Приказ о нумерации приказов

Содержание

Как регистрировать и хранить

Даже если компания небольшая, сотрудников в ней немного, все изданные приказы по личному составу надо регистрировать в специальной книге учета, журнале регистрации.

Образец журнала регистрации распоряжений по личному составу

№ п/п

Дата приказа

Номер приказа

Вид приказа

Ф.И.О. сотрудника

Таб. номер

Основание

16

23.01.2019

15-у

увольнение

Петрова Ирина Сергеевна

3

Заявление работника от 17.01.2019

17

20.04.2019

3-п

перевод

Альбертов Игнат Дмитриевич

14

Допсоглашение № 2 от 19.04.2019 к трудовому договору № 3 от 15.11.2016

18

10.05.2019

31-к

прием

Григорьев Василий Матвеевич

17

Трудовой договор № 6 от 10.05.2019

Как показывает образец журнала регистрации приказов по личному составу, вести его очень просто. Но данные в нем должны быть точными и достоверными. Тогда и отыскать нужную бумагу получится очень быстро. Кроме того, такая регистрация позволяет избежать неприятных моментов, когда документы теряются.

Книга учета приказов должна быть еще до заполнения прошнурована, прошита, пронумерована. Эти меры безопасности позволят надежно сохранить кадровую документацию, которая может понадобиться не только в период работы сотрудников, но и после их увольнения.

Что касается хранения приказов, то, согласно разделу 8 Приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, где представлены сроки хранения документов о работе с кадрами, вводится несколько периодов длительности хранения:

  • 3 года должны храниться в организации сведения о привлечении к ответственности нарушителей трудовой дисциплины и переписка о переводе подчиненных в другие организации;
  • 5 лет работодатель должен обеспечивать сохранность приказов о командировании сотрудников, информацию о приеме, распределении, перемещении, учете работников;
  • 75 лет хранятся в организации карточки учета приема, перевода и увольнения работников.

Составление перечня используемых в компании приказов по основной деятельности

Чтобы избежать путаницы в делопроизводстве и правильно выстроить работу всех структурных подразделений, во многих компаниях на локальном уровне утверждается инструкция по делопроизводству, в которой определяется деление приказов по группам. Такой подход позволяет изначально распределить между структурными подразделениями или отдельными штатными единицами обязанности по составлению различных приказов.

Если инструкция не издается как отдельный документ, то в компании может быть утвержден в виде отдельного локального акта перечень используемых приказов с отнесением каждого из них к конкретной группе. Чаще всего так происходит с ростом компании: при увеличении штата возрастает объем документооборота, одному лицу становится сложно отвечать за составление всех приказов, в результате чего эту функцию разделяют между несколькими сотрудниками.

Журнал регистрации приказов: зачем нужен и как заполнять

Все ПОД, издаваемые в учреждения, вносятся в специальный журнал — регистр, в котором ведется учет распорядительных документов по основной деятельности. Форму ведения реестра предприятие может выбрать самостоятельно: либо приобрести специализированный бланк (регистрационная книга в формате А-4), либо разработать в зависимости от потребностей.

В реестре также принята порядковая нумерация. Специалист должен очень внимательно заполнять журнал (в особенности ячейки с датой и наименованием), так как ошибок и помарок в регистре быть не должно. Стоит отметить, что полное название указа можно сократить, однако оно должно быть понятным и читаемым.

Так же, как и сами ПОД, ежегодно заводится новый реестр регистрации распорядительной документации и далее ведется в течение календарного года. В случае завершения журнала в течение отчетного периода заводится новая канцелярская книга, которой дается наименование «Журнал регистрации приказов по основной деятельности. Часть 2». По завершении года реестр прошивается и сдается в архив вместе с ПОД за данный отчетный период.

ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ТЕКСТОВ ПРИКАЗОВ

Как оформить и утвердить приказ

Организацию работы с любым приказом можно представить, как алгоритм, включающий такие шаги:

  • Назначение ответственного.
  • Получение ответственным документа-основания.
  • Создание проекта распоряжения.
  • Его согласование.
  • Визирование распоряжения руководителем.
  • Ознакомление работника с приказом.
  • Регистрация и хранение бумаги.

