Ведение журнала трудовых договоров и дополнительных соглашений

Содержание

Сроки хранения

Согласно приказу Минкультуры, следует хранить такой документ как книга трудовых договоров или же журнал семьдесят пять лет. Место же, где хранить подобные документы выбирает сам работодатель, исходя из индивидуальных предпочтений.

Дистанционная работа в договоре — важное условие соглашения между двумя сторонами, которое дает возможность поддерживать связь через интернет. Можно назвать множество преимуществ

Все больше сотрудников хотят работать удаленно. Но в оформлении таких работников есть некоторые нюансы, которые всегда следует учитывать, если работодатель хочет нанять человека, сотрудничать с ним дистанционно, а не в офисе. Это имеет свои особенности.

Востребованность журнала трудовых договоров

Упомянутое постановление не уточняет, в какой форме организации обязаны вести учёт трудовых контрактов и соглашений к ним, так что предприятие вправе само выбрать эту форму. Если использовать книгу, то её не надо будет прошивать и пломбировать до сдачи в архив, зато хранить нужно будет 75 лет. Журнал же позволит при любой спорной ситуации быстро получить доступ к нужным данным.

Если какой-либо уволенный работник обратится в суд и через него затребует информацию о трудовом договоре, то важно сделать это без промедления — в противном случае суд будет заведомо настроен против организации. Кроме того, журнал позволяет оптимизировать документооборот и без проволочек решать внутренние организационные вопросы

Как видите, страницы уже подготовлены для ведения полноценного учёта. В примечаниях к каждой записи можно указывать дополнительную информацию о том, какую работу выполнял нанятый сотрудник и каков был результат.

Ведение Журнала регистрации приказов по личному составу

Ведение Журнала регистрации приказов по личному составу не регламентировано какими-либо документами, поэтому оформление и ведение книги выполняется в соответствии с общими требованиями делопроизводства.

Журнал представляет собой специальную книгу, в которую заносятся приказы о приеме на работу, увольнении, переводе в другое подразделение, взысканиях и поощрениях, отпусках. Книга ведется в произвольной форме.

В новости (тыц) где зарегистрировать торговую марку.

Если предприятие маленькое, то всю вышеуказанную информацию вносят в одну книгу. На крупных фирмах приказы о поощрениях и наказаниях и приказы об отпусках необходимо для удобства использования разграничивать в разные брошюры.

Хранится журнал 75 лет, поэтому он должен иметь твердую или жесткую обложку. Страницы необходимо пронумеровать. Книга прошивается капроновой ниткой, концы нитки закрепляются на наружной части задней обложки бумажной пломбой, ставится печать и подпись руководителя.

На обложке указывается полное название предприятия, название журнала с пометкой «Личный состав» и строка «начат/окончен».

На последней странице указывают дату закрытия, номер соответствующего приказа и дату сдачи в архив.

Таким же образом оформляются журналы для отпусков, взысканий и поощрений, больничных листов. На обложке выполняют соответствующие пометки.

На предприятиях с небольшим штатом сотрудников ведется Книга приказов, в которой совмещается регистрационные данные приказа с текстом самого приказа. Такая книга имеет произвольную форму. Листы книги не разбивается на графы.

В качестве заголовка пишутся регистрационные данные приказа, дата и полное название, например, приказ о принятии на работу № 10 от 11.10.2014 г. Затем пишется текст самого приказа, указывается лицо, выдавшее приказ.

Под текстом ставится подпись руководителя. Далее предусматривается строка с личной подписью сотрудника об ознакомлении с приказом, ставится дата ознакомления.

На крупных предприятиях страницы Журнала регистрации приказов оформляют в форме таблицы.

В нем предусматривают такую информацию:

  • порядковый номер;
  • дата приказа;
  • номер приказа;
  • вид приказа;
  • фамилия, имя, отчество сотрудника;
  • основание приказа;
  • подпись сотрудника;
  • ответственное лицо;
  • подпись ответственного лица.

