Как правильно пишется сопроводительное письмо к документам

4. Структура и содержание каждого блока

Содержание бумаги

Следует отметить, что никаких особенностей сопроводительное письмо не содержит в себе, и составляется с использование word или другого удобного редактора, в соответствии с общими требованиями к деловому документу.

Итак, перечислим, как составить бумагу для сопровождения и пояснения переданных на рассмотрение документов:

  • Шапка документа (тут отражаются реквизиты получателя и отправителя документов).
  • Дата отправки и номер документа.
  • Название письма.
  • «Тело» документа (содержит обращение к получателю, а также его цель).
  • Приложения.
  • Заключительная часть (ФИО, должность и подпись отправителя).

Структура и содержание каждого блока

В структуре сопроводительного письма, помимо обязательных реквизитов и данных о получателя и составителя письма, выделяется 4части:

  • тема сообщения, которая не всегда указывается, и ее наличие определяет отправитель;
  • обращение к получателю;
  • основная часть;
  • перечень приложений;

4.1 Несколько слов о теме

Тема должна быть сформулирована максимально конкретно, чтобы получателю не приходилось догадываться о том, что за пакет документов ему предоставлен.

Приведем пример некоторых формулировок:

  1. Предоставление ответа на претензию ООО «Огонек» № 12 от 01.11.2018г.
  2. О подготовке годового отчета.
  3. Предоставление статистических данных.
  4. О разработке проекта строительства объекта «N»

4.2 Как обратиться к получателю

Обращение– необязательная опция, особенно, если письмо направляется в организацию, а не конкретному ее представителю.

Если необходимо обратиться лично, то действуем по общему правилу — пишем как обычно в деловой корреспонденции: «Уважаемый (ая) Имя Отчество»

4.3 Что писать в основной части

Основная часть начинается с одной из трех формулировок: направляем, отправляем, предоставляем.

Считается, что каждая из них соответствует определенному типу адресата:

Тип формулировки Тип адресата
Предоставляем Как правило, используется для отправки сопроводительного письма в вышестоящие инстанции, организации с более высоким статусом, чем статус отправителя: ИФНС, Пенсионный Фонд, арбитражный суд и т.д.
Направляем Применимо для отправки в организации с более низким статусом или подчиняющиеся отправителю: филиалы, отделения, подразделения
Высылаем Используется для отправки сообщения в организацию, равную по статусу: партнерам, конкурентам, клиентам

Далее продолжаем фразу, описывая цель отправки, ясно формулируя, что содержится в пакете документов или что должен сделать получатель с полученной информацией:

Приведем примеры формулировок, которыми можно начать сопроводительное письмо к документам – образец для начала текста:

  1. Направляем пакет документов в соответствии с требованием № .. от…
  2. Отправляем Вам для ознакомления коммерческое предложение о сотрудничестве и приложения к нему.
  3. Высылаем форму отчета для подготовки годовой отчетности по филиалу.

Итак, теперь получатель знает, что за пакет документов ему направлен.

Все следующие предложения должны раскрывать тему письма. А это значит, что в текст включается:

  • информация по проблеме, ситуации, обсуждаемом рабочем вопросе;
  • действия, которые должен выполнить получатель на основании полученных документов: подписать, предоставить документы, назначить рабочую встречу и т.д.;
  • сроки, в которые должны быть выполнены ожидаемые действия.

Что касается сроков получения реакции на письмо, то они определяются в зависимости от нескольких условий:

  • наличие ранее оговоренных сроков в других документах, определяющих правила сотрудничества, например, в договоре;
  • чем ниже статус получателя по отношению к отправителю, тем короче могут быть сроки.

В некоторых случаях указание про сроки отсутствует, особенно, если письмо является ответом на запрос какой-либо организации.

Затем, отправитель может выразить признательность за долголетнее партнерство, сотрудничество.

4.4 Приложения

В этой части необходимо перечислить все приложения, направляемые получателю

Важно ничего не пропустить, и указать все документы

Оформляется перечень либо простым списком, либо в виде таблицы.

Важно указать не только само название документа, но и количество экземпляров и листов по каждому из приложений. Также можно делать пометки о том, направляется оригинал или копия документа

Также можно делать пометки о том, направляется оригинал или копия документа.

