Табель учета рабочего времени

В каком виде ведется табель учета рабочего времени

Существует два варианта заполнения табеля:

  • «Сплошное», когда в документ ежедневно вносятся данные о каждом сотруднике.
  • Регистрация отклонений от соблюдения рабочего режима. При таком способе ведения в табель вносятся только опоздания, неявки на работу, переработки и т.д.

Каждый руководитель сам решает, каким способом вести учет.

Первый метод позволяет полностью отразить все данные о посещении. Второй способ экономит время, поскольку нет необходимости ежедневно заносить информацию о каждом сотруднике.

Вести табель можно в бумажном и в электронном виде. Также возможно ручное и автоматическое внесение данных в табель.

Зачем нужна копия?

В различных жизненных обстоятельствах работнику может понадобиться копия ТУРВ.

Такая копия может потребоваться в налоговую службу или прокуратуру.

При переходе с одной работы на другую свою высокую квалификацию работник может подтвердить представлением данных из табеля отработанного им времени.

Нередко такой документ требует инспектор ФСС для того, чтобы подтвердить действительное устройство на работу и осуществлять выплаты беременным женщинам, ушедшим в декрет. При следствии такой документ, подписанный руководством и имеющий печать, вполне достаточен для обеспечения алиби.

Как заполнить табель в конкретных ситуациях

Некоторые нюансы рабочего времени требуют адекватного отражения в табеле и определенных действий ответственных лиц. Прежде чем быть внесенными в табель, такие события должны получить обоснование в других должностных документах, соответствующих ситуации – приказе, акте, больничном листке и др.

Рассмотрим, как именно нужно отмечать в табеле рабочие часы и дни в ситуациях, которые вполне могут иметь место в любой организации.

Сотрудник не появляется на рабочем месте

Когда сотрудник не является на работу без предупреждения, причина его отсутствия выясняется не сразу. Непосредственный руководитель в таком случае должен действовать в соответствии с регламентом – подать докладную записку вышестоящему руководству и составить акт отсутствия, подписанный двумя свидетелями.

Как же отмечать эту ситуацию в табеле учета рабочего времени? Пока неизвестно, по какой причине сотрудник пропустил более 4 часов из рабочего дня, в табеле выставляется код НН (неявка по невыясненной причине).

Внимание! После того, как работник дал знать о себе и написал объяснительную записку, в которой значатся причины пропуска, отметка сменится на соответствующую. Если объяснения признаны неудовлетворительными или не были предоставлены, в табеле отмечается прогул

За что сотрудник может быть уволен за прогул.

Праздничные дни выпали на время отпуска

Если у отпускника в период его отдыха выпали дни, которые у других сотрудников были нерабочими по причине праздников, табельщик ставит в соответствующих ячейках букву В («Выходной»). Эти дни не входят в счет отпускного времени. Обычные выходные (не праздничные) помечаются буквами ОТ («Отпуск»), поскольку их учитывают в количестве дней отпуска.

Сотрудник заболел во время отпуска

Трудовой Кодекс разрешает продлять отпуск на время вынужденной нетрудоспособности, либо переносить эти дни на другое время

Вот почему важно точно внести обозначения в табеле, сколько дней на отдыхе сотрудник проболел. Естественно, болезнь должна быть документально оформлена листком

Табельщик считает, сколько дней сотрудник отдыхал здоровым, и отмечает их кодом ОТ («Отпуск»). Затем даты, на которые выдавался больничный лист, соответственно, помечаются «Б». Если отпуск после болезни продолжался, эти дни опять отмечаются «ОТ», как и время, на которое он был продлен или перенесен в компенсацию больничного.

Командировка выпала на выходные

Если сотрудник вынужден провести выходные дни в служебной командировке, это создает трудности в табелировании. Даты вынужденного труда в отъезде, выпавшие на выходные, при заполнении табеля обозначают не буквой В («Выходной»), а кодом К («Командировка»), независимо от того, был ли занят в этот день командированный или же отдыхал.

В чем отличия формы Т-13 и Т-12?

Как вы уже знаете, существуют две проработанные формы документа, и законодатель не ограничивает работодателя в выборе формы, которую можно заполнять в процессе учета рабочего времени. Указанные формы практически идентичны, но все же имеются определенные различия. Практика показывает, что современные работодатели чаще всего отдают предпочтение форме Т-13, так как она более проста в составлении.

Различия форм:

  1. В форме Т-12 также присутствуют графы по дням месяца, которые относятся к четко определенному сотруднику, но данные строки расположены в горизонтальном направлении. Что касается формы Т-13, то там они разделены на две части и находятся параллельно. То есть, фактически, в форме Т-13, вы указываете все данные о посещении работы в первых строках, во вторых строках указывается количество всего рабочего времени в часах. Это более удобно;
  2. Также нужно сказать о том, что на каждого сотрудника в форме Т-13, по вопросу причин отсутствия на рабочем месте отведены четыре строки, что позволяет контролировать все нюансы прогулов и наличие уважительных причин. В форме Т-12 тоже такие данные отражены, но на них отводится всего лишь две строки;
  3. В форме Т-13 присутствует итоговая часть, которая не отражена в форме Т-12. Фактически, в первом варианте отражается не только информация о явках и неявках каждого сотрудника, но также коды видов оплаты, что позволяет быстро сориентироваться бухгалтерам в вопросе начисления оплаты выполненной работы.

В указанной форме есть специальный отдел, который отражает в себе все данные по начислению средств, в качестве оплаты деятельности, с учетом отработанного времени, отпускных, неявок и пр. То есть, фактически, посредством указания всех данных по учету общего рабочего времени, формируется возможность правильного и достаточно быстрого начисления денежных средств в бухгалтерии. В документе обязательно указываются коды денежной выплаты. Данные коды указываются исключительно в цифирном значении:

  • 2000 – начисленная заработная плата, предоставленная в виде оплаты труда;
  • 2012 – сумма отпускных выплат, которая определена графиком очередного отпуска на каждого сотрудника.

В данном разделе также обязательно указывается корреспондирующий счет, то есть, специализированный счет, с которого осуществляется списание всех затрат на оплату деятельности.

Также указывается количество проработанных дней или же часов, с учетом определенного вида оплаты труда. Например, вносятся стандартные рабочие часы (дни явки), вносится информация по командировочным и отпускным. Обязательно указывается код вида оплаты, и номер счета, с которого будет осуществлен процесс зачисления проплаты для тех или же иных рабочих часов сотрудника.

Как обозначаются отпуска в табеле учета рабочего времени?

Унифицированные бланки для ведения табеля учета посещений работников на российских предприятиях Т-12 и Т-13 предполагают отражение сведений об отпусках с помощью кодов, приведенных на титульном листе формы Т-12.

Данные коды представлены в двух разновидностях: буквенной и цифровой. Применение тех и других равнозначно. Более того, в локальном нормативе организации может быть закреплен и некий смешанный вариант применения либо предполагающий использование совершенно других кодов. Работодатель также вправе самостоятельно разработать и применять бланк табеля с условными обозначениями в нем.

Посмотрим, какие обозначения применяются к отпускам.

Отпуск основной и дополнительный

Когда работник уходит в обычный оплачиваемый отпуск, а в фирме применяется форма Т-12 или Т-13, в таблице учета, которая приведена в табеле, фиксируется буквенный код ОТ или цифровой код 09 за каждый день отпуска работника.

Если отдых дополнительный, то проставляется другой код: ОД (10).

Учебный и отпуск без сохранения заработной платы (административный отпуск)

В положениях ст. 128 ТК РФ отпуск за счет работника делится на 2 вида:

  • предоставляемый работодателем добровольно по просьбе сотрудника — в этом случае в табеле отражается код ДО (16);
  • обязательно предоставляемый работодателем по запросу работника — используется код ОЗ (17).

Учебный отпуск также по трудовому законодательству имеет 2 разновидности (ст. 173 ТК РФ):

  • отпуск для учебы с сохранением заработка — отражается с применением кода У (11);
  • неоплачиваемый отпуск для сдачи вступительных экзаменов, сессии, госэкзаменов — фиксируется в табеле с применением кода УД (13).

Узнать больше о законодательном регулировании предоставления учебного отпуска вы можете в статье «Учебный отпуск по статье 173 Трудового кодекса (нюансы)».

Декретный отпуск и отпуск по уходу за ребенком

Декретный отпуск, предоставляемый в соответствии со ст. 255 ТК РФ, отражается в табеле с применением кода Р (14). Отпуск по уходу за ребенком, предоставляемый по ст. 256 ТК РФ, фиксируется с помощью кода ОЖ (15).

Возможен сценарий, при котором сотрудница, находящаяся в отпуске по уходу за ребенком, будет работать неполный рабочий день. Если это так, то при учете ее посещений в табеле будет применяться «двойной» код Я (01) и ОЖ (15). Эти коды можно указать в одной ячейке табеля, используя символ «/» (например, Я/ОЖ или 01/15), или добавить в бланк табеля дополнительную строку.

Теоретически кодов в одной ячейке может быть и три. Например, если сотрудница согласилась поехать в командировку и отработала там выходной день. В этом случае в таблице будет записано: К/РВ/ОЖ (06/03/15).

Кто ведёт и визирует табель учёта

Любую документацию, относящуюся к первичному учёту, может оформлять только ответственный работник, за которым закреплена эта функция приказом по предприятию. Ведение табеля сотрудником без его официального назначения неправомерно. Любая проверка признает такой табель недействительным со всеми вытекающими последствиями.

Законодательство не регулирует вопрос, в каком подразделении или статусе должен быть трудоустроен табельщик, он может числиться:

  • в службе управления персоналом (проще — в кадрах);
  • в бухгалтерии;
  • в администрации (например, секретарь);
  • в любом другом структурном подразделении.

Это может быть также руководитель отдела, директор компании или главбух (если предприятие небольшое).

Заметьте, что при наделении работника функциями табельщика работодатель должен внести в трудовой договор сотрудника дополнительный пункт о его полномочиях. Работник имеет право отказаться от ведения кадрового учёта, если в его контракте не закреплён этот пункт либо нет приказа по предприятию, с которым он ознакомлен. Назначенный табельщик должен получать за это доплату (в крайнем случае с человеком нужно договариваться).

Пошаговый алгоритм согласования табеля выглядит так:

  1. Первым шагом подготовки и утверждения документа является заполнение табличной формы табельщиком (вручную или с помощью автоматизированных систем, когда табель надо только распечатать).
  2. Табель подписывается ответственным лицом. После чего документ направляется на проверку и согласование руководителю соответствующего отдела. Как правило, начальник сверяет все заполненные данные по своим подчинённым. Если все они проставлены верно, табель визируется руководителем отдела (компании), если в нём есть ошибки, документ с корректировками возвращается табельщику для внесения исправлений.
  3. Затем табель попадает для визирования в кадры. Как правило, финальную визу на нём ставит начальник службы управления персоналом. Это уже формальная процедура, которая проходит для того, чтобы кадровик зафиксировал факт, что табели в конкретном месяце сформированы по всем подразделениям компании.

  4. Табели по всем отделам передаются в бухгалтерию (смотри второй абзац раздела 2 указаний, утверждённых Постановлением № 1 Госкомстата РФ от 05.01.2004).

Основные виды

На сегодняшний день в нашей стране практикуется ведение двух различных видов образцов этих документов, это:

  1. Т12.
  2. Т13.

Выбор каждым отдельно взятым предприятием одной из этих разновидностей зависит от следующих факторов:

  1. От численности сотрудников на предприятии.
  2. От наличия на предприятии отдельного структурного подразделения под названием «Отдел кадров».

Теперь рассмотрим их особенности и различия более детально:

Т12

Табель учета рабочего времени «Т 12» представляет собой сведения о количестве отработанных часов каждым отдельным трудящимся учреждения, которые предоставляются на двух листах, точнее на их 2/3 части. Заполняется этот вид учетной документации в единственном экземпляре ближе к концу календарного месяца.

После оформления этой бумаги, то есть занесения в нее всех сведений она отправляется к руководителю организации, а затем уже отправляется на утверждение, на стол бухгалтера.

Т13

Отличительной особенностью табеля формата «Т 13» является то, что она не имеет бумажного носителя и в течение отчетного периода, день за днем заполняется работником кадровой службы в электронном виде.

В конце месяца этот бланк распечатывается и по аналогии с первым рассмотренным видом отправляется сначала на утверждение и ознакомление к руководителю, а затем в бухгалтерию для расчета заработной платы.

Порядок заполнения табеля учёта рабочего времени

Часто можно услышать довольно посредственное отношение кадровиков к заполнению табеля учета рабочего времени.

На самом же деле рассматриваемый документ очень важен поэтому при его заполнении нужно придерживаться определенных правил, остановимся на некоторых из них более подробно:

  1. Каждому работнику при приеме на работу постоянную или временную присваивается табельный номер, который прописывается в каждом документе, который касается учета труда. При этом возникает вполне законный вопрос, по поводу того, как же быть с совместителями. Ведь, табельный номер в этом случае присваивается каждому работнику свой, при таких обстоятельствах учет рабочего времени каждого сотрудника ведется отдельно.
  2. В каждом подразделении организации должен быть назначен ответственный человек, который к концу календарного месяца обязан сдать начальнику отдела кадров заполненный табель. Затем, уже руководитель сверяет предоставленные ему бумаги, при выявлении каких-либо недочетов проверяет наличие предоставленных сотрудниками больничных листов или другого рода справок. При отсутствии таковых «пробелы» исправляются на прогулы.
  3. При увольнении сотрудника из организации в следующем месяце присвоенный ему ранее табельный номер удаляется. При принятии на работу же нового сотрудника в следующем месяце ему присваивается новый ранее ни за кем незакрепленный номер.
  4. Все отметки о том, что по каким-либо причинам работник не находился в определенные часы на рабочем месте должны быть подкреплены соответствующим документом (больничный, справка и т. д.).

При учете всех вышеупомянутых особенностей составление табеля не должно вызвать никаких дополнительных вопросов, так как ничего архисложного в этом нет. Требуется лишь заполнить в соответствии с заголовками граф наполнить все ячейки, то есть напротив каждой даты должна стоять отметка, отражающая реальную картину, а именно был ли человек в этот день на рабочем месте или отсутствовал по определенным причинам.

Что представляет собой табель учёта рабочего времени

Ведомость учета рабочего времени представляет собой документ, заполненный в табличной форме, в котором отмечаются отработанное каждым отдельным сотрудником время (дни, часы), также эти бумаги отражают и факты неявки работника на свое рабочее место, то есть, прогулы.

С помощью этих данных в конце календарного месяца производится подсчет отработанных часов, а в некоторых случаях, особенно в небольших организациях, эта же бумага используется и для начисления зарплаты работникам, так как очень часто в такого рода предприятиях обязанности отдела кадров выполняются бухгалтером.

Порядок заполнения табеля

При заполнении табеля учёта рабочего времени по форме Т-12 указываются следующие реквизиты:

  • название организации (на основании учредительных документов), наименование структурного подразделения;
  • номер табеля;
  • дата заполнения (как правило, последний рабочий день месяца);
  • период учёта (календарный месяц, с первого по последнее число).

Раздел 1 представляет собой табличную форму, в которой фиксируются:

  • номер п/п (графа 1);
  • ФИО работника, должность (на основании данных личных карточек персонала) – графа 2;
  • табельный номер – графа 3;
  • графы 4 и 6 – разбивка рабочего времени по кодам и фактически отработанным часам (за 1-ю и 2-ю половину месяца соответственно);
  • графы 5 и 7 – число отработанных дней и часов на середину месяца и с середины до конца;
  • графы 8-13 предназначены для подсчёта итоговых значений по отработанным дням и часам, включая ночные, сверхурочные, выходные;
  • 14–16 – неявки по кодам и числу пропущенных дней;
  • 17 – общее число нерабочих дней за месяц.

Раздел 2 формы Т-12 табельщиком не заполняется, расчёты по оплате труда производит бухгалтерия. В конце месяца ответственное лицо подписывает табель, утверждает его у руководителя и в службе персонала, а затем передаёт в отдел начисления заработной платы.

Табель по форме Т-13 имеет схожую структуру за исключением отдельных полей.

Утверждение приказа, кто должен вести и отвечать за табель

Кто должен вести этот документ? Обычно обязательства по его составлению ложатся на плечи ответственного в отделе кадров человека, бухгалтерский отдел или начальников определённых отделов в качестве дополнительных рабочих задач.

Образец заполненноготабеля учёта по форме Т-13

В каждой компании утверждается собственный порядок ведения кадровой документации. Для ведения табеля назначается конкретный сотрудник. Издаётся соответствующий приказ.

Приказом назначается сотрудник, который будет вести табель и отвечать за его корректность

Назначается сотрудник согласно его квалификации. Обычно это кадровик. Иногда табель может вести секретарь или бухгалтер.

Командировка: как учитывать командировочные часы рабочего

Если сотрудник уехал по работе в другой город, то проконтролировать его деятельность невозможно. Работник сам должен утверждать количество командировочных часов. Если длительность рабочей поездки превышает 1 сутки, дополнительно потребуется оформить командировочное удостоверение.

Сотруднику положена доплата за ведение табеля учёта. Это дополнительная обязанность, которая оплачивается в установленном порядке.

Сколько должен храниться табель

  1. Как документ, который содержит сведения о деятельности компании, табель хранится не менее 12 месяцев.
  2. Как основание для начисления налогов — в течение 4 лет.
  3. Как первичный документ для начисления оплаты за труд — минимум 5 лет.

Ведение табеля учёта рабочего времени — это прямая обязанность работодателя, которая закреплена законодательно. Существует несколько общепринятых форм ведения подобного документа для коммерческих и бюджетных организаций. При заполнении документа необходимо придерживаться определённого алгоритма.

Может ли ООО или ИП работать без табеля учета

Закон требует от работодателей обязательного ведения такого табеля, вне зависимости от правовой формы их организации. Если в компании работают наемные служащие, им нужно выплачивать зарплату, с которой в бюджет отчисляются налоги. Чтобы проверить обоснованность начисления зарплат, налоговая поинтересуется наличием этого документа и его содержанием.

Если в ООО или ИП работают сотрудники, а табель учета рабочего времени не заполняется или содержит ошибки, налоговая может признать затраты на их зарплату документально необоснованными. Это значит, что данные расходы работодателя не снизят базу налога на прибыль.

Важно! Работодателю, не озаботившемуся учетом рабочего времени или ведущему табель с нарушениями, грозят санкции со стороны органов контроля. Директор может быть оштрафован на 1000 – 5000 руб., а организациям могут выписать штраф на сумму до 50 тыс

руб. (ст. 52.7 КоАП РФ).

Разделы документа

Обе формы Т-12 и Т-13 по составу реквизитов почти одинаковы и имеют следующий вид:

  • в верхней части бланка указывается наименование предприятия и структурного подразделения, номер документа и отчетный период;
  • в соответствующих столбцах таблицы указываются номера по порядку, фамилии и другие личные данные работников;
  • вид временных затрат соответствующим кодом и их продолжительность в часах (4 и 6 графа);
  • в 5-й и 7-й столбики таблицы заносятся результаты работы за 1-ю и 2-ю половины месяца;
  • в конце месяца заносятся итоговые результаты (столбцы 8-17). В их состав входят число отработанных дней и часов, а также количество неявок на работу и их причины.

Табель подписывается табельщиком, начальником структурного подразделения или директором компании и работником отдела кадров.

Ответственность и санкции при нарушениях

При камеральной или выездной проверке, отслеживая обоснованность начисления заработной платы, налоговики, как правило, изучают данные, отражённые в табеле. При обнаружении неточностей, фактических ошибок или несостыковок с другой отчётностью налоговый регулятор может определить расходы на выплаты сотрудникам документально необоснованными. А это может означать перерасчёт налогооблагаемой базы по фискальной отчётности: ИФНС вправе просто не учесть ЗП работников в бизнес-расходах.

Некорректное ведение табеля может повлечь за собой административную ответственность для работодателя. Так, нарушителям, которые не считают нужным заполнять табель и/или делают это несвоевременно или неправильно, грозят штрафные санкции по статье 52.7 КоАП РФ:

  • руководителю компании или ИП — от 1 000 до 5 000 ₽;
  • юридическому лицу — 50 000 ₽.

Титульный лист

Здесь фиксируются такие сведения:

  1. Название компании (допускается краткий вариант названия в соответствии с Уставом).

  2. Коды по ОКУД и ОКПО.

  3. Номер — систему нумерации компания выбирает самостоятельно. Например, распространен вариант последовательного присвоения номеров, в течение календарного года.

  4. Отчетный период — т.е. месяц с датами начала и окончания ведения документа.

  5. Под датой составления имеется в виду последний день, после которого его должны подписать все ответственные сотрудники. Затем документ переходит в архивное хранение.

 Табличная часть

Здесь нужно заполнить все графы:

  1. Номер, присваивающийся каждому работнику (последовательно), прописывается в 1 столбце.

  2. Во 2 и 3 графе следует указать личные данные сотрудника – его ФИО, название должности, табельный номер. Сведения должны точно соответствовать данным, которые зафиксированы в личных карточках. 

  3. Четвертая графа предназначена для пометки о явке/неявке. Она ведется каждый день. В верхнем поле фиксируется код, а в нижнем отмечают число часов, которые были фактически отработаны. 

  1. В 5 столбце прописывают дни и часы, которые были отработаны за половину месяца. Таким, образом, учет рабочего времени ведется одновременно в днях и в часах. 
  2. 6 графа. Здесь приводится эта же информация, приведенная за весь календарный месяц. 

  3. В 7-9 столбце фиксируют данные, которые понадобятся для расчета зарплаты. Конкретные сведения приводят только в 9 графе.

  4. Если работник отсутствовал (по любой причине) в течение того или иного дня, эта информация прописывается в столбцах 10, 11, 12 и 13.

  5. В 14 столбце проставляют суммарное количество неявок за 1 календарный месяц (если таковые были). Их также измеряют в часах и днях.

  6. Графы 15 и 16 предназначены для указания кода, который обозначает причину невыхода на работу.

  7. В 17 столбце указывается суммарное количество праздничных и выходных дней.

Таким образом, учет рабочего времени осуществляется в полном объеме: документ должен отражать сведения по всем датам.

В конце документа ставят подписи все уполномоченные сотрудники:

  • лицо, ведущее документ;

  • представитель отдела кадров;

  • начальник подразделения.

Нюансы заполнения, связанные с нестандартными ситуациями

Жизнь человека не всегда может идти по заранее расписанному плану, так может внезапно посреди отпуска ухудшиться состояние здоровья или незапланированно понадобиться взять административный отпуск, то есть определенное количество выходных дней без сохранения заработной платы.

Если все эти форс-мажорные ситуации работники внутри отделов, как правило, могут отрегулировать самостоятельно, однако, ведь такие изменения в рабочем процесс должны быть отражены и в табеле кадровика, а о том какие встречаются нюансы в этой работе и как их нужно отразить в составляемом документе пойдет речь далее:

Болезнь во время отпуска

Если во время отпуска работник заболел и об этом впоследствии принес в отдел кадров больничный лист, специалистом этого подразделения должны быть внесены следующие изменения в табель:

  1. Вместо ранее проставленных букв «ОТ» нужно написать символ «Б».
  2. Затем, отпуск должен быть продлен на соответствующее число дней, в которых работник находился на больничном.

2. Праздничные дни во время отпуска сотрудника

Если в период отпуска сотрудника один или несколько дней совпадают с выходным нерабочим днем, то напротив граф этих чисел кадровик должен поставить буквы «В», то есть выходной. В таком случае, как и в предыдущем отпуск будет продлен.

Отпуск без сохранения заработной платы

Не во всех случаях работники могут за относительно небольшой промежуток времени решить сложные вопросы и задачи, в таких случаях, как правило, сотрудники обращаются за неоплачиваемыми отпусками, так, на сегодняшний день, сотрудники в таких случаях могут воспользоваться:

  1. Отпуском по семейным обстоятельствам, который предоставляется руководством организации.
  2. Отпуском в случае бракосочетания, который предусмотрен действующим трудовым кодексом.
  3. Дополнительным отпуском, в который работник может выйти, при условии, что таковой прописан трудовым договором, который и регулирует отношения между работником и работодателем.

Несмотря на различные названия у всех этих вышеупомянутых «выходных» дней есть одна особенность, которая заключается в том, что работник при нахождении в нем не сохраняет заработной платы.

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Андрей Измаилов
Наш эксперт
Написано статей
116
Добавить комментарий