Если иное не указано во внутренних нормативно-правовых актах, проставлять штампы или печати на документе уже необязательно.

В небольших компаниях приказы оформляет сам руководитель.  Что касается ответственного лица, чаще всего им выступает секретарь или кадровик. Но задача может быть делегирована и другому подчиненному.

Приказ всегда издается в одном экземпляре. При необходимости делается копия.

В процессе согласование проекта приказа его изучают все руководители отделов и подразделений, связанные с его реализацией, и подписываются. На эту процедуру может уйти нескольких часов до нескольких дней.

Визировать приказ может управленец или назначенное им лицо (в приказном порядке) в случае его отсутствия на рабочем месте.

Как составляются приказы по личному составу

В свое время чиновники разработали унифицированные формы для кадровых документов, в том числе приказов. С 2013 года власти отказались от обязательности их применения. То есть работодатели не обязаны, но могут пользоваться предложенными образцами приказов. Все необходимые кадровикам формы приказов доступны в Постановлении Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. В таблице указаны номера документов для дальнейшего использования в работе. В скобках — данные о формах, используемых при издании одного приказа на нескольких сотрудников.

Наименование документа, приказа

Номер формы

Т-1 (Т-1а)

Т-5 (Т-5а)

Т-6 (Т-6а)

Т-8 (Т-8а)

Т-9 (Т-9а)

Т-11 (Т-11а)

Если в организации предусмотрено составление приказов по унифицированным формам, в них нельзя менять первоначальные реквизиты, только добавлять новые. Например, расширять строки, уточнять данные о лицах, визирующих приказ. Если в локальных нормативных актах предприятия прописаны иные образцы, то и правила их дополнения также должны быть указаны.

Особенности соблюдения сроков хранения приказов по основной деятельности

Важно! Распорядительная документация, относящаяся к приказам по основной деятельности, подлежит постоянному хранению. 

В указаниях по применению перечня № 236 даны следующие разъяснения по вопросам хранения таких документов.

Документы, имеющие соответствующую отметку о необходимости их постоянного хранения (к ним относятся все документы по основной деятельности) в общем случае должны быть переданы организацией в соответствующий государственный (муниципальный) архив для последующего постоянного хранения (см. примечание 1 к перечню № 236).

Однако существуют организации, которые не выступают в качестве источников комплектования госархивов (см. приложение 3 к Методическим рекомендациям…, согласованным ЦЭПК при Росархиве 30.10.2012). Такие организации должны хранить приказы по основной деятельности до ликвидации самой организации. Далее проводится экспертиза и отбор необходимой документации с целью ее передачи на постоянное хранение в регламентированном порядке (см. п. 6.2 приказа Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

В случае реорганизации предприятия с передачей функций вновь созданной или иной организации все архивные документы должны быть переданы последней в порядке правопреемства и включены в ее архивный фонд. Документы постоянного хранения (в т. ч. распорядительная документация по основной деятельности) и по личному составу ликвидированных организаций должны передаваться в надлежащем состоянии на хранение в соответствующий государственный (муниципальный) архив (п. 2.7 приказа № 526). 

Дисциплинарные приказы (пример)

Нумерация приказов по основной деятельности

Процедура присвоения номера приказу по основной деятельности законодательно не регламентирована. Общепринято нумеровать ПОД отдельно от ПЛС и ПАД, начиная отсчет с каждого нового календарного года.

Нумерация позволяет не только организовать упорядоченную систему регистрации ПОД, но и дает возможность быстрого нахождения приказа по его номеру в огромном море управленческой документации компании.

Крупные холдинги со значительным и многообразным по форме и содержанию документооборотом разрабатывают самостоятельно нумерологическую систему, закрепляя ее в отдельном локальном акте. Таким образом организуется единая для всего предприятия система нумерации приказов (в том числе ПОД).

Для таких компаний характерно присвоение сложносоставных номеров с индексами после разделительной черты или дефиса, например, № 238/о или № 698-у. Значение каждого индекса расшифровывается в отдельной инструкции или локальном акте.