В графе «Вид приказа» указывается его название: о принятии на работу, об увольнении, о переводе. ФИО сотрудника пишутся либо полностью, либо с инициалами. В графе «Основание приказа» указывается, на основании какого документа выдан приказ: заявления, трудового договора или дополнительного соглашения.

Вписываются в колонку регистрационные данные этих документов. Если сотрудник отказался расписываться в журнале, указывается в графе данные акта об отказе. При таком ведении журнала приказы подшиваются в отдельную папку в порядке регистрации.

Следующая
СрокиДосрочное сокращение работника до истечения срока предупреждения: компенсация, отработка

Форма бланка

При оформлении журнала у сотрудников возникают трудности с нумерацией и порядком заполнений граф.

При оформлении рекомендуется учесть несколько нюансов:

  • в первой графе, которая называется «Пункт по порядку», вписывается номер и указывается время регистрации. Номер документа вписывать не требуется, этому отведено отдельное место;
  • в 3 графе только один столбик, в него вписываются реквизиты документа. Если необходимо вписать дополнительное соглашение, его номер проставляется в 10 графе.

Это помогает сотруднику кадровой службы держать информацию в одном месте, чтобы в будущем не искать дополнительные соглашения по всему журналу. Главное, чтобы работодатель не удалял обязательные графы.

Организация регистрации

Прежде чем начать вести журнал регистрации договоров, организации следует определиться с тем, каким образом будет вестись их учет.

Для маленьких организаций допустима валовая нумерация с указанием даты заключения договора (например, 48/09-2023, где 48 — номер договора, 09-202 — месяц и год заключения), более крупным организациям могут потребоваться для удобства учета отдельные индексы для различного вида договоров, например:

  • А — договоры аренды;
  • П – договоры поставки;
  • У – договоры оказания услуг, и так далее.

С целью разграничения регистрации по видам договоров в журнале можно сделать соответствующие разделы. Если договоров много, то для каждого подвида можно завести отдельный журнал.

Индексы договоров должны быть утверждены распоряжением руководителя. Как правило, такое распоряжение издается однократно. Его копия прикладывается к журналу.

Важно, чтобы обязанность регистрации договоров именно в журнале, была закреплена в Положении о договорной работе, если она ведется на предприятии. С Положением должны быть ознакомлены под подпись ведущие договорную работу сотрудники

Оформление бумажного варианта журнала

Есть минимальный набор требований к оформлению журнала регистрации. Он должен быть аккуратно прошит, заверен подписью работодателя и печатью, страницы пронумерованы. Строгих указаний относительно формы не существует, но выработан перечень предпочтительных граф, чтобы вносить новые данные и скорее находить требующиеся документы.

Учитывая специфику предприятия, количество работников, фиксируют некоторые дополнительные данные. Например, название структурного подразделения, занимаемой должности. Выделяют колонку для реестра сотрудников, с которыми заключен не трудовой договор, а контракт. Или вносят эту информацию в «Примечания». 

Для ведения данного журнала назначается ответственный. Его ФИО с указанием должности, а также приказа (номер и дата) указываются на определенной странице. На последней — ставят число и год окончания книги, опять же называют изданный приказ и дату передачи в архив.

При выявлении ошибки в ведении или других неточностей ответственный за журнал указывает на это. Такое упущение оформляется определенной записью в журнале. Руководитель издает приказ о его досрочном закрытии, и кадровики передают этот реестр в архив.

Структура документа

Журнал имеет в структуре:

  1. титульную страницу;
  2. таблицу.

Титульная страница должна содержать:

  • название фирмы (ИП или ФИО физического лица‑работодателя);
  • структурное подразделение (отдел кадров);
  • номер дела по номенклатуре и номер тома;
  • название («Журнал регистрации трудовых договоров»);
  • дата начала действия журнала (когда открыто новое дело);
  • дата окончания (вписывается в день закрытия дела);
  • количество листов в журнале;
  • срок хранения (75 лет);
  • место оформления (поселение: город, село, ПГТ и др.).

Сам журнал оформляется в виде таблицы со столбцами:

  • номер по порядку;
  • дата договора;
  • ФИО сотрудника;
  • должность сотрудника;
  • отдел;
  • примечание.

Оформить можно так:

Дата договора ФИО работника Должность Структурное подразделение Примечание

Порядковый номер начинается с 1‑го или продолжается. Дата договора — фактическая дата, прописанная в договоре, а не число выхода на работу или подписания договора.В примечании можно указывать о наличии дополнительного соглашения. Само доп. соглашение можно прикрепить к договору или вложить в другое дело, но в журнале прописать, в какое именно с указанием порядкового номера.

Образец:

Дата договора ФИО работника Должность Структурное подразделение Примечание
1 11.01.2016 Куприянов Александр Евгеньевич Охранник 4‑й категории Проходная Доп. соглашение к договору хранится в деле №13-11 (том 1) под №13
2 12.01.2016 Ларичев Сергей Викторович Сторож
3 14.01.2016 Башкиров Иван Владимирович Водитель Гараж Доп. соглашение приложено

Где бесплатно скачать образец журнала

Ориентировочно столбцов, в которые вносится информация, около 11. Примерный образец журнала регистрации трудовых договоров должен содержать в себе такую информацию, как:

  • номер по порядку;
  • дата заключения трудового договора;
  • номер договора;
  • персональные данные лица;
  • профессия (должность);
  • структурное подразделение предприятия;
  • дата заключения договора;
  • дата расторжения;
  • характер деятельности работника;
  • дополнительные соглашения;
  • примечания.

Например, он может выглядеть так:

№ п/п

Дата заключения трудового договора

Номер договора

ФИО

сотрудника

Структурное подразделение предприятия

Дополнительные соглашения

Примечания

1

10.09.2020

159

Иванов Петр Сидорович

Гараж

Договор заключен на неопределенный срок

***

Ведение журнала регистрации трудовых договоров поможет значительно улучшить функционирование кадровой системы предприятия. Он будет служить юридическим подтверждением наличия трудовых договоров и соглашений к ним. Составляется он в свободной форме и хранится на протяжении длительного времени.

Журнал регистрации приказов по личному составу

Ведение этого документа не регламентировано какими-либо нормативными документами, поэтому его оформление выполняется по общим требованиям делопроизводства. Журнал является специальной книгой, в которую вносится вся информация о:

  • Приказах, выдаваемых при приеме сотрудников на работу.
  • Увольнении.
  • Переводе работников в другое подразделение фирмы.
  • Поощрениях и взысканиях.
  • Отпусках.

Документ ведется в произвольной форме. Если организация небольшая и штат сотрудников не велик, то всю вышеуказанную информацию можно вписывать в один журнал. В крупных компаниях приказы о поощрениях, отпусках и наказаниях для удобства использования необходимо разграничивать в отдельные брошюры.

Документ также хранится семьдесят пять лет, поэтому у него должна быть твердая или жесткая обложка, а страницы следует пронумеровать. Журнал прошивается капроновой ниткой, концы которой закрепляются снаружи задней обложки специальной бумажной пломбой, на которой ставится печать и подпись руководителя предприятия.

На обложке журнала необходимо указать полное название юридического лица, название документа с пометкой «Личный состав» и графу «Начат/окончен». На последней странице журнала указывается:

  • Дата его закрытия.
  • Номер соответствующего приказа руководства.
  • Дата передачи документа в архив.

В организациях с небольшим штатом сотрудников оформляется Книга приказов, в которой указываются регистрационные данные приказа и его текст. Такой документ также имеет произвольную форму, его листы не нужно разбивать на графы и колонки.

В качестве заголовка указываются регистрационные данные приказа, полное название и дата, например, Приказ о принятии сотрудника на работу №10 от 22.10.2014 года, после чего пишется сам текст и указывается лицо, которое его выдало. Под текстом руководитель фирмы ставит свою подпись, далее идет строка с личной подписью сотрудника об ознакомлении с документом и ставится дата.

В крупных организациях страницы Журнала регистрации приказов оформляются в виде таблицы, в которой находится следующая информация:

  • Дата приказа.
  • Порядковый номер.
  • Номер приказа.
  • Вид.
  • ФИО работника (полностью или с инициалами).
  • Основание документа.
  • Ответственное лицо.
  • Подпись работника.
  • Подпись ответственного лица.

В графе «Вид приказа» записывается его название: об увольнении, о принятии на работу, о переводе. В колонке «Основание приказа» пишется, на основании какого документа издан приказ: заявление, трудовой договор или дополнительное соглашение (указываются регистрационные данные документов).

Если сотрудник отказался расписываться в журнале, то в графе указываются данные акта об отказе. При таком способе ведения журнала приказы необходимо подшить в отдельную папку, согласно порядку регистрации.

Как регистрируются контракты?

На многих предприятиях действует еще и контрактная форма оформления отношений. В этом случае регистрируют эти документы так же, как и трудовые договора. Будут ли договора и контракты фиксироваться в одной книге или разных – выбор за администрацией предприятия. Можно открыть две книги со своей нумерацией по каждому виду документа.

Для удобства кадровики используют нумерацию не сквозную, а с указанием даты и порядкового номера. Например, 10/02-3 – ясно, что контракт зарегистрирован 10.02. Такой подход особенно приемлем для крупных предприятий. У кадровика может вызывать затруднение оформления ранее составленного контракта. В этом случае ему присваивается номер по дате заключения.

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений образец

Общепризнанного образца акта регистрации рабочих соглашений и приложений к ним не существует. Однако имеются некоторые моменты, которые требуется отразить в обязательном порядке:

  • Нумерация трудового договора;
  • Дата заключения;
  • Данные о работнике и занимаемая им должность;
  • Название структурного подразделения;
  • Дата расторжения;
  • Особенности деятельности работника;
  • Данные о дополнительном соглашении, если такие имело место;
  • Примечания.

Журнал регистрации срочных трудовых договоров – образец

Согласно правилам и порядку заполнения данного документа информация по контракту вносится на таких же условиях, как в любом другом случае. Подробно вносятся данные о датах заключения и расторжения, занимаемой сотрудником должности, особенности работы и обязанностей, а также дополнительные примечания. В выше представленном образце можно рассмотреть принцы оформления документа. Если речь идет о контракте, тогда следует включить соответствующую графу, как в обозначенном ниже примере.

Таким образом, для большей практичности работодателей принято вести записи в акте учета. Имеется возможность осуществлять заполнение данного документа как традиционным, так и современным способами. В любом случае он помогает сэкономить время на поиск данных и обеспечивает длительное хранение информации о заключенных рабочих договоренностях и добавочных соглашениях.

Как правильно регистрировать дополнительные соглашения к трудовому договору

Ведение журнала учета не является обязательным требованием кадрового документооборота, но обеспечивает достоверный учет данных и архивацию.

Дополнительное соглашение хранится одновременно с основным договором с исполнением сроков, обязательных для архивации форм, подтверждающих трудоустройство и получение вознаграждения.

Важные моменты регистрации соглашений В отличие от хозяйственных договоров в журнале учета трудовых контрактов фиксируется факт выдачи документа работнику.

При возникновении спорных ситуаций важным моментом для урегулирования вопроса служит получение работником на руки экземпляра соглашения.

Как зарегистрировать дополнительные соглашения к трудовым договорам?

№ 69. Кроме того, в кадровой службе ведут журналы: Типовых форм этих журналов нет, поэтому кадровая служба организации вправе разработать их самостоятельно.

Журнал регистрации дополнительных соглашений к трудовым договорам

Для записи учетных данных (регистрации) и придании юридической силы трудовым договорам и дополнительным соглашениям используется журнал регистрации. В нем фиксируется данные о документе – факт создания, получения или отправки. Обязательно ли его вести? Мнение законодательства Ведение такого журнала не является обязательным.

Законодательством предусмотрен учет в форме журнала только для трудовых книжек.

Скачать бланк дополнительного соглашения к трудовому договору.Скачать бланк дополнительного соглашения к трудовому договору об изменении режима работы (образец).

Если договор меняется

Необходимость внести в договор изменения преимущественно вызывают следующие причины:

  • перевод сотрудника на иную должность;
  • изменение вида деятельности или условий ее осуществления;
  • новый наниматель (руководитель);
  • отстранение от должности (работы).

Когда изменения не ограничиваются одним-двумя пунктами, а носят более существенный характер, готовят дополнительное соглашение. Информация о его издании поступает в книгу регистрации (имеется соответствующая графа). Такому соглашению устанавливают номер. Он включает имеющийся № договора / номер нового соглашения.

Если договора и соглашения заносятся в один журнал, дополнительные соглашения нумеруют с 1-го номера договора каждого работающего. Для наглядности информация о каждом сотруднике заносится на «свою» страницу, на которой регистрируют договор и допсоглашения по возрастающей (от №1 и далее).

Во время изменения условий работы, которые вызывают у работника несогласие, наниматель предлагает (в письменном сообщении) другую работу, соответствующую квалификации сотрудника. Если такой возможности нет, предлагается иное – с более низкой ставкой. Как вариант — должность рангом ниже. Сотрудник должен дать письменное согласие, после чего готовят допсоглашение к уже имеющемуся трудовому договору. В изданном новом документе оговариваются изменения условий трудовой деятельности, должности. Дополнительные соглашения подлежат реестру и оформляются аналогично порядку, установленному для фиксирования трудовых договоров. 

На предприятиях с солидным штатом кадровики практикуют ведение собственно регистрации дополнительных соглашений – так более удобно для нахождения нужного документа.

Внесение изменений

В этой ситуации кадровик обязан закрыть ведение журнала. На конечном листе документа указывается причина досрочного закрытия. Сам журнал прошивается, на него устанавливается пломба, и документ отправляют в архив.

Если необходимо внести дополнительные изменения, касаемые определенного работника, для этого должны быть графы. Изменения могут касаться нескольких деталей:

  1. Отстранения от исполняемой должности.
  2. Изменение в условиях выполняемой работы.
  3. Перевод данного сотрудника на другую должность, смена отдела, подразделения, бригады

Для этих изменений может существовать отдельный столбец или даже отдельная страница, где все пертурбации внесены с указанием даты, номера первоначального договора и прочих деталей.

Учет договоров с работниками

Зачем нужен такой журнал и как его вести? Бесплатные бланки журналов регистраций.

Российским законодательством не предусмотрена обязательность ведения учёта всех заключённых предприятием трудовых соглашений, однако, как показывает практика, наличие исчерпывающей информации обо всех нанимавшихся (даже временно) сотрудниках бывает очень полезной. Проверяющие органы не станут требовать предъявления такого журнала, но их могут заинтересовать какие-либо данные, найти которые будет намного легче и быстрее при наличии подобных систематизированных записей. Как их правильно составлять? Строгих правил по этому поводу опять же нет, а есть рекомендации, выработанные на основе опыта и предлагающие наиболее рациональный способ.

Как правильно регистрировать дополнительные соглашения к трудовому договору образец

Регистрация дополнительных соглашений к трудовым договорам

Так вот, на таких лиц нужно сдавать и СЗВ-М, и СЗВ-СТАЖ!

Однако, любые изменения , которые внес наниматель без заблаговременного обсуждения с работником, последний может отказаться подписывать. Равно как и выполнять возложенные на него дополнительные обязанности, предписанные новой редакцией договора.

Равно как и выполнять возложенные на него дополнительные обязанности, предписанные новой редакцией договора. К примеру: некто искал работу, ему предложили вакансию, собеседование устроило обе стороны.

Соискателю было предложено пройти обучение, об оплате ничего не говорилось.

Порядок регистрации трудовых договоров и соглашений к ним

Как правило, это такие случаи:

  • совмещение должностей;
  • условия прекращения контракта;
  • условия труда;
  • срок действия договора.

Новшества могут быть отражены в виде :

  • добавления дополнительных пунктов и подпунктов к уже существующим параграфам договора;
  • исключения тех или иных пунктов полностью или его частей;
  • замены чисел или отдельных фраз;
  • полной замены того или иного постулата.

Оформление Как правильно оформить дополнительное соглашение к трудовому договору? Доп. соглашение к трудовому договору (об изменении условий трудового договора) оформляется в том же порядке, что и трудовой контракт и только при наличии взаимного согласия соискателя (ст. 72 ТК РФ). И, как уже говорилось, не должно быть прямых конфронтаций с действующими нормами трудового права.

Журнал регистрации трудовых договоров, образец

Журнал заполняется внутри в специально разработанной табличке, которая содержит 10 столбиков:

  1. Номер записи для трудового договора, который одновременно служит и регистрационным знаком для подтверждения совершенного акта соглашения между работником и работодателем.
  2. Дата, когда договор был заключен.
  3. Номер порядковый трудового соглашения.
  4. Персональные данные сотрудника – фамилия, имя, отчество.
  5. Специальность, должность подчиненного.
  6. Отдел, структурное подразделение, куда принят на работу сотрудник.
  7. Срок действия соглашения.
  8. Тип работы – основная, по совместительству, сезонная и т.д.
  9. Есть ли дополнительные соглашения.
  10. Примечания.

Законодательных норм, обязывающих всех кадровых ответственных должностных лиц заниматься ведением такого журнала, нет. Скорее это больше делается для удобства и аккуратности ведения делопроизводства по предприятию, организации. Сначала книга учета тщательно изучается, затем заполняется титульный и последний, заверительный листы, а уж потом лист, где указывается ответственный кадровик, назначенный какое-то время вести учет договоров. После этого книга готова к использованию и можно вносить в нее все договора, создающиеся по мере поступления работников на предприятие, их увольнения либо внесения изменений в трудовые отношения.

https://youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

Книги

Нормативные правовые актыОбщественные и гуманитарные наукиРелигия. Оккультизм. ЭзотерикаОхрана труда, обеспечение безопасностиСанПины, СП, МУ, МР, ГНПодарочные книгиПутешествия. Отдых. Хобби. СпортНаука. Техника. МедицинаКосмосРостехнадзорДругоеИскусство. Культура. ФилологияКниги издательства «Комсомольская правда»Книги в электронном видеКомпьютеры и интернетБукинистическая литератураСНиП, СП, СО,СТО, РД, НП, ПБ, МДК, МДС, ВСНГОСТы, ОСТыЭнциклопедии, справочники, словариДомашний кругДетская литератураУчебный годСборники рецептур блюд для предприятий общественного питанияЭкономическая литератураХудожественная литература

Нужно ли регистрировать доп соглашения к трудовому договору

За исключением случаев, если оные пункты являлись сами по себе временными. Лучше действовать так — в дополнительном документе упоминать : исключить из Трудового договора пункт такой-то.

И то, чем меньше таких моментов будет, тем лучше. Что еще обязательно указать? Если можно так выразиться — судьбу оставшихся пунктов трудового соглашения. Если они остаются без изменения, это оформляется следующим образом: пункты — далее указываются номера — считать неизменными. Далее следует фраза о том, что настоящее дополнительное соглашение — есть не что иное, как неотъемлемая часть основного контракта и оформляется в качестве дополнения к оному. Что делать, если трудовой договор меняется более одного раза? Сколько раз допустимо менять условия работы? Да сколько угодно — пока на это согласны обе стороны и не запрещает закон.

Как лучше заполнять журнал регистрации и учета трудовых договоров

Единая форма книги регистрации законом не установлена, поэтому это может быть обычная тетрадь.

Главное, ее обложка должна быть твердой, чтобы журнал мог храниться как можно дольше.

Наименование организации, название книги и дата начала ведения должны быть записаны на титульном листе. Также следует пронумеровать все страницы, а на первой странице указать правила ведения журнала.

Вторая страница журнала регистрации содержит данные о лицах, ответственных за него.

Удобнее вносить информацию в таблицу, так как лица, заполняющие журнал, могут меняться.

Следует указать:

  • порядковый номер;
  • ФИО;
  • должность ответственного лица;
  • причину, по которой лицо ведет журнал;
  • его личную подпись.

Стандартный журнал регистрации трудовых договоров содержит 10 столбцов, но их количество может меняться.

Заполняют их следующим образом:

  • 1 графа – номер регистрации трудового договора;
  • 2 графа – дата заключения соглашения;
  • 3 графа – номер самого трудового договора;
  • 4 графа – ФИО сотрудника;
  • 5 графа – должность или специальность;
  • 6 графа – наименование отдела или структурного подразделения;
  • 7 графа – срок действия трудового соглашения;
  • 8 графа – характер работы (совместительство, основная работа и т. д.);
  • 9 графа – дополнительные соглашения;
  • 10 графа – примечания.

В книге можно сделать дополнительную графу, в которой будет ставиться подпись работника.

Она будет свидетельствовать о том, что работник получил свой экземпляр трудового договора на руки.

Бумажный вариант

Несмотря на современные компьютерные технологии, бумажные журналы до сих пор имеют больше преимуществ, чем электронные.

Основное преимущество — удобство хранения.

Этот документ должен быть заверен руководителем предприятия, прошит, пронумерован. Кроме того, он должен обязательно содержать все необходимые подписи работников.

Для сотрудников, которые работают по контракту, нужно обязательно сделать дополнительную колонку.

Электронная версия

Электронный журнал регистрации трудовых договоров считается самым удобным, но имеет и свои недостатки.

Например, в журнале такого формата невозможно поставить личную подпись. Именно поэтому, кадровики часто ведут два журнала, используя электронную версию как запасную.

Обычно ее ведут в MS Excel, что дает дополнительные возможности:

  • конфиденциальность;
  • контроль хранения документов;
  • быстрое формирование копий справок и приказов;
  • быстрый поиск необходимых документов.

Законна ли работа по договору без трудовой книжки? Читайте в нашей статье.

Как оформляется дистанционный трудовой договор? Узнайте .

Как регистрировать и нумеровать контракты

Ответственное лицо заносит регистрационную запись после полного оформления договора, проставления подписей работодателя и сотрудника. Нумерация документа осуществляется таким образом, чтобы упростить учет, поиск данных по номеру и исключить мошенничество с цифрами простого двоичного исчисления.

Трудовой договор – один из важных документов кадрового учета. Форма имеет строгую идентификацию по каждому работнику. Задача кадрового учета заключается в создании системы нумерации, своевременной записи в журнал регистрации и получения росписи сотрудника после принятия экземпляра договора на руки.

Более детально о процессе приема на работу сотрудника, в том числе заполнение журнала регистрации трудового договора рассказано в данной видеоматериале:

https://youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

Журнал регистрации трудовых договоров

Он так и называется — журнал дополнительных соглашений к трудовым договорам Можно ли оформить задним числом? Может, хотя это и крайне нежелательно.

Если а) это законно, б) сотрудник не будет против этого возражать, то почему бы и нет. К примеру, изменился характер работы, о чем директор и рабочий договорились в устной форме, а спустя время решили оформить это письменно.

Однако, любые изменения , которые внес наниматель без заблаговременного обсуждения с работником, последний может отказаться подписывать.

Равно как и выполнять возложенные на него дополнительные обязанности, предписанные новой редакцией договора. К примеру: некто искал работу, ему предложили вакансию, собеседование устроило обе стороны.

Соискателю было предложено пройти обучение, об оплате ничего не говорилось.

Когда требуется и обязательно ли

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений позволяет подтверждать существование договоров и соглашений в случае судебных споров или внутренних проверок. Например, можно проверить порядок учета документации в архиве и вовремя найти несоответствия.

Журнал удобно использовать для оформления справок, для этого достаточно найти по дате необходимые реквизиты документа.

Разрешено разработать собственную форму документа, обязанности по оформлению лежат на специалисте кадровой службы. Он должен отчитываться перед начальником и получить его подпись.

Журнал заменяется ежегодно у активных компаний. Если документов оформлено немного, разрешено переоформлять документ раз в несколько лет.

Приказом Минкультуры РФ №558 установлено, что старые журналы требуется хранить в архиве предприятия и предоставлять сотрудникам налоговой по их требованию.

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Андрей Измаилов
Наш эксперт
Написано статей
116
Добавить комментарий