимают акционеры. Директор подает заявление о предоставлении отпуска с указанием периода отсутствия, датой заполнения и своими инициалами.

Во другом случае директор составляет приказ о передаче своих полномочий на период отдыха другому служащему: заместителю, руководителю подразделения и т. д. Директор учитывает это при планировании общего трудового графика. Заявление при этом не пишется. Перед оформлением отпуска составляются:

  • трудовое соглашение с указанием сроков, в котором указываются: период замещения, обязанности директора и оплата труда;
  • приказ с инициалами руководителя и периодом освобождения от должности.

Приказ подписывает сам руководитель, если он определяет дату начала отпуска. В ином случае это совершает председатель общего собрания.

Перед отстранением сотрудника от должности директора в свободной форме издается приказ о передаче обязанностей.

Май 2, 2018

Заявление о согласии

Два способа возложения обязанностей дополнительных должностей

Общие сведения о документе

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Андрей Измаилов
Наш эксперт
Написано статей
116
Добавить комментарий