Приказы по заработной плате и кадрам:

•    О приеме на работу; •    Об увольнении по соглашению сторон; •    Об увольнении в связи с окончанием контракта; •    Об увольнении в связи с расторжением контракта с предварительным испытанием; •    Об увольнении в связи с появлением на работе в состоянии алкогольного опьянения; •    Об увольнении за прогул; •    Об отстранении от работы; •    О предоставлении отпуска; •    О выплате компенсации; •    О переносе отпуска в связи с болезнью; •    Об установлении ненормированного рабочего дня;•    Об изменениях в штатном расписании; •    О переводе на неполный рабочий день;•    О премировании;•    О наложении дисциплинарного взыскания;•    О переводе на другую должность;•    Об удержании из заработной платы стоимости трудовой книжки;•    Об удержании алиментов;•    О предоставлении отпуска по уходу за ребенком;•    Об изменении фамилии;

Перечень основных приказов по предприятию

1.    Приказы при создании организации:

•    Об организационно-штатной структуре предприятия;

•    О назначении ответственных:-за хранение и ведение книги учета проверок; -за хранение и ведение книги замечаний и предложений;    -за ведение кадрового учета и движения трудовых книжек;-за ведение персонифицированного учета и представление сведений персонифицированного учета;                          -за электронно-цифровую подпись;-за пожарную безопасность;•    О разработке инструкций по охране труда;•    О введении в действие правил внутреннего трудового распорядка;•    О сроках выплаты зарплаты;•    О назначении комиссии по проведению амортизационной политики;•    О бланках строгой отчетности;•    О создании комиссии по назначению пособий по временной нетрудоспособности;(*если в организации численность более 15 чел., то создается комиссия из 3х человек. Если в организации менее 15 чел., то назначается один ответственный.)•    О возложении полномочий подписания документов;(*при отсутствии в штате ГБ для кассовых операций);•    О возложении обязанностей кассира;(*при отсутствии в штате кассира).

2.    Приказы по кассовой дисциплине:

•    О назначении комиссии по инвентаризации кассы;•    О порядке и сроках сдачи выручки в банк;•    О закреплении ответственного за КСА и ведение книги кассира;(*если есть КСА)

3.    Ежегодные приказы:

•    О проведении переоценки ОС на 01.01._____ г.;•    Об утверждении учетной политики;•    О назначении комиссии по проведению инвентаризации ТМЦ;•    О назначении комиссии по списанию материалов;(*если состав комиссий не меняется, тогда нет необходимости делать их заново)

4.    Приказы по топливу (если есть автомобили и списание топлива):

•    О назначении ответственных за техническое состояние автомобилей;•    О нормах расхода топлива;•    О повышении/понижении норм расхода топлива;•    О назначении комиссии по замеру топлива;

5.    Приказы по заработной плате и кадрам:

•    О приеме на работу; •    Об увольнении по соглашению сторон; •    Об увольнении в связи с окончанием контракта; •    Об увольнении в связи с расторжением контракта с предварительным испытанием; •    Об увольнении в связи с появлением на работе в состоянии алкогольного опьянения; •    Об увольнении за прогул; •    Об отстранении от работы; •    О предоставлении отпуска; •    О выплате компенсации; •    О переносе отпуска в связи с болезнью; •    Об установлении ненормированного рабочего дня;•    Об изменениях в штатном расписании; •    О переводе на неполный рабочий день;•    О премировании;•    О наложении дисциплинарного взыскания;•    О переводе на другую должность;•    Об удержании из заработной платы стоимости трудовой книжки;•    Об удержании алиментов;•    О предоставлении отпуска по уходу за ребенком;•    Об изменении фамилии;

6.    Прочие приказы:

•    Об использовании мобильной связи;(*у кого заключен договор с мобильным оператором)•    О сроках выдачи денежных средств под отчет;•    О распространении рекламных материалов неопределенному кругу лиц;(*визитки, листовки и т.д.)

Другие виды приказов по основной деятельности

ПОД финансового характера относятся к материальной сфере деятельности организации. Их содержание касается стратегии компании в данном вопросе, решений руководства по основным денежным вопросам, видах и формах инвестиций и т. п.

Обеспечительные ПОД. С их помощью администрация ведёт решение вопросов, относящихся к материально-техническому обеспечению деятельности, организует снабжение и регулирует прочие подобные моменты.