Например, перечень может выглядеть следующим образом.

  1. Договор поставки №12 от 12.12.1017г., на 10 л. в 2 экз.
  2. Приложение №1 к договору №12 от 12.12.1017г., на 2 л. в 2 экз.

4.5 Кто может подписывать

Теперь осталось подписать сообщение.

Должностное лицо, имеющее право подписывать сопроводительное письмо, выбирается в зависимости от получателя и особенностей ситуации, в связи с которой отправляются документы.

При отправке в государственные органы подпись ставит Генеральный директор.

Если письмо отправляется в ИФНС, подписывать сообщение может Главный бухгалтер или Генеральный директор.

При отправке письма клиентам или партнерам, завизировать сообщение может сотрудник, инициирующий отправку, например, руководитель отдела продаж или закупок, коммерческий директор или директор по маркетингу.

ОТСЛЕЖИВАЕМ МАРШРУТ СОПРОВОДИТЕЛЬНОГО ПИСЬМА

Текст сопроводительного письма

Письмо можно начать с обращения, если его отправляют партнерам, например: «Уважаемый, Сергей Сергеевич!». Если письмо предназначено для госорганов или вышестоящей инстанции, то обращение не используют. Начинают текст с фраз: «Представляем Вам», «Сообщаем Вам», «Направляем Вам». Далее кратко указывают, какие бумаги сопровождает письмо: «Представляем Вам уточненную декларацию по НДС», «Направляем Вам акт приема-передачи выполненных работ по договору подряда» и т.д. Отмечают также цель: «для согласования», «для подписания» и т.д.

После этого нужно проинструктировать получателя о сроках возврата и о том, что нужно сделать. Это может выглядеть так:

  • «Просим подписать и возвратить документ в течение 10 рабочих дней»;
  • «Просим информировать установленным порядком»;
  • «Просим согласовать и возвратить с комментариями».

По правилам делового этикета отвечать на корреспонденцию принято в течение 30 рабочих дней. Если срок не установлен какими-либо договорами, то не нужно писать о нем, тем более в категоричной форме, например, «Ответьте как можно скорее». Это недопустимо и с точки зрения этикета. Ускорить срок можно, если общаются организации, равные по статусу. Для этого нужно указать причину, например: «Просим подписать акт в 10-дневный срок для отправления его в Трудинспекцию до 14 марта».

Указывать перечень приложений нужно следующим образом:

  • название документа нужно писать полное;
  • отмечают количество экземпляров документа;
  • отмечают, сколько листов содержит каждый документ.

Каждую позицию нужно пронумеровать, а после списка нужно указать, сколько всего документов и каково количество листов в целом.

Сопроводительное письмо в суд по недостающщим документам

Это исключает возможные ошибки при оформлении. Благодаря указанию списка документов удается избежать определенных затруднений их восстановления в случае потери.

К тому же в нем указываются исходящие и входящие номера документов, благодаря которым их можно легко найти и проконтролировать направление передвижения. Наконец, адресат, принявший не только документы, но и сопроводительное письмо к ним, сможет быстрее понять суть пожеланий отправителя и быстрее отреагировать на них в соответствии с ситуацией.

Поэтому можно сказать, что грамотное оформление сопроводительного письма к документам, создание собственных единых образцов для придания процессу однообразия – в интересах самого же отправителя.

Несмотря на то, что утвержденной формы такого документа не существует, и каждая организация вправе сама определять, как составлять его, существуют и общепринятые правила, которые следует соблюдать.

Сопроводительное письмо в суд образец к документам

Сопроводительное письмо в арбитражный суд к документам образец. Сопроводительное письмо является вспомогательным документом к высылаемому резюме.

Cкачать образец документа Образец сопроводительного письма в суд в PDF.

Образец сопроводительное письмо в суд в картинках. Позволяет проставить исходящий регистрационный номер и дату регистрации на сопроводительное письмо к документам образец это.

https://www.youtube.com/watch?v=IsioYWrzNac

Жалоба в суд на бездействие судебного приставаисполнителя образец. Ниже расположен типовой бланк и образец сопроводительного письма к документам. В сопроводительном письме приводится и опись документов по сути, дублируется сам перечень полного.

