Как выглядит журнал регистрации договоров о материальной ответственности: зачем нужен и как оформляется, образец

Какие договоры фиксируются в журнале

В журнал могут вноситься все договоры, заключаемые работниками организации. Однако если предприятие достаточно крупное, то в каждом его структурном подразделении может быть свой собственный бланк журнала, также журналы могут разделяться по типу договоров (например, отдельные — по договорам поставки, договорам рекламы, юридическим договорам и т.п.). Такой подход позволяет грамотно систематизировать учет и избежать путаницы.

Журнал может вестись в течение какого-то определенного временного отрезка (месяц, квартал, полугодие, год), или же в течение неопределенного срока – все зависит от того, какое правило в отношении этого параметра закреплено в учетной политике фирмы.

Скачать образец документа

Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.

ТИПОВАЯ ФОРМА

ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ И УЧЕТА ПРОЕКТОВ ХОЗЯЙСТВЕННЫХ

ДОГОВОРОВ, ПРОШЕДШИХ ПРАВОВУЮ ЭКСПЕРТИЗУ В УПО И МС

ГУВД МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

-----T------------T-------------------T-----------T--------T-----------T----------¬
¦N,  ¦Наименование¦Заинтересованное   ¦Предмет    ¦Цена    ¦Срок       ¦Примечание¦
¦Дата¦контрагента ¦подразделение      ¦договора   ¦договора¦договора   ¦          ¦
¦    ¦            ¦и исполнитель      ¦           ¦        ¦           ¦          ¦
+----+------------+-------------------+-----------+--------+-----------+----------+
¦    ¦            ¦                   ¦           ¦        ¦           ¦          ¦
+----+------------+-------------------+-----------+--------+-----------+----------¦
¦    ¦            ¦                   ¦           ¦        ¦           ¦          ¦
+----+------------+-------------------+-----------+--------+-----------+----------+
¦    ¦            ¦                   ¦           ¦        ¦           ¦          ¦
L----+------------+-------------------+-----------+--------+-----------+-----------

Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ сейчас. Пригодится.

Вы нашли то что искали?

* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!

Смежные документы

  • Журнал: образцы (Полный перечень документов)
  • Поиск по фразе «Журнал» по всему сайту
  • «Типовая форма журнала регистрации и учета проектов хозяйственных договоров, прошедших правовую экспертизу в УПО и МС ГУВД Московской области».doc

Документы, которые также Вас могут заинтересовать:

  • Типовая форма журнала регистрации и учета хозяйственных договоров в заинтересованных подразделениях ГУВД Московской области
  • Типовая форма журнала поэкземплярного учета средств криптографической защиты конфиденциальной информации, эксплуатационной и технической документации к ним, ключевых документов (для органа криптографической защиты)
  • Типовая форма журнала поэкземплярного учета средств криптографической защиты конфиденциальной информации, эксплуатационной и технической документации к ним, ключевых документов (для обладателя конфиденциальной информации)
  • Типовая форма оперативного журнала ликвидации аварии на МНПП (таблица 11)
  • Типовая форма технического (аппаратного) журнала средств криптографической защиты конфиденциальной информации
  • Типовая форма электронного журнала регистрации и контроля за обращениями заявителей в службу «одного окна
  • Товарный журнал работника мелкорозничной торговли. Унифицированная форма N ТОРГ-23
  • Учет качества сточных вод и (или) дренажных вод. Журнал учета качества сбрасываемых сточных вод и (или) дренажных вод. Форма N 2.1
  • Учет качества сточных вод и (или) дренажных вод. Журнал учета качества сбрасываемых сточных вод и (или) дренажных вод. Форма N 2.2
  • Учет объема вод при водопотреблении и водоотведении. Журнал учета водопотребления средствами измерений. Форма N 1.1

Последние изменения

07.08.2019 вступило в силу Постановления Правительства № 973 от 27.07.2019. Оно изменило ч. 11 постановления правительства № Постановление Правительства № 1132 от 31.10.2014 о порядке ведения реестра договоров в закупках по 223-ФЗ. А с 28.09.2019 формировать и отправлять сведения в реестр контрактов придется по-новому. Вступает в силу Приказ Минфина № 113н от 19.07.2019. Этот же приказ упраздняет предыдущий акт регулятора № 136н от 24.11.2014. Ключевые положения не изменили. Собрали в таблицу нововведения.

Дата вступления в силу изменений Суть изменений
07.08.2019 Отправляйте документы в реестр в виде скана бумажного носителя или в форме электронного документа, если документ формировали в таком виде.
28.09.2019 Формируйте по-новому данные об объекте закупки. В системе «Электронный бюджет» указывайте код объекта закупки по каталогу товаров, работ и услуг (если он есть). По этому коду система сама соберет информацию о:
  • названии предмета госзакупки;
  • кодах по ОКПД2;
  • единицах измерения;
  • параметрах предмета торгов.
01.10.2019 Когда формируете информацию о цене контракта, отражайте размер аванса по конкретному этапу выполнения контракта (если этапы и авансирование по ним предусмотрены соглашением).
01.10.2019 Отражайте в системе, что суд признал госконтракт недействительным.

Как заполнить бланк?

Составлять регистрацию трудовых основных и дополнительных соглашений можно вручную или при помощи компьютера. Вид документа может быть свободным, а также создаваться с применением общепринятых правил документооборота.

При использовании последнего варианта делается плотная обложка для журнала с фиксированием соответствующих записей: название организации, период занесения информации, ФИО ответственных сотрудников за ведение журнала.

Обязанность по ведению сводной книги учета и регистрации обязательно фиксируется в должностной инструкции специалиста.

Форма журнала не предусматривает строгого образца, допускается наличие любых данных (на усмотрение компании).

В первую очередь, нумеруются все листы (даже незаполненные). На первом листе книги ничего не пишется или обозначаются нормы заполнения.

Бланк журнала учета может содержать следующие пункты:

  • номер по порядку;
  • дата договора;
  • номер трудового контракта;
  • данные о дополнительном соглашении к договору;
  • должность, на которую принят работник (по приказу);
  • ФИО подчиненного, заключившего трудовой контракт;
  • характер работы: основная или по совместительству;
  • роспись ответственного сотрудника за сделанную запись;
  • комментарии (важная информация по поводу трудовой деятельности специалиста).

Последняя страница обязательно содержит надпись о закрытии журнала регистрации и сдаче его в архив. Также заполняются данные о количестве заполненных листов и номеров подписанных контрактов. Далее указывается должность ответственного специалиста и соответствующее основание (приказ или распоряжение с указанием его номера и даты).

Регистрацию договоров можно делать сквозную (если документов небольшое количество), или же каждый год начинать нумерацию с номера «один» (для более крупных компаний).

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников
(пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа)
куплено > 8000 книг

Скачать примерный образец журнала учета и регистрации трудовых договора и доп соглашений к ним – excel.

Особенности оформления

Срок хранения документа составляет 75 лет.

При обнаружении ошибки в частично заполненном журнале требуется закрыть его досрочно. На завершающей странице учетной книги делается необходимая запись о его закрытии, издается об этом приказ.

Вносить изменения в журнал можно по разным причинам: перевод на иную должность, отстранение от занимаемой должности, смена работодателя или трудовых функций.

Данные изменения в первоначальный контракт с работником не вносятся, а оформляется дополнительное соглашение к нему. Количество доп соглашений к трудовым договорам законом не ограничено. Крупные компании могут также вести учет дополнительных соглашений.

Причем доп соглашения можно учитываться по-разному. Можно проводить их регистрацию отдельной строкой в том же порядке, что и основной документ. Можно добавить столбик, где будут делаться отметки о заключенных дополнительных соглашениях.

Данный вопрос законодательством не регламентируется, поэтому организация вправе самостоятельно решить этот вопрос.

Требования к заполнению

Книга регистрации трудовых договоров, как и любая деловая бумага, должна начинаться с титульного листа. На нем должны быть отражены следующие основные сведения: наименование организации, название документа «Журнал (книга) учета (регистрации)» и дата открытия документа.

На обратной стороне титульного листа либо на следующей странице указываются данные ответственного за ведение документа сотрудника: фамилия и инициалы, занимаемая должность, а также основание для реализации полномочий, например, номер приказа.

Со следующей страницы начинается заполнение основной таблицы журнала. В ней может быть различное количество столбцов на усмотрение ответственного лица. Основными из них являются:

  1. Номер регистрации договора.
  2. Дата регистрации договора трудовых отношений.
  3. Структурное подразделение, в котором работает сотрудник предприятия.
  4. Занимаемая работником должность.
  5. Данные сотрудника – фамилия, имя, отчество. Не запрещается указывать фамилию и инициалы.
  6. Информация о внесении корректировок в договор трудовых отношений.
  7. Дополнительные примечания.

Также таблицу журнала можно дополнить следующими столбцами:

  1. Дата расторжения договора (актуально при заключении срочных договоров).
  2. Характер рабочих отношений – основное место работы или совместительство.
  3. Дополнительные соглашения сторон трудовых отношений.

Все записи в журнале регистрации должны быть достоверными, а в случае допущения ошибки исправлены и закреплены подписью ответственного лица.

Запрещается использовать корректирующие средства для внесения исправлений, так как такое действие при решении спорных ситуаций может рассматриваться как подделка документа.

Помимо правил составления, ответственным лицом должны быть соблюдены основные условия ведения книги учета.

Так, все страницы документа в обязательном порядке должны иметь нумерацию и прошивку, а также быть опломбированными. На последней странице журнала регистрации должен быть приклеен лист бумаги, на котором прописывается количество прошитых листов, дата закрытия документа и подпись уполномоченного лица. Все это заверяется и скрепляется печатью предприятия.

Необходима ли регистрация договоров

Организации и индивидуальные предприниматели в процессе ведения бизнеса неизбежно сталкиваются с необходимостью заключения различного рода контрактов (договоров): от договоров аренды нежилого помещения для офиса до договоров на оказание охранных услуг.

И если небольшая организация или ИП заключают в год до десяти договоров, то в большой организации, имеющей разветвленную сеть контрагентов, речь может идти о десятке договоров в месяц.

В этом случае организация регистрации заключенных договоров может существенно облегчить их учет и, в случае необходимости, анализ ежемесячных доходов и расходов организации по заключенным договорам.

Обязательно ли вести и для чего нужен?

Учету в обязательном порядке подлежат лишь трудовые книжки, дополнительные соглашения регистрируются на усмотрение работодателя (отдельно мы рассказывали о журнале учета трудовых книжек, а также их выдачи). Однако есть несколько причин относиться к журналу регистрации трудовых договоров внимательно:

  1. Служба ГИТ (труда и занятости), производя проверку, обязательно интересуется наличием этого журнала.
  2. Существуют общие правила ведения документооборота, которые гласят, что регистрации должен подлежать любой документ.
  3. Журнал учета трудовых договоров включен в Перечень типовых управленческих документов.
  4. Небрежное отношение к регистрации договоров со стороны кадрового специалиста грозит возникновением неприятностей и разногласий с контролирующими органами.

Кадровому специалисту нужно понимать, что ведение такой книги учета – вовсе не каприз руководителя и не пустая трата времени. Может быть множество ситуаций, в которых журнал регистрации трудовых договоров будет полезен.

Пчеловодство как бизнес рассматривается в статье.

Каковы преимущества франчайзинга? Есть ли недостатки у такой формы ведения бизнеса?

График отпусков: каковы сроки составления? Что нужно учитывать?

Например, если конфликт работодателя с уволенным работником выльется в обращение последнего с иском в суд, наличие журнала регистрации заранее настроит судью в пользу компании.

Другая ситуация – если к кадровому работнику обращается бывший сотрудник фирмы с просьбой выдать справку о предыдущем месте работы. Если книга учета на предприятии присутствует, сделать это не составит труда.

В любом случае хранить один журнал куда проще, чем огромную стопку документов, которые к тому же часто перемешаны, что делает поиск необходимой бумаги долгой и весьма изнурительной процедурой.

Сроки публикации и изменений по 44-ФЗ

Он ведется в электронном виде на портале «Электронный бюджет». При необходимости в личном кабинете сформируйте и распечатать список контрактов. Нажмите на кнопку «Печатная форма реестра контрактов» на любой из вкладок, кроме «Подготовка информации». В форму попадают размещенные данные о контрактах, об изменениях, исполнении или расторжении. Данные группируются по принадлежности к уровню бюджета и выводятся в отдельных окнах браузера.

Срок направления сведений — 5 рабочих дней с даты заключения, изменения, расторжения или исполнения контракта, приемки товаров (работ, услуг) (ч. 3 ст. 103 44-ФЗ).

Заказчик обязан в течение одного рабочего дня внести исправления, если Казначейством выявлены ошибки при проверке. В противном случае информация не попадет в базу. Также в кратчайшие сроки следует внести изменения, если заказчик самостоятельно обнаружил ошибки.

Для исправления в системе «Электронный бюджет» откорректируйте поля с ошибочной информацией, прикрепите правильные документы, затем подпишите и направьте исправления в систему.

ВАЖНО!

С 01.07.2018 в сведениях о заключении контракта указывается почтовый адрес поставщика.

После даты направления сведений в реестр в течение одного часа Федеральное казначейство отправляет заказчику сообщение. После этого в рамках трех рабочих дней Казначейство:

  • проверяет (программно-аппаратными средствами);
  • направляет заказчику протокол, который содержит список выявленных несоответствий и основания, по которым информация и документы не включаются в реестр контрактов.

В течение одного рабочего дня заказчик обязан устранить замечания и направить сведения повторно.

После даты включения реестровой записи в течение одного рабочего дня Федеральное казначейство отправляет заказчику в электронном виде извещение о включении реестровой записи в базу контрактов.

Сведения в реестр тех договоров, которые содержат государственную тайну, формируются в соответствии с Приказом Минфина №130н от 23.12.2013. Таким реестровым записям присваивается уникальный номер.

Заказчикам следует знать, что в разработке находится постановление правительства, приостанавливающее до 01.01.2019 действие ПП РФ №1084 от 28.11.2013 в части п. 10 и пп. «в» п. 14, определяющих обязательные проверки сведений, который заказчик вносит в реестр договоров. Контролирующие органы не будут проверять до 01.01.2019 достоверность следующей информации по контрактам:

  • срок исполнения;
  • количество товара, объем работ (услуг);
  • единица измерения;
  • исполнение, расторжение;
  • условия о принятом бюджетном обязательстве.

Подробнее об этом мы писали в статье «Казначейство не тронет заказчиков до 2020 года».

Порядок заполнения журнала

Утвержденного порядка заполнения учетных данных нет. Каждая организация сама разрабатывает правила ведения книги учета в соответствии с потребностями и утверждает их локальным актом. Есть традиционно заполняемые графы и столбцы:

  • номер п/п;
  • номер контракта;
  • дата его заключения;
  • фамилия работника;
  • подразделение или отдел, где работает;
  • характер соглашения — срочный или бессрочный.

Добавление столбцов зависит от того, какие цели вы преследуете ведением подобного документа. Например, решается проблема, как регистрировать допсоглашения к трудовым договорам, — информация об их заключении вносится в отдельный столбик. Дополнительные графы и столбцы:

  • изменения в соглашении;
  • наличие или отсутствие допсоглашений;
  • основная должность или совместитель;
  • подпись о вручении контракта;
  • другие.

Несмотря на то, что количество и содержание граф книги учета утверждается в самой организации, заполнять ее надо аккуратно и корректно. Не допускаются исправления, неточности. В инструкции по кадровому делопроизводству указывается, обязательно ли вести журнал регистрации трудовых договоров или учет осуществляется по-другому.

В ТК нет требования об обязательной нумерации контрактов с работниками и допсоглашений к ним. Но поскольку аббревиатура б/н неудобна для быстрого поиска, предприятия разрабатывают свою систему присвоения номеров. Нумерация может как вестись в хронологическом порядке, так и обнуляться в начале года. Допсоглашение — неотъемлемая часть базового контракта о работе. Поскольку нормативных указаний, как регистрировать дополнительные соглашения к трудовому договору, нет, целесообразно в качестве уникального номера указывать ссылку на основной контракт и вписывать ее в журнал.

Программа для учета договоров

Используя привычные офисные приложения, такие как MS Excel и MS Access, задачи по ведению учета и регистрации договоров в целом решить можно. Однако при большом количестве согласовываемых документов этот инструмент может не справиться с возрастающими вызовами:

  • трудности групповой работы с журналом регистрации договоров;
  • риск искажения данных и ошибки ручного ввода;
  • отсутствие связи с историей согласования и переписки.

Функцию ведения реестра лучше доверить не Excel, а специализированным программам учета договоров. В частности, таким софтом является разработанная на современной платформе 1С Предприятие 8.3 «Юрайт: Согласования и договоры»

В программе для учета договоров «Юрайт» предусмотрен широкий набор опций, используемых ответственным сотрудником в своей работе по учету и регистрации документов.

Понятие, форма и приказ об утверждании реестра договоров (контактов) по 44-ФЗ: законодательная база

Из этой статьи вы узнаете:

  • что содержат форма реестра договоров (контактов) по 44-ФЗ;
  • приказ об утверждении форм реестров договорова;
  • формирование информации, включаемой в реестр контрактов.

Реестр договоров в рамках Федерального закона от 05 апреля 2013 года (с последними изменениями) № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (далее – Закона № 44-ФЗ) – это, скорее, разговорное или логически-смысловое понятие, чем официально принятый термин.

На самом деле, в тексте Закона № 44-ФЗ используется термин « реестр контрактов ». Так, согласно части первой статьи 4 Закона № 44-ФЗ, органом исполнительной власти федерального уровня, выполняющим функции по кассовому обслуживанию различных бюджетов бюджетной системы России, осуществляется получение от заказчиков сведений о заключаемых ими контрактах и, собственно, ведение реестра этих контрактов. Фактически, таких реестров два: в части семь той же статьи 44-ФЗ указывается, что данные о проведении закупок товаров, работ, услуг, о подписании сторонами контрактов, представляющие гостайну, входят в отдельный, специальный, реестр контрактов, особенности ведения которого регламентируются Правительством России.

Для получения полного доступа к порталу ПРО-ГОСЗАКАЗ.РУ, пожалуйста, зарегистрируйтесь
. Это займет не больше минуты.
Выберите социальную сеть для быстрой авторизации на портале:

Такие данные, и это прямо обозначено в законе, не подлежат по понятной причине опубликованию в любых СМИ и выставлению на обозрение в Интернете. Особо надо учитывать то, что в оба реестра контрактов не посылаются данные о договорах, подписанных на основании пунктов четвертого, пятого, двадцать третьего, сорок второго, сорок четвертого, сорок пятого, а также и сорок шестого (в части контрактов, заключаемых с физлицами) части первой статьи 93 Закона № 44-ФЗ. В качестве органа, который ведет, поддерживает реестр договоров (контрактов), выступает Федеральное казначейство (Постановление Правительства РФ от 01 декабря 2004 года (с посл. изм.) № 703 «О Федеральном казначействе»).

Федеральное казначейство проверяет наличие установленных законом данных и документов, их соответствие определенному минимуму требований, предусмотренному порядком ведения реестра контрактов, и, если все правильно, представляет для публичного обозрения в указанные данные и документы — в течение трех рабочих дней со дня их получения. В случае несоблюдения лицом, направившим сведения о контракте, установленных требований информация и документы не могут быть опубликованы в реестре договоров (контрактов). Контракты, сведения о которых не внесены в реестр контрактов, даже не подлежат оплате — за исключением, разумеется, договоров, информацию о которых не включают в реестр договоров (контрактов) на законном основании.

Чтобы определить поставщика, подрядчика или исполнителя, прежде всего необходимо запланировать электронные процедуры. Получить электронную подпись. Выбрать площадку, которая наилучшим образом подойдет вашей организации, и зарегистрироваться. Далее сформировать документацию и извещение, провести процедуры и определить поставщика и заключить контракт с учетом особенностей каждого из способов закупки. Смотрите решения для каждого электронного способа: аукцион, конкурс, запрос котировок, запрос предложений.

Журнал регистрации договоров

Договоры регистрируются в специальной учетной форме – Журнале регистрации договоров.

Рассмотрим, какую информацию нужно вносить в каждую из граф журнала.

  1. Номер записи. Не путать с номером договора! Это порядковый номер внесенной в журнал записи.
  2. Номер договора – тот номер, который будет считаться «официальным» для этого документа.
  3. Дата внесения записи. Не путать с датой договора! Это дата того дня, когда в журнал вносится информация о договоре.
  4. Дата договора. Как определить дату договора, читайте ниже.
  5. С кем заключен договор. Наименование контрагента. Рекомендуется писать сначала название организации, а потом форму собственности, обходясь без кавычек: не ООО «Алые паруса», а Алые паруса ООО.
  6. Кто подписал договор. Фамилия и инициалы руководителя из числа топ-менеджеров организации, который подписал договор. Указывается подписант только со стороны той компании, которая ведет журнал.
  7. О чем договор. Информации о том, что это договор подряда или купли-продажи недостаточно. Желательно расписать подробно, о чем соглашение. Так будет легко найти нужный документ, если с одним и тем же контрагентом заключено несколько договоров.
  8. Приложения. Список приложений к договору, если они есть.
  9. Срок действия договора. Дата или событие окончания договора (например, «полное исполнение обязательств»).
  10. Пролонгация договора. Если в соглашении содержится условие о его пролонгации, то его нужно воспроизвести в этой графе. Так будет видно, какие договоры и когда нужно перезаключить, а какие продлятся сами собой или наоборот – когда нужно выполнить необходимые действия, чтобы продления не произошло.
  11. Куратор договора (отдел, ФИО). Информация о работнике, который ведет этот договор.
  12. Примечание. Дополнительная информация, если она есть.

В электронном виде

Электронный журнал появился несколько лет назад, но уже считается самым удобным способом ведения документа. Однако у него есть свои недостатки, поэтому многие сотрудники предпочитают вести 2 версии: бумажную как основную и электронную в качестве второстепенной.

Чаще всего онлайн версию ведут в MS Excel, который добавляет несколько удобств:

  • контроль документов;
  • конфиденциальность;
  • срочный поиск и формирование копий документов и справок;
  • быстрое распечатывание прошлой документации.

Правильное заполнение журнала помогает улучшить функционирование предприятия. Он является подтверждением всех документов. Журнал разрешено составить в произвольной форме, а затем хранить в архиве.

Что это такое

Регистрацией называется письменное подтверждение факта создания, отправки или оформления документа в определенную дату. Реквизиты бумаги вносятся в форму в установленном законом порядке.

Если нарушить процесс регистрации, запись не будет иметь юридическую силу, так как данные будут считаться поддельными. Если у документа нет номера и записи, его на предприятии не существует. В 2020 году организациям доступны электронная и бумажная версии журналов.

Чтобы определиться с видом, требуется учесть цели использования:

  • если он требуется только для проверки информации, то электронная версия удобнее. Она подходит для ведения архива организации и быстрого поиска сведений по ключевым словам;
  • если кроме информационного использования документ требуется для подтверждения получения сотрудниками официальных бумаг, то традиционный журнал будет лучше. В него можно добавить графу для проставления работниками подписей и дат. В бумажный журнал можно добавить строки для подтверждения дополнительных соглашений и документов.

Какие договоры фиксируются в журнале

В журнал могут вноситься все договоры, заключаемые работниками организации. Однако если предприятие достаточно крупное, то в каждом его структурном подразделении может быть свой собственный бланк журнала, также журналы могут разделяться по типу договоров (например, отдельные — по договорам поставки, договорам рекламы, юридическим договорам и т.п.). Такой подход позволяет грамотно систематизировать учет и избежать путаницы.

Журнал может вестись в течение какого-то определенного временного отрезка (месяц, квартал, полугодие, год), или же в течение неопределенного срока – все зависит от того, какое правило в отношении этого параметра закреплено в учетной политике фирмы.

Как внести сведения в базу по 44-ФЗ

Информация и документы подаются в Федеральное казначейство через систему «Электронный бюджет». Входите в нее через Единый портал бюджетной системы РФ, но удобнее это сделать через личный кабинет госзаказчика в ЕИС.

Для того чтобы сформировать сведения о соглашении в личном кабинете Единой информационной системы, необходимо нажать на клавишу «Сформировать информацию о контракте».

После того как откроется форма для заполнения регистрационных данных, исполнителю необходимо пошагово заполнить вкладки:

Шаг 1. Общая информация.

На этой вкладке заполняются сведения о заключенных соглашениях. Для заполнения формы найдите соответствующее извещение, и основные параметры заполнятся автоматически.

Поля «№ закупки», «Уникальный номер позиции плана-графика», «Идентификационный код закупки» и «Способ определения поставщика» недоступны для дальнейшего редактирования.

Шаг 2. В блок «Общие данные» вносятся сведения о реквизитах документа, подтверждающего основание заключения контракта, основания для заключения контракта с единственным поставщиком или применения закрытого способа (при необходимости).

Здесь же указываются дата заключения и способ указания цены контракта (выбирается из значений: цена, ориентировочное значение цены или максимальное значение цены) и наличие авансирования. Цена записывается в валюте соглашения.

Затем записываются количество этапов и дата начала исполнения соглашения.

Номер реестровой записи сформируется автоматически после публикации информации о контракте. Дата заполнения документа заполняется автоматически. После введения данных во все ячейки файл необходимо сохранить и проверить на нарушения.

Шаг 3. Дополнительная информация. В этой вкладке надлежит указывать параметры об обеспечении исполнения контракта и информации об экономии при заключении энергосервисного соглашения.

Шаг 4. «За счет бюджетных средств» — вкладка, в которой указывается источник финансирования и код бюджетной классификации.

Шаг 5. «За счет внебюджетных средств» — аналогичная информация для соглашений, заключаемых по внебюджету.

Шаг 6. Объект закупки — сведения о предмете заказа из выбранной позиции плана графика.

Шаг 7. Далее заполняются сведения о поставщиках. Данные заполняются в соответствии с реестровыми записями в ЕГРЮЛ, ЕГРИП.

Шаг 8. В завершение формирования информации о контракте необходимо заполнить вкладку «Документы». Для этого отсканируйте необходимые документы, если они оформлены на бумажном носителе, и прикрепите файлы к веб-форме. Если документ сформирован в электронном виде (например, по итогам аукциона в электронной форме), прикрепите файл с этим документом. Файлы должны иметь распространенные открытые форматы, чтобы просматривались с помощью общедоступного программного обеспечения.

Вносимая информация и документы подписываются электронной подписью лица, которое действует от имени госзаказчика.

Образцы документов

  • Журнал «Регистрация возвратов». Форма N 425/у-П
  • Журнал «Регистрации выдачи крови и ее компонентов». Форма N 422/у-П1
  • Журнал авторского надзора за строительством. Форма N Ф-2
  • Журнал анализа работы сушильной установки
  • Журнал антикоррозионной защиты сварных соединений
  • Журнал аттестации пожарно-химической станции
  • Журнал аттестованных экспертов по культурным ценностям
  • Журнал бетонирования стыков. Форма N Ф-52
  • Журнал бетонных работ. Форма N Ф-54
  • Журнал бракеража продуктов и продовольственного сырья, поступающего на пищеблок загородных стационарных учреждений отдыха и оздоровления детей
  • Журнал бракеража готовой продукции на загородных стационарных учреждениях отдыха и оздоровления детей
  • Журнал бурения скважин, разбуривания уширений в основании скважин или оболочек. Форма N Ф-40
  • Журнал введения радиофармпрепаратов пациентам
  • Журнал введения радиофармпрепаратов пациентам
  • Журнал вибропогружения свай-оболочек (свай). Форма N Ф-42
  • Журнал визуальных осмотров. Результаты осмотра конструкции железобетонного резервуара для хранения жидкого топлива
  • Журнал входного контроля пищевых продуктов, продовольственного сырья (рекомендуемая форма)
  • Журнал выдачи бланков разрешений на право работы по маршруту и маршрутных карт уполномоченным органам местного самоуправления муниципальных образований Московской области
  • Журнал выдачи выписок из реестра объектов негативного воздействия
  • Журнал выдачи дипломатических и служебных паспортов
  • Журнал выдачи документов структурным подразделением территориального органа ФССП России
  • Журнал выдачи и приема средств десантирования и аварийно-спасательных средств организации гражданской авиации
  • Журнал выдачи и приема шкатулок с рабочими пробирными клеймами, клеймами-электродами, масками-клеймами, иглами. Форма N 9
  • Журнал выдачи личных медицинских книжек должностным лицам и работникам организаций, индивидуальным предпринимателям и гражданам, деятельность которых связана с производством, хранением, транспортировкой и реализацией пищевых продуктов и питьевой воды, воспитанием и обучением детей, коммунальным и бытовым обслуживанием населения
  • Журнал выдачи медицинских товаров напрокат. Форма N А-2.10
  • Журнал выдачи материалов объективного контроля
  • Журнал выдачи нарядов
  • Журнал выдачи паспортов моряка. Форма N 15
  • Журнал выдачи регистрационных свидетельств результатов интеллектуальной деятельности
  • Журнал выдачи регистрационных свидетельств на объект учета

Нюансы оформления

Листы в журнале нужно пронумеровать (вручную или датером). Сам журнал необходимо прошить, скрепить пломбиром, в котором указать:

  • количество листов;
  • должность и ФИО исполнителя.

На пломбире нужно расписаться кадровику и подпись скрепить печатью.

Если договоры у вас под номерами, в таблицу нужно внести столбец «№ договора».

Существуют компьютерные кадровые программы с функцией формирования электронного журнала регистрации. Вместе с электронным журналом нужно вести и бумажный по таким причинам:

  • от сбоя системы никто не застрахован;
  • при расхождении сведений в электронном и рукописном журналах предпочтение отдаётся информации, содержащейся в бумажном варианте.

Если в журнале обнаружится ошибка, он закрывается вместе с делом.

Хранится журнал 75 лет.

Журнал регистрации договоров как стадия договорной работы

Для осуществления этой функции обычно выделяется отдельный сотрудник в секретариате, юридическом отделе или бухгалтерии, либо эта работа поручается ему время от времени (ответственный сотрудник). Этот сотрудник ведет журнал учета договоров
, в котором учитывает базу заключенных и согласованных документов. Следует различать роли ответственного за регистрацию и за согласование документа. Ответственный за согласование обходит с листом согласования , приложенного к проекту, согласующих лиц, при этом документ еще не утвержден и не подписан. В то же время ответственный за регистрацию сотрудник учитывает, как правило, уже подписанные и отраженные в учетной системе (в большинстве своем, 1С), экономически работающие договоры.

Реестр договоров
зачастую ведется в Excel, бланк этого реестра, как правило, не утерждается, а представляет собой произвольную сводную таблицу, которая обычно содержит следующие колонки:

  • порядковый номер и номер записи регистрации
  • вид договора
  • сумма (цена) договора
  • стороны договора (наша организация и контрагент)
  • дата заключения (подписания)
  • срок действия (при наличии)
  • наличие изменений, доп. соглашений, ссылки на скан документа в сети
  • статус договора (на согласовании, подписан, расторгнут итд)
  • ответственный сотрудник
  • любые иные сведения (например, существенные условия)

Учет договоров с работниками

Зачем нужен такой журнал и как его вести? Бесплатные бланки журналов регистраций.

Российским законодательством не предусмотрена обязательность ведения учёта всех заключённых предприятием трудовых соглашений, однако, как показывает практика, наличие исчерпывающей информации обо всех нанимавшихся (даже временно) сотрудниках бывает очень полезной. Проверяющие органы не станут требовать предъявления такого журнала, но их могут заинтересовать какие-либо данные, найти которые будет намного легче и быстрее при наличии подобных систематизированных записей. Как их правильно составлять? Строгих правил по этому поводу опять же нет, а есть рекомендации, выработанные на основе опыта и предлагающие наиболее рациональный способ.

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Андрей Измаилов
Наш эксперт
Написано статей
116
Добавить комментарий