ПОД информационного характера могут затрагивать самый широкий спектр решений и вопросов. Именно сюда попадают приказы, например, об организации работы архива или введении в действие графика документооборота, а также множество им подобных.

Примеры приказов по основной деятельности

Основным документом, регламентирующим порядок систематизации приказов на предприятии, а также особенности хранения документов в соответствии с их классификационной группой, является Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019г.

Отмеченный норматив не содержит в себе исчерпывающего перечня документов, применяющихся на практике. Это обуславливается индивидуальностью каждого производства и правом управленцев внедрять собственные формы отчетности, если того требует бизнес-процесс.

В соответствии с Приказом № 236 уместно привести такие примеры распоряжений по основной деятельности:

  • о фиксации структуры компании и внесении корректировок в нее;
  • о внедрении, принятии и внесении корректировок в локальные нормативы;
  • о публикации конкретного вида штатного расписания и внесении корректировок в него;
  • об учреждении новых обособленных подразделений и о ликвидации уже существующих;
  • о формировании ревизионных и совещательных органов, а также иных образований, необходимых на предприятии ввиду определенных обстоятельств;
  • о принятии планов развития деятельности;
  • о реализации контроля за текущей деятельностью компании;
  • о выявлении финансовой и научно-технической политик компании, определении их приоритетов;
  • о принятии режима функционирования компании и внедрения корректировок в данный документ;
  • об утверждении регламента относительно проведения конкурсов на вакантные рабочие места, комплекса мер по гражданской обороне и проч.

Еопреки расхожему мнению, распоряжения о назначении управленца компании и главного бухгалтера также относятся к приказам по основной деятельности, а не по личному составу. Данное положение регламентируется ФЗ № 14 в редакции от 04.11.2019г.

Приказы по основной деятельности

В любой компании считается наиболее емким перечнем распорядительных документов. Среди наиболее встречаемых направлений деятельности, которые охватывает эта категория приказов, целесообразно выделить:

  1. Документы, регулирующие ответственность и полномочия. В эту категорию входят распорядительные акты, извещающие о вступлении в должность первого руководителя, распределения полномочий между руководителем и его заместителями, делегирование отдельных полномочий (например, главному бухгалтеру, кадровому работнику, инженеру по охране труда, назначении ответственных за пожарную безопасность, хозяйственную деятельность и другие функции).
  2. Документы, на основании которых определяется организационная структура предприятия (его отдельных подразделений, филиалов), а также штатное расписание. Сюда будут входить все решения о создании (ликвидации) подразделений, утверждения штатного расписания и внесение в него соответствующих изменений.
  3. Приказы, утверждающие локальные документы предприятия. Эта категория документов регулирует действие Положений, различных технологических инструкций, регламентов, правил, различных отчетных форм, которые имеют постоянный характер и распространяются на все предприятие, либо отдельные его подразделения.
  4. Процедурные приказы. К этим документам относят систематизацию отдельных однотипных действий. В частности, это может быть использование мобильной связи, охрана коммерческой тайны, порядок выполнения приказов и ознакомления с ними, выдача трудовых книжек, заключение договора о материальной ответственности и другие.
  5. Приказы, регулирующие пожарную безопасность, охрану труда, технику безопасности. В эту категорию относят распорядительные акты, на основании которых определяются ответственные за конкретное направление деятельности, порядок проведения инструктажей, проверки знаний, действия сотрудников во время пожара, о запрете курения, пользования нестандартными обогревательными приборами.

Помните, приказы, регулирующие основную деятельность компании — это наиболее многочисленный перечень распорядительных документов, ведение которых целесообразно изначально осуществлять отдельно от других приказов.

Внесение изменений в приказ

Приказы по основной деятельности: как отличать их от других групп приказов

В сложившейся системе делопроизводства принято выделять 3 большие группы распорядительных документов:

  • приказы по основной деятельности;
  • приказы по личному составу;
  • приказы по административно-хозяйственным вопросам. 