Хранение сопроводительных писем в организации

Сопроводительные письма нужны ровно до тех пор, пока не будут проверены все приложения, которые к нему идут. Когда получатель убеждается, что они находятся в полном порядке, на письме ставится служебная отметка об исполнении и оно помещается в дело. Лучше всего использовать отдельное дело, в котором будут храниться только служебные письма сопроводительного характера, обязательно отдельно от прилагаемых к ним документов.

В небольших компаниях может быть одна папка с сопроводительными письмами, а в крупных — несколько, в каждом структурном подразделении. Отдельно могут храниться, к примеру, сопроводительные письма к договорам, а отдельно — к актам сверки и счетам-фактурам.

Порядок составления

В зависимости от типа документа, к которому прилагается сопроводительное письмо, оно существенно отличается. Так как это бумага, в некоторых случаях, имеет юридическую силу нужно быть внимательным во время ее составления.

Отличительные особенности составления сопроводительных писем:

К резюме

  1. Указывается приветствие и имя человека, которому адресовано сопроводительное письмо.
  2. Описывается информация о вакансии, на которую вы решили откликнуться. То есть вы пишите почему она вас заинтересовала и где вы ее увидели.
  3. Кратко описываете свои достоинства и профессиональные навыки.
  4. Если не указана заработная плата — укажите сколько хотите получать. Желательно в рамках от и до.
  5. Сообщите читателю, что подробное резюме он сможет изучить в приложении к этому письму.
  6. Пожелайте человеку всего хорошего в свободной форме и укажите свое ФИО.

Этот вариант сопроводительного письма можно писать в полностью свободной форме, четкого шаблона не существует.

Стоит придерживаться делового стиля написания писем, чтобы заинтересовать потенциального работодателя наличием образования, такта, знаний.

Ниже представлено фото образца сопроводительного письма к резюме

К документам

  1. Шапка. В этом разделе указываются такие данные: кому направляется письмо, пишутся контакты, реквизиты, адрес вашей компании. Указывается цель письма — это может быть ответ, запрос, пересылка договора и др.
  2. Тема. Указывается, что это сопроводительное письмо к передаваемым документам.
  3. Обращение. В уважительной форме формируется обращение к человеку, которому будут направлены бумаги.
  4. Краткая информация. Пишутся мотивы, из-за которых был направлен пакет документов. Максимально кратко и емко.
  5. Основная часть. Здесь подробно, но четко, указывается информация-обоснование, из-за которой было принято решение переслать бумаги.
  6. Перечень вложений. Перечисляются все документы, которые будут вложены в пересылаемый пакет бумаг. Они должны быть пронумерованы и иметь четкие, не пересекающиеся названия.
  7. Заверение документа. Ставится подпись, дата, в некоторых случаях компания ставит собственную печать.

В законодательстве нет четких требований к сопроводительным письмам, поэтому они могут различаться. Часть из существующих пунктов можно убрать, если они кажутся лишними

Важно, чтобы при их составлении применялся сухой юридический язык, позволяющий четко и кратко прояснять важные вещи

Для резюме

Пример составления сопроводительного письма к резюме:

Добрый день, уважаемый Виктор Игнатьевич!

На сайте http://hh.ru я ознакомился с представленной вакансией помощника главного редактора газеты, открытой в Вашей фирме. Изучив требования к кандидату на должность, я пришел к выводу, что смогу справиться с возложенными на меня обязанностями. Редактором книг, газет и интернет изданий работаю более 8 лет.

Желаемый уровень оплаты труда: 30-50 тысяч рублей.

В приложенном к этому письму файле, Вы сможете ознакомиться с моим резюме. С удовольствием встречусь с Вами, чтобы пройти собеседование. Связаться со мной можно по телефону (123) 9995552.

Благодарю за внимание к этому письму и уделенное время рассмотрению моей кандидатуры

Для документов

Пример заполнения сопроводительного письма для документов:

Директору,

ЗАО «Василек»

А.М. Власову

25.08.2015 № 129.

Уважаемый Алексей Михайлович!

Направляем вам подписанный и скрепленный печатью договор № 148-22 от 25.08.2015 с проколом разногласий.

Просим подписать протокол разногласий, скрепить его печатью и переслать нам одну копию в течение 10 рабочих дней с момента получения пакета документов.

Приложения:

  1. протокол разногласий в 2 экз. (всего на 4 листах);
  2. договор в 2 экз. (всего на 8 листах).

Директор (подпись) М.Л. Краваткин.

Исполнитель: ведущий юрконсультант Валерьев Артем Игоревич, тел. 132-59-22.

Если ваша компания имеет фирменный бланк, оформлять сопроводительное письмо желательно на нем.

Четко указывайте все основные данные сопроводительного письма: номер, даты, приложения. Благодаря этому вы сможете в любой момент отследить письмо, разобраться на какой стадии рассмотрения оно находится и доказать, что все бумаги были пересланы вовремя. Будьте внимательны и вы сможете быстро сформировать необходимый сопроводительный акт.

Узнайте больше информации о том, что такое сопроводительное письмо, как правильно составляется в бумажном и электронном виде, а также о том, как оформляются такие документы в ФСС, ПФР, различные компании, для работодателя и к акту.

Цель составления

Порядок заполнения

В настоящее время нет нормативного — правового документа, который бы содержал в себе порядок, а также основные требования к составлению сопроводительного письма.

Однако существует ряд общеустановленных правил деловой этики, которых все же следует придерживаться. Представим в виде списка основные требования, как писать и порядок составления такого рода бумаги:

  1. для написания сопроводительного письма следует использовать фирменный бланк организации (если такой имеется);
  2. писать следует, используя исключительно деловой стиль общения;
  3. на письме необходимо указать контактные данные исполнителя на случай, если у получателя документов возникнут вопросы;
  4. излагать обращение следует грамотно, понятно и кратко.

Шаблоны того, как правильно оформить и составить сопроводительное письмо к документам при направлении на согласование и рассмотрение, можно будет скачать ниже.

Речевые шаблоны

Основа
сопроводительного письма – перечень
приложений. Текст же документа краток
и условно делится на две части:

  • сообщение о направлении
    документов,

  • просьба о своевременном
    ответе (ознакомлении, согласовании,
    возврате подписанного экземпляра и
    т.п.).

Первая
часть обычно так и начинается:

  • «Во исполнение…
    направляем вам…»,

  • «Высылаем вам…»,

  • «Представляем вам…».

Далее
можно указать цель направления
документов: «для
согласования»
«для
ознакомления»
«для
подписания»
«для
заполнения»
 (если
речь идет об опросной форме или анкете).
Мы рекомендуем использовать клише
«направляем вам» или «высылаем вам»,
т.к. представлять что-либо можно только
для ознакомления, но не для подписания
или согласования.

Вторая
часть может содержать следующие слова:

  • «Просим подписать,
    скрепить печатью и выслать в наш адрес
    один экземпляр…»,

  • «Просим вас в
    установленный законодательством срок
    рассмотреть и направить в наш адрес…»,

  • «Прошу направить в
    наш адрес один экземпляр надлежащим
    образом оформленного…».

Структура сопроводительного письма

Переписка организаций регулируется ГОСТ Р 6.30-2003 от 03.03.2003. Структура и реквизиты могут различаться в деталях, в зависимости от типа сопровождения, но в целом выглядят следующим образом:

  1. Адресат (наименование и адрес организации, имя и должность сотрудника, которому направляются документы).
  2. Номер и дата обращения.
  3. Перечень прилагаемых документов.
  4. Лицо, подтверждающее достоверность.
  5. Контакты.

Нумеруются сопроводиловки по правилам делопроизводства организации, как и другую корреспонденцию. В настоящее время правила делопроизводства относятся к внутренним вопросам предприятия и устанавливаются локальными актами. Правила Госстандарта требуют от компаний формулировки и фиксации принципов делопроизводства (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД). При отправке сопровождения в ответ на обращение адресата, под номером отправления можно указать его исходящий номер и дату. Также текст можно начать с фразы: «На ваше обращение исх. №… от …».

В случаях, когда общение должно происходить с непосредственным исполнителем, его контакты необходимо указать. Настоящая информация чаще всего проставляется в нижнем левом углу бланка. Рекомендуется указывать фамилию, инициалы (полностью или кратко), номер телефона или адрес электронной почты.

Как писать

Стандартное сопроводительной письмо должно включать следующие реквизиты:

  • номер входящего запроса;
  • суть вопроса или тема переписки;
  • основания документа, в том числе нормативные акты, акты сверок, выполненных работ и т.д.;
  • завершение письма просьбой или требованием;
  • приложение к письму.

Помимо наличия обязательных элементов сопроводительное письмо должно оформляться в соответствие с принятыми нормами:

Структура письма не является унифицированной и предлагается на основании принятой деловой переписки. Основная часть письма может быть дополнена просьбами, требованиями и указаниями на усмотрение отправителя.

Образец сопроводительного письма к документам представлен ниже:

Помимо самого письма нужно грамотно оформить приложение, где должны содержаться следующие сведения:

  • дата издания и подписания документа;
  • количество экземпляров, пересылаемых адресату;
  • точное количество страниц, включая титульный лист (если есть);
  • наличие прошивки (если есть).

Пример сопроводительного письма с полным перечнем посылаемых документов:

Сопроводительное письмо в арбитражный суд

В Арбитражный суд города МосквыЗаявитель: _____________________адрес: ____________________________Заинтересованное лицо: УФСС по Москве Преображенское РОСП УФСП России по Москвеадрес: _____________________________ Дело №__________________

Во исполнение определения от ______________ года об оставлении заявления без движения направляю в Ваш адрес копию оспариваемого постановления №______________ от __________ года, копию почтового уведомления о направлении копии заявления заинтересованному лицу и уточненное заявление с устраненными недостатками, указанными в определения суда.

«__» _____________ года __________________________

Образец

Любая переписка между организациями регламентируется определенным ГОСТом и имеет свои правила. Различия могут быть лишь в деталях (это зависит от типа сопровождения), но все остальное должно соответствовать следующему примеру:

Адресат, а именно: полное название и юридический адрес организации, а так же ФИО и занимаемая должность лица, которое будет принимать документы. Номер письму присваивается по всем правилам делопроизводства.
Номер обращения и дата отправления.
Содержание. Письмо должно начинаться с общих деловых фраз наподобие «Направляем/высылаем вам…». Наименование бумаг может быть кратким и обобщенным, в этом разделе нет необходимости описывать и давать полные названия документов. Зато здесь должны содержаться инструкции для получателя, они касаются тех действий, которые отправитель ждет в отношении того или иного документа. К примеру, это может быть следующие действия: скрепить печатью, поставить подпись, вернуть после ознакомления в такой-то срок и прочие пожелания

Жирным шрифтом или курсивом можно выделять места повышенной важности.
Полный перечень прикладываемых документов. Здесь все документы должны называться своими полными названиями и идти по пронумерованному списку

Указывать надо так же количество листов, которое содержит каждый документ, а так же общее количество бумаг.
ФИО отправителя, который подтверждает достоверность всех документов и контакты.

Сопроводительное письмо обязательно должно быть подписано по всем правилам тем лицом, у которого есть на это полномочия. Подпись должна быть одна, но того сотрудника, с чьей сферой деятельности имеют связь отправляемые документы. Это могут быть:

Генеральный директор, начальник, управляющий. Это лицо имеет право подписывать все документы общего потока, которые относятся к любому подразделению возглавляемой им компании

То же самое относится и к документам особой важности.
Главный бухгалтер имеет право на подпись только документов, относящихся к финансовой сфере.
Юрист занимается пересылкой документов и оформлением сопроводительных писем к ним в случае судебных разбирательств и т.п.

Наилучший вариант, когда компания имеет какой-то определенный шаблон сопроводительного письма и всегда им пользуется, а не составляет каждый раз его в новой произвольной форме. Отправка происходит с помощью обычной почты или заказной корреспонденцией.

Сопроводительное письмо подразумевает ответ на него. По деловому этикету срок обработки и ответа на письмо составляет 30 календарных дней с того рабочего дня, который следует за тем, когда письмо пришло. Если есть обоснованная необходимость в быстром ответе, нужно сделать приписку с просьбой ответить в течение 7 дней (к примеру). Когда письмо отправляется в филиал или подразделение организации, которое находится в подчинении у отправителя, можно устанавливать более короткие сроки для ответа, например, 3 дня.

Сопроводительные письма — это точно такая же документация компании или организации, как и любые другие. Поэтому их хранение должно подчиняться тем же самым правилам, которые распространяются на прочие документы. Такие правила устанавливаются руководством:

  1. Не сопроводительное письмо имеет особую ценность, а те документы, которые в нем отражены. Поэтому первоочередная задача — сохранность этих документов.
  2. Когда все документы, представленные в сопроводительном письме, уже изъяты, то срок хранения самого письма определяется индивидуально в каждом случае.
  3. Иногда для хранения сопроводительных писем имеется просто отдельная папка, такой вариант целесообразен в компаниях, которые имеют не слишком большой документооборот.

Кто составляет и подписывает сопроводительное письмо

Составлением таких документов занимается делопроизводитель или секретарь. При отсутствии такого специалиста в компании эти обязанности выполняет сотрудник, ответственный за отправку документов. Это может быть бухгалтер, если бумаги отправляются в ФНС или ПФР, или менеджеры по продажам, если получатель — потенциальный контрагент.

При подписании письма нужно помнить об этике делового общения. Если письмо обращено к руководителю организации, то и подписывать его должен руководитель, поскольку равный обращается к равному. Для выполнения поручений или для связи в конце письма указывают контакты ответственного сотрудника, к которому получатель и будет обращаться за консультацией или по другим вопросам. Например, указывают контакты бухгалтера, менеджеров, консультантов и т.д.

Что

Сопроводительное письмо – не самостоятельный документ и его назначение – это описание самого факта отправки. Поэтому оно должно содержать в себе перечисление того, что отправляется. Например «На ваш запрос №1-2-3/20 от 15.07.2020 года направляем уголовное дело по обвинению Иванова И.И. по ст. 218 ч.2 УК РФ».

Если отправляется несколько документов, то в тексте сопроводительного письма нужно указать лишь количество и суть документов. Например «Направляем 12 копий личных дел работников завода «Сопелки». После окончания текста следует составить список приложений, например «Приложение: Личное дело № 111 слесаря Иванова И.И. Личное дело № 222 токаря Петрова П.П.» и т.д.

6. Ключевые ошибки при составлении

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам

Пишется сопроводительное письмо к документам согласно общей структуре делового письма.

В самом верху, в шапке данного документа указывается должность, наименование компании и ФИО получателя письма.

Затем проставляется дата, номер документа, а также прописывается заголовок письма.

Ниже следует обращение к получателю.

Текст сопроводительного письма к документам обычно начинается со слов:

  • Направляем Вам…
  • Высылаем Вам…
  • Представляем Вам…

Здесь необходимо указать наименование отправляемых документов, их дату, номер и прописать инструкцию получателю: что ему делать с полученными документами.

Основная часть сопроводительного письма к документам также может содержать просьбу. В данном случае применяются следующие шаблонные фразы:

  • Просим подтвердить получение…
  • Просим передать…
  • Просим информировать…
  • Просим возвратить…
  • Просим руководствоваться… и т.п.

Под основным текстом письма также может быть отметка о наличии приложений с целью облегчения обработки почты и уменьшения вероятности потери отправленных экземпляров документов (см. образец).

Заключительная часть сопроводительного письма к документам содержит подпись отправителя, его должность и ФИО.

Ключевые ошибки при составлении

Как составить сопроводительное письмо к документам

Унифицированной формы сопроводительного письма к документам не существует, однако обычаи делового оборота и правила делопроизводства предусматривают соблюдение определенных нормативов.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Реквизиты

Деловую переписку между хозяйствующими субъектами (юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями) принято вести на фирменных бланках организаций, содержащих угловые штампы с реквизитами отправителя.

Подпись сопроводительного письма зависит от вида направляемых документов. Например, при направлении экземпляра договора или коммерческого предложения письмо традиционно подписывает первый руководитель; если отправляются документы бухгалтерской отчетности – главный бухгалтер или начальник финансового отдела и пр.

Подпишитесь на рассылку

Кроме того, в письме должны быть указаны фамилия и контактные данные его фактического исполнителя – для оперативной связи в случае возникновения вопросов по поступившим документам.

Текст письма

Сопроводительное письмо, как правило, составляется на имя первого руководителя компании-адресата или ее подразделения. В этом случае рекомендуется обращение «Уважаемый (ая)» с указанием имени и отчества руководителя. Если письмо безадресное, обращение можно пропустить.

Начальная фраза описательной часть письма зависит от организации, в которую оно направляется:

  • в вышестоящую организацию – «представляем Вам»;
  • в подведомственную организацию – «направляем Вам»;
  • в стороннюю организацию – «высылаем Вам».

Далее следует описание цели предоставления документов и, при необходимости, просьба об их рассмотрении. Если корреспонденция направляется по запросу организации, об этом нужно указать в начале письма.

Перечень документов

В сопроводительном письме под грифом «Приложение» следует указать исчерпывающий перечень направляемых документов по следующим позициям:

  • название и номер документа;
  • дата его составления;
  • количество экземпляров;
  • количество листов в документе;
  • отметка о прошивке и нумерации, если таковые присутствуют.

В конце письма делается отметка об общем количестве листов отправляемых документов и их упаковке.

Важно: при направлении одноименной документации (например счетов-фактур, договоров и пр.) допускается указание общего наименования и количества листов

Советы офисному сотруднику:

Как совмещать работу в офисе и здоровый образ жизниНе секрет, что офисный труд негативно сказывается и на физическом, и на психическом состоянии работника. Фактов, подтверждающих и то и то, существует довольно много

Как понять, что коллектив вас не уважаетНа работе каждый человек проводит значительную часть своей жизни, поэтому очень важно не только то, чем он занимается, но и то, с кем ему приходиться общаться. Офисные хроники или как противостоять сплетнямСплетни в рабочем коллективе – вполне обыденное явление, причем не только среди женщин, как это принято считать

Как нужно разговаривать с начальником: антисоветыПредлагаем вам ознакомиться с антисоветами, которые подскажут, как не надо разговаривать с начальником офисному работнику.

Что это и для чего нужно?

Сопроводительное письмо к документам – это вид делового письма, в котором перечисляются и кратко описываются документы (в первую очередь те, у которых нет адресной части), отправляемые адресату. В сопроводительном послании указываются названия всех отправляемых документов, а также содержатся инструкции (либо рекомендации) о том, что получателю с этими бумагами делать.

Сопроводительное письмо выполняет три задачи:

  1. Подтверждает факт отправки документов. В приложении указывается полный список отправляемых бумаг, поэтому адресат не сможет утверждать, что не получил какой-либо важный акт.
  2. Даёт необходимые пояснения получателю. В тексте обязательно должны содержаться указания на то, как поступить с теми или иными бумагами: поставить подпись, скрепить печатью, внести изменения и вернуть отправителю и т. д.
  3. Позволяет определить срок исполнения благодаря регистрационным данным.

В каких случаях без этого документа не обойтись?

  • при деловых взаимоотношениях с контрагентами и партнёрами (документооборот здесь неизбежен);
  • при уточнении налоговой декларации;
  • при подаче иска в арбитражный суд;
  • при обращении в банк (в некоторых случаях).

Разберём перечисленные пункты подробнее.

Заключение договора

Заключение договора в электронной форме через сайт электронной торговой площадки (ЭТП) предусмотрено только для аукционов в электронной форме. От заказчика не требуется составление дополнительных актов, кроме как оформить по итогам аукциона контракт и направить его участнику на подпись. В этот момент понадобится образец сопроводительного письма о направлении документов.

По остальным же видам торгов договор может быть заключен в письменной форме без непосредственно программно-аппаратного комплекса ЭТП. При этом на заказчика возложена обязанность направить победителю договор с приложением протокола рассмотрения и оценки заявок. Целесообразно при этом составить сопроводительное письмо с указанием сроков подписания договора, необходимых приложений (платежное поручение, банковская гарантия), а также последствий уклонения от заключения контракта.

Поставщик может направить протоколы разногласий. В этом случае заказчик также составляет сопровод, отображающий, что контракт составлен с учетом требований поставщика, или же акт, содержащий информацию по аргументированному отказу учесть полностью или частично замечания поставщика.

Не стоит забывать и о сопроводе, направляемом в финансовые органы для получения согласования в заключении контракта (единственная заявка на участие в конкурсных процедурах, согласно п. 25 ч. 1 ст. 93, пример сопроводительного письма к документам о согласовании утвержден Приказом Минэкономразвития от 31.03.2015 № 189).

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Андрей Измаилов
Наш эксперт
Написано статей
116
Добавить комментарий