Какие документы нужно запросить у контрагента прежде, чем заключить договор?

Как оформить и кому отправить

Письмо-запрос в налоговую

Как правильно составить деловой запрос в организацию о предоставлении информации

Письма с пометкой «лично в руки» составляются, как правило, непосредственно директором организации на имя руководителя адресата аналогичного уровня. В этом случае они не должны вскрываться никем кроме самого получателя. Кому адресовать Письмо-запрос может быть адресован какому-то конкретному человеку, например директору компании-партнера, менеджеру какого-либо подразделения, специалисту в какой-либо отрасли и т.д.

В этом случае при обращении нужно использовать эпитет «Уважаемый» и имя-отчество сотрудника. Такая форма обращения значительно повышает шансы на то, что запрос будет рассмотрен в ближайшее время и также оперативно на него будет составлен ответ (причем от имени человека, которому адресовалось послание). Запрос может быть предназначен и для группы лиц без точного указания работника (например, «в юридический отдел», «в отдел бухгалтерии» и т.п.). Помня это, при написании запроса собственную необходимость нужно так сформулировать в тексте обращения, чтобы у адресата не возникло сомнений ни в действительной необходимости документа, ни в том, что такой запрос не несёт какого-то подвоха, и полученные сведения не будут использованы во вред отправителю. Обосновать просьбу предоставить документ придётся обязательно. Предполагается, что запрашиваемая бумага принадлежит лицу, к которому запрос направлен, а решить как поступить с такими своими документами может только собственник, если на то нет законного решения органов власти. Оформление письма-запроса о предоставлении документов Хотя к письмам-запросам и выдвигаются подобные строгие требования, сам стиль написания текста вполне может быть стандартным официально-деловым, применяемом при деловой переписке.

На выписку из счета

Придерживаясь структуры документа, обращение в банк на получение выписки об остатках денежных средств должно содержать информацию:

  1. Номер и дата действующего договора с банком.

Данная информация указывается в первом абзаце содержательной части: «Дата заключения между ООО «Стримлайн» и Промстрой банком был заключен Договор №1567». Для физических и частных лиц, вместо названия предприятия полностью указывается Ф.И.О. Изложение причины.

«Прошу выдать выписку по счету №___, согласно действующему законодательству РФ, за весь период с момента открытия счета по настоящий момент.» Периодичность может варьироваться в зависимости от потребностей составителя запроса. Также, здесь может быть указана необходимость выписки со вспомогательных или прикрепленных счетов к договору. Ссылки на законы, если это необходимо.

Например, можно сослаться на Закон о правах потребителей, а также п. 14 Информационного письма №146 Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 13 сентября 2011, в которых говорится о том, что выписки по счету должны быть выданы бесплатно.

Дата, подпись с расшифровкой, печать (если таковая имеется).

На предоставление документов

При наличии отношений с банком, в частности кредитных отношений, организация, физические или частные лица могут составить запрос на предоставление документов по имеющейся задолженности: штрафы, пеня, непогашенные кредитные выплаты. Например, «Прошу предоставить документ об отсутствии (наличии) задолженности за период действия кредитного Договора №5678 от 3.10.2017 года» Предоставление документов потребуется в случае утери последних.

Основная часть, в таком случае, будет содержать такое обращение: «В связи с утерей (порчей) документов, просим предоставить и переподписать при необходимости копию Договора с компанией «Ремсервис», а также предоставить все операции по счету № 7890567890.» В остальном, структура обращения остается неизменной.

Подробнее о составлении письма с запросом о предоставлении документов, можно узнать здесь.

О наличии открытых счетов

Содержательная часть документа должна состоять из вежливого обращения и причины данного запроса, а также ссылки на закон, например: «На основании письма ФНС России от 23.05.2011 г. № ПА-4-6-б/8136 просим предоставить справку о наличии всех открытых счетов.

Здесь следует указать цель получения документа: «Данная справка будет использована для обращения в судебные инстанции». Данные составителя в обязательном порядке указываются в углу документа.

Подробнее о справке об открытых счетах, вы узнаете тут.

Что запрашивает фирма в ИФНС и для чего

Каждое предприятие зарегистрировано в базе налоговой инспекции, регистрация предоставляет владельцам или уполномоченным лицам право на составление и отправку запросов в налоговую инспекцию с целью:

  1. доказательства должной осмотрительности;
  2. ограждения себя от невыгодных сделок;
  3. выявить, признан ли контрагент добросовестным лицом.

Перечень запросов, которые фирма может направить в налоговую инспекцию:

  • на исчисление налога;
  • представление индивидуальной налоговой консультации;
  • представление информации действующих банковских счетов компании, фирмы, организации (о том, как составить запрос на сверку с налоговой, читайте );
  • представление о присутствии или отсутствии расчетных счетов (подробно о том, что такое справка об открытых счетах из налоговой и как оформить письмо-запрос, читайте в этой статье);
  • интерпелляция о добросовестности контрагента.

Справка. Кодекс налогоплательщика снимает с предпринимателя или фирмы ответственность, если заявитель следовал указанным инструкциям сотрудников налоговой инспекции в рамках статьи 111 Налогового Кодекса Российской Федерации, пункт № 8 статья 75.

После того, как составленный запрос письменного формата будет отправлен в фискальную службу, сотрудники инспекции обязаны рассмотреть запрос в срок 30 календарных дней с момента его регистрации. Срок рассмотрения представления может увеличиться до 60 дней по решению инспектора налоговой службы, но в таком случае фискальная служба должна уведомить налогоплательщика о затяжном рассмотрении запроса и указать причину.

Письмо-запрос

Письменный запрос – это требование предоставить определенную информацию, направляемый чаще всего в государственные и муниципальные органы. Общий срок ответа на запрос обычно устанавливается как 30 календарных дней. Запрос может отправляться посредством почты или же в режиме он-лайн.

В любом случае вы должны четко изложить ваше требование, приложить в случае необходимости подтверждающие документы, фотографии и т.д. Вы можете попросить представить определенные сведения, копии документов, толкование законодательства и т.д.

В некоторых случаях за предоставление документов вам придется заплатить государственную пошлину.

Однако стоит помнить, что если государственные органы в большинстве случаев обязаны давать ответы на запросы граждан, то организации этого делать не обязаны и могут безнаказанно проигнорировать ваше требование. Исключение – адвокатский запрос. 

Шаг 1. При написании данного письма подробно сформулируйте запрос.        Шаг 2.    Будьте конкретны в указании предмета запроса. По возможности в доброжелательной форме укажите срок на выполнение запроса.            

Шаг 3.    Укажите причину запроса.

Шаг 4.    В написании письма будьте вежливы и аккуратны.     

Шаг 5.    Подпишите письмо-запрос. 

ООО «Джон доу»  г. Москва ул. Тверская д. 1. каб.1, ОГРН 77755599 тел. 8 (495) 555 55 55 

Генеральному директору ООО Джейн доу 

г-ну Петрову П. П.

Адрес местонахождения: 

г. Москва ул. Тверская д. 2. каб.2

 Исх. № 1  от «01» июня 2018г.

           Запрос на предоставление Акта сверки          

Прошу вас предоставить Акт сверки взаиморасчетов по оплате арендной платы и иных предусмотренных Договором аренды № 1 от «01» июня 2017г. платежей за период с «01» июня 2017г. по «31» мая 2018г.

Генеральный директор

ООО «Джон Доу»                          _________________                                   Иванов И.И.

Генеральному директору ООО Джейн доу 

г-ну Петрову П. П.

Адрес местонахождения: 

г. Москва ул. Тверская д. 2. каб.2

Исх. № 2  от «02» июня 2018г.

Благодарим вас за коммерческое предложение, полученное нами от вашей организации «15» мая 2018 года (входящий № 43) .

Мы заинтересованы в приобретении материалов, реализуемых ООО «Джейн доу», однако для положительного решения вопроса о заключении контракта, нам необходима более подробная информация о ценах и ассортименте.

В связи с этим, просим вас выслать подробный прайс-лист на реализуемую продукцию. 

Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество.

Генеральный директор

ООО «Джон Доу»                          _________________                                   Иванов И.И.

ООО «Джон доу»  г. Москва ул. Тверская д. 1. каб.1, ОГРН 77755599 тел. 8 (495) 555 55 55

Председателю правления  АО «Джейн доу Банк»  г-ну Петрову П.П. Адрес местонахождения: 

г. Москва ул. Тверская д. 2. каб.2

Исх. № 3  от «03» июня 2018г.

Запрос на предоставление копий документов

Для целей восстановления безнадежно испорченной вследствие пожара в офисе документации просим вас в ближайшее время направить в наш адрес копии находящихся в вашей организации расчетных документов о поступлениях и списаниях денежных средств, а также банковских выписок по счету ООО «Джон доу» за 2018 год.

Номер расчетного счета нашей организации: 46950934893476578954.

Благодарим за понимание.

Генеральный директор

ООО «Джон Доу»                          _________________                            Иванов И.И.

ООО «Джон доу»  г. Москва ул. Тверская д. 1. каб.1, ОГРН 77755599 тел. 8 (495) 555 55 55

Генеральному Директору  ООО «Джейн Доу»  г-ну Петрову П.П.  Адрес местонахождения: 

г. Москва ул. Тверская д. 2. каб.2

Исх. № 4  от «04» июня 2018г.

Запрос на предоставление учредительных документов

Для заключения договора между ООО «Джон доу» и ООО «Джейн доу» прошу предоставить заверенные организацией копии следующих документов:

— устав организации;

— доверенность на подписанта;

— свидетельство ИНН;

— свидетельство ОГРН;

— свидетельство ИФНС;

— решение или протокол о назначении Генерального директора.

Скан – копии документов прошу направить по электронной почте, заверенные организацией бумажные копии документов прошу направить почтой России или курьерской службой.

Генеральный директор

ООО «Джон доу»                          _________________                    Иванов И.И.

После регистрации станут доступны примеры документов, рекомендации, а также пошаговые инструкции

Правила составления

Правила составления

Законом не определена единая форма для письма-запроса, поэтому составляется документ в произвольной форме с соблюдением ряда правил. Он должен содержать в себе:

  1. «Шапку», в которой указываются сведения об отправителе и адресате (наименование структуры полное, юридический и фактический адрес, контактные данные).
  2. Дату и место его составление.
  3. Регистрационный номер письма, под которым он отмечен в журнале отправленной корреспонденции.
  4. Наименование документа.
  5. Обращение к адресату. Как правило, используется обращение по имени, отчеству с приставкой «уважаемый (ая)». Исключение – письма в официальные в государственные структуры.
  6. Основную суть запроса.
  7. Подписи уполномоченных лиц и печать организации.

«Тело» документа, т.е. конкретно сам запрос желательно начинать с обоснования причины. Нет необходимости расписывать ее очень подробно, достаточно одной фразы. Например, «на основе заключенного ранее договора о…» или «в соответствии с нормативным актом № …» и пр.

В запросе стоит излагать только одну конкретную просьбу или предложение в лаконичной форме. Конечно, если у отправителя имеется несколько небольших просьб, отправлять множественные запросы одному адресату не стоит. Если ситуация, повлекшая необходимость сделать запрос нестандартная, нужно изложить ее более детально. Так, чтобы у адресата не оставалось вопросов на этот счет.

Любой запрос изначально предполагает ответ на него. Если отправителю он требуется срочно, необходимо этот факт указать отдельно. Например, «на данный запрос ответ должен быть предоставлен в течение пяти рабочих дней» или «во избежание недоразумений, просим ответить, как можно скорее» и пр.

В конце письма желательно дать указание на желательный способ ответа. Это может быть просьба отправить:

  • Бумажное заказное письмо на обозначенный почтовый адрес.
  • Электронное письмо на e-mail.
  • Факсимильное сообщение.
  • Письмо с курьерской доставкой.

Форма и алгоритм направления запроса

Для АЗ нет обязательной формы, но в соответствии с Приказом Минюста от 14.12.2016 №288 (с изменениями 2017 г.) он должен содержать такую информацию:

  • полное наименование адресата и его адрес;
  • ФИО адвоката и его регистрационный номер;
  • документ о праве адвоката предоставлять интересы клиента (договор, доверенность, ордер);
  • наименование адвокатской компании, адрес, контактные реквизиты;
  • наименование самого документа («Адвокатский запрос»);
  • регистрационный номер АЗ по специальному журналу;
  • ссылка на законодательную норму, являющуюся основанием для составления АЗ;
  • сведения о клиенте (гражданин или юридическое лицо), в чьих интересах делается АЗ, с указанием его статуса и номера дела;
  • причины необходимости получения запрашиваемой информации;
  • форма ответа и способ его направления (в руки, факсом, почтой, в электронном виде и т.д.);
  • список приложений;
  • указание на возможное наказание за необоснованный отказ согласно Закону РФ;
  • дата регистрации АЗ, подпись с расшифровкой ФИО адвоката.

Подача запроса предусматривает несколько обязательных условий. Адвокат участвует в рассмотрении дела на основании договора или по доверенности (ордеру) от заинтересованного лица (клиента). Если возникла необходимость в получении официальных сведений (документов), то он составляет АЗ с учетом требований, изложенных выше. Запрос можно оформить в рукописном, печатном или электронном виде.

Документ подлежит регистрации в специальном журнале, находящемся в адвокатской компании. Журнал имеет произвольную форму, но обязательно содержит порядковый номер запросов, дату, наименование адресата, ФИО адвоката и сведения об ответе. Далее, АЗ направляется адресату путем личного вручения, заказным письмом с уведомлением о вручении или электронной почтой.

При направлении АЗ адвокат не обязан по закону прикладывать копии своего удостоверения и документов, дающих право представлять интересы клиента. Достаточно представления сведения о них в тексте запроса. Однако для исключения лишних проблем многие адвокаты добровольно прикладывают копии. Более того, желательно приложить и документы, подтверждающие необходимость запроса и доказательства по делу. Это может ускорить ответ.

Образец адвокатского запроса

Минюст РФ в своем приказе дает обязательные требования к содержанию АЗ. Сама форма есть в его приложении, но носит не обязательный, а рекомендательный характер. На 2020 год рекомендуется придерживаться следующего образца:

Законодательство РФ позволяет адвокату полноценно участвовать в рассмотрении дел, открытых в отношении лиц, чьи интересы он представляет. Адвокатский запрос дает дополнительную возможность сбора доказательств. Никакие официальные органы и организации не могут отказаться от законных требований предоставления необходимой информации. Правильное оформление запроса обеспечивает получение нужных документов.

Закон об обеспечении доступа к сведениям

Требования к оформлению

При наличии фирменного бланка предприятия, на котором отражены его реквизиты, ответ печатается на нем.

Документ должен содержать следующие неизбежные позиции:

  1. В верхнем левом углу указываются данные, позволяющие идентифицировать организацию, направляющую отзыв (полное наименование, реквизиты, юридический адрес, телефон). В правом углу документа указываются должность и фамилия, имя отчество руководителя и наименование физического или юридического лица, в адрес которого направляется ответ. В большинстве случаев он направляется на имя директора. В журнале исходящей корреспонденции отражается присвоенный письму регистрационный номер, дата. Требование об указании наименования письма в заголовке не является обязательным.
  2. Далее, следует уважительное обращение к представителю предприятия, обратившемуся лицу. К примеру: «Уважаемая Ирина Сергеевна!», «Господин Эрнст!».
  3. Написание основной части. Характер ответа, в зависимости от вида, будет отличаться по содержанию. При положительном отзыве в нем должны быть указаны исходящий номер, дата запроса, на который дается ответ, кратко обозначена тема и принятое решение. В случае отрицательного, требования в отношении регистрационного номера, даты, сути запроса сохраняются, обязательным к указанию являются обстоятельства отказа и констатирование факта.
  4. Список приложенных документов. Если в адрес другой стороны направляется требуемая документация, необходимо указать ее перечень и количество листов.
  5. Отзыв должен быть подписан руководителем организации и заверен печатью.
  6. Внизу документа (слева) проставляются фамилия и инициалы ответственного исполнителя и номер телефона, для возможности уточнения сведений.

Положительное решение

ООО «Автошик»                                                                  Генеральному директору

г. Москва, ул. Песчаная, 13                                                 ООО «Автомир»

тел. (095) 956-13-14                                                                 Иванову В.С.

факс (095) 745-12-98

ОКПО 6359874, ОГРН 1234567891234

ИНН/КПП 69623256/659871

01-04/21 от 15.09.2019

на № 17 от 1.09.2019

Уважаемый Владимир Семенович!

На ваше обращение от 1 сентября 2019 года № 17 о возможности оказания услуг по ремонту автомобилей, сообщаем, что ООО «Автошик» принимает на себя обязательства по выполнению работ – ремонту автомобилей в предлагаемый срок до 1 октября 2019 года, в соответствии с утвержденными расценками на 2019 год (прилагается).

В связи с длительным сотрудничеством между нашими фирмами предоставляем     5 % скидку на весь объем выполненных работ.

Приложение: Расценки 2019 г. –  на 10 листах.

Генеральный директор ООО «Автошик»                                                 Степанов П.П.

Отрицательное решение

ООО «Глюкоза»                                                                  Судье Арбитражного суда

г. Москва, ул. Житная, 14                                                 Тихомирову В.М.

тел. (095) 986-18-11

факс (095) 755-19-18

ОКПО 6353879, ОГРН 1934967891634

ИНН/КПП 69623556/819671

01-08/02 от 01.10.2019

на № 589 от 10.09.2019

Глубокоуважаемый Виктор Михайлович!

По запросу суда от 10 сентября 2019 г. № 589 о направлении отчетной документации за 2001 год, сообщаем, что предоставить истребуемую отчетность невозможно, в связи с ее уничтожением в результате пожара, Акт о пожаре прилагается.

Дополнительно сообщаем, что затребуемые финансовые материалы составляют коммерческую тайну предприятия, и могут быть предоставлены в случае рассмотрения дела в закрытом судебном заседании.

Приложение: Акт о пожаре в 2014 году  – на 9 листах.

Директор ООО «Глюкоза»                                                                             Петров И.В.

Грамотно написанное деловое обращение в адрес контрагента, органа государственной власти, гражданина является залогом определенности во взаимоотношениях. Требования в отношении грамотности написания, предоставления достоверных сведений, четкости и ясности в позиции отвечающего являются своеобразной этикой официального общения.

Когда пишется письмо о предоставлении информации или документов

Кто составляет письмо-запрос

Характер ответного письма

Правомерно разделить отзыв на запрашиваемую информацию на две группы:

  • Положительные – притязания адресата удовлетворяются полностью или частично и выражаются в предоставление требуемых сведений, документов.
  • Отрицательные – предполагают обоснованное отклонение просьбы в передаче данных или отказ в принятии предложения.

Основной особенностью обоих ответов является сущность внутреннего содержания текста. При принятии положительного решения по запросу следует предоставить всю требуемую информацию и в полном объеме удовлетворить требования обратившегося. В результате развернутого отзыва, вопросы и неопределенность у контрагента не должны возникнуть. Принятие отрицательного решения влечет необходимость в указании мотивированных причин отказа.

Как составить письмо-запрос

С этим документом часто просматривают:

  • Агентский договор, агентское соглашение 51
  • Брачный договор 4
  • Договор аренды жилого помещения, квартиры 72
  • Договор аренды нежилого помещения, здания 100
  • Договор аренды земельного участка 36
  • Договор аренды имущества, оборудования 48
  • Договор аренды транспортного средства 14
  • Прочие договоры аренды 25
  • Банковский договор, депозитный договор 79
  • Договор безвозмездного пользования, ссуды 36
  • Договор дарения имущества, недвижимости, денег 90
  • Договор доверительного управления, траста 38
  • Договор займа, расписка о займе 66
  • Кредитный договор, залоговый договор 78
  • Договор купли-продажи, договор контрактации 309
  • Договор лизинга, финансовой аренды 37
  • Лицензионный договор, авторские права 37
  • Договор мены, обмена, бартера 75
  • Договор об оказании услуг, аутстаффингу 270
  • Договор перевозки, транспортной экспедиции 62
  • Договор бытового, арендного, строительного подряда 162
  • Договор пожизненного содержания 66
  • Договор поручения, договор комиссии 72
  • Договор поставки товаров, продукции 127
  • Договор проката, бытового проката 23
  • Договор на создание и выполнение НТП 18
  • Договор страхования имущества, здоровья, ответственности 56
  • Договор товарищества, совместной деятельности 35
  • Трудовой договор, трудовой контракт 160
  • Договор уступки права требования 15
  • Договор франчайзинга, концессии 7
  • Договор хранения, документы на хранение 61
  • Договор энерго и электроснабжения 15
  • Проведение конкурсов, торгов 17

Это интересно: Приказ на увольнение за прогулы образец

Ресурс призван помогать в составлении договоров и любых других документов. Стараемся размещать только актуальные шаблоны и бланки. Если сайт оказал вам помощь, отблагодарите его: поделитесь ссылкой с любой интернет аудиторией. При возникновении вопросов, а также предложений, просьба пользоваться обратной связью.

Образец официального запроса дубликатов оригиналов документов от поставщика

В связи с утратой по причинам _______________________________ и в соответствии с п. ___ договора банковского счета просим Вас предоставить дубликаты следующих документов:

Указанные документы просим передать следующим образом: _________________.

Форма подготовлена с использованием правовых актов по состоянию на 04.08.2010.

о предоставлении дубликатов документов (договоров, счетов,

накладных и т.д.) в связи с утратой

В связи с утратой по причинам _______________________________ и в соответствии с п.

___ договора банковского счета просим Вас предоставить дубликаты следующих документов:

Указанные документы просим передать следующим образом: _________________.

Просим предоставить документы офис-менеджеру открытого акционерного общества «YYY» Светлане Ивановне Петровой. Генеральный директор А.А. Степанов Образец №2. Письмо-запрос о предоставлении материалов научных конференций.

Уважаемый Глеб Романович! В соответствии с договором от 6 ноября 2002 года № 206 просим Вас предоставить в редакцию «XXX» исправленные материалы следующих научных конференций: Материалы 3-ой научной конференции (Псков, 10-15 февраля 2001 г.)/ Отв.

Образец письма-запроса

Впрочем, если причина запроса очевидна, то допускается сразу переходить к изложению сути обращения без каких-либо разъяснений.

И наоборот, если есть необходимость, то можно подробно описать ситуацию, не ограничиваясь одной фразой.

В самом запросе формулируются конкретные волнующие автора письма вопросы – «Просим сообщить о…», «Просим выслать…», «Будем признательны, если…» и т.д. Допускается тактичное указание желаемого срока получения запрашиваемой информации.

Письмо-запрос. Образец письма-запроса. Пример письма-запроса

При составлении данного вида делового письма желательно в подробностях изложить суть вопроса с целью экономии времени получателя на составление письма-ответа и ускорение его получения.

Как написать письмо-запрос

Письмо-запрос обычно подписывает руководитель организации либо уполномоченное лицо.

Оформление письма осуществляется на фирменном бланке организации.

Как и письмо-просьба, письмо-запрос требует ответа.

Правила составления и рекомендации по составлению документов.

Если письмо составляется не самим руководителем, а кем-либо из подчиненных, его необходимо согласовать с вышестоящим начальством (во избежание дальнейших споров, конфликтов и недоразумений). Письма с пометкой «лично в руки» составляются, как правило, непосредственно директором организации на имя руководителя адресата аналогичного уровня.

В этом случае они не должны вскрываться никем кроме самого получателя.

Правила составление и образец запроса в организацию о предоставлении информации

Пример

Как составить — пошаговая инструкция

Составление письма-запроса о предоставлении документов, можно представить в виде пошаговой инструкции:

  1. Необходимо составить «шапку» документу.

Как правило, в верхнем левом углу указываются реквизиты организации, составляющей запрос, а в правом верхнем углу указывается адресат.

К обязательным реквизитам отправителя, относятся:

  • его полное наименование;
  • адрес;
  • контактный телефон.

Некоторые организации также указывают тему письма (например, о получении архивной справки).

По центру бумаги необходимо поместить обращение к адресату документа. Как правило, оно имеет следующий вид: «Уважаемый(ая) ……. ».

Написание основного содержания письма. В начале текста целесообразно разместить доходчивое разъяснение причины своего обращения, а затем запросить конкретную документацию.

В случае если вопрос срочный, то имеет смысл тактично упомянуть о том, что ответ на данный запрос должен быть предоставлен в короткие сроки. Далее ставится подпись руководителя организации, а также печать.

Кроме того, в самом конце запроса необходимо указать исполнителя документа, а также контактный номер телефона, по которому с ним можно будет связаться, в случае возникновения вопросов.

Любой запрос предполагает получение ответа на него. Всего можно выделить две разновидности ответа на письмо-запрос:

Итак, для наглядности, порядок составления ответа на запрос документов, можно представить в виде следующей инструкции:

  1. «Шапка» ответа — составляется по аналогии с письмом-запросом. Необходимо указать все реквизиты организации отправителя, а также ФИО должностного лица организации, в которую направляется документ.
  2. Регистрационные данные – дата и номер регистрации ответа на запрос.
  3. Обращение к представителю организации, для которой готовится ответ.
  4. «Тело» документа – будет отличаться в зависимости от того, к какому виду относится тот или иной ответ.

В случае положительного ответа:

  • необходимо сослаться на ранее полученный запрос (указываются его реквизиты, а также кратко излагается суть);
  • дается ответ о согласии представить запрашиваемые документы;
  • к письму-ответу прилагается соответствующая документация.

При отрицательном ответе указывается:

  • ссылка на ранее полученный запрос;
  • причина, по которой организация отказывает в предоставлении документов;
  • констатация отказа.

Приложения – указываются в случае, если ответ носит положительный характер.
Подпись руководителя организации, печать, а также контактные данные исполнителя письма-ответа.

  • Скачать бланк письма ответа на запрос о предоставлении документов
  • Скачать образец положительного ответа на запрос о предоставлении документов
  • Скачать образец отрицательного ответа на запрос о предоставлении документов

Вариант положительного ответа

ООО «Акварель» Генеральному директору

г. Москва, ул. Ломоносова, д. 32 ООО «Эстель»

тел. (095) 961-11-58, факс. (095) 967-13-55 Алексееву И.И.

ОКПО 2835478, ОГРН 1123543647567

В ответ на Ваш запрос от 25 ноября 2016 года № 01-11/323 о представлении прейскуранта на новую линию декоративной косметики, направляем в Ваш адрес уточненный прайс-лист (копия прилагается).

Генеральный директор ООО «Акварель» Иордан С.Н.

Вариант отказа контрагенту

ООО «Виктория» Генеральному директору

г. Санкт-Петербург, ул. Пушкина, д. 12 ООО «Эклат»

тел. (095) 966-15-67, факс. (095) 467-19-11 Погожему С.И.

ОКПО 245637, ОГРН 112734748595

Уважаемый Степан Игоревич!

В ответ на Ваш запрос от 15 сентября 2017 года № 01-20/21 о предоставлении технологической карты производства мебели, сообщаю, что ООО «Виктория» отказывает Вам в представлении данной документации в связи с тем, что она является коммерческой тайной.

Генеральный директор ООО «Виктория» Иванов С.А.

В заключение следует подчеркнуть, что при написании письма-запроса необходимо соблюдать все правила деловой переписки, а также следить за тем, чтобы текст был изложен максимально понятно и без грамматических ошибок.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-59-45 Это быстро и бесплатно !

Источник статьи: http://101million.com/dokumenty/pisma/zapros/o-predostavlenii-d-i-otvet-na-nego.html

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Андрей Измаилов
Наш эксперт
Написано статей
116
Добавить комментарий