Важно! Приказ по основной деятельности издается руководящим лицом и служит для обеспечения основной и оперативной деятельности компании. Данные приказы выпускаются в целях реализации принимаемых управленческих решений и ведутся отдельно от приказов иных групп

Можно обозначить основной критерий отнесения распорядительного документа именно к рассматриваемой группе приказов: в его содержании отражена основная (производственная) деятельность организации согласно положениям учредительной документации (устава и т. д.).

Приказы же по личному составу отражают все стороны трудовых правоотношений между работником и работодателем (вопросы трудоустройства и увольнения, командировок, перевода на другую должность, дисциплинарных взысканий и т. д.), а приказы по административно-хозяйственным вопросам связаны с решением таких задач, как:

  • соблюдение внутриорганизационных регламентов деятельности;
  • эксплуатация зданий и помещений;
  • транспортное обслуживание;
  • создание и обеспечение функционирования внутренней связи;
  • вопросы безопасности (см. пп. 532-616 Перечня типовых управленческих архивных документов…, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, далее — перечень № 236).

Таким образом, зная тематику распорядительной документации, относимой к приказам по личному составу и административно-хозяйственной деятельности, можно методом от противного выделить в массиве всех издаваемых приказов группу именно по основной деятельности организации. 

Как правильно оформить

При оформлении ПОД следует принимать во внимание, что:

  1. Существует стандарт ГОСТ Р 6.30-2003, согласно которому все приказы должны иметь чётко регламентируемую структуру.
  2. Для правильного составления приказа потребуется фирменный бланк организации или предприятия, на котором могут присутствовать герб РФ (если это учреждение федерального уровня), эмблема, товарный знак и пр. В числе реквизитов, которые обязательно должны быть в документе:
    • организационно-правовая форма компании;
    • полное название;
    • порядковый номер документа, который проставляется в регистрационном журнале и под которым он будет храниться в архиве;
    • подпись руководителя и дата подписания;
  3. Среди требований к оформлению ПОД:
    • поле справа шириной 10 мм, сверху и снизу – по 20 мм;
    • если приказ занимает более одной страницы, каждую из них следует пронумеровать (кроме первой) по центру верхней строки;
    • слово «Приказ» должно быть написано заглавными буквами;
    • перед текстом документа должна быть кратко изложена его тема;
  4. Содержание документа должно включать:
    • преамбулу с указанием причин издания приказа. Например, «В соответствии с приказом Министерства…» и т. д. Заканчивается преамбула словом «Приказываю»;
    • далее следует распорядительная часть, в которой необходимо конкретно изложить, что следует сделать, и кто является ответственным лицом за выполнение предписаний. Помимо этого, в случае необходимости могут указываться сроки исполнения приказа;
    • текст приказа заканчивается подписью руководителя, его должностью и ФИО.

В качестве образца оформления ПОД можно рассмотреть приказ «О назначении ответственного за трудовые книжки», изданный руководителем ООО.

Текст приказа включает пункты, предписывающие:

  • назначение лица, ответственного за данный вид деятельности, т. е. за выдачу, хранение и ведение трудовых книжек на предприятии;
  • определение лица, которое будет заниматься этим видом деятельности в отсутствие основного ответственного;
  • указание лица, исполняющего контроль исполнения приказа.

В нижней части приказа расположены подписи руководителя, а также лиц, имеющих отношение к документу, т. е. назначенных ответственными за соблюдение его предписаний (в данном случае это руководитель отдела кадров и инспектор по кадрам).

Ещё одним образцом ПОД может служить приказ «О внесении изменений в должностную инструкцию».

Что такое ПОД?

Рассмотрим подробнее, какими бывают приказы, и остановимся на тех из них, что составляют тему настоящей статьи. Как уже было сказано, номенклатура подобных распоряжений делится на две части — приказы организации по основной деятельности и по личному составу. Сегодня наша задача — рассмотреть первую из категорий. Также мы обязательно предложим читателю для ознакомления образец приказа по основной деятельности.

Такие приказы относятся к числу нормативных документов локального характера, в которых находят отражения управленческие решения, затрагивающие вопросы планирования производственной и хозяйственной деятельности, финансирования, бухгалтерской отчётности, кредитования и т. п. Издает их структурное подразделение, непосредственно занятое соответствующей деятельностью. Отдельное место среди всех приказов раздела ОД (по основной деятельности) можно отвести распоряжениям административно-организационного или хозяйственного характера. Хранятся они раздельно с другими в связи с собственным сроком хранения, не превышающим 5 лет.

Общая информация о приказах по административно-хозяйственным вопросам

Отвечая на вопрос, приказы по административно-хозяйственной деятельности – это какие приказы, следует в первую очередь отметить, что указанные распоряжения должны решать соответствующие проблемы, возникающие в ходе бизнес-деятельности. В частности, к аспектам, регулируемым административно-хозяйственными распоряжениями, относятся:

  • соответствие поведения персонала компании ПВТР;
  • особенности эксплуатации помещений, сооружений и построек;
  • нюансы транспортного обслуживания и использование средств внутренних коммуникаций в компании;
  • гарантия безопасности и охраны труда на производстве.

Как и с приказами по основной деятельности, распоряжения по административно-хозяйственным вопросам бывает непросто классифицировать. Нередко кадровые сотрудники принимают кардинально неверное решение – игнорировать данную классификационную группу, относя все соответствующие приказы к категории основной деятельности. Однако следует помнить о следующих особенностях приказов по административно-хозяйственным вопросам:

  • распоряжение не вносит корректировки в локальные нормативы, включая те, которые регламентируют административно-хозяйственные аспекты деятельности;
  • подобные приказы не фиксируют постановления относительно порядка работы сотрудников, в частности, нюансы вознаграждения субъектов за работу сверх нормы в нерабочее время;
  • документы не фиксируют персональные сведения о сотрудниках организации. Исключением уместно считать только должность и ФИО сотрудника, которому поручается какое-либо задание административно-хозяйственного толка.

Например, к рассматриваемой группе приказов принято относить следующие:

  • распоряжение о допуске персонала на организационные объекты;
  • об установлении отдельного места для курения сотрудников;
  • о переходе на электронную систему пропусков;
  • о закупке атрибутики, необходимой для ведения стабильной деятельности компании (например, о приобретении мебели для фирмы, организационной техники, канцелярии и иных расходных материалов для офиса);
  • об оформлении заказа на клининговые услуги у соответствующей компании и проч.

Как оформляют приказ по основной деятельности?

Как же выглядит типичный ПОД? В своём общем виде формы приказов по основной деятельности достаточно стандартны и состоят из трех компонентов:

  1. Заглавной части, содержащей, кроме наименования компании, название самого документа с датой и номером.
  2. Содержательного раздела с описанием ситуации и соответствующим распоряжением руководства.
  3. Завершающей части, обычно представляющей из себя подписи руководства и прочих лиц, имеющие ознакомительный либо согласовательный характер.

Подобную форму имеют практически все приказы по основной деятельности. Структура их аналогична вышеуказанной. Различия касаются лишь названия и содержания 2-го пункта.

Элементы

Журнал должен иметь обложку и вложенные в нее страницы. На обложке обычно располагаются:

  • Наименование документа.
  • Наименование организации, сотрудники которой его ведут.
  • Если есть, то наименование структурного подразделения.
  • Номер дела по номенклатуре и номер тома.
  • Виза руководителя, количество заполненных листов (эта информация должна появляться при окончании).
  • Дата начала и дата окончания. Первая графа обязательна для заполнения. Во вторую информация бывает проставлена только после регистрации последнего приказа.

Обложка может быть напечатана на обычном формате А4, но удобнее производить печать на плотной бумаге и прошивать. Так листы журнала будут надежно закреплены, их будет удобнее заполнять.

Вложенные страницы содержат две таблицы.

  1. Первая таблица описывает ответственных за ведение журнала лиц.
  2. Вторая создана для подробного перечня приказов по основной деятельности.

Графы обеих следует заполнять. Они включают:

Порядковые номера регистрируемых документов.
Даты издания

Здесь важно соблюдать хронологию.
Номера приказов по основной деятельности.
Название. Они могут повторяться

Главное, чтобы номера и даты были разные.
Краткое содержание регистрируемого документа. Достаточно одного-двух предложений.
ФИО и табельные номера (при наличии) фигурирующих в приказе лиц (те, на которых регистрируемая бумага распространяется).

Нигде нет унифицированной формы журнала, так что каждая организация вправе формировать собственный бланк и образец. У некоторых вообще нет страницы ответственных за заполнение лиц. У других – в основную таблицу добавлены столбцы подписей ответственных за доставку. Это вопрос удобства.

Важно: располагать информацию о приказах и складывать их листы в дело нужно строго в хронологическом порядке. Только так можно будет быстро найти запрашиваемый документ

Для той же цели используется нумерация.

Перечень приказов по основной деятельности предприятия

Порядок оформления приказов по основной деятельности

Структура распоряжений по основной деятельности одинакова. Все подобные документы включают в себя шапку, основную часть и заключительную. Разница заключается в предмете составляемого документа. Для наглядности уместно рассмотреть порядок оформления распоряжения о принятии штатного расписания. Так, отмеченный алгоритм составления приказа выглядит так:

  1. Распоряжение должно оформляться на фирменном бланке компании. Также допускается составление на обычном листе А4, однако в таком случае вверху листа следует отметить общую информацию о предприятии (название, коды ИНН, ОКПО, адрес, контактные сведения и т.д.).
  2. По центру листа прописывается наименование самого составляемого документа, в данном случае – «Приказ». Также отмечаются населенный пункт и дата оформления бумаги. Конкретный номер приказа должен соответствовать внутриорганизационным правилам регистрации.
  3. Под названием документа уместно отметить его назначение, например, «Об утверждении штатного расписания на 2020 год».
  4. Затем прописывается преамбула. Подразумевается одно-два предложения, в которых фиксируется цель публикации документа. Завершается данный абзац формулировкой «ПРИКАЗЫВАЮ», при этом всегда заглавными буквами.
  5. В основном тексте, зачастую перечнем, приводятся основные распоряжения управленца относительно реализации поставленной ранее цели. Необходимо отметить содержание задания, конкретных ответственных субъектов, а также сроки исполнения проекта.
  6. После приведения всех необходимых положений распоряжения, приказ по основной деятельности подписывает управленец, а также все ответственные субъекты, перечисленные в документе в знак ознакомления с текстом бумаги и согласия с ним.
  7. К каждой подписи также должна приписываться ее расшифровка (ФИО субъекта и его должность).

Если составленное распоряжение требует дополнительного закрепления каких-либо сведений, оформляется Приложение, что в обязательном порядке должно отражаться в Приказе.

Нумерация, регистрация и хранение приказов по личному составу

Обычно нумерация приказов производится в соответствии с принятой в компании системой, закрепленной во внутрифирменном локальном акте (например, в положении о делопроизводстве).

При значительных объемах документов целесообразно осуществлять общую нумерацию с присвоением специфичного индекса в зависимости от срока хранения документа.

Например:

  • индекс «к» или «л/с» — для приказов со сроком хранения 75 (50) лет;
  • иной предусмотренный компанией индекс — для приказов сроком хранения 5 лет.

ВАЖНО! С марта 2016 года по закону от 02.03.2016 № 43-ФЗ для документов по личному составу действуют сокращенные сроки хранения — 50 лет, кроме тех, что созданы до 2003 года (для них срок остался прежним — 75 лет). При регистрации приказов по личному составу необходимо помнить, что документы с разными сроками хранения не могут группироваться в одно дело

К примеру, приказы организационной группы (о приеме, увольнении и др.) можно сформировать в одно дело, а номера присвоить в хронологическом порядке с добавлением буквенного индекса «л/с». А группу регламентных приказов (об отпуске, командировке и др.), по которым предусматривается временное хранение, — группировать в отдельное дело с применением индекса «к»

При регистрации приказов по личному составу необходимо помнить, что документы с разными сроками хранения не могут группироваться в одно дело. К примеру, приказы организационной группы (о приеме, увольнении и др.) можно сформировать в одно дело, а номера присвоить в хронологическом порядке с добавлением буквенного индекса «л/с». А группу регламентных приказов (об отпуске, командировке и др.), по которым предусматривается временное хранение, — группировать в отдельное дело с применением индекса «к».

Для регистрации приказов по личному составу понадобится соответствующий журнал.

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Андрей Измаилов
Наш эксперт
Написано статей
116
Добавить